Podanie o pracę – jak napisać?

Wiele osób żyje w błędnym przeświadczeniu, że podanie o pracę to to samo, co list motywacyjny. Nic bardziej mylnego. Podanie o pracę i list motywacyjny to dwa, zupełnie różne pisma. Chociaż mogą się one wzajemnie uzupełniać i zmierzają do osiągnięcia tego samego skutku, stosuje się je odmiennych sytuacjach. Czym jest podanie o przyjęcie do pracy? Jak je napisać? Czym różni się od listu motywacyjnego?

Na rynku pracy zatrudniający szczególnie cenią osoby zaangażowane i wykazujące chęć do pracy. Nawet jeśli nie masz doświadczenia, ale zależy Ci na danym stanowisku, warto pokazać potencjalnemu pracodawcy, że jesteś odpowiednim kandydatem. W tym celu najlepszym sposobem jest napisanie podania o pracę.

Podanie o pracę to sygnał, że wyjątkowo zależy Ci na danym stanowisku, gdyż nie jest tylko odpowiedzią na ogłoszenie zatrudniającego, ale dowodem na zaangażowanie osoby ubiegającej się o zatrudnienie. Jak napisać odpowiednie podanie o pracę? Jakie elementy powinno zawierać? I kto powinien takie podanie napisać? W tym artykule odpowiemy na wszystkie nurtujące Cię pytania oraz podamy przykładowy wzór podania o pracę.

Czym jest podanie o pracę?

Podanie o pracę to pismo, które wysyłamy do pracodawcy, który obecnie nie prowadzi rekrutacji i nie szuka nowego pracownika. Używa się tego mechanizmu po to, aby w razie przyszłej rekrutacji pracodawca o nas pamiętał. W podaniu o pracę zawiera się informację o tym, że jesteśmy zainteresowani współpracą z daną firmą i posiadamy wiedzę i kompetencje, odpowiednie, by zajmować dane stanowisko.

Wysłanie podania o pracę do danej firmy, w której nie jest aktualnie prowadzony proces rekrutacyjny to częsta praktyka. Kiedy pracodawca nie ogłasza, że szuka kandydatów do pracy, a nas bardzo interesuje posada w jego firmie, możemy z własnej inicjatywy zwrócić się do niego z podaniem. Taki krok świadczy o dużej motywacji i nawet jeśli przedsiębiorstwo nie oferuje wolnych stanowisk, nadawca podania może być lepiej zapamiętany.

Niejednokrotnie firmy prowadzą też odrębną bazę danych, skupiającą dane osób, które kiedyś złożyły podanie do pracy albo nie udało im się pozytywnie przejść rekrutacji, chociaż zrobiły bardzo dobre wrażenie. Ta baza danych wykorzystywana jest wtedy, gdy pracodawca znów prowadzi rekrutację na podobne stanowisko. Wtedy zamiast wywieszać ogłoszenie, pracownicy kadr dzwonią do poszczególnych osób z listy, proponując im pracę lub zapraszając ich na rozmowę o pracę.

Podanie o przyjęcie do pracy może nam zatem skrócić drogę rekrutacji albo przynajmniej sprawić, że pracodawca nas zapamięta. Jeżeli zależy nam na posadzie w konkretnej firmie, na konkretnym stanowisku, warto takie podanie o pracę wysłać.

Podanie o pracę jest dość specyficznym dokumentem. Wiele osób błędnie podaje, że podanie o pracę i list motywacyjny to takie same pisma, które mają takie samo zadanie. Nic bardziej mylnego. Podanie o pracę jest pismem, które kierujemy do pracodawcy z prośbą o zatrudnienie. Zamieszczamy w nim informację o tym, że chcielibyśmy podjąć pracę w danej firmie na danym stanowisku. Dalej krótko opisujemy, dlaczego chcielibyśmy otrzymać tą pracę i jakie posiadamy cechy pozwalające na dobre wykonywanie powierzonych obowiązków.

Aby pokazać różnicę pomiędzy tymi dwoma pismami wypunktujemy główne różnice pomiędzy nimi. Poniżej kilka różnic pomiędzy listem motywacyjnym, a podanie m o pracę:

• dokument piszemy z własnej woli w odróżnieniu do listu motywacyjnego, który piszemy w odpowiedzi na wymagania w ogłoszeniu o pracy;
• w podaniu o pracę należy użyć ogólnych zwrotów grzecznościowych np.: dyrektor, właściciel;
• w liście motywacyjnym wskazane jest większe zainteresowanie firmą i należy zamieścić w nim zwrot grzecznościowy do konkretnej osoby poprzez: tytuł lub imię i stanowisko osoby do której piszemy np.: Szanowny Pan, mgr inż. Jan Kowalski, Prezes Spółki „xxx”.

Podanie o pracę – co powinno zawierać?

Podanie o pracę powinno zawierać niezbędne elementy, takie jak:

• imię i nazwisko, adres oraz dane kontaktowe (po lewej stronie, pod datą i miejscowością);
• data i miejscowość (prawy górny róg kartki w formacie A4);
• dane firmy, do której wysyłasz podanie (można skierować podanie do działu HR lub bezpośrednio do kierownika);
• tytuł “Podanie o pracę” i odpowiednią treść;
• podpis (pod treścią podania, po prawej stronie);
• informacja o załącznikach (np. dyplomy, CV itd.).

Wszystkie wymienione powyżej elementy są bardzo ważne, jednak najważniejsza w podaniu o pracę jest jego treść. Co należy napisać, aby zainteresować potencjalnego pracodawcę? Ważne jest, aby konkretnie wskazać stanowisko, na które aplikujesz oraz poinformować o kwalifikacjach i doświadczeniu, które sprawiają, że jesteś odpowiednim kandydatem. Wszystkie niezbędne informacje dla pracodawcy znajdują się w CV, jednak podanie o pracę powinno dodatkowo przekonać zatrudniającego i wskazać argumenty, które go zachęcą do zatrudnienia aplikującego.

Swoją kandydaturę trzeba także odpowiednio umotywować. W tym celu można skorzystać z informacji wymienionych w CV i do nich nawiązać. Odpowiednie umotywowanie podania może być decydujące w procesie rozpatrywania Twojej prośby, dlatego należy szczególnie zadbać o ten fragment podania. Często podania o pracę są do siebie bardzo podobne i może to zniechęcić oraz znudzić pracodawcę. Dlatego też wskazane jest, aby wykazać się oryginalnością, nie kłamać oraz nie stosować utartych frazesów. Podanie warto zakończyć prośbą o pozytywne rozpatrzenie kandydatury, zachęcić do kontaktu i zaproszenia na rozmowę kwalifikacyjną.

Oprócz odpowiedniej treści, należy również zwrócić uwagę, aby podanie było przejrzyste i schludne, gdyż świadczy to o adresacie. Podanie o pracę powinno przedstawić nasz nienaganny wizerunek i pokazać, że jesteśmy osobą aktywną, zaangażowaną i dokładną. Taki wizerunek sprawi, że pracodawca chętniej rozważy naszą kandydaturę i zaprosi na rozmowę kwalifikacyjną.

Budowa podania o pracę:

Jak każdy dokument również podanie o pracę posiada określone elementy budowy spotykane min. w CV czy liście motywacyjnym. Oto one:

1. miejscowość i data,
2. nasze dane adresowe i personalne,
3. dane kontaktowe odbiorcy,
4. zwrot grzecznościowy,
5. właściwa treść podania,
6. własnoręczny podpis,
7. ewentualna lista załączników.

Podanie o pracę – wzór uniwersalny

Treść podania o pracę zależy od tego, o jakie stanowisko się ubiegamy, jakie mamy doświadczenie, kwalifikacje oraz zainteresowania. Można jednak skorzystać z uniwersalnego wzoru podania o pracę, który da się odpowiednio modyfikować i dostosować do własnych potrzeb. Nie istnieje wzór uniwersalny, który będzie właściwy dla każdej osoby, na każde stanowisko i do każdej firmy. Przedstawiamy jednak pewną formułę, którą możesz uzupełnić i pozmieniać wedle uznania.

Wzór podania o pracę – co powinno się w nim znaleźć?

Bardzo ważne jest, aby według ustalonych zasad zawrzeć w nim takie dane jak: miejscowość i datę, dane osobowe, adresowe i kontaktowe, nazwę firmy i jej dane adresowe, nagłówek podania (np. PODANIE O PRACĘ), główną treść dokumentu, zwrot grzecznościowy (z poważaniem, z wyrazami szacunku itp.), własnoręczny podpis oraz listę załączników.

Określenie miejscowości i aktualnej daty powinno się zawrzeć w prawym, górnym rogu pisma. Miesiąc w dacie można napisać zarówno słownie, jak i liczbą. Przy formie słownej musimy jednak pamiętać o podstawowych zasadach gramatyki i ortografii. Nie piszemy „5 kwiecień”, a „5 kwietnia”.

W lewym górnym rogu strony powinniśmy natomiast umieścić określenie nadawcy pisma, to znaczy imię i nazwisko, adres oraz dane kontaktowe, czyli adres mailowy i telefon. To bardzo ważne, ponieważ dzięki tym informacjom pracodawca będzie mógł się z nami skontaktować.

Poniżej miejscowości, daty oraz danych nadawcy pisma, po prawej stronie umieszczamy dane adresata, czyli imię i nazwisko (nazwa firmy, jeżeli nie znamy osoby, do której kierujemy pismo), nazwę firmy oraz dokładny adres jej siedziby. Jeżeli chcesz wiedzieć, jak poprawnie zwrócić się do potencjalnego pracodawcy, spójrz na poprzedni akapit: „Podanie do pracy – przydatne zwroty”.

Kolejnym elementem pisma jest nagłówek. Możemy zwrócić się do adresata słowami „szanowni państwo”, ale w kontekście dużych firm, warto na środku pisma napisać dużymi literami „podanie o pracę”, tak by nasz list nie zagubił się gdzieś w natłoku poczty. W ten sposób od razu będzie wiadomo, że należy go przekazać do kadr.

Podanie o pracę należy zakończyć zwrotem grzecznościowym, wyrażającym chęć uczestnictwa w rozmowie kwalifikacyjnej (patrz: poprzedni akapit „Podanie do pracy – przydatne zwroty”). U dołu pisma należy się natomiast podpisać. Nie wchodzi przy tym w grę wydruk podpisu, ani żadna inna forma poza ręczną. Oczywiście możemy napisać na komputerze „Stanisław Kowalski”, ale nad imieniem i nazwiskiem należy zostawić miejsce na klasyczny, odręczny podpis.

Jeżeli nie czujemy się na siłach, aby samodzielnie skonstruować chwytliwe podanie o przyjęcie do pracy, wzór podania o pracę znajdziemy w Internecie. Warto jednak przerobić go w taki sposób, aby był na swój sposób charakterystyczny i oryginalny.

Jak uzupełnić treści podania o pracę

Poniżej omawiamy szablonową treść typowego podania o pracę ze wskazówkami, jak je uzupełniać danymi na nasz temat.

Przykładowy wzór podania o pracę:

Podanie do pracy – przydatne zwroty (wzór podania)

Przede wszystkim w podaniu o pracę musimy zachować maksymalnie grzecznościową formę. Wszelkie zwroty „Pan”, „Pani”, okazując w ten sposób szacunek naszemu adresatowi. Język listu powinien być formalny i oficjalny. Żadne potoczne zwroty nie będą mile widziane.

Nie jest to wiadomość dla kolegi, ani list miłosny, dlatego unikamy słów „witam” i „dzień dobry”. Możemy zatytułować pismo po prostu jako „podanie o pracę„, pomijając jednocześnie zwrot do adresata. Ewentualnie możliwe jest zastosowanie formuły „szanowni państwo”, jeżeli zwracamy się do konkretnej osoby. Jeśli naszym adresatem jest osoba, pełniąca ściśle określoną funkcję, powinniśmy ją tytułować z użyciem stanowiska i stopnia służbowego, czyli na przykład „Szanowna Pani Dyrektor”.

Nasze podanie powinniśmy zakończyć formułą pożegnalną. W tym przypadku również unikamy nieformalnych zwrotów, jak chociażby „pozdrawiam”. Możemy je skierować do kolegi lub koleżanki, ale nie do potencjalnego pracodawcy. Bardziej stosowne będzie chociażby: „z wyrazami szacunku”.

Istotne jest również odpowiednie sformułowanie prośby. Robimy to w pierwszym akapicie naszego pisma, aby zasygnalizować naszą wolę. Z pewnością nieodpowiednim słowem będzie „żądam”, ponieważ nie wypada rozkazywać przyszłemu pracodawcy. Należy również unikać słowa „wnoszę”, ponieważ nie jesteśmy na sali sądowej i nie chcemy sprawić wrażenia służbisty. Najbardziej neutralnym zwrotem może okazać się po prostu „zwracam się z prośbą”. Podkreślenie, iż jest to prośba, kierowana do pracodawcy działa bardzo pozytywnie. Podkreślamy w ten sposób dominujące bądź co bądź stanowisko pracodawcy, a także, że zależy nam na danej posadzie.

Standardowym i jednocześnie niezbędnym zakończeniem podania o pracę musi być również wskazanie, że jesteśmy gotowi spotkać się z naszym pracodawcą na rozmowie kwalifikacyjnej. Może brzmieć to mniej więcej tak: „Liczę, że będę mógł zaprezentować swoją kandydaturę na rozmowie kwalifikacyjnej”.

Przykładowe wzory podań o pracę:

Kiedy warto wysłać podanie o pracę?

Podanie o pracę może znaleźć zastosowanie w kilku sytuacjach:

1. Po pierwsze wtedy, gdy interesujące nas stanowisko jest bardzo oblegane, na jedno miejsce „czai” się dziesięciu kandydatów, a rekrutacja prowadzona jest stosunkowo rzadko. W takiej sytuacji mamy możliwość wyróżnienia się na tle innych kandydatów. Jeżeli pracodawca dostrzeże naszą determinację, być może zechce zaprosić nas na jedną z rozmów kwalifikacyjnych.
2. Po drugie podanie do pracy znajduje zastosowanie w odniesieniu do stażystów/praktykantów, którzy odbyli w danej firmie staż lub praktykę i spodobała im się ta praca. Z uwagi jednak na brak wolnych etatów, nie zostali zatrudnieni. Wysyłając do pracodawcy podanie o przyjęcie do pracy mamy szansę przypomnieć mu o swoim istnieniu, o tym, że sprawdziliśmy się jako stażyści i być może będzie on o nas pamiętał przy okazji kolejnej rekrutacji.
3. Trzecim powodem dla wysłania podania o pracę jest sytuacja, w której mamy małe doświadczenie (albo nie mamy żadnego doświadczenia) w danej pracy, ponieważ dopiero ukończyliśmy studia albo postanowiliśmy zmienić zawód, ale chcemy wykazać się ogromną motywacją i determinacją do zdobycia pracy u danego pracodawcy. Istnieje szansa, że ten spojrzy na nas przychylnym okiem i da nam szansę sprawdzić się na rozmowie kwalifikacyjnej lub chociażby na stażu.

Celem składania podania o pracę może być wreszcie zwyczajny kaprys. Po prostu chcielibyśmy pracować w danej firmie, ale ona tymczasowo nie prowadzi żadnej rekrutacji. Podanie to metoda delikatnego zaznaczenia, że jesteśmy i bylibyśmy zainteresowani daną posadą, w przypadku prowadzenia rekrutacji.

Kto powinien napisać podanie o pracę i kiedy?

Podanie o przyjęcie do pracy może napisać każdy, ale działanie takie jest szczególnie zalecane osobom młodym, które dopiero zaczynają zdobywać doświadczenie na rynku pracy. Takie pismo może dodatkowo zachęcić pracodawcę, pokazując naszą motywację do pracy i ogromną chęć przyjęcia danego stanowiska.

Kolejną grupą osób, która powinna zdecydować się na napisanie podania o pracę są osoby aplikujące na bardzo oblegane stanowiska. Szczególnie na takie, gdzie rekrutacja jest przeprowadzana rzadko i można ją przeoczyć. Podanie o pracę może w tym wypadku zwiększyć szansę, że pracodawca sam się odezwie – nawet poza procesem rekrutacji.

Podanie o pracę sprawdza się również wtedy, gdy odbyłeś staż lub praktyki w danym przedsiębiorstwie, ale nie prowadzi ono obecnie rekrutacji. Wówczas wysłanie podania o pracę będzie dobrym pomysłem. Pracodawca zauważy, że jesteś zainteresowany dalszą współpracą i zależy Ci na tym stanowisku.

Jak napisać podanie o przyjęcie do pracy?

Podanie o przyjęcie do pracy to dokument, z którym zwracamy się do pracodawcy poza procesem rekrutacyjnym. Jeśli zależy Ci na danym stanowisku, takie pismo może bardzo pomóc, gdyż ukazuje zaangażowanie i ambicje kandydata. Podanie powinno być bardziej oficjalne niż list motywacyjny oraz znacznie krótsze – najlepiej, aby zajmowało pół strony, maksymalnie do trzech czwartych formatu A4. Jak napisać podanie o pracę? Jak powinna zostać poprawnie sformułowana prośba o przyjęcie do pracy?

Podobnie jak w liście motywacyjnym, na wstępie podania należy zaznaczyć na jakie stanowisko w firmie aplikujesz. W rozwinięciu pokrótce opisz swoje umiejętności i doświadczenie, udowadniając, że to właśnie Ty jesteś odpowiednim kandydatem na wybrane stanowisko. Pamiętaj, że w przypadku podania o przyjęcie do pracy format jest ograniczony i dokument ten nie powinien być zbyt długi. Wymień więc te kwalifikacje, które będą najlepiej dostosowane do wymogów pracodawcy. Poinformuj o załączonych do podania dokumentach (np. CV, dyplomy) i wyraź chęć spotkania na rozmowie kwalifikacyjnej. Jakimi zasadami należy się kierować, pisząc podanie o pracę?

Częstym błędem popełnianym przez osoby, wysyłające do pracodawcy podanie o pracę, jest to, że ich pismo jest nudne i sztampowe. Formułując takie podanie trzeba się natomiast wyróżnić. Pismo to musi mówić o tym, że jesteśmy najlepszymi kandydatami na dane stanowisko i nikt nie wykona tej pracy lepiej, niż my.

Drugą zasadą jest to, aby nie popełniać błędów gramatycznych i ortograficznych. Sprawdź pismo trzy razy i upewnij się, że nie zawiera ono żadnych omyłek. Takie błędy źle o Tobie świadczą i z pewnością nie zachęcą pracodawcy do zatrudnienia właśnie Ciebie. Poza tym zadbaj o wyjustowanie (wyrównanie po obu stronach) tekstu oraz podzielenie go na przejrzyste akapity. Pismo musi być schludne i eleganckie.

Trzecią zasadą jest natomiast konieczność wyróżnienia się. Pisząc podanie do pracy, pomyśl o tym, że setki, a może nawet tysiące osób aplikują do tej firmy. Jeżeli chcesz zdobyć wymarzoną pracę, musisz się wyróżnić. Podkreśl zatem swoje zalety i umiejętności i w ten sposób podbij serce pracodawcy.

Podanie o pracę a list motywacyjny

Wiele osób myli podanie o przyjęcie do pracy z listem motywacyjnym. Chociaż celem wysyłania obydwu pism jest prośba o przyjęcie do pracy, to jednak pełnią odmienne funkcje. Nie należy więc stosować ich zamiennie, lecz traktować jako wzajemne uzupełnienie. Najważniejszą i fundamentalną różnicą między podaniem o pracę a listem motywacyjnym jest fakt, że podanie wysyłamy do potencjalnego zleceniodawcy z własnej inicjatywy, a dokumenty aplikacyjne, czyli CV i list motywacyjny, na prośbę pracodawcy – czyli wówczas, gdy prowadzona jest rekrutacja na dane stanowisko.

Oprócz celu wysłania dokumentu, list motywacyjny i podanie do pracy różnią się także adresatem. W przypadku podania zwracamy się bezpośrednio do prezesa lub dyrektora firmy, a w przypadku listu powinniśmy zwrócić się do konkretnej osoby z imienia i nazwiska. Oba pisma różnią się także stylem wypowiedzi. Podanie ma charakter bardziej oficjalny, a list motywacyjny może silniej zindywidualizowany. Znaczące różnice pojawiają się także w długości dokumentów. Podanie o przyjęcie do pracy jest zdecydowanie krótsze niż list motywacyjny i zawiera więcej konkretów, aniżeli obietnic.

Podanie o pracę może znacznie ułatwić zdobycie wymarzonego stanowiska, nawet jeśli nie masz doświadczenia lub aktualnie nie jest prowadzona na nie rekrutacja. Warto zatem poświęcić trochę czasu na napisanie poprawnego i skutecznego podania, bo często dzięki niemu możesz wywołać pozytywne pierwsze wrażenie na przyszłym pracodawcy. Warto zatem, aby był odpowiednio przemyślany oraz pokazywał, że jesteś osobą ambitną, zaangażowaną i otwartą na nowe doświadczenia.