Spis treści
Powstanie wirtualnych biur zrewolucjonizowało sposób postrzegania prowadzenia działalności gospodarczej. Pomysłodawcą wirtualnych biur był Ralph Gregory, który zauważył, że część przedsiębiorców nie potrzebuje własnego biura, by prowadzić firmę. Dziś takie podmioty cieszą się dużym zainteresowaniem zwłaszcza wśród właścicieli małych i średnich podmiotów gospodarczych.
Czym zajmują się wirtualne biura? Najprościej mówiąc, ich działalność jest skoncentrowana na dostarczaniu sprawdzonych rozwiązań pozwalających na zaoszczędzenie zarówno czasu, jak i pieniędzy. Podstawowa działalność biur wiązała się z udostępnianiem adresu zainteresowanym podmiotom gospodarczym. Z czasem coraz więcej biur rozszerzyło prowadzoną działalność gospodarczą i dziś oferuje wiele usług.
Co daje wirtualny adres biura?
Współcześnie wirtualne biura działają na terenie całej Polski. Przykładami mogą być: mBiuro Gdańsk działające na terenie Gdańska, HELLO w Katowicach czy Perfect Trade oferujące usługi przedsiębiorcom z Warszawy. Wszystkie one oferują zainteresowanym podmiotom możliwość skorzystania m.in. z prestiżowego adresu – adres biura przedsiębiorca podaje, dokonując rejestracji firmy.
- prestiżowy adres firmy
- redukcja kosztów
- wirtualny adres korespondencyjny
- oszczędność czasu
- obsługa administracyjna
- dostęp do sal konferencyjnych
Czy przedsiębiorcy rzeczywiście jest potrzebny prestiżowy adres, by móc prowadzić działalność gospodarczą? Okazuje się, że tak. Specjaliści wskazują, że rośnie liczba osób, które swoją pracę wykonują w domowym zaciszu. Tacy właściciele firm nie zawsze chcą podawać adres będący adresem ich zamieszania. W takim przypadku tanie wirtualne biuro sprawdza się, bo w ten sposób zainteresowany może posługiwać się adresem doskonale znanym przedsiębiorcom i klientom indywidualnych – większość wirtualnych biur wybiera na adres rejestracyjny powszechnie znane ulice.
Dodatkowe usługi wirtualnego biura
Biura wirtualne to podmioty oferujące również możliwość skorzystania przez zainteresowanych z szeregu innych usług. Przykładami są możliwość odciążenia się przez przedsiębiorcę z konieczności odbierania telefonów czy odpowiadania na wiadomości przychodzące na adres poczty elektronicznej firmy, czyli swego rodzaju prowadzenie wirtualnego sekretariatu. Zajęcia takie są najczęściej czasochłonne. Zdecydowana większość przedsiębiorców ma zaś problem z wygospodarowaniem czasu na takie czynności.
Inżynier budowy
P.H.U MEGA Sp. z o.o.
- Inowrocław
Travel Advisor for Nordic Premium Airline SAS with Norwegian
Concentrix CVG International sp. z o.o.
- Warszawa
Pracownik magazynowy
ASISTWORK
- 4 550-4 550 zł brutto / mc
- Robakowo
Kierownik Działu Zakupów
GFS Poland Sp. z o.o.
- Bielsko-Biała
PAKOWACZ LEKÓW (RÓWNIEŻ DLA PAR, DŁUŻSZA WSPÓŁPRACA)
E&A Agencja Zatrudnienia (nr KRAZ 385)
- Holandia
W zależności od potrzeb przedsiębiorcy, pracownicy wirtualnego biura mogą pomóc również w skanowaniu dokumentów czy nawet prowadzić księgowość lub stworzyć stronę internetową. W praktyce wirtualne biura oferują szeroką paletę usług – każdy przedsiębiorca znajdzie coś dla siebie, co pozwoli mu sprawniej prowadzić biznes.
Ile kosztuje wirtualne biuro?
Ceny wynajmu wirtualnego adresu zależą od kilku czynników, takich jak miejscowość, prestiż adresu (im lepsza lokalizacja, tym cena może być wyższa), a przede wszystkim zakres świadczonych usług. Większość biur wirtualnych oferuje swoje usługi w kilku pakietach, aby każdy zainteresowany mógł dobrać je do swoich potrzeb. Podawane są zwykle ceny miesięczne pakietu. Najbardziej prestiżowe wirtualne biura w stolicy czy innych dużych miastach, w podstawowym zakresie usług, to koszt ok. 150-200 zł netto miesięcznie.
z góry za 1-2 lata.
Wirtualne biuro a coworking
Wirtualne biura zajmują się również wynajmem biurek, wówczas jest to tzw. coworking. Każdy zainteresowany przedsiębiorca, który chciałby pracować w centrum miasta i którego nie stać na wynajem biura, może zdecydować się na takie rozwiązanie. Pozwoli to mu nie tylko pracować w centrum za niewielkie pieniądze i mieć stały wirtualny adres biura, lecz także poznać innych przedsiębiorców.
Zdecydowana większość wirtualnych biur, by oferować konkurencyjne warunki, decyduje się na ciekawe zagospodarowanie oferowanej przestrzeni biurowej. Jest to koniecznością, bo swoje usługi kierują często do osób działających głównie w branży kreatywnej. To także dobry pomysł na wykorzystanie nieużywanych lokali w dobrej lokalizacji. Wielu właścicieli nieruchomości właśnie z tego względu dowiaduje się, jak założyć wirtualne biuro i coworking, aby maksymalnie spożytkować posiadane środki i zasoby.
1) Nawet kilkadziesiąt tysięcy oszczędności rocznie
Wyobraź sobie, że na rachunku bankowym twojej firmy co miesiąc zostaje spora suma pieniędzy. Składają się na nią kwoty, które musiałbyś przeznaczyć na opłacenie wynajmowanego lokalu, szkolenia personelu czy wynajem sal konferencyjnych na spotkania z klientami. Korzystając z usług wirtualnego biura możesz oszczędzać. Wysokość oszczędności będzie zależeć wyłącznie od tego, jaki wariant usług wybierzesz, czyli od twoich indywidualnych potrzeb. Jeżeli zamierzasz wynająć w wirtualnym biurze biurko, to przeczytaj artykuł: „A może współdzielenie biura? Coworking coraz popularniejszy!”.
2) Profesjonalna obsługa
Jako przedsiębiorca możesz wiele czasu tracić na sprawdzanie poczty, odbieranie telefonów czy ustalanie szczegółów. Tym z powodzeniem może zająć się pracownik wirtualnego biura. W ten sposób zaoszczędzisz czas, który możesz wykorzystać np. na wykonanie zleceń lub odpoczynek. Ważne jednak, by wybrać wirtualne biuro cieszące się uznaniem wśród klientów – w ten sposób zyskasz pewność, że formalną obsługą klientów zajmą się profesjonaliści. Skorzystanie z usług biura nastawionego wyłącznie na zysk i zatrudniającego przypadkowych pracowników, może spowodować problemy z komunikacją i tym samym odbić się na jakości świadczonych usług.
3) Pomoc w opracowaniu identyfikacji wizualnej
By znaleźć dobrze zlokalizowane wirtualne biuro, korzystasz m.in. z wyszukiwarki Google. Do skorzystania z oferty konkretnego biura powinny przekonać cię również dodatkowe usługi przez nie oferowane. Przykładem jest możliwość zamówienia profesjonalnej identyfikacji wizualnej. O tym, dlaczego powinieneś zadbać o ten aspekt, możesz przeczytać w artykule: „Dlaczego wizerunek firmy jest ważny?”.
4) Wsparcie księgowe i informatyczne
Trudno wyobrazić sobie prowadzenie firmy bez komputera czy specjalnego oprogramowania. Wsparcie informatyczne jest nieocenioną pomocą na każdym etapie prowadzenia działalności. Podobnie jest ze wsparciem księgowym – jako przedsiębiorca możesz skorzystać z usług profesjonalnego biura rachunkowego, możesz również zdecydować się na pomoc specjalistów zatrudnionych właśnie w wirtualnym biurze. Drugie rozwiązanie eliminuje konieczność kontaktu z kolejnym podmiotem i jednocześnie pozwala na poczynienie oszczędności. Decydując się na konkretny pakiet oferowany przez biuro, rachunek za usługi może być niższy niż ten, który zostałby wystawiony przez biuro rachunkowe.
5) Podwyższenie prestiżu firmy
Również o tym punkcie nie powinieneś zapomnieć. Rozpoznawalny adres pomaga w prowadzeniu biznesu, bo buduje zaufanie i prestiż. Jeżeli chcesz posługiwać się właśnie takim, to wcale nie musisz opłacać wysokich rachunków za wynajem pomieszczeń w centrum miasta. Skorzystanie z usług wirtualnego biura pozwala ci na korzystanie z jego adresu. Warto przy tym pamiętać, że zdecydowana większość biur jest zlokalizowana w atrakcyjnych dzielnicach miast.
To może Cię również zainteresować
