Delegacje krajowe i zagraniczne

Ryczałt za nocleg - kiedy należy się pracownikowi?

20 grudnia 2022

4 z 5

Ocena: 4 z 5 | 12 głosów

12 głosów

14 komentarzy
Ryczałt za nocleg - kiedy należy się pracownikowi?
Niezależnie od zawodów, niemal w każdej branży możemy spotkać się z pracowniczymi wyjazdami w celach służbowych. W związku z tym, nawet jeśli masz stabilną pracę za biurkiem, może się zdarzyć, że zostaniesz wysłany w delegację. Kto za to zapłaci? Jaki jest ryczałt za nocleg 2022 i kiedy przysługuje? Ile wynosi dieta za delegację? Sprawdźmy!

Czym jest ryczałt za nocleg?

Wyjazd służbowy, jak sama nazwa wskazuje, wiąże się z podróżą w celach pełnienia obowiązków zawodowych, na którą pracownik jest oddelegowywany przez przełożonych. Najczęściej takie delegacje wynikają z konieczności doszkalania się, zdobywania nowych umiejętności, reprezentowania interesów firmy czy też wspierania pracowników w innym oddziale firmy. Podróż taka nie powinna obciążać kieszeni pracownika, dlatego warto znać zagadnienia dotyczące rozliczenia delegacji, ryczałtu za nocleg w Polsce czy ryczałtu za nocleg za granicą – zarówno kiedy jesteś pracodawcą, jak i osobą zatrudnioną!

Delegacja – ryczałt za nocleg

Pracodawca, który deleguje pracownika w podróż służbową, powinien dopełnić kilku obowiązków. Przede wszystkim wyjazd taki powinien ściśle wiązać się z obowiązkami zawodowymi zatrudnionego i być w zakresie jego kompetencji – to znaczy, że nie jest właściwym wysyłanie pracownika do pełnienia obowiązków, do których nie jest on uprawniony. Oczywiście takie wyjazdy mogą być związane nie tylko ze świadczeniem pracy, ale również doszkalaniem się, zdobywaniem nowych umiejętności czy reprezentowaniem firmy – na przykład u klienta albo na targach branżowych. Warto jednak pamiętać, że niedozwolone jest wysyłanie w delegację kobiet w ciąży oraz pracowników wychowujących dzieci do lat 4 – chyba że oni sami wyrażą na to zgodę.

Ile wynosi ryczałt za nocleg?
Ryczałt za nocleg to stawka przysługująca pracownikowi, kiedy udaje się w delegację i odbywa nocleg, który nie jest udokumentowany rachunkiem czy fakturą. Kwota ryczałtu za nocleg wynosi 150% obowiązującej diety – 57 zł. Pracownik może ubiegać się o ryczałt, kiedy pracodawca nie zapewnia mu noclegu oraz gdy nie ma on rachunku ani faktury potwierdzającej pobyt.

Pracownik, który udał się w delegację, może domagać się jej rozliczenia. Na czym ono polega? Otóż rozliczenie delegacji ma na celu pokrycie kosztów, jakie pracownik poniósł w związku z wyjazdem służbowym. Najczęściej zawiera ono diety, ryczałty za noclegi, wyżywienie, dojazdy, opłaty parkingowe, czy koszty niezbędnych zakupów, związanych z celowością wyjazdu.

Dla jednostek sfery budżetowej występują jasne zasady rozliczania delegacji, które zostały zawarte w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dn. 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce strefy budżetowej z tytułu podróży służbowej. W przypadku pracodawców spoza budżetówki, zasady te powinny być indywidualnie ustalone i zapisane w regulaminie pracowniczym. Gdy takich regulacji zabraknie, wówczas firmę obowiązuje postępowanie zgodnie z regulacjami zawartymi we wspomnianym Rozporządzeniu.

Delegacja i zwrot kosztów 2022

Szukasz pracy?

Pracownik produkcji

Randstad Polska Sp. z o.o.

  • 4 500-4 950 zł netto / mc
  • Bliżyn
Dodana

Magazynier - operator wózka widłowego

Randstad Polska Sp. z o.o.

  • 5 100-6 000 zł brutto / mc
  • Nowiny
Dodana

Operator maszyn produkcyjnych/pracownik produkcji

Randstad Polska Sp. z o.o.

  • 5 100-6 000 zł brutto / mc
  • Nowiny
Dodana

Kierowca C+E

WOJTAN TRANSPORT SP.J.

  • 8 000 zł netto / mc
  • Dąbrowa Górnicza
Dodana

Pracownik produkcji

Randstad Polska Sp. z o.o.

  • 4 500 zł brutto / mc
  • Kajetanów
Dodana

W 2022 roku dieta za delegację została zmieniona pierwszy raz od 2013 roku, wartości te przedstawiają się, jak w poniższej tabeli.

Z założenia za wyjazd służbowy możemy uznać takie zdarzenie, gdy pracownik otrzyma pisemne oddelegowanie do miejsca innego, aniżeli miejsce zatrudnienia. Takie oddelegowanie zatrudniony powinien otrzymać na piśmie – będzie ono podstawą do uzyskania rozliczenia delegacji.

Ile otrzymasz zwrotu kosztów delegacji?
Przy pełnej diecie 38 zł
Przy ryczałcie za nocleg (150% diety pełnej) 57 zł
Przy ryczałcie za dojazdy (20% diety pełnej) 7,60 zł


Najczęściej takie rozliczenie zawiera diety pracownicze, które przysługują za każdą dobę, czyli pełne 24 godziny liczone od chwili rozpoczęcia delegacji. Istnieje jednak możliwość otrzymania połowy wysokości pełnej diety, co następuje wtedy, gdy pracownik pozostawał w delegacji od 8 do 12 godzin. W przypadku podróży dłuższych niż doba, pracownik za każdą kolejną powinien otrzymać pełną dietę, a za rozpoczętą adekwatną do liczby godzin jej część – do 8 godzin ½ pełnej diety, a powyżej 8 godzin pełną dietę. Diety mogą zostać pomniejszone wówczas, gdy delegowany otrzymał część posiłków – odejmuje się wówczas 25% za śniadanie, 50% za obiad oraz 25% za kolację. Jak dokładnie to rozliczać, dowiesz się z poniższego filmiku:

Video

Ryczałt za nocleg – kiedy przysługuje?

Pracownik, który został oddelegowany w celach służbowych, może liczyć na ryczałt za nocleg. Warunkiem jest, aby trwała ona dłużej niż 1 dzień. Wówczas może on liczyć na zwrot kosztów poniesionych w związku z wynajmem pokoju. Niezbędne jest przedłożenie rachunku za dobę hotelową, jednak należy pamiętać, że zostały ustalone odgórne limity – cena nie powinna przekraczać dwudziestokrotnej wysokości diety, chyba że pracodawca zgodził się na droższy nocleg.

Istnieją jednak sytuacje, że pracownik zapomni rachunku czy też go zgubi. Nie oznacza to, że zostanie on bez zwrotu kosztów. W takiej sytuacji delegowanemu, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku, przysługuje ryczałt za nocleg. Ten wynosi wysokości 150% diety. Obecnie dieta to 38 zł za dobę, a zatem pracownik otrzyma ryczałt w wysokości 57 zł. Uwzględniając panujące standardy, kwota ta może być niewystarczająca na pokrycie kosztów noclegu. Warto więc pilnować, aby jednak zachować paragon i móc skorzystać z odpowiedniego zwrotu należności.

Czy zawsze podczas delegacji możemy skorzystać z opcji noclegu? Otóż nie. Zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg nie są zasadne wówczas, gdy pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejsca zamieszkania czy miejsca czasowego pobytu. Tym samym, w sytuacji, gdy miejsce, do którego został oddelegowany, nie jest nader odległe, może on nie otrzymać ryczałtu za nocleg ani zwrotu jego kosztów. O tej kwestii decyduje pracodawca, dlatego, jeśli pracownik uważa, że niezasadna jest odmowa – powinien przygotować solidne argumenty.

Zapamiętaj!
W rozliczeniu delegacji kluczowe jest dokonanie zwrotu za przejazdy. Są one uzależnione od rodzaju środka lokomocji. Warto pamiętać, że o tym decyduje pracodawca.

Zatrudnionemu przysługuje prawo do złożenia swoich propozycji, a gdy otrzyma zgodę, może wybrać się w podróż pojazdem osobistym, zamiast korzystać ze środków transportu publicznego. Wówczas zamiast przedłożenia biletów, może on liczyć na zwrot kosztów na podstawie przejechanych kilometrów.

Ryczałt za nocleg za granicą – jakie są stawki?

Podróże służbowe zagraniczne dziś stają się standardem. Pracownikom, którzy zostają oddelegowani poza granice Polski, przysługuje zwrot kosztu noclegów za każdą dobę delegacji na podstawie przedłożenia rachunków. W tym przypadku górnym limitem zwrotu należności jest ten określony dla danego państwa, więc w zależności od państwa ryczałt za nocleg za granicą różni się. Przykładowo, za nocleg w Belgii maksymalny limit wynosi 200 euro, w Czechach 120 euro, Kuwejcie 200 euro, a Stanach Zjednoczonych 200 dolarów.

Ryczałt za nocleg za granicą należy się wówczas, gdy pracownik nie przedłoży zatrudniającemu rachunków. Wówczas, zgodnie z najnowszym Rozporządzeniem, otrzyma on zwrot w wysokości odpowiednio: za noc w Belgii 55 euro, za tę w Czechach 41 euro, w Kuwejcie 39 euro, z kolei w USA 59 dolarów. Nietrudno się domyślić, że ryczałt za nocleg może więc okazać się niewystarczający, aby pokryć faktyczny koszt noclegu. Zwroty kosztów noclegu bądź ryczałt nie są przyznawane, kiedy to pracodawca zapewnia oddelegowanemu bezpłatny nocleg.

Podsumowując, koszty wyjazdów służbowych powinien ponosić pracodawca. W tym celu stosuje się rozliczenie delegacji. Pracownik zobowiązany jest przedstawić rachunki za dojazdy, noclegi czy wyżywienie. W przypadku ich braku może liczyć na diety oraz ryczałt za nocleg, zarówno kiedy jest to podróż krajowa, jak i ta zagraniczna.

To może Cię również zainteresować

Delegacja

Najczęściej zadawane pytania

Ile wynosi ryczałt za nocleg?

Ryczałt za nocleg wynosi 150% obowiązującej diety. Przysługuje pracownikowi, który odbył nocleg podczas pobytu w delegacji i nie może potwierdzić go fakturą ani rachunkiem, a pracodawca nie zapewnił mu hotelu.

Ile wynosi ryczałt za nocleg za granicą?

W przypadku odbycia delegacji za granicą, ryczałt za nocleg różni się w zależności od państwa. Jest przyznawany pracownikowi, któremu pracodawca nie jest w stanie zapewnić noclegu.

Jaka jest wysokość zwrotu kosztów delegacji?

Zwrot kosztów delegacji wynosi 38 złotych przy pełnej diecie, 57 złotych w przypadku 150% diety lub 7,60 złotych za 20% diety przyznawanej za dojazdy.

Autor

Artykuł został opracowany i zmodyfikowany przez kilku autorów. Poniżej podajemy dane redaktora lub autora, który dokonał ostatniej modyfikacji.

Ewa Sztuczka-Mazur

Social Media Manager

Social Media Manager w branży HR, autorka tekstów, copywriterka, specjalistka Facebook ADS, wokalistka i pszczelarka.
Obecnie w Aplikuj.pl odpowiedzialna głównie za treści z obszaru miękkiego HR oraz prawa pracy.

14 komentarzy

doradca

doradca

Ważne, żeby o wszystkim pamiętać jako pracodawca i dokładnie ustalić procedury rozliczania delegacji. Dobra odprawa przed wyjazdem i precyzyjna dokumentacja są tutaj kluczowe, żeby uniknąć niepotrzebnych kosztów i kłopotów. Dla mnie jako pracodawcy to bardzo przydatne informacje.
Kinga Bada

Kinga Bada

Bardzo przydatne informacje dla tych, którzy szukają pracy. Często nie wiadomo, na co ma się prawo jako pracownik, a takie informacje pomagają w negocjowaniu warunków umowy. Zwłaszcza ryczałt za nocleg czy diety mogą wpłynąć na wynagrodzenie i dużo pomóc.
Beata

Beata

Ciekawe, że w delegacjach nie można wysyłać kobiet w ciąży czy pracowników z małymi dziećmi. Nie byłam tego świadoma, ale chyba jest to dobre rozwiązanie dla ich dobra. Ryczałt za nocleg to też bardzo fajne rozwiązanie - tylko trzeba dobrze pilnować rachunków.
Ludmiła

Ludmiła

Dobra odprawa przed wyjazdem jest tutaj kluczowa, żeby wiedzieć, jakie koszty można pokryć, a na co nie ma szans. Rozliczenie delegacji może się okazać naprawdę opłacalne, ale warto wiedzieć, jakie procedury obowiązują przy takim rozliczeniu.
kasia

kasia

pracownik pojechał na delegacje( jest na szkoleniu 2-3 dniowym), nie ma biletów dojazdów na 100 km. Wracał do domu. jak go rozliczyć. jest tylko delegacja szefa o wyjeździe
Norman

Norman

Przy rezerwacji hotelu liczy się wygoda, ale najważniejsza jest lokalizacja. Jeśli podróż służbowa wymaga noclegu, trzeba upewnić się, że hotel znajduje się w pobliżu miejsca spotkań.
Magda

Magda

Niestety nie jest wyjaśnione co w sytuacji kiedy pracownik nie ma min 6 godzin odpoczynek w delegacji zagraniczne, czy też przysługuje mu ryczatł?
Roman Kwatery

Roman Kwatery

Artykuł świetny, sposób opisania super. Pozdrawiam,
Michał

Michał

Czy należy się ryczałt za nocleg jeśli podróż trwa całą noc? np. podróż do Chin może zając 24 godziny sumując lot samolotem + transfery i taksówki.
Weronika

Weronika

Wiele ludzi traktuje takie coś jako nobilitacje i może tak jest. Ja jeszcze nie była na delegacji a miałam możliwości, tylko zawsze coś się na koniec zmieniało. Inni jeżdżą po świecie i poznają kontakty oraz miejsca.
Piotr

Piotr

Wszystkie sprawy związane z wyjazdami służbowymi, delegacjami są ujęte w odpowiednich przepisach. Za dietę, nieraz nocleg- za wszystko płaci pracodawca.
Arek Jopek

Arek Jopek

To wiąże się z ustaleniami wcześniej. Mając powyższe na uwadze, posiadanie wszystkich tych warunków nie gwarantuje, że przekazane zadanie zostanie pomyślnie zakończone.
Adam Zalewski

Adam Zalewski

Dobrze wiedzieć takie rzeczy co się należy. Niby wyjazd delegacja a nie zawsze to jest to samo, gdyby tak porównać różne wyjazdy z pracy. Wyjazdy w delegacje są zawsze płatne.
cent

cent

Dlatego lepiej jest jeździć w miejsca dalsze. Oczywiście my na to nie mamy wpływu, jednak w wielu firmach nawet można wybrać w danym przedziale odpowiedni hotel.

Dodaj komentarz

Wszystkie pola muszą być prawidłowo wypełnione

Komentarz został dodany

Redakcja Aplikuj.pl zastrzega sobie prawo usuwania komentarzy obraźliwych dla innych osób lub zawierających wulgarne słowa, adresy www oraz adesy e-mail i numery telefonów.