Spis treści
Pojęcie multitasking pochodzi od wyrażenia „computer multitasking”, które związane jest z cechą systemu operacyjnego wykonującego wiele procesów w tym samym czasie. Różnica polega na tym, że maszyny zostały stworzone do wielozadaniowości, a człowiek niekoniecznie. Według naukowców i psychologów, ludzki mózg nie posiada zdolności do pełnej koncentracji na kilku rzeczach naraz. Oczywiście można składać pranie, jednocześnie oglądając telewizor. Nie są to jednak czynności wymagające wysiłku umysłowego i skupienia, które potrzebne są w miejscu pracy.
Multitasking – czy da się tak pracować?
Pracownik, który potrafi robić kilka rzeczy jednocześnie to marzenie wielu pracodawców. Jednak niewielu z nich wie, że wymagając od swojego zespołu wielozadaniowości może zaszkodzić nie tylko pracownikom, lecz również firmie. Co więcej naukowcy przekonują, że multitasking to tylko iluzja. Robiąc kilka rzeczy naraz, tak naprawdę przełączamy się z wykonywania jednej czynności na drugą. Badania pokazują, że skutkuje to utratą nawet 30% czasu, który moglibyśmy spożytkować na dokończenie poprzedniego zadania. Jest to około 20-25 minut – tyle nasz mózg potrzebuje, aby ponownie skupić się na przerwanej wcześniej czynności. Biorąc pod uwagę ośmiogodzinny tryb pracy, marnujemy w ten sposób od półtorej do dwóch godzin.
Wielozadaniowość źle wpływa również na naszą koncentrację. Badania przeprowadzone na Uniwersytecie w Londynie pokazały, że przełączając się między zadaniami tracimy około 15% z naszego IQ. Nasze możliwości wykonywania dalszej pracy można porównać wówczas do osoby, która nie spała całą noc. Ponadto wykonując wiele czynności naraz nasze mózgi stają się przeciążone, przez co pracujemy wolniej i mniej dokładnie. Wtedy możemy również popełniać więcej błędów lub szybciej się dekoncentrować.
Doradca Klienta w Dziale Rowery/Skutery/Kosiarki
PeoplePro
- Żuromin
OPERATOR MASZYN
Mundivie S.A.
- Jasienica
Pracownik produkcji
Mundivie S.A.
- Jasienica
Multitasking w miejscu pracy może również wprowadzać chaos oraz przeładowanie informacjami. Jeśli pracownik będzie rozproszony wieloma zadaniami, może okazać się, że nie dokończy on ani jednego z nich. Nadmiar bodźców negatywnie wpływa również na jego pamięć, a także umiejętność określania priorytetów. Ponadto długotrwała wielozadaniowość w miejscu pracy prowadzi do wysokiego poziomu stresu. Konsekwencją w tym wypadku może być wypalenie zawodowe, które sprawi, że dany pracownik nie będzie miał motywacji do wykonywania powierzonych mu obowiązków. Dodatkowo pracując nad wieloma projektami naraz zwiększa się produkcja kortyzolu. Hormon ten nadmiernie stymuluje mózg, przez co szybciej odczuwamy zmęczenie.
Co jest lepsze umiejętność wykonywania zadań, czy multitasking?
Niektóre badania sugerują, że wykonywanie zadań jednocześnie może być skuteczne, ale tylko wtedy, gdy zadania są dość proste i nie wymagają intensywnego skupienia. Dlatego pracownicy muszą rozwijać umiejętność rozpoznawania, które zadania mogą być wykonane jednocześnie bez uszczerbku dla efektywności pracy. To może wymagać czasu i praktyki, ale na dłuższą metę może przynieść znaczne korzyści.
Pracownicy muszą również zrozumieć, że wartość ich pracy nie jest mierzona ilością zadań, które wykonują jednocześnie, ale efektem wykonywanych zadań. Często skoncentrowanie się na jednym zadaniu i wykonanie go dobrze jest znacznie bardziej wartościowe niż próba wykonania kilku zadań jednocześnie, ale z mniejszą skutecznością.
Czy multitasking wpływa na wydajność pracy?
Wszystkie powyższe czynniki mają duży wpływ na wydajność pracownika. Badania pokazują, że wykonując wiele czynności jednocześnie nasza efektywność spada aż o 40%. Jednak multitasking to pułapka, w którą wpada coraz więcej osób. Robimy dużo rzeczy i mamy wrażenie, że jesteśmy bardziej produktywni. Jest to chwilowe złudzenie spowodowane hormonem szczęścia, jaki aktywujesię podczas skończenia każdego małego zadania. Sprawia on, że przez chwilę czujemy się dobrze. Naukowcy porównują to do mamienia naszego mózgu cukierkami.
Osoby wykonujące wiele czynności jednocześnie częściej popełniają błędy, pomijają ważne informacje, stają się nieprecyzyjni, podejmują nietrafione decyzje, a także nie potrafią oszacować, ile czasu zajmie im wykonanie jakiegoś zadania. Ich wydajność w pracy stale się obniża, co widoczne jest również w kontaktach z klientami. Taki pracownik nie jest w stanie utrzymać stuprocentowej uwagi na swoim rozmówcy, przez co wypada mniej profesjonalnie w jego oczach.
Mimo, że multitasking nie wydaje się najlepszą opcją pracy, to niestety w dzisiejszych czasach nie da się go uniknąć. Istnieją jednak sposoby na to, aby mimo to zwiększyć swoją wydajność. Pierwszym kluczowym elementem jest konsekwencja. Można na przykład ustalić o jakiej porze dnia sprawdzamy pocztę. Najlepiej jest robić to 3 razy dziennie. Po przyjściu do pracy, w trakcie oraz przed samym wyjściem. Dzięki temu nie będziemy co chwilę przerywać wykonywanego zadania. Inną pomocną techniką jest technika zwana Pomodoro. Polega ona na robieniu 25-minutowych interwałów, podczas których wykonujemy poszczególne czynności. Ważne jest, aby w tym czasie robić tylko jedną rzecz, a dopiero później przejść do następnej. Wydajność pracy podczas multitaskingu można również polepszyć dzięki ustalaniu priorytetów, harmonogramów i planowaniu. Pomocne jest także ustalenie jakie zadania możemy wykonywać równocześnie bez spadku wydajności. Mogą być to na przykład projekty dotyczące podobnych tematów. Dobrą porą na wielozadaniowość jest poranek. Postarajmy się więc, aby większa ilość czynności przypadała właśnie na tę porę dnia.
W ciągu dnia, kiedy odczuwamy największe zmęczenie, róbmy każdą czynność po kolei. Zredukuje to szansę na popełnienie błędu. Ostatnią wskazówką dotyczącą zwiększenia wydajności pracy podczas multitaskingu są notatki. Zapisujmy pomysły oraz informacje dotyczące każdego zadania. Mogą one dotyczyć tego co musimy jeszcze sprawdzić, zmodyfikować, zmienić lub poprawić. Jest to ważne, ponieważ w natłoku pracy bardzo często umykają nam detale.
Zarządzanie czasem i multitasking, dwa pojęcia, jedno znaczenie?
Multitasking jest często kojarzony z efektywnym zarządzaniem czasem. Może to wynikać z wyobrażenia, że wykonywanie wielu zadań jednocześnie oznacza więcej pracy wykonanej w krótszym czasie. Jednakże, jak wcześniej omówiono, wielozadaniowość często prowadzi do zmniejszenia efektywności pracy, a tym samym do gorszego wykorzystania czasu. To dlatego umiejętne zarządzanie czasem jest kluczowe dla każdego pracownika.
Zarządzanie czasem nie polega na wykonywaniu jak najwięcej zadań jednocześnie, ale na efektywnym wykorzystaniu dostępnego czasu do realizacji zadań. To oznacza priorytetyzację zadań, planowanie swojego dnia i robienie przerw, aby umysł mógł się zregenerować. Przerwy są szczególnie ważne w kontekście multitaskingu, ponieważ pomagają zresetować umysł i przywrócić jego skupienie.
Sprawdź mity na temat multitaskingu
Na temat multitaskingu krąży wiele mitów, jednak trzy z nich są najpopularniejsze. Pierwszy dotyczy tego, że wielozadaniowość w każdym przypadku jest zła. Nie jest to do końca prawda. Jest on dobry na przykład podczas pracy nad trudnym lub wymagającym zwiększonego wysiłku projektem. Podczas jego wykonywania przełączenie się na mniej wymagające zadanie jest nawet wskazane. Dzięki temu nasz umysł ma szanse się zresetować i odpocząć.
Kolejny mitem jest to, że żaden człowiek nie jest w stanie wykonywać kilku rzeczy naraz z dużą efektywnością. Uniwersytet Newcastle w Australii przeprowadził eksperyment dotyczący podzielności uwagi. Okazało się, że około 2% badanych było w stanie wykonywać kilka zadań jednocześnie bez spadku efektywności. W niektórych przypadkach ich wydajność nawet wzrastała. Takie osoby nazywane są super askerami.
Ostatnim mitem jest to, że wielozadaniowości można się nauczyć. Badania dotyczące tego tematu przeprowadził australijski neuropsycholog Paul E. Dux. Dzięki neuroobrazowaniu stwierdził on, że mimo intensywnych treningów umysłowych człowiek nie jest w stanie nauczyć się wielozadaniowości. Z kolei inna badaczka stwierdziła, że minimalna szansa na rozwinięcie się tej kompetencji istnieje jedynie u dzieci do 16-17 roku życia.
Jak widać multitasking to złożone zagadnienie, które wymaga od pracodawcy indywidualnego podejścia. Każdy pracownik powinien mieć prawo do decydowania o tym, ile zadań jednocześnie może wykonywać. Na szczęście coraz więcej firm zaczyna zwracać na to uwagę. Aby pomóc swoim pracownikom stwarzają na przykład strefy rekreacyjne w miejscu pracy. Dzięki temu mogą się oni zrelaksować i wrócić do obowiązków ze świeżym umysłem.
Ostatecznie, multitasking to tylko jeden z aspektów skutecznego wykonywania pracy. Aby naprawdę zwiększyć swoją produktywność, musisz rozwijać szereg umiejętności, takich jak zarządzanie czasem, organizacja, komunikacja i zdolność do skupienia się na jednym zadaniu. Pamiętaj, że jakość Twojej pracy zawsze powinna być priorytetem.
