Starszy specjalista ds. koordynowania pracą referatu

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:

- praca samodzielna, administracyjno - biurowa, w siedzibie urzędu,
- praca w pomieszczeniu biurowym/w terenie,
- reprezentowanie urzędu na zewnątrz,
- krajowe lub zagraniczne wyjazdy służbowe,
- zagrożenie korupcją,
- permanentna obsługa klientów zewnętrznych (spoza administracji, np. obywatele, przedsiębiorstwa) lub przeprowadzanie kontroli w innych urzędach

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:

- stałe godziny pracy (8.15-16.15),
- dojścia i dojazdy do budynku są utwardzone,
- stanowisko zlokalizowane jest na III piętrze budynku,
- pomieszczenia klimatyzowane,
- infrastruktura budynku: sanitariaty, korytarze, klatki schodowe, schody,
- praca przy oświetleniu naturalnym i sztucznym,
- praca przy monitorze ekranowym powyżej 4 godz.,
- narzędzia i materiały do pracy: komputer, telefon, kserokopiarka, niszczarka,
- budynek jest przystosowany dla osób niepełnosprawnych, jednak występują ograniczenia związane ze swobodnym przemieszczaniem się (korytarze dzielone drzwiami z samozamykaczami),
- brak specjalistycznych urządzeń umożliwiających pracę osobom niewidomym, niedosłyszącym oraz głuchoniemym.

• Organizuje i koordynuje pracę Referatu w zakresie potrzeb kancelaryjno – biurowych w celu zapewnienia właściwej realizacji spoczywających na Referacie zadań tj. sporządzanie wykazów potrzebnych materiałów biurowych i sprzętu; obsługa techniczna tj. kierowanie pism o przepustki, dostęp do kluczy itp., planowanie i realizacja zakupów na cele reprezentacyjne Zarządu oraz rozliczanie wydatków.
• Przygotowuje i koordynuje spotkania oraz delegacje służbowe kierownictwa Zarządu, opracowuje projekty pism również w języku angielskim, dotyczących organizacji przez Zarząd do Spraw Cudzoziemców KGSG spotkań delegacji zagranicznych i krajowych oraz organizuje obsługę logistyczną tych spotkań. Przygotowuje i rozlicza preliminarze kosztów wizyt delegacji przyjeżdżających na zaproszenie Dyrektora Zarządu.
• Dokonuje rozliczeń w imieniu uczestników podróży służbowej poza granicami kraju w celu zapewnienia odpowiedniej obsługi finansowo-logistycznej Zarządu. Wydaje i prowadzi ewidencję wydawanych delegacji służbowych, w celu właściwego zabezpieczenia działalności służbowej Zarządu. Dokonuje zakupu biletów lotniczych dla funkcjonariuszy wyjeżdżających w celach służbowych w ramach lotów rejsowych.
• Realizuje zadania związane z zaopatrywaniem terenowych jednostek organizacyjnych Straży Granicznej w blankiety dokumentów oraz druki protokołów i pouczeń poprzez bieżące monitorowanie potrzeb, w celu zabezpieczenia prawidłowego wykonywania czynności z zakresu postępowań administracyjnych z cudzoziemcami.
• Dokonuje wstępnej kontroli spełniania wymogów formalnych dostarczonych dokumentów dot. przebywania funkcjonariuszy na zwolnieniach lekarskich, rejestracja, potwierdzenie dostarczenia bądź odmowa przyjęcia zaświadczeń lub oświadczeń.
• Wspomaga działania związane z koordynowaniem szkoleń wewnętrznych oraz prowadzonych przez podmioty zewnętrzne dedykowanych funkcjonariuszom i pracownikom Zarządu do Spraw Cudzoziemców KGSG a także opiniuje plany i potrzeby szkoleniowych komórek właściwych w sprawach cudzoziemców w celu umożliwienia prawidłowego rozwoju zawodowego funkcjonariuszy oraz pracowników pionu do spraw cudzoziemców.
• Uczestniczy w komisjach i zespołach powoływanych przez Komendanta Głównego Straży Granicznej oraz Dyrektora Zarządu do Spraw Cudzoziemców KGSG w celu realizacji zadań służbowych.

• wykształcenie: wyższe
• doświadczenie zawodowe/staż pracy co najmniej 3 lata doświadczenia zawodowego w obszarach związanych z administracją publiczną lub co najmniej 1 rok doświadczenia w kierowaniu zespołem lub w zarządzaniu projektami (w przypadku gdy wiązało się ono z koordynacją zadań wykonywanych przez różnych pracowników)
• Pozytywne przejście procedury sprawdzającej w celu uzyskania poświadczenia bezpieczeństwa uprawniającego do dostępu do informacji niejawnych,
• Znajomość języka obcego na poziomie bardzo dobrym: j.angielski lub j. rosyjski lub j. niemiecki;
• W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów – nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne lub informację o uprzednim złożeniu oświadczenia lustracyjnego, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
• współpraca w zespole,
• umiejętność obsługi urządzeń biurowych
• umiejętność pracy w środowisku WINDOWS
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe
• wykształcenie: brak
• doświadczenia zawodowego

• Dofinansowanie do wypoczynku pracowników
• Dofinansowanie do wypoczynku dzieci pracowników

• Dofinansowanie do okularów korekcyjnych (praca przy komputerze powyżej 4 godzin)
• Możliwość korzystania z Kasy Zapomogowo - Pożyczkowej