Starszy inspektor ds. obsługi sekretariatu

Wielkopolski Urząd Wojewódzki w Poznaniu

Umowa o pracę

Podobne oferty pracy

Zakres obowiązków

praca administracyjno-biurowa z wykorzystaniem komputera oraz urządzeń biurowych
zadania wykonywane w siedzibie Urzędu
konieczność poruszania się po terenie urzędu w celu przekazania lub odebrania dokumentów
stanowisko pracy znajduje się na V piętrze budynku biurowego
budynek wyposażony w windy osobowe, klatka schodowa o szerokości 140 cm, korytarz biurowy o szerokości 200 cm
drzwi wejściowe do pokoi biurowych o szerokości 76 cm
stanowisko pracy wyposażone w meble biurowe dostosowane do wymagań określonych dla stanowisk administracyjno-biurowych
praca przy monitorze ekranowym powyżej 4 godzin na dobę
pomieszczenia higieniczno-sanitarne nieprzystosowane dla osób z niepełnosprawnościami poruszających się na wózkach inwalidzkich
budynek posiada podjazd dla osób z niepełnosprawnościami

obsługuje w systemie elektronicznego zarządzania dokumentacją korespondencję kierowaną do Wydziału (również w formie EZD), rozdziela ją na poszczególne komórki z uwzględnieniem priorytetu pism pilnych
koordynuje obsługę klientów Wydziału – przyjmuje/łączy rozmowy telefoniczne, kieruje interesantów do referentów spraw, udziela informacji bezpośrednio/telefonicznie/mailowo
prowadzi sprawy związane z obsługą kadrową dotyczące pracowników Wydziału (m.in. prowadzi listy obecności, ewidencjonuje dni urlopowe pracowników i wyjścia w godzinach służbowych, obsługuje system informatyczny rejestracji czasu pracy i ewidencji absencji, koordynuje opracowanie rocznego planu urlopów wypoczynkowych w zakresie Wydziału)
obsługuje konto e-mail Wydziału – odbiera pocztę elektroniczną, przekazuje korespondencję według właściwości wewnątrz Wydziału
prowadzi sprawy gospodarcze Wydziału (m.in. wnioskuje o materiały biurowe i pieczątki, a następnie rozdysponowuje je między pracownikami Wydziału)
prowadzi obsługę spotkań z udziałem kierownictwa Wydziału oraz koordynuje obsługę sekretariatu pod względem organizacyjnym
prowadzi terminarz spotkań, narad oraz informuje o terminach załatwianych spraw w Wydziale w celu wsparcia w bieżącej pracy kierownictwa Wydziału

wykształcenie: średnie
doświadczenie zawodowe/staż pracy co najmniej 1 rok doświadczenia zawodowego w obsłudze sekretariatu
znajomość zasad funkcjonowania administracji publicznej
znajomość ustawy o służbie cywilnej i zasad służby cywilnej
znajomość Kodeksu pracy w zakresie czasu pracy i urlopów pracowniczych
zdolności organizacyjne
samodzielność, komunikatywność, asertywność
umiejętność obsługi pakietu MS Office lub równorzędnego
W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
Posiadanie obywatelstwa polskiego
Korzystanie z pełni praw publicznych
Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe
wykształcenie: brak
doświadczenia zawodowego
umiejętność pracy pod presją czasu
przeszkolenie z zakresu ochrony danych osobowych

Dodatek stażowy (do 20% wynagrodzenia w zależności od udokumentowanego stażu pracy)
Dodatkowe wynagrodzenie roczne (tzw. trzynastka)
Nagrody wypłacane z funduszu nagród uzależnione od osiąganych wyników pracy
Ruchomy czas pracy (możliwość rozpoczęcia pracy w godz. 7.00-8.30)
Możliwość podnoszenia kwalifikacji i rozwoju zawodowego (szkolenia w oparciu o indywidualny program rozwoju zawodowego, dofinansowanie do studiów podyplomowych i kursów językowych)
Dofinansowanie do wypoczynku pracowników i dzieci pracowników
Możliwość otrzymania dofinansowania do różnych form aktywności kulturalno-oświatowej i sportowo-rekreacyjnej (w tym kart sportowych)
Możliwość skorzystania z atrakcyjnej oferty ubezpieczenia grupowego
Stołówka pracownicza
Stojaki na rowery na terenie Urzędu
Praca w siedzibie Urzędu położonej w dogodnej lokalizacji w centrum miasta