Własna firma

Współpraca z biurem rachunkowym – jak ją zakończyć i przenieść dokumenty?

31 października 2023

5 z 5

Ocena: 5 z 5 | 15 głosów

15 głosów

7 komentarzy
Współpraca z biurem rachunkowym – jak ją zakończyć i przenieść dokumenty?
Problemy z komunikacją lub wysokie opłaty mogą skutecznie zmotywować Cię do szukania nowego biura rachunkowego. Jak zakończyć dotychczasową współpracę? O czym należy pamiętać? Odpowiadamy.

Biuro rachunkowe to jeden z podstawowych filarów dobrze prosperującej firmy.  Przedsiębiorcy, którzy dopiero wybierają dostawcę usług księgowych, powinni zapoznać się z artykułem: „Z jakim biurem rachunkowym nawiązać współpracę”. Być może pierwsze kroki już za Tobą, ale z różnych względów i Ty rozważasz zmianę. Niezależnie od tego, na którym etapie się znajdujesz, wiedza z niniejszego artykułu może być przydatna.

Koniec współpracy z biurem rachunkowym

Zakończenie współpracy z biurem rachunkowym to proces, który wymaga przygotowania. Dlatego przed podjęciem ostatecznej decyzji, warto przemyśleć wszystkie konsekwencje, a także rozpisać działania krok po kroku.

Aby zakończyć współpracę bez nieprzyjemnych konsekwencji, należy:

  1. Wypowiedzieć umowę z uwzględnieniem okresu wypowiedzenia. 
  2. Poprosić o przygotowanie dokumentów do transferu – do Twojej firmy lub do biura nowej księgowości.
  3. Przeprowadzić audyt przekazanych zasobów. Dotychczasowe biuro rachunkowe było odpowiedzialne za prawidłowe prowadzenie ksiąg, a więc i za wszelkie ewentualne błędy. Kończąc współpracę, warto więc upewnić się, że wszystko zostało załatwione prawidłowo, a wszelkie niezbędne dokumenty trafiły na swoje miejsce.

Odebranie dokumentów po zakończeniu współpracy

Przedsiębiorca korzystający z usług biura rachunkowego w każdym miesiącu musi dostarczyć dokumenty niezbędne do dokonania rozliczeń. Na ogół firmy deklarują, że dokumentacja będzie przechowywana w siedzibie księgowości. Rezygnacja z usług biura rachunkowego wiąże się zatem z koniecznością odebrania wszystkich zgromadzonych zasobów. 

Szukasz pracy?

Pracownik produkcji

Randstad Polska Sp. z o.o.

  • 4 500-4 950 zł brutto / mc
  • Występa
Dodana

Pracownik produkcji

Randstad Polska Sp. z o.o.

  • 4 500-4 950 zł brutto / mc
  • Bodzentyn
Dodana

Magazynier - operator wózka widłowego

Randstad Polska Sp. z o.o.

  • 5 100-6 000 zł brutto / mc
  • Kielce
Dodana

Stolarz

Randstad Polska Sp. z o.o.

  • Bielsko-Biała
Dodana

Kierowca C+E

WOJTAN TRANSPORT SP.J.

  • 8 000 zł netto / mc
  • Dąbrowa Górnicza
Dodana

Niezbędny będzie protokół zdawczo-odbiorczy. Należy wyszczególnić w nim wszystkie dokumenty przekazywane przez biuro rachunkowe. Rozwiązanie jest o tyle korzystne, że pozwala zarówno na uporządkowanie rachunków i zaświadczeń, jak i na zyskanie pewności, że transfer odbył się w prawidłowy sposób. Zarówno Ty, jak i biuro rachunkowe powinniście zachować po jednej kopii protokołu.

Video

Co z pełnomocnictwami biura rachunkowego?

Większość biur rachunkowych oferuje kompleksowe usługi. Oznacza to, że pracownicy tych podmiotów mogą zaoferować reprezentowanie firmy przed fiskusem czy ZUS-em. Aby do tego doszło, należy udzielić stosownego pełnomocnictwa. Przedsiębiorca, który zdecyduje się na takie rozwiązanie, oszczędza dużo czasu. Rezygnując z usług danego podmiotu, należy pamiętać o wycofaniu pełnomocnictwa.

Jak można przeczytać w artykule: „Jak zmienić biuro rachunkowe”, ta kwestia jest szczególnie ważna dla przedsiębiorców, którzy upoważnili pracowników biura do składania w ich imieniu deklaracji drogą elektroniczną. Wówczas niezbędne jest zawiadomienie poszczególnych podmiotów o tym, że dane osoby od wskazanego dnia nie będą mogły reprezentować podatnika.

Rezygnacja z usług biura w ciągu miesiąca rozliczeniowego

Przed zrezygnowaniem z usług warto ustalić z biurem kwestię zamknięcia danego okresu rozliczeniowego oraz odpłatności za usługę. Być może nowy dostawca przejmie kwestię rozliczeń w połowie miesiąca – wówczas należy wypracować rozwiązanie, które pozwoli na bezproblemowy transfer i dokonanie wszelkich formalności.

Jeśli to możliwe, odbiór dokumentów warto umówić dopiero po rozliczeniu i zamknięciu miesiąca. To pozwoli uniknąć szeregu problemów związanych z rezygnacją z usług jednego biura rachunkowego i rozpoczęciem współpracy z drugim. Przeniesienie dokumentacji będzie o wiele łatwiejsze.

Przeniesienie dokumentów do nowego biura rachunkowego

Przeniesienie księgowości do nowego biura rachunkowego jest kolejnym krokiem. To nie tylko kwestia praktyczna, ale również prawna – będziesz musiał zadeklarować, w którym miejscu przechowujesz dokumentację. I tu przydatny będzie protokół zdawczo-odbiorczy.

Jednocześnie ważne jest, aby zgłosić zmianę biura rachunkowego odpowiednim instytucjom, takim jak Urząd Skarbowy czy ZUS. Ta procedura jest niezbędna, aby dopełnić formalności. Zmiana może wymagać odnowienia lub nadania pełnomocnictw, które uprawniają nowe biuro rachunkowe do reprezentowania przedsiębiorcy przed tymi instytucjami.

Podsumowanie

Według badania z 2022 roku, aż 45% firm decyduje się na zmianę biura rachunkowego z powodu braku komunikacji i niewłaściwej obsługi klienta. Nie jesteś pierwszym przedsiębiorcą, który zdecydował się na taki krok.

Dokładnie przeanalizuj za i przeciw. Jeśli dobrze się do tego przygotujesz, zwiększysz szansę na to, zmiana księgowości będzie zmianą na lepsze.

To może Cię również zainteresować

Oszczędzaj czas i pieniądze dzięki biuru rachunkowemu

Najczęściej zadawane pytania

Jak prawidłowo zakończyć współpracę z biurem rachunkowym?

Aby prawidłowo zakończyć współpracę z biurem rachunkowym, należy formalnie zakończyć umowę o świadczenie usług, upewnić się, że wszystkie sprawy związane z odpowiedzialnością biura są załatwione, a także przekazać wszystkie niezbędne dokumenty do nowego biura rachunkowego.

Jak przenieść dokumenty do nowego biura rachunkowego?

Przeniesienie dokumentów do nowego biura rachunkowego obejmuje przekazanie wszystkich niezbędnych dokumentów, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Ponadto, należy zgłosić zmianę biura rachunkowego do odpowiednich instytucji.

Czy muszę odłączyć się od obecnego biura rachunkowego?

Tak, odłączenie od obecnego biura rachunkowego jest kluczowe. Oznacza to, że biuro nie ma już dostępu do twoich informacji i wszystkie pełnomocnictwa, które zostały wcześniej udzielone, muszą zostać odwołane.

Jak uregulować rozliczenia z biurem rachunkowym?

Aby uregulować rozliczenia z biurem rachunkowym, należy uregulować wszelkie naliczonych opłat oraz potwierdzić, że wszystkie obowiązki zostały prawidłowo wykonane.

Czy mogę odzyskać koszty poniesione z powodu nieprawidłowego wykonania usług przez biuro?

Tak, jeśli usługi biura rachunkowego były wykonane nieprawidłowo, można ubiegać się o odzyskanie poniesionych kosztów.

Autor

Artykuł został opracowany i zmodyfikowany przez kilku autorów. Poniżej podajemy dane redaktora lub autora, który dokonał ostatniej modyfikacji.

Anna Różak

Copywriterka, autorka głównie dla branży HR. Piszę o rekrutacji, benefitach pracowniczych, jestem na bieżąco ze zmianami w prawie pracy.

Prywatnie mnóstwo czytam i opiekuję się najpiękniejszym kundelkiem po tej stronie Wisły.

7 komentarzy

Michał Karp

Michał Karp

Z pewnością ważne informacje poufne są ważne by ich nie zostawiać w jakiejkolwiek formie.
Czykita

Czykita

Dobrze wiedzieć jak to zmienić. W końcu pewne klauzule są i tak to wygląda. W inny sposób to by było odwortnie.
Wiwi2

Wiwi2

Normalne są takie rzeczy, przecież jak się kończy oferta np. z firmą usług telekomunikacyjnych i znajdę lepszą to robię to w taki sam sposób. Ludzie szukają korzystniejszych ofert.
Kacper

Kacper

Jak kończę współpracę z biurem rachunkowym, rozliczam się dokładnie finansowo z nim. Odbieram swoje dokumenty. Robię protokół, jakie dokumenty otrzymałem.
brex

brex

Często w naszych ocenach informatycznych stwierdzamy, że firmy mają wiele narzędzi, które działają dobrze, w tym niektóre aplikacje oparte na chmurze. Biura rachunkowe tak działają.
Dan

Dan

Dokładnie tak jest. Czasami po prostu jak coś jest nie tak można i nawet trzeba wybrać coś lepszego. Konkurencja zawsze jest i można z niej dobrze skorzystać.
Karek

Karek

Wiele organizacji księgowych jest w stanie „zaprezentować się” pięknie, ale tylko kilka potwierdza piękne słowa konkretnymi liczbami i faktami. Dobrze wszystko zorganizować.

Dodaj komentarz

Wszystkie pola muszą być prawidłowo wypełnione

Komentarz został dodany

Redakcja Aplikuj.pl zastrzega sobie prawo usuwania komentarzy obraźliwych dla innych osób lub zawierających wulgarne słowa, adresy www oraz adesy e-mail i numery telefonów.