Kandydat ubiegający się o pracę najczęściej w dokumentach aplikacyjnych przedstawia znacznie więcej informacji o sobie niż jest to wymagane. Wszystko po to, aby wypaść lepiej i otrzymać wymarzoną posadę. W jaki sposób pracodawca powinien przetwarzać dane, do których ma dostęp?
Stworzenie nowego miejsca pracy najczęściej wiąże się z koniecznością rozpoczęcia procesu rekrutacji. Jeżeli pracodawca powierza zadanie znalezienia odpowiedniego kandydata zewnętrznej, wyspecjalizowanej firmie, nie musi martwić się o szereg formalności. Inaczej jest wówczas, gdy samodzielnie podejmuje trud znalezienia odpowiedniego pracownika. Otrzymanie dokumentów aplikacyjnych jest równoznaczne z koniecznością zadbania o właściwe przetwarzanie danych osobowych. Warto przy tym mieć świadomość, że przetwarzanie pozyskanych w procesie rekrutacji danych osobowych wygląda inaczej niż przetwarzanie danych osobowych pracowników.
Spis treści
Przetwarzanie danych osobowych bez zgody
Wytyczne dotyczące przetwarzania danych osobowych znaleźć można w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych. Zgodnie z art. 23 tej ustawy przetwarzanie danych jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy:
- osoba, której dane dotyczą, wyrazi na to zgodę, chyba że chodzi o usunięcie dotyczących jej danych
- jest to niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa,
- jest to konieczne do realizacji umowy, gdy osoba, której dane dotyczą, jest jej stroną lub gdy jest to niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą,
- jest to niezbędne do wykonania określonych prawem zadań realizowanych dla dobra publicznego,
- jest to niezbędne dla wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów realizowanych przez administratorów danych albo odbiorców danych, a przetwarzanie nie narusza praw i wolności osoby, której dane dotyczą.
W Kodeksie pracy ustawodawca dokładnie wskazał pulę danych, o jakie wystąpić może pracodawca do kandydata (art. 221). W tym zakresie nie będzie on potrzebował zgody na przetwarzanie danych osobowych. Ponieważ jednak najczęściej osoby aplikujące w przygotowanych dokumentach umieszczają znacznie więcej danych, konieczne jest też umieszczenie zgody na ich przetwarzanie.
Gdy kandydat zostaje zatrudniony
Pula danych, jakich pracodawca może żądać od kandydata zwiększa się wówczas, gdy zostaje on zatrudniony. Wynika to zarówno z przepisów Kodeksu pracy, jak i odrębnych przepisów, w tym rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt pracownika. Przetwarzanie tych danych osobowych ma zatem konkretny cel. W praktyce oznacza to, że pracodawca nie powinien w aktach osobowych przechowywać np. kserokopii dowodu osobistego swojego podwładnego, gdyż wystarczające jest spisanie jego serii i numeru.
Kiedy należy upoważnić pracownika?
Nie zawsze sprawami kadrowymi zajmuje się sam pracodawca. Wiele firm zleca obsługę kadrową innym podmiotom, część zatrudnia księgowe. W takiej sytuacji przedsiębiorca musi pamiętać o konieczności upoważnienia pracowników, którzy będą mieli styczność z danymi osobowymi pozostałych zatrudnionych do ich przetwarzania. Wynika to bezpośrednio z ustawy o ochronie danych osobowych ? zgodnie z art. 37 ?do przetwarzania danych mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające upoważnienie nadane przez administratora danych?. Warto przy tym wskazać, że administratorem danych pracowników będzie zawsze pracodawca.
Loading...
