Podreferendarz ds. obsługi sekretariatu, Departament Kolejnictwa

Ministerstwo zajmuje trzy budynki „A”, „B” i „C” o następujących uwarunkowaniach technicznych:
• węzeł sanitarny przystosowany do potrzeb osób z niepełnosprawnością w budynku ”B” (parter) oraz w budynku „A” (dostęp przy pomocy osób trzecich)
• wejście do budynków przystosowane do potrzeb osób z niepełnosprawnością
• szerokość drzwi i ciągi komunikacyjne w budynkach przystosowane do potrzeb osób z niepełnosprawnością
• windy dostosowane do potrzeb osób z niepełnosprawnością
• brak podjazdu dla osób z niepełnosprawnością na wysoki parter w budynku A, na którym usytuowana jest jedna z sal konferencyjnych

Inne warunki, dotyczące charakteru stanowiska pracy:
- praca przy komputerze oraz/lub przy użyciu urządzeń biurowych: fax, ksero, skaner

- permanentna obsługa klientów zewnetrznych

Rekrutacja zdalna (cały proces, od aplikowania do rozmowy kwalifikacyjnej, jest prowadzony zdalnie, bez wychodzenia z domu)

• Prowadzi kalendarz, tj. ustala terminy i miejsca planowanych spotkań i wyjazdów dyrektora i zastępcy dyrektora Departamentu.
• Ewidencjonuje korespondencję wewnętrzną i zewnętrzną w elektronicznym systemie rejestracji dokumentów; przekłada dokumenty do podpisu; rozprowadza zadekretowaną korespondencję do poszczególnych komórek organizacyjnych oraz redaguje standardowe pisma i powiela teksty zlecone przez przełożonego.
• Przygotowuje i obsługuje pod względem organizacyjno-recepcyjnym spotkania i konferencje.
• Bierze udział w organizacji i rozliczaniu służbowych wyjazdów krajowych i zagranicznych dyrektora i zastępcy dyrektora Departamentu.
• Obsługuje Departament w zakresie zamawiania profesjonalnego serwisu do urządzeń technicznych, przygotowuje zamówienia na prasę i publikacje, prowadzi sprawy administracyjno-organizacyjne Departamentu (listy obecności, urlopy, ewidencje wyjść służbowych i prywatnych), wykonuje zadania w ramach powszechnego obowiązku obrony w zakresie stałego dyżuru.
• Udziela informacje interesantom zgłaszającym się telefonicznie do sekretariatu w celu skierowania ich do właściwej komórki organizacyjnej.
• Prowadzi obsługę techniczną sekretariatu: obsługuje urządzenia biurowe, programy komputerowe, zabezpiecza materiały biurowe i produkty spożywcze.

• wykształcenie: średnie
• doświadczenie zawodowe/staż pracy co najmniej 1 rok doświadczenia zawodowego w pracy biurowej
• Ogólna wiedza na temat resortu
• Ogólna wiedza na temat funkcjonowania administracji publicznej i służby cywilnej
• Znajomość zasad obsługi klienta zewnętrznego i wewnętrznego, w tym umiejętność radzenia sobie w kontaktach z trudnym klientem
• Znajomość obsługi systemu EZD
• Skuteczna komunikacja
• Umiejętność organizacji pracy i zorientowanie na osiąganie celów
• W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe
• doświadczenia zawodowego

• ciekawą pracę
• utabilną pracę w elastycznych godzinach (rozpoczynanie pracy w godz. 7.00-10.00) w bardzo przyjaznej lokalizacji (dogodny dojazd środkami komunikacji miejskiej, pociągami, kolejką WKD)
• możliwośc częściowej pracy zdalnej
• dodatkowe wynagrodzenie tzw. „trzynastka”, dodatek za wysługę lat, bogaty pakiet szkoleń, refundację nauki języka obcego i studiów podyplomowych
• atrakcyjny pakiet socjalny w formie systemu kafeteryjnego oferujący nie tylko dofinansowanie wypoczynku i kart sportowych, pożyczki pracownicze na preferencyjnych warunkach, ale też ciekawe rabaty na bilety do kina i inne rozrywki
• refundację okularów korekcyjnych
• możliwość wykupienia w preferencyjnej cenie pakietu medycznego, polisy na życie i zniżkowej legitymacji PKP
• udogodnienia dla rowerzystów - stojaki na rowery na terenie ministerstwa, prysznic
• preferencyjne ceny posiłków w kantynie znajdującej się na terenie ministerstwa