Visa
Specjalista ds. obsługi sekretariatu
-
Warszawa, mazowieckie
Urzędnik
Umowa o pracę
Praca zdalna
Zakres obowiązków
Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy oraz warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:
-
budynek bez podjazdu dla wózków inwalidzkich,
-
bardzo ograniczona możliwość poruszania się na wózkach inwalidzkich,
-
konieczna asysta innego pracownika/opiekuna,
-
w budynku brak oznaczeń dla osób niewidomych,
-
brak specjalistycznych urządzeń umożliwiających pracę osobom niewidomym, niedosłyszącym oraz głuchoniemym,
-
nie występują szkodliwe/niebezpieczne warunki pracy,
-
obsługa klienta zewnętrznego i wewnętrznego, w tym liczne kontakty bezpośrednie, telefoniczne i mailowe,
-
praca w pokoju wieloosobowym,
-
praca przy komputerze powyżej czterech godzin oraz przy użyciu urządzeń biurowych,
-
przemieszczanie się pomiędzy budynkami Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego.
Czynniki szczególnie utrudniające wykonywanie zadań:
-
permanentna obsługa klientów zewnętrznych (spoza administracji, np. obywatele, przedsiębiorstwa) lub przeprowadzanie kontroli w innych urzędach.
-
Prowadzi obsługę organizacyjną Departamentu oraz biurową sekretariatu Departamentu (w tym łączy rozmowy, przedkłada Dyrektorowi i Zastępcy Dyrektora pisma do dekretacji, przekazuje zadekretowaną korespondencję oraz komunikaty i ustalenia organizacyjne pracownikom Departamentu, prowadzi kalendarz spotkań Dyrektora i Zastępcy Dyrektora, dba o kompletność materiałów przedkładanych do podpisu Dyrektora i Zastępcy Dyrektora, a także kompletność i aktualność zakładek w BIP dotyczących właściwości Departamentu, prowadzi obsługę telefoniczną, mailową i faksową).
-
Prowadzi elektroniczną ewidencję obiegu pism wpływających i wychodzących z Departamentu w systemie teleinformatycznym.
-
Prowadzi rejestr skarg, listów, wniosków i petycji oraz sporządza okresowe sprawozdania ze sposobu ich załatwienia, prowadzi zbiór niepublikowanych aktów normatywnych oraz zbiór protokołów z posiedzeń rad i komitetów obsługiwanych przez Departament, sporządza wykazy, zbiorcze informacje i zestawienia tabelaryczne, nadzoruje i monitoruje terminowość realizacji zadań zleconych pracownikom przez Dyrektora oraz prowadzi kontrolę przestrzegania w Departamencie instrukcji kancelaryjnej.
-
Przygotowuje pisma na zlecenie Dyrektora, organizuje spotkania i prowadzi ich obsługę protokolarną.
-
Rejestruje pisemne polecenia służbowe Dyrektora.
-
Koordynuje sprawy pracownicze i administracyjne Departamentu, w tym prowadzi listę obecności i ewidencji wyjść w godzinach służbowych oraz aktualizuje blankiety pism zgodnie z właściwością Departamentu.
-
Koordynuje zadania związane z zamówieniami i zakupami sprzętu i materiałów biurowych na potrzeby Departamentu, obsługuje sprzęt biurowy i nadzoruje jego właściwą eksploatacją, nadzoruje przechowywanie pieczęci urzędowych.
-
Realizuje pozostałe zadania zlecone przez Dyrektora lub Zastępcę Dyrektora oraz wykonuje polecenia w zakresie ustalonym w Regulaminie Departamentu.
Wymagania
-
wykształcenie: wyższe
-
doświadczenie zawodowe/staż pracy co najmniej 1 rok doświadczenia zawodowego w pracy biurowej
-
Znajomość ustawy o służbie cywilnej
-
Znajomość procedury legislacyjnej
-
Znajomość struktury organizacyjnej Ministerstwa
-
Kompetencje: organizacja pracy i osiąganie rezultatów, skuteczna komunikacja (pisemna i werbalna), rozwiązywanie problemów w sytuacjach nieprzewidzianych, zorientowanie na klienta.
-
W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944-1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
-
Posiadanie obywatelstwa polskiego
-
Korzystanie z pełni praw publicznych
-
Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe
-
wykształcenie: brak
-
doświadczenia zawodowego
-
Znajomość języka angielskiego na poziomie B1
Oferujemy
-
Indywidualny rozkład czasu pracy
-
Częściowe wykonywanie pracy poza siedzibą urzędu (praca zdalna, „home office”)
-
Stołówka pracownicza
-
Dopłata do biletów na imprezy kulturalne
-
Pomieszczenie lub stojaki na rowery na terenie urzędu
-
Dofinansowanie do wypoczynku pracowników
-
Dofinansowanie do wypoczynku dzieci pracowników
-
Dodatek za wysługę lat (powyżej 5 lat) od 5 do 20% wynagrodzenia zasadniczego w zależności od udokumentowanego stażu pracy
-
Dodatkowe wynagrodzenie roczne (tzw. trzynastka)
-
Szkolenia, możliwość refundacji kosztów nauki języków obcych oraz studiów podyplomowych
-
Pakiet socjalny (np. niskooprocentowane pożyczki, wsparcie finansowe w trudnych sytuacjach)
-
Dofinansowanie do zakupu okularów korekcyjnych
-
Dofinansowanie do kart sportowych
-
Możliwość wykupienia na preferencyjnych warunkach pakietu medycznego dla pracownika i członków rodziny oraz ubezpieczenia zdrowotnego i polisy na życie
-
Możliwość korzystania z Pracowniczej Kasy Zapomogowo-Pożyczkowej
-
Dobrą lokalizację
-
Miłą atmosferę pracy
Visa
Praca alert - powiadomienia
Urzędnik, Warszawa
Podobne oferty pracy
-
Młodszy Inspektor ds. Legislacji Wewnętrznej w Wydziale Prezydialnym
Straż Miejska m. st. Warszawy- Warszawa
- umowa o pracę
Aplikuj szybkoPolecanaDodana -
-
-
Przenieśliśmy Cię na zewnętrzny formularz, z którego korzysta pracodawca do zbierania CV kandydatów.
-
Młodszy Inspektor ds. Ewidencji Majątku
Straż Miejska m. st. Warszawy- Warszawa
- umowa o pracę
- praca od zaraz
Aplikuj szybkoPolecanaDodana -
Młodszy Inspektor ds. Legislacji Wewnętrznej w Wydziale Prezydialnym
Straż Miejska m. st. Warszawy- Warszawa
- umowa o pracę
Aplikuj szybkoPolecanaDodana -
Praca w sąsiednich miejscowościach
-
Praca Blizne Łaszczyńskiego
-
Praca Blizne Jasińskiego
-
Praca Lubiczów
-
Praca Opacz-Kolonia
-
Praca Ząbki
-
Praca Mory
-
Praca Raszyn
-
Praca Macierzysz
-
Praca Jaworowa
-
Praca Latchorzew
-
Praca Michałowice-Wieś
-
Praca Babice Nowe
-
Praca Jawczyce
-
Praca Klaudyn
-
Praca Kwirynów
-
Praca Mościska
-
Praca Falenty Nowe
-
Praca Bronisze
-
Praca Reguły
-
Praca Falenty