Specjalista ds. obsługi sekretariatu

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań

• Permanentna obsługa klientów zewnętrznych (spoza administracji, np. obywatele, przedsiębiorstwa)

• Obciążenie mięśniowo-szkieletowe oraz obciążenie narządu wzroku podczas pracy przy monitorach ekranowych;

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy

• Praca w pomieszczeniach biurowych, z wykorzystaniem komputera i urządzeń biurowych: telefon, faks, ksero, komputer
• Budynek i jego wyposażenie zapewniają bezpieczne i higieniczne warunki pracy, warunki są dostosowane do rodzaju wykonywanych prac i są przystosowane do potrzeb osób niepełnosprawnych: podjazd dla wózków, winda, toaleta dla osób niepełnosprawnych znajduje się na parterze, utrudnienie mogą stanowić drzwi między ciągami komunikacyjnymi
• Praca przy oświetleniu naturalnym i sztucznym

• prowadzi w systemie EZD rejestrację korespondencji wpływającej do Oddziału w formie elektronicznej (ePUAP, system EZD, mail); przedkłada dyrekcji do dekretacji lub do podpisu korespondencję oddziału;
• prowadzi terminarz spotkań i narad w uzgodnieniu z dyrektorem i zastępcami;
• obsługuje urządzenia techniczne będące na wyposażeniu sekretariatu, przekazuje komunikaty, polecenia i ustalenia organizacyjne pracownikom Oddziału, wspiera Dyrektora Oddziału w terminowej realizacji zadań zleconych podległym komórkom organizacyjnym;
• przygotowuje i obsługuje spotkania dyrektorów z interesantami i gośćmi;
• redaguje pisma dyrektora oddziału i jego zastępców, obsługuje pocztę elektroniczną, prowadzi książkę kontroli zewnętrznych;
• prowadzi sprawy związane z przygotowaniem materiałów dotyczących zamówień publicznych związanych z obsługą sekretariatu i spotkań dyrekcji Oddziału;
• udziela klientom zewnętrznym informacji i kieruje strony do merytorycznych wydziałów;
• archiwizuje i przekazuje akta spraw dyrektora oddziału do zakładowego archiwum akt jawnych.

• wykształcenie: wyższe
• doświadczenie zawodowe/staż pracy co najmniej 1 rok doświadczenia zawodowego w zakresie prowadzenia sekretariatu lub obsługi administracyjnej i/lub kancelaryjnej
• Umiejętność obsługi komputera, w szczególności pakietu MS Office
• Posiadanie kompetencji: wykorzystywanie wiedzy i doskonalenie zawodowe, rzetelność, organizacja pracy i orientacja na osiąganie celów, współpraca, komunikacja
• Swobodne formułowanie wypowiedzi w mowie i piśmie
• Niepełnienie służby zawodowej, niepracowanie w organach bezpieczeństwa państwa, wymienionych w art. 2 ustawy z dnia 18 października 2006r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944-1990 oraz treści tych dokumentów; niepozostawanie współpracownikiem tych organów. Dotyczy kandydatów urodzonych przed 01.08.1972r.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe
• wykształcenie: wyższe w zakresie administracyji
• co najmniej 6 miesięcy doświadczenia zawodowego w jednostkach administracji publicznej
• Aktualne Poświadczenie Bezpieczeństwa uprawniające do dostępu do informacji niejawnych o klauzuli zastrzeżone lub zgoda na poddanie się procedurze sprawdzającej
• Znajomość przepisów kancelaryjnych

• Indywidualny rozkład czasu pracy
• Możliwość wyjścia w celu załatwienia ważnej sprawy
• Karty sportowe lub dofinansowanie zajęć sportowo-rekreacyjnych
• Pomieszczenie lub stojaki na rowery na terenie urzędu
• Możliwość skrócenia dnia pracy dla zapewnienia opieki nad dzieckiem lub osobą zależną
• Dostosowanie planów urlopów pracowników posiadających dzieci w wieku szkolnym i przedszkolnym do terminów wakacji, ferii i przerw świątecznych
• Dofinansowanie do wypoczynku pracowników
• Dofinansowanie do wypoczynku dzieci pracowników
• Zniżki na wypoczynek w ośrodkach wypoczynkowych

• Stabilną pracę w jednostce administracji państwowej z wieloletnią tradycją, otwarte i przyjazne środowisko pracy, zatrudnienie na podstawie umowy o pracę
• Dodatek za wieloletnią pracę w wysokości od 5% do 20 % wynagrodzenia zasadniczego w zależności od udokumentowanego stażu pracy
• Trzynaste wynagrodzenie
• Możliwość rozwoju kompetencji zawodowych
• Pożyczki pracownicze na preferencyjnych warunkach
• Refundacja m.in. kosztów nauki na studiach, studiach podyplomowych, kursach zawodowych, kursach językowych
• Możliwość wykupienia ubezpieczenia zdrowotnego i polisy na życie w preferencyjnej cenie