Spis treści
Delegacja w pracy — co ustalić przed wyjazdem
Podstawą jest uzgodnienie z szefem lub bezpośrednim przełożonym celu podróży oraz terminu wyjazdu. Pracownik powinien ustalić również, jakim środkiem transportu będzie podróżował, by móc sprawdzić dostępne połączenia. W przypadku podróży zagranicznych konieczne może być załatwienie wizy, czy innych niezbędnych dokumentów lub szczepień. Jeżeli zapada decyzja o podróżowaniu np. samolotem lub pociągiem, niezbędne będzie zarezerwowanie biletu.
Więcej zachodu zdecydowanie jest z noclegiem. Jeżeli pracodawca nie zapewnia pracownikowi noclegu, to on sam powinien o niego zadbać. Zwrot środków wyłożonych na opłacenie np. hotelowego pokoju przysługuje podróżującemu pracownikowi na podstawie przedstawionego przez niego rachunku. Trzeba jednak pamiętać, że od powyższej zasady jest wyjątek – jeżeli pracownik nie wyjeżdża daleko i ma możliwość powrotu do swojemu domu na noc, to formalnie w takiej sytuacji będzie mu przysługiwał jedynie zwrot kosztów przejazdu.
Delegacja – jak się przygotować?
Przede wszystkim trzeba dowiedzieć się, jakie oczekiwania względem delegacji ma nasz pracodawca. Co konkretnie mamy wykonać, z jakimi klientami i kiedy się spotkać, gdzie mamy nocować i gdzie spożywać posiłki. Szczegółowe określenia zadań, jakie mamy wykonać podczas delegacji, zdecydowanie ułatwi cały proces planowania, a następnie pobytu.
Nie zawsze pracownicy korzystają z prywatnych samochodów, by dotrzeć do punktu docelowego delegacji. Jeśli jednak tak się dzieje, to po powrocie powinni otrzymać zwrot pieniędzy wydanych za paliwo i dodatek za tzw. amortyzację samochodu. Często mogą też liczyć na dodatkową dniówkę po prostu za delegację, która jest rekompensatą tego, że przez parę dni nie będą mogli spędzać popołudnia i nocy ze swoją rodziną, we własnym domu.
Dobrze jest wiedzieć, że pracodawcy coraz chętniej wysyłają swoich pracowników w podróż służbową pociągiem. Nie tylko z uwagi na zdecydowanie niższe koszty, ale także możliwość wykorzystania czasu przeznaczanego na podróż np. na pracę przy komputerze. Koszt zakupu biletów spoczywa na pracodawcy, a konkretny sposób zakupu powinien być ustalony indywidualnie. W większych firmach pracownicy otrzymują karty kredytowe, z których mogą opłacić bilety, przejazd taksówką czy posiłki. W mniejszych otrzymują pewien budżet, z którego potem muszą się rozliczyć na podstawie przedstawionych paragonów i faktur. Są także przypadki, kiedy pracownicy zakładają pieniądze z własnego portfela, a po powrocie z delegacji otrzymują należny im zwrot.
Delegacje pracowników stają się coraz popularniejsze. Jest to związane przede wszystkim z tym, że coraz częściej za kontakt z kontrahentami i klientami zaczynają odpowiadać nie tylko właściciele firm i kierownicy wyższego szczebla, ale także „zwykli” pracownicy.
Jakie dokumenty należy zabrać w delegację?
Delegacja to służbowy wyjazd mający zawsze konkretny cel. Jeżeli pracownik jedzie zaprezentować np. potencjalnemu kontrahentowi produkty lub omówić kwestie współpracy, to niezbędne jest przygotowanie prezentacji czy dokumentów. Do takiego zadania nie powinno się przystępować w ostatniej chwili – ważne, by pracownik wiedział, co konkretnie musi przygotować przynajmniej kilka dni przed planowaną datą wyjazdu.
Specjalista/Specjalistka w biurze Fundacji
American Heart of Poland Spółka Akcyjna
- Katowice
Elektryk do okablowywania szaf sterowniczych
Rübsam Fachkräfte GmbH & Co.KG
- Niemcy
Kasjer/Sprzedawca - JAWORZNO UL. Piekarska
Golden Serwis Sp. z o. o.
- 28-28 zł brutto / h
- Jaworzno
Pracownik produkcji
Randstad Polska Sp. z o.o.
- Częstochowa
Pracownik lady mięsnej- Psary
Golden Serwis Sp. z o. o.
- 28-28 zł brutto / h
- Psary
By spotkanie z potencjalnymi partnerami biznesowymi było udane, warto również przeprowadzić symulację takiej rozmowy jeszcze w firmie. Jest to szczególnie ważne, jeżeli w podróż służbową jedzie pracownik, który nie ma zbyt dużego doświadczenia i dotychczas nie miał okazji, by rozmawiać z kontrahentami poza siedzibą firmy. W ten sposób może on zyskać pewność siebie i przede wszystkim wiedzieć, na czym ma się skupić.
Kogo szef nie może wysłać w delegację?
Gdy mowa o podróżach służbowych, warto pamiętać, że nie każdy pracownik może zostać w taką podróż wysłany. Właściciel firmy powinien wybrać takiego podwładnego, który jest zorientowany w temacie i opanował trudną sztukę rozmawiania z klientami czy kontrahentami. Nie bez znaczenia są też przepisy prawa pracy, które wyraźnie stanowią, kogo pracodawca nie będzie mógł wysłać w delegację, o ile ten pracownik nie wyrazi na to zgody.
Pracownicy, którzy muszą wyrazić zgodę na służbowy wyjazd poza stałe miejsce pracy to przede wszystkim kobiety w ciąży, zatrudnione na podstawie umowy o pracę. O zgodę pracodawca będzie musiał zapytać tego podwładnego, który opiekuje się dzieckiem poniżej 4. roku życia. W tych przypadkach bez zgody pracownika (dla celów dowodowych powinna ona zostać wyrażona na piśmie) pracodawca nie będzie mógł go wysłać w podróż służbową.
Czy delegacja zawsze jest nagrodą dla pracownika?
Służbowy wyjazd nie dla wszystkich pracowników jest powodem do radości. Zwykle jednak wysłanie podwładnego przez szefa do innego miasta czy kraju może być traktowane jako oznaka zaufania. Ale delegacja może być też kłopotem dla pracownika, zwłaszcza jeżeli nie do końca jest zorientowany w danym projekcie, a to właśnie ten będzie przedmiotem rozmów.
W jaki sposób przygotować się do delegacji? Jest kilka punktów, których nie sposób pominąć, bo to właśnie od nich zależy to, czy służbowy wyjazd będzie udany. Warto postawić na staranną organizację i stworzyć listę potrzebnych do zabrania rzeczy z podziałem na prywatne i służbowe.
Rzeczy prywatne to m.in.:
- ubrania, buty
- kosmetyki
- telefon
- ładowarka, powerbank
- strój biznesowy
Rzeczy służbowe to np.:
- firmowy laptop i telefon
- dokumenty
- kalendarz, notatnik
- gadżety, prezenty dla kontrahentów
Czas pracy w delegacji
Czas pracy podczas delegacji może różnić się w zależności od różnych czynników, takich jak długość trwania delegacji, natura zadań do wykonania, czy nawet strefa czasowa, w której pracownik przebywa. Ważne jest, aby zauważyć, że czas spędzony na podróżach służbowych powinien być wliczany do czasu pracy, ale tylko wtedy, gdy pracownik wykonuje czynności na rzecz pracodawcy. W przeciwnym razie ten czas może być uznany za czas wolny. Dodatkowo należy pamiętać, że organizacja czasu pracy podczas delegacji zależy również od umowy między pracownikiem a pracodawcą oraz od specyfiki konkretnego stanowiska. W przypadku niektórych zawodów czas pracy może być znacznie dłuższy, co może wpływać na komfort i wydajność pracy. Stąd też zawsze warto przed wyjazdem na delegację upewnić się co do warunków i oczekiwanego czasu pracy.
Nadgodziny w delegacji
Podczas gdy pracownik odbywa podróż służbową, niejednokrotnie musi stawić czoła kwestii nadgodzin. W przypadkach, gdy czas trwania podróży służbowej wyraźnie przekracza standardowy wymiar czasu pracy, mogą pojawić się wątpliwości co do właściwego rozliczenia tego czasu. Według prawa pracy wszelki czas delegacji, który wykracza poza standardowe ramy czasu pracy, powinien być interpretowany i rozliczany jako nadgodziny. Jest to kwestia szczególnie istotna, gdy pracownik zostaje oddelegowany na dłuższy czas. W takich sytuacjach, prawidłowe zrozumienie i zastosowanie zasad dotyczących nadgodzin jest kluczowe, zarówno dla pracownika, jak i pracodawcy, aby uniknąć nieporozumień i zapewnić sprawiedliwe wynagrodzenie za dodatkowy wysiłek.
Długi wyjazd służbowy
Delegacja służbowa to czasem wyzwanie, które może trwać kilka dni, a nawet tygodni, w zależności od specyficznych potrzeb firmy i charakteru zadań do wykonania. Długość wyjazdu służbowego jest różnorodna i jest bezpośrednio uzależniona od wymogów projektowych lub biznesowych. Niezwykle ważne jest, aby pracownik był świadomy swoich praw i obowiązków podczas takiego wyjazdu, co pomaga utrzymać profesjonalizm i uniknąć nieporozumień. Mimo że jest to czas, który formalnie jest zarezerwowany na pracę, to jednak pracownik ma prawo do prywatności po zakończeniu swoich obowiązków służbowych. To jest szczególnie ważne, ponieważ umożliwia mu regenerację i utrzymanie wydajności. Długi wyjazd służbowy powinien także uwzględniać odpowiednie warunki noclegu i diety dla pracownika, co jest kluczowe dla zapewnienia jego komfortu i zadowolenia, a tym samym skuteczności w wykonywaniu powierzonych zadań.
Warto w tym miejscu zacytować wypowiedź pracownika Państwowej Inspekcji Pracy. W tejże wypowiedzi zawarte zostały wszelkie najważniejsze informacje dotyczące pracy w delegacji:
"Zgodnie z art. 775 Kodeksu pracy podróżą służbową jest wykonywanie przez pracownika zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem, bez względu na to, czy polecenie wykonania zadania poza w/w miejscami jest poleceniem incydentalnym czy też częstym, wydawanym np. dwa razy w tygodniu, czy częściej.
Zgodnie z art. 128 § 1 Kodeksu pracy czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy. Podróż służbowa jest, zatem czasem pracy o tyle, o ile pracownik podczas tejże podróży wykonywał pracę. Teza ta znalazła również poparcie w orzecznictwie Sądu Najwyższego. Zgodnie, bowiem z wyrokiem Sądu Najwyższego z dnia 23 czerwca 2005 r. (II PK 265/04, OSNP 2006/5-6/76), czas podróży służbowej zaliczany jest do czasu pracy, o tyle, o ile przypada w harmonogramowych godzinach pracy pracownika. W pozostałych przypadkach czas podróży służbowej przypadający poza harmonogramowe godziny pracy pracownika nie jest zaliczany do jego czasu pracy.
Natomiast w sytuacji, gdy na skutek odbywanej przez pracownika podróży służbowej, powstaje praca w godzinach nadliczbowych, pracodawca ma obowiązek zrekompensować tę pracę w postaci wynagrodzenia wraz z odpowiednim dodatkiem z tego tytułu (zgodnie z art. 1511 Kodeksu pracy) lub też w postaci czasu wolnego udzielanego do końca okresu rozliczeniowego w stosunku 1:1,5, jeśli decyzję o tej formie rekompensaty podejmuje pracodawca albo po zakończeniu okresu rozliczeniowego, lecz w stosunku 1:1, jeśli to pracownik występuje z wnioskiem o dokonanie takiej rekompensaty pracy w godzinach nadliczbowych."
To może Cię również zainteresować
