Sekretarz ds. obsługi sekretariatu

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:

• zagrożenie korupcją.

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:

• naturalne i sztuczne oświetlenie,
• wymuszona pozycja ciała,
• praca przy monitorze ekranowym powyżej 4 godzin na dobę,
• przy wejściu do budynku oraz w budynku znajduje się winda, brak podjazdów dla osób z niepełnosprawnością wewnątrz budynku.

• Obsługuje sekretariat dyrektora oraz zastępcy dyrektora Biura Kryminalnego KGP, w tym prowadzi terminarz kontaktów i spotkań kierownictwa biura, organizuje i obsługuje spotkania
• Przyjmuje, ewidencjonuje, przekazuje i wysyła dokumenty jawne oraz kompletuje i przedkłada korespondencję do dekretacji i podpisu dyrektora oraz zastępcy dyrektora biura, a także udziela podstawowych informacji dot. kompetencji poszczególnych komórek organizacyjnych biura
• Obsługuje pocztę elektroniczną Biura Kryminalnego KGP (System Elektroniczny Poczty Policji - SEPP) oraz skrzynkę podawczą (Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej - e PUAP), a także sprzęt biurowy oraz przekazuje kierownictwu biura informacje wpływające drogą mailową
• Prowadzi ewidencję czasu pracy (policjantów i pracowników biura) oraz sporządza grafiki dyżurów m.in. dla kierownictwa biura i naczelników, a także wykaz delegacji służbowych i wystawia „polecenia wyjazdów służbowych” dla policjantów/pracowników biura oraz aktualizuje dane dotyczące policjantów i pracowników cywilnych WO BK KGP na portalu wewnętrznym KGP
• Rejestruje decyzje dyrektora Biura Kryminalnego KGP i prowadzi podręczną ewidencję aktów prawnych wydanych przez dyrektora Biura Kryminalnego KGP oraz aktów wyższego rzędu – bezpośrednio dotyczących BK KGP oraz zapoznaje z tymi aktami prawnymi kierownictwo oraz naczelników wydziałów
• Prowadzi ewidencję: referentek, pieczęci, stempli i pieczątek wykorzystywanych w BK KGP oraz sporządza i gromadzi dokumentację dotyczącą wydawania zezwoleń na prowadzenie pojazdów służbowych uprzywilejowanych
• Prowadzi obsługę funduszu reprezentacyjnego dyrektora biura i jego zastępców, w tym (zakupy i dystrybucja środków)
• Opracowuje i przechowuje akta spraw ostatecznie zakończonych przez kierownictwo biura oraz kwalifikuje akta pod względem okresu przechowywania i nadania kategorii, w związku z zapewnieniem zgodnego z przepisami oznaczenia akt

• wykształcenie: średnie
• doświadczenie zawodowe/staż pracy doświadczenia zawodowego powyżej 1 roku w pracy biurowej
• Dostęp do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą „poufne” lub oświadczenie o wyrażeniu zgody na przeprowadzenie postępowania sprawdzającego
• Umiejętność pracy w zespole i dobrej organizacji pracy własnej
• Umiejętność obsługi komputera w zakresie pakietu MS OFFICE oraz urządzeń biurowych
• Komunikatywność
• W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe
• wykształcenie: wyższe
• doświadczenia zawodowego 1,5 roku w administracji publicznej
• Znajomość języka angielskiego na poziomie komunikatywnym
• Przeszkolenie z zakresu profesjonalnej obsługi sekretariatu
• Dostęp do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą „tajne”
• Asertywność
• Umiejętność pracy pod presją czasu

• Wsparcie na etapie wdrażania do pracy
• Stabilną i ciekawą pracę
• Możliwość współpracy z ekspertami
• Możliwość rozwoju kompetencji i kwalifikacji poprzez ciekawe zadania i projekty
• Regularnie wypłacane wynagrodzenie
• Dodatek za wysługę lat
• Dodatkowe wynagrodzenie roczne (tzw. trzynastka)
• Nagrody jubileuszowe
• Dofinansowanie do wypoczynku pracowników
• Dofinansowanie do wypoczynku dzieci pracowników
• Dofinansowanie do zakupu okularów korekcyjnych
• Możliwość korzystania z Pracowniczej Kasy Zapomogowo-Pożyczkowej
• Imprezy okolicznościowe dla dzieci
• Dobrą lokalizację
• Możliwość korzystania z siłowni (obiekty KGP przy ul. Puławskiej i ul. Domaniewskiej)
• Stojaki na rowery na terenie urzędu
• Stołówkę