Wielozadaniowość w pracy - czy to ma sens?

Z całą pewnością wielozadaniowość pozwala zaoszczędzić całkiem sporo czasu. W praktyce jednak przeskakiwanie z zadania na zadanie lub nawet wykonywanie kilku w tej samej chwili może znacząco obniżać naszą efektywność i koncentrację. Co może zrobić pracownik, który czuje, że pracując w ten sposób będzie wykonywał swoje zadania coraz gorzej? Czy pracodawca powinien ingerować w to, jak pracuje jego podwładny? Okazuje się, że można rozwiązać ten problem organizując w prawidłowy sposób czas pracy. Jak to zrobić i jakie mogą być efekty takiego zabiegu?

Dodatkowa para rąk potrzebna od zaraz

Wielu pracowników przyznaje, że w ciągu dnia pracy potrzebuje dodatkowej pary rąk. Kiedy zadań przybywa, zaś szef nie myśli o zatrudnieniu kolejnej osoby, rodzi się problem. Pojęcie wielozadaniowości jest szczególnie znane pracownikom biurowym, którzy muszą nauczyć się wykonywać kilka czynności w tym samym czasie. Pisanie na klawiaturze, odbieranie telefonu i jednoczesne pakowanie poczty to standardowe czynności wykonywane przez większość sekretarek czy asystentek. Tymczasem w rzeczywistości nie jest możliwe efektywne przeskakiwanie z jednego zadania na drugie. Aby wywiązać się z powierzonych zadań i jednocześnie zrobić to bez opóźnień, niezbędne jest właściwe zorganizowanie swojego dnia pracy.

Jak wygląda wielozadaniowość w praktyce?

Osoby, które stosują wielozadaniowość w pracy podkreślają, że tego właśnie wymagają od nich współpracownicy lub szef. Ale warto zastanowić się, czy rzeczywiście wszystkie czynności trzeba wykonywać naraz. Okazuje się, że w ten sposób spada nasza efektywność. Z przeprowadzonych badań wynika, że niemal 30% swojego czasu pracownicy mogą marnować na przełączanie się pomiędzy różnymi czynnościami. Oznacza to, że strata jest duża i konieczne jest rozważenie zmiany kolejności wykonywanych zadań. W ten sposób zaoszczędzić można nie tylko czas, ale również nerwy pracownicy, którzy stosują wielozadaniowość w swojej codziennej pracy nie rzadko są zmuszeni pozostawać w pracy po godzinach.

Wykonywanie zadań wymaga koncentracji. Widać to zwłaszcza w pracy biurowej. Tylko w teorii odebranie telefonu podczas sporządzania dokumentu w niczym nie przeszkadza. W efekcie jednak dochodzi do sytuacji, w której pracownik potrzebuje nawet 20 minut na to, aby ponownie osiągnąć poziom 100% zaangażowania w wykonywaną poprzednio czynność. Z tego też względu tak ważne jest nie tylko uzmysłowienie sobie tych czynników, które rozpraszają w codziennej pracy, ale również próba efektywnego zagospodarowania czasu i wyeliminowanie czynników, które negatywnie wpływają na koncentrację.

Szukasz pracy?

Doradca Klienta w Dziale IT

PeoplePro

• Rzeszów

Dodana 23 lis 2024

Doradca Klienta w Dziale IT

PeoplePro

• Szczecin

Dodana 23 lis 2024

Elektryk Utrzymania Ruchu

Extral Sp. z o.o.

• Rybnik

Dodana 23 lis 2024

Doradca Klienta w Dziale IT

PeoplePro

• Toruń

Dodana 23 lis 2024

Elektryk Utrzymania Ruchu

Extral Sp. z o.o.

• Żory

Dodana 23 lis 2024

Praca Warszawa Praca Wrocław Praca Kraków Praca Katowice

Z całą pewnością problem wielozadaniowości może być kluczem do pożegnania z pracą po godzinach czy życiem pod presją czasu. W tym jednak wypadku konieczne jest przede wszystkim zasygnalizowanie problemu szefowi i próba wspólnego wypracowania kompromisu. Pracownik, który zdecyduje się na zmienienie stylu swojej pracy, powinien otrzymać niezbędne wsparcie. Najczęściej konieczne jest ono, aby mógł on uporządkować dotychczasowe zadania lub je zakończyć. Dzięki temu nowe będzie wykonywał już bez opóźnień. W przeciwnym razie może dojść do takiej sytuacji, że pracownik będzie zmuszony pozostawać po godzinach, aby zakończyć wcześniej rozpoczęte zadania, zaś w godzinach pracy wykonywać wyłącznie bieżące czynności. 

Tymczasem wielozadaniowość bardzo silnie łączy się z umiejętnością organizacji dnia pracy. Z doświadczenia z pewnością wiesz, że na twoje biurko trafiają sprawy różnej wagi. Te najistotniejsze wymagają skupienia się. Inne, mniej ważne, możesz wykonać w wolnych chwilach.

Czy wielozadaniowości można się nauczyć?

Wykonywanie wielu czynności jednocześnie nie zawsze jest postrzegane jako zaleta. Warto pamiętać, że oderwanie się od zajęcia, aby zająć się innym sprawia, że ponownie musimy zapoznać się ze szczegółami poprzedniego. W efekcie tracimy cenne minuty. To najczęściej wysuwany kontrargument na stwierdzenie, że wielozadaniowość pozwala szybko uporać się z wszystkimi zawodowymi obowiązkami.

Czy wielozadaniowości można się nauczyć? Nie jest to łatwe, nie jest również niemożliwe. Klucz do sukcesu tkwi w umiejętności organizowania czasu dnia. Najważniejsze jest, abyś wykonał listę zadań, które muszą zostać zrealizowane w danym dniu, a następnie zaplanował wykonywanie czynności w taki sposób, aby wdrożenie wielozadaniowości było możliwe. Przykład: Załóżmy, że musisz wykonać wstępny projekt, a następnie wydrukować przygotowaną prezentację w 50 egzemplarzach. Masz do wykonania również dwa telefony. Od czego zacząć? Od przygotowania projektu, bo gdy będziesz drukował kolejne strony (co zajmie trochę czasu), będzie mógł przeprowadzić rozmowy telefoniczne. W praktyce zaoszczędzisz co najmniej kilka minut.

A może skoncentrować się na jednym zadaniu?

Nie każdy radzi sobie, wykonując kilka czy kilkanaście czynności jednocześnie. Jeżeli próbowałeś wielokrotnie wielozadaniowości, ale za każdym razem próba okazywała się nieudana, to nie warto marnować dalej czasu – lepiej zrobisz, jeżeli będziesz ustalał sobie granice czasowe. Załóżmy, że masz zadanie, które – jak wiesz ze swojego doświadczenia – zajmie ci ok. 30 minut. W takiej sytuacji wystarczy, że nastawisz stoper lub będziesz pilnował minut. Zmotywujesz się do wykonania zadania w założonym czasie, co bez wątpienia sprawi, że będziesz miał ochotę postawić sobie poprzeczkę wyżej.

Wyznaczenie czasu, w którym musisz wykonać konkretne zadanie to idealny sposób, za pomocą którego wyeliminujesz korzystanie z wszystkich aplikacji, które odrywają cię od jego zrealizowania. Taki sposób idealnie sprawdza się w pracy i – co istotne – jest zupełnym przeciwieństwem wielozadaniowości.

Czy wielozadaniowość jest dla każdego?

Trudno jednoznacznie powiedzieć, czy wielozadaniowość sprawdza się w praktyce. Z pewnością są osoby, którym wykonywanie kilku czynności jednocześnie nie sprawia żadnego problemu. Jeżeli do nich nie należysz, a wszelkie próby wprowadzenia wielozadaniowości do codziennego dnia okazały się nieudane, to lepiej zrobisz, gdy popracujesz nad swoją organizacją. To powinno przynieść ci więcej korzyści – sprawnie zarządzając swoim czasem, możesz wykonać znacznie więcej zadań niż pierwotnie założyłeś.

Wielozadaniowość jako strategia zarządzania czasem

Jako pracodawca, z pewnością jesteś świadomy, jak istotne jest efektywne zarządzanie czasem w pracy. Wielozadaniowość może okazać się jednym z kluczowych elementów tej strategii. Umożliwia bowiem jednoczesne wykonywanie kilku różnych zadań, co w teorii powinno skrócić czas ich realizacji. Ale czy na pewno?

Odpowiedź nie jest jednoznaczna. Wszystko zależy od umiejętności twojego zespołu. Jeżeli pracownicy radzą sobie z wykonywaniem wielu zadań naraz i są w stanie utrzymać wysoki poziom koncentracji, to takie podejście przyniesie korzyści. W przypadku osób, które wolą skupić się na jednym zadaniu, ciągłe przerywanie pracy może prowadzić do błędów i dłuższego wykonywania zadań. Dlatego kluczowe jest poznanie mocnych i słabych stron twojego zespołu oraz dostosowanie strategii zarządzania czasem do ich umiejętności.

Wielozadaniowość - czy to rozwiązanie dla każdego?

Podczas wykonywania zadań, pracownicy korzystają z wielozadaniowości w różnym stopniu. Dla niektórych jest to naturalne i niezbędne do efektywnej pracy, dla innych natomiast przekroczenie pewnego progu obciążenia może prowadzić do przeciążenia i spadku produktywności. Dlatego, jako pracodawca, powinieneś dostosować zadania do indywidualnych preferencji i umiejętności swoich pracowników.

Jednakże, niezależnie od indywidualnych predyspozycji, wielozadaniowość wymaga praktyki i umiejętności. Dlatego, jeśli zauważysz, że niektórzy pracownicy mają trudności z równoczesnym wykonywaniem różnych zadań, może być warto rozważyć szkolenia lub warsztaty mające na celu rozwijanie tej umiejętności. Pamiętaj, że odpowiednio wykorzystana wielozadaniowość może przynieść korzyści nie tylko dla pracowników, ale także dla całej organizacji, poprawiając efektywność i produktywność.

5 ciekawostek i informacji o wielozadaniowości 

• Badania wykazały, że jednoczesne wykonywanie kilku zadań jednocześnie może prowadzić do spadku produktywności i jakości pracy. W rzeczywistości, osoby, które często próbują wykonywać wiele zadań jednocześnie, mają tendencję do popełniania więcej błędów i potrzebują więcej czasu na wykonanie każdego zadania. ^źródło
• Badania wykazały, że kobiety są lepsze w jednoczesnym wykonywaniu wielu zadań niż mężczyźni. Według badań, kobiety mają lepszą zdolność do przeskakiwania między różnymi zadaniami i szybsze przełączanie uwagi. ^źródło
• Próba jednoczesnego wykonywania wielu zadań jednocześnie może prowadzić do zwiększonego poziomu stresu i zmęczenia. Badania wykazały, że osoby, które często próbują wykonywać wiele zadań jednocześnie, mają tendencję do odczuwania większego poziomu stresu i zmęczenia niż osoby, które skupiają się na jednym zadaniu na raz. ^źródło
• Badania wykazały, że jednoczesne wykonywanie zadań może prowadzić do spadku poziomu inteligencji emocjonalnej. Osoby, które często próbują wykonywać wiele zadań jednocześnie, mają tendencję do wykazywania mniejszej zdolności do rozpoznawania i kontrolowania swoich emocji.
• Badania wykazały, że jednoczesne wykonywanie zadań może prowadzić do spadku poziomu kreatywności. Osoby, które często próbują wykonywać wiele zadań jednocześnie, mają tendencję do wykazywania mniejszej zdolności do generowania nowych pomysłów i rozwiązywania problemów w innowacyjny sposób.