Spis treści
Konieczność prowadzenia ewidencji czasu pracy wynika z przepisów zawartych w Kodeksie pracy. Zgodnie z art. 281 pkt 6 Kodeksu pracy: Kto, będąc pracodawcą lub działając w jego imieniu nie prowadzi dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników podlega karze grzywny od 1000 zł do 30.000 zł. Inaczej mówiąc, brak prowadzenia ewidencji czasu pracy osób zatrudnionych jest wykroczeniem przeciwko ich prawom. Z drugiej strony, w odniesieniu do niektórych grup pracowników podmioty prowadzące działalność gospodarczą są zwolnione z prowadzenia ewidencji czasu pracy. O jakie grupy dokładnie chodzi? Kiedy pracodawca bez narażania się na karę grzywny może nie prowadzić ewidencji czasu pracy swoich podwładnych
Wyjątek od reguły
Ewidencji czasu pracy nie trzeba prowadzić dla pracowników, którzy zarządzają zakładem pracy w imieniu pracodawcy. Ponadto, wyjątek w tym zakresie dotyczy także zatrudnionych w zadaniowym systemie pracy. Tacy pracownicy otrzymują zazwyczaj ryczałt za pracę w godzinach nadliczbowych lub w porze nocnej. Z obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy zwolnieni są też ci pracodawcy, którzy zatrudniają pracowników w taki sposób, że niemożliwe jest precyzyjne ustalenie ich godzin pracy. Warto przy tym podkreślić, że rezygnacja właśnie z ewidencjonowania czasu pracy określonych grup zatrudnionych nie jest równoznaczna z całkowitą rezygnacją prowadzenia dla nich dokumentacji. Poza czasem pracy w ewidencji przewiduje się także wpisywanie szczegółowych informacji z zakresu wykorzystania dni urlopowych czy też usprawiedliwionych nieobecności w zakładzie pracy.
Prowadzenie ewidencji czasu pracy ma na celu poprawne określanie wynagrodzenia pracownika oraz świadczeń przysługujących mu z tytułu przepracowanych godzin. To niezwykle ważne zagadnienie, które powinno być bardzo dobrze znane pracodawcom. W tym artykule przedstawimy wszystkie najważniejsze informacje, jakie trzeba wiedzieć odnośnie dokumentacji poświęconej czasowi pracy. Jak prawidłowo prowadzić ewidencję czasu pracy oraz kto ma obowiązek jej prowadzenia? Odpowiedzmy sobie na te i inne pytania.
Czy ewidencja czasu pracy jest obowiązkowa?
Przedsiębiorcy często zadają sobie pytanie, czy prowadzenie ewidencji czasu pracy jest obowiązkowe? Tak, obowiązek taki nakłada 149 artykuł Kodeksu pracy. Co więcej przepisy prawa jasno określają katalog dokumentów dotyczących ewidencjonowania czasu pracy. Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 roku, do ewidencji czasu pracy wprowadzono kilka istotnych zmian mających na celu zwiększenie dokładności dokumentacji oraz zapobieganie łamania dób pracowniczych i praw do nieprzerwanego odpoczynku.
Zgodnie z Kodeksem pracy do prowadzenia ewidencji czasu pracy zobowiązany jest pracodawca, ale nie musi tego robić samodzielnie. Zadanie to może spoczywać na odpowiednim kierowniku działu lub pracownikach działu kadr. Najważniejsze, aby w danym przedsiębiorstwie stosowna dokumentacja była prowadzona. Przepisy nie określają czy ewidencja czasu pracy ma być prowadzona papierowo, czy elektronicznie. Nie sprecyzowano także okresowości ewidencjonowania czasu pracy, ale uzupełnianie dokumentacji powinno być wykonywane możliwie, jak najbardziej bieżąco. Najczęściej prowadzi się miesięczną ewidencję.
W kilku przypadkach pracodawca nie ma obowiązku prowadzenia pełnej ewidencji czasu pracy pracowników.
- pracownikami zatrudnionymi w systemie zadaniowym o elastycznych godzinach pracy;
- pracowników zarządzających zakładem w imieniu pracodawcy;
- pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w godzinach nocnych.
Wyjątki te nie zwalniają pracodawcy z obowiązku ewidencji urlopów i innych nieobecności w pracy. Te są ujęte w ramach uproszczonej ewidencji czasu pracy.
Warto także nadmienić, że ewidencja czasu pracy jest często mylona z listami obecności. Jednak mowa tu o różnych dokumentach. Listy obecności prowadzone pisemnie lub elektronicznie są jedynie potwierdzeniem przebywania pracownika w pracy. Zatrudnione osoby za ich pośrednictwem poświadczają, że w danych godzinach świadczyły pracę.
Pracodawca ma obowiązek przechowywania ewidencji czasu pracy pracownika przez cały okres zatrudnienia, a także przez 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym zakończył się stosunek pracy. Pracodawca za nieprowadzenie ewidencji czasu pracy może otrzymać grzywnę w wysokości od 1000 zł do 30 000 zł, ponieważ zgodnie z art. 281. pkt 6 Kodeksu pracy jest to kwalifikowane jako wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Tym bardziej należy bezwzględnie dopilnować tego, aby ewidencja czasu pracy była prowadzona rzetelnie i na bieżąco.
Mechanik Utrzymania Ruchu
Extral Sp. z o.o.
- Rybnik
Doradca Klienta w Dziale IT
PeoplePro
- Nowy Sącz
Elektryk Utrzymania Ruchu
Extral Sp. z o.o.
- Żory
Doradca Klienta w Dziale IT
PeoplePro
- Szczecin
Doradca Klienta w Dziale IT
PeoplePro
- Toruń
Co powinna zawierać ewidencja czasu pracy?
Wiedząc kto musi prowadzić ewidencję czasu pracy pora sobie odpowiedzieć na pytanie, co powinno się w niej znaleźć? Przepisy szczegółowo określają rodzaj informacji, jaki musi zostać zawarty w poprawnie prowadzonej ewidencji czasu pracy.
Przede wszystkim powinna się w niej znaleźć karta ewidencji czasu pracy. To w niej zostają szczegółowo określone dni i godziny pracy pracownika oraz wszystkie nieobecności i dni wolne wynikające z przepisów lub świadczeń. Karta staje się również bezpośrednim narzędziem do wyliczenia wynagrodzenia pracownika.
Oprócz karty czasu pracy w ewidencji powinny się także znaleźć wszystkie wnioski oraz inne dokumenty związane z czasem pracy. Należy pamiętać, że ewidencja czasu pracy musi być prowadzona indywidualnie dla każdego pracownika. A co w przypadku umowy zlecenie? Tutaj również obowiązuje ewidencja czasu pracy - więcej piszemy na ten temat tutaj.
Jak prowadzić ewidencję czasu pracy?
Pracodawcy nie mają dowolności w prowadzeniu ewidencji czasu pracy zatrudnionych. Szczegółowe wymagania w zakresie tego dokumentu znaleźć można w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Zgodnie z § 8 tego rozporządzenia, pracodawca jest zobowiązany założyć i prowadzić odrębnie dla każdego pracownika takie dokumenty, jak:
- kartę ewidencji czasu pracy w zakresie obejmującym: pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dodatkowe dni wolne od pracy, a także dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy; w stosunku do pracowników młodocianych pracodawca uwzględnia w ewidencji także czas ich pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego,
- imienną kartę (listę) wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą,
- kartę ewidencyjną przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.
Do wglądu pracownika
Ewidencja czasu pracy jest podstawowym dokumentem, na podstawie którego oblicza się między innymi wynagrodzenie czy wysokość przysługującego pracownikowi do wykorzystania urlopu wypoczynkowego w danym roku kalendarzowym. W związku z powyższym, pracodawca jest zobowiązany i to na każde żądanie swojego podwładnego udostępnić mu prowadzoną dla niego ewidencję czasu pracy. W ten sposób pracownik ma możliwość kontrolowania, czy prowadzona przez jego szefa dokumentacja jest zgodna ze stanem rzeczywistym. Pracodawca o czym należy pamiętać nie może odmówić pracownikowi wglądu do tej dokumentacji. Z uwagi na ewentualne postępowanie dowodowe zatrudniony może każdorazowo wystąpić o wgląd do prowadzonej ewidencji przedkładając stosowny wniosek.
Miesięczna ewidencja czasu pracy
Przepisy prawa pracy nie określają czy ewidencja czasu pracy powinna mieć formę miesięczną, czy też roczną. Jednak nakazują prowadzenie jej na bieżąco i wymaga się, aby przynajmniej raz w miesiącu została ona zaktualizowana w celu poprawnego wyliczenia i wypłaty wynagrodzenia pracownikowi.
Do pracodawcy należy wybór najwygodniejszej formy prowadzenia ewidencji i przede wszystkim godzinowej karty pracy. W zależności od formy miesięcznej lub rocznej konstrukcja karty będzie się nieco różniła, choć dokumentuje ona te same informacje.
Karta ewidencji czasu pracy
Karta ewidencji czasu pracy to nieodzowny element dokumentacji związanej z czasem pracy. O ile przepisy nie określają szczegółowo jej wzoru to nakazują umieścić w niej konkretne informacje dokumentujące czas wykonywania pracy przez pracownika.
- liczbę przepracowanych godzin wraz z godzinami rozpoczęcia i zakończenia pracy;
- liczbę godzin nadliczbowych;
- liczbę godzin w porze nocnej;
- liczbę godzin dyżuru;
- liczbę dni wolnych od pracy;
- liczbę zwolnień od pracy;
- liczbę usprawiedliwionych zwolnień z pracy;
- liczbę nieusprawiedliwionych zwolnień z pracy;
- czas pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych, których wykonywanie jest dozwolone w celach nauki zawodu.
W uproszczonej ewidencji czasu pracy muszą zostać zawarte:
- dni wolne, ze wskazaniem tytułu ich udzielenia;
- zwolnienia z pracy z podaniem rodzaju i ich wymiaru;
- inne nieobecności usprawiedliwione i nieusprawiedliwione.
Wyżej wspomniane Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej, które zaczęło obowiązywać od 1 stycznia 2019 roku wprowadziło istotne zmiany w prowadzeniu ewidencji czasu pracy. Pracodawcy otrzymali obowiązek wskazania godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy w karcie czasu pracy pracownika, co ma pomóc w przestrzeganiu przepisów o dobie pracowniczej.
Pracodawcy muszą także podać szczegóły prowadzonego dyżuru przez pracownika ze wskazaniem godzin oraz miejsca jego pełnienia, co ma na celu dopilnowanie prawa pracownika do 11-godzinnego nieprzerwanego odpoczynku. W przypadku dni wolnych pojawił się także obowiązek wskazania tytułu ich udzielenia. Te elementy nie były konieczne przed wspomnianą datą.
Ewidencja czasu pracy - wzór
Nie istnieje ogólnopolski wzór godzinowej karty pracy. Oznacza to, że wygląd dokumentu może być dowolny pod warunkiem, że będzie on zawierał wszystkie potrzebne informacje. W sieci można znaleźć wiele wzorów pozwalających na łatwe sporządzenie godzinowej karty czasu pracy. Z ich pomocą można szybko i sprawnie uzupełnić wymagane prawem informacje.
Jak wypełnić ewidencję czasu pracy? Pomocne w tym będą powszechnie stosowane skróty. Podobnie, jak w przypadku wzoru karty ewidencji czasu nie ma uniwersalnych odgórnie określonych symboli, jakie się stosuje do jej wypełniania. Jednak z czasem wykształcił się klucz najbardziej popularnych i najczęściej stosowanych skrótów, jakie umieszcza się w dokumentach ewidencji czasu.
Skróty do wypełnienia karty czasu pracy:
Dotyczące zwolnień z pracy:
BL – badania lekarskie
SB – szkolenie BHP
PP – na poszukiwanie pracy
ZO – zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy w związku z wypowiedzeniem umowy o pracę
OP – opieka nad zdrowym dzieckiem
SW – służba wojskowa
UO – urlop okolicznościowy
ZW – zwolnienie na wezwanie organów państwowych
ZB – zwolnienie kobiety w ciąży w celu przeprowadzenia badań
Dotyczące usprawiedliwionych nieobecności:
CH – chorobowe
CD – chorobowe – opieka nad chorym dzieckiem
CR – chorobowe – opieka nad chorym członkiem rodziny
UW – urlop wypoczynkowy
UŻ – urlop na żądanie
UZ – urlop zaległy
UB – urlop bezpłatny
UM – urlop macierzyński
UR – urlop rodzicielski
WY – urlop wychowawczy
UJ – urlop ojcowski
UD – urlop dodatkowy
US – urlop szkoleniowy
WP – wyjście prywatne
NP – nieobecność usprawiedliwiona płatna
Dotyczące dni wolnych od pracy:
N – niedziela
S – sobota
Ś – święto
WŚ – dzień wolny za pracę w święto
WS – dzień wolny za pracę w sobotę
WN – dzień wolny za pracę w niedziele
W5 – dzień wolny z tytułu 5-dniowego tygodnia pracy
WD – dzień wolny za późny powrót z delegacji
WK – dzień wolny za oddanie krwi
WH – dzień wolny harmonogramowy
Elektroniczna ewidencja czasu pracy
Dokumentację można prowadzić w formie papierowej z pomocą choćby powyższego wzoru wypełnianego ręcznie. Dużą popularnością cieszy się również ewidencja czasu pracy w programie Excel. Arkusze kalkulacyjne stały się bardzo przydatnym narzędziem w rękach pracowników kadrowych.
W sieci można również znaleźć szablony godzinowych kart pracy wykonanych w programie Excel. Mają one dużo zalet. Przede wszystkim można z ich pomocą stworzyć roczną kartę ewidencji czasu pracy. Odpowiednie zakładki w arkuszu pozwalają prowadzić dla pracownika kompleksową dokumentację.
Przepisy prawa pracy dopuszczają prowadzenie elektronicznej ewidencji czasu pracy. Tę można przechowywać w postaci plików wykonanych choćby we wspomnianych arkuszach kalkulacyjnych. Jednak na rynku znajdzie się także sporo programów kadrowych poświęconych tworzeniu i przechowywaniu dokumentacji pracowniczej, w tym poświęconej czasowi pracy. Rozwój technologii pozwolił na opracowanie kompleksowych platform elektronicznych do wykorzystania w pracy kadr. Dzięki nowoczesnemu oprogramowaniu można znacznie sprawniej prowadzić dokumentację pracowniczą.
Roczna ewidencja czasu pracy 2021
Jak wypełnić roczną kartę ewidencji czasu pracy? Nie różni się to zbytnio od uzupełniania miesięcznej dokumentacji. W zasadzie całość opiera się o format, jaki wybierzemy. Wszystkie dane muszą być takie same, a więc zawierać wymienione powyżej informacje.
Jeżeli pracodawca nie korzysta ze specjalnego programu dla kadr do ewidencjonowania czasu pracy to może wykorzystać arkusze kalkulacyjne, które najlepiej spiszą się do tworzenia rocznej godzinowej karty pracy. Ostatnie ważne zmiany w prowadzeniu ewidencji czasu pracy wprowadzono wraz ze styczniem 2019 roku.
- Ewidencja czasu pracy jest obowiązkowa dla pracodawców na mocy przepisów Kodeksu pracy, a jej dokładność i bieżące uzupełnianie mają na celu zapobieganie łamaniu dób pracowniczych i praw do nieprzerwanego odpoczynku.
- Pracodawcy mają możliwość powierzenia prowadzenia ewidencji czasu pracy odpowiedniemu kierownikowi działu lub pracownikom działu kadr, ale decydujący jest fakt, czy taka dokumentacja jest prowadzona w ogóle.
- Ewidencja czasu pracy powinna zawierać między innymi kartę czasu pracy, w której uwzględnione są dni i godziny pracy pracownika, dni wolne oraz nieobecności w pracy. Dodatkowo, każdy pracownik powinien mieć prowadzoną indywidualną ewidencję, a nieobecności należy ująć w uproszczonej ewidencji czasu pracy. Przepisy przewidują również przechowywanie takiej dokumentacji przez pracodawcę przez 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym zakończył się stosunek pracy.
