Idealna rozmowa kwalifikacyjna - o co i jak pytać kandydatów?

Zdarza się, że poszukiwania pracownika na dane stanowisko przedłużają się i w konsekwencji trwają dłużej, niż zakładaliśmy przed rozpoczęciem procesu rekrutacji. Przyczyn może być wiele – zbyt wygórowane oczekiwania, zawężenie obszaru poszukiwań albo niewłaściwie przygotowana rozmowa kwalifikacyjna.

W niniejszym artykule zajmiemy się ostatnią kwestią i przeanalizujemy, jak powinna wyglądać idealna rozmowa o pracę, która ma na celu wyłonienie najbardziej odpowiadającego potrzebom firmy kandydata. Poniżej opisujemy, jak rzetelnie przygotować się do rozmowy kwalifikacyjnej oraz jak powinna przebiegać taka rozmowa.

Jak przygotować się do rozmowy kwalifikacyjnej?

Maksymalizacja procesu rekrutacji rozpoczyna się od szczegółowego procesu analizy potrzeb firmy wobec sytuacji, w jakiej obecnie się znajduje – to jest udzielenie odpowiedzi na pytanie: w jakim celu szukamy pracownika? Może bowiem okazać się, że nowy pracownik wcale nie jest niezbędny. Czasem wystarczy przeszeregować zadania i obowiązki obecnego zespołu, a to pozwoli na zaoszczędzenie czasu i pieniędzy na rekrutację oraz utrzymanie pozyskanego pracownika. Jeśli okaże się, że jego angaż jest konieczny, warto przeanalizować: jaki będzie zakres obowiązków nowego pracownika. Jeśli jest on zatrudniany na stanowisko swojego poprzednika, pojawia się doskonała okazja, aby przeanalizować, czy przejmie on identyczne obowiązki, jakie miał jego poprzednik. Być może należy je nieco zawęzić bądź rozszerzyć, aby wyniki pracy były rzetelniejsze.

Kolejną kwestią jest ustalenie: kogo szukamy? Wiąże się to z koniecznością wskazania pożądanych kwalifikacji, umiejętności i predyspozycji. Im szersza lista, tym lepiej. Można ją później zawęzić, a przy okazji wyeliminujemy ryzyko, że zapomnieliśmy o najważniejszym. Po przeanalizowaniu potrzeb firmy powstanie swego rodzaju profil pożądanego kandydata. Stanowić będzie bazę do dalszych etapów rekrutacji i pomoże dobrze przygotować się do rozmowy kwalifikacyjnej.

Ogłoszenia mają wpływ na przebieg rozmowy

Stworzenie właściwego ogłoszenia o pracę ma swoje odzwierciedlenie w przebiegu rozmowy. W takiej ofercie pracy powinien znaleźć się profil pożądanego kandydata, który będzie odpowiadać na pytania, jakiego kandydata poszukuje firma – mowa tutaj o kwalifikacjach, umiejętnościach, perspektywach rozwoju. Zapraszając daną osobę na rozmowę rekrutacyjną, będzie ona wiedziała, czego może się spodziewać. Tym samym żadna ze stron nie zmarnuje czasu na cały proces – kandydat bez danych kwalifikacji nie złoży aplikacji, a rekruter nie zaprosi osoby nieodpowiadającej oczekiwaniom na taką rozmowę. Poniżej podpowiadamy, jak zadać odpowiednie pytania na rozmowie kwalifikacyjnej.

Jak przeprowadzić rozmowę kwalifikacyjną?

Trudno wskazać uniwersalne pytania na rozmowie kwalifikacyjnej, które właściwe były dla każdego sektora zatrudnienia, każdego rodzaju przedsiębiorstwa czy odpowiadały na potrzeby każdej firmy. Rozmowę kwalifikacyjną warto oprzeć o wspomniany powyżej profil potencjalnego kandydata. Warto jednak zastanowić się, o co zapytać kandydata na rozmowie kwalifikacyjnej, dlatego poniżej prezentujemy szereg zagadnień z różnych obszarów, które można dowolnie modyfikować w taki sposób, aby były zgodne z potrzebami i misją firmy:

Szukasz pracy?

Operator maszyn produkcyjnych/pracownik produkcji

Randstad Polska Sp. z o.o.

• 5 100-6 000 zł brutto / mc
• Kielce

Dodana 2 lis 2024

Pracownik produkcji

Randstad Polska Sp. z o.o.

• 4 500-4 950 zł brutto / mc
• Bodzentyn

Dodana 2 lis 2024

Stolarz

Randstad Polska Sp. z o.o.

• Bielsko-Biała

Dodana 2 lis 2024

Kierowca C+E

WOJTAN TRANSPORT SP.J.

• 8 000 zł netto / mc
• Dąbrowa Górnicza

Dodana 2 lis 2024

Pracownik produkcji

Randstad Polska Sp. z o.o.

• 4 500 zł brutto / mc
• Kajetanów

Dodana 2 lis 2024

Praca Warszawa Praca Wrocław Praca Kraków Praca Katowice

• Obszar zawodowo-merytoryczny – ma za zadanie ustalenie kwalifikacji i umiejętności pracownika. Pytania na rozmowie kwalifikacyjnej powinny być stawiane w sposób konkretny w oparciu o życiorys pracownika. Warto poruszyć tutaj kwestię wykształcenia: dlaczego kandydat wybrał taką ścieżkę edukacji, co z niej wyniósł, czy następnym razem wybrałby podobnie, czy odbywał praktyki, jak wykształcenie przełoży się na pracę w firmie, do której aplikuje, a także chęć dalszej edukacji itp. Obszar ten to również miejsce na pytania o doświadczenie zawodowe: powody podjęcia i opuszczenia poprzednich stanowisk, zdobyte kwalifikacje i umiejętności, wykonywane zadania, zrealizowane projekty, osiągnięcia, cele zawodowe. Test predyspozycji zawodowych czy test kompetencji zawodowych to zaawansowane narzędzia, które wyłaniają predyspozycje zawodowe kandydatów.
   
• Obszar motywacyjny – ma na celu określenie ambicji, celów i predyspozycji kandydata do realizowania założeń firmy. Pytania na rozmowie kwalifikacyjnej o ambicje oraz cele mogą – lecz nie muszą – być stawiane wprost. Poprzez zastosowanie pytań projekcyjnych (kreowanie sytuacji, oddziaływanie na wyobraźnię rekrutowanej osoby) można pozyskiwać informacje o motywacji pracownika: dlaczego wybrał takie stanowisko, co wniesie do firmy, czy planuje dalszą edukację i rozszerzanie kwalifikacji, aspiracje, oczekiwania wobec ścieżki kariery, a także źródła motywacji.

• Obszar osobowościowy – najtrudniejszy do zbadania poprzez wywiad. Zalecane są testy zdolności poznawczych i inne testy psychometryczne o wysokiej rzetelności i trafności. Obszar osobowościowy porusza indywidualne cechy i predyspozycje kandydata – jego cechy osobowościowe, które mogą wpływać na funkcjonowanie firmy. Do najbardziej pożądanych osobistych wartości pracownika należy uczciwość, moralność, elastyczność, wytrwałość, odpowiedzialność, pozytywne nastawienie, umiejętność współpracy i pracy pod presją (czasu i osób trzecich), pewność siebie, profesjonalizm. Rynek pracy nie jest statyczny, tak jak statyczna nie jest żadna firma. Pracownicy powinni być gotowi do realizowania założeń firmy, a wspomniane predyspozycje w znaczącym stopniu ułatwiają ten proces.
   
• Obszar kreatywny – szczególnie pożądany w branżach kreatywnych, na stanowiskach zarządczych i wymagających niekonwencjonalnych rozwiązań, a także w korporacjach. Umożliwia wyłonienie pracowników, którzy najbardziej odpowiadają profilowi firmy, działają w sposób zdecydowany, są pomysłowi i zaangażowani, co prawdopodobnie przełoży się na ich stosunek do pracy i firmy. Kultowe pytania, zadawane na rozmowach rekrutacyjnych przez gigantów to m.in.: dlaczego studzienki ściekowe są okrągłe, ilu jest na całym świecie stroicieli do fortepianu, wyjaśnij pojęcie bazy danych w trzech zdaniach 8-latkowi. I choć odpowiedzi na te pytania może być nieskończenie wiele, to umożliwiają one rekruterom sprawdzenie takich umiejętności jak działanie pod presją, kreatywność, zdolność komunikowania.

Dzięki pytaniom (i uzyskanym odpowiedziom) rekruter otrzymuje informacje na temat sposobu pracy kandydata. Następnie warto je zestawić ze sporządzoną uprzednio sylwetką kandydata i przeanalizować kwestie zbieżne i rozbieżne. Wbrew pozorom przeprowadzenie profesjonalnej rozmowy o pracę nie jest proste i łatwo popełnić błąd, który może być znaczący dla efektywności rekrutacji.

Posłuchaj podcastu na temat typowych błędów rekrutacyjnych, by dowiedzieć się więcej:

Przy tym wszystkim warto pamiętać, że rozmowy kwalifikacyjne są tymi z rodzaju najbardziej stresujących. Wobec tego kandydaci mogą prezentować nieco odmienny wizerunek pracownika, aniżeli rzeczywiście miałoby to miejsce. Jeśli więc uważasz, że kandydat prezentuje stosunkowo atrakcyjny profil i mógłby dobrze uzupełnić brakujący wakat w firmie, nie mnie jednak nie wypadł na rozmowie najlepiej – możesz zaprosić go na kolejne spotkanie albo uzupełnić niektóre kwestie poprzez rozmowę telefoniczną.

Rozmowa kwalifikacyjna po angielsku

Coraz częściej istnieje potrzeba przeprowadzenia części rozmowy kwalifikacyjnej po angielsku, co jest związane z wymogami firmy dotyczącymi umiejętności kandydata aplikującego na danego stanowisko – obecnie coraz częściej zdarza się tak, że potencjalni pracownicy powinni znać język angielski (lub inny język obcy) przynajmniej na poziomie, który pozwoli im swobodnie komunikować się obcokrajowcami. Rozmowa kwalifikacyjna po angielsku często jest stresującym elementem rozmowy o pracę – szczególnie dla kandydata. Warto jednak przełamywać barierę językową, co może udać się w pracy, która wymaga dysponowania językiem obcym.

Reasumując – trudno jest wykreować idealną rozmowę kwalifikacyjną. Każdy kandydat jest inny, każdy ma inne doświadczenia i predyspozycje. Warto przygotować się do rozmowy kwalifikacyjnej i prześledzić życiorys kandydata. Rozmowa o pracę wcale nie musi być straconym czasem nawet wtedy, jeśli dany kandydat nie zostanie przyjęty na stanowisko. Takie rozmowy owocują bowiem w przyszłości – pozwalają sprecyzować oczekiwania i uniknąć popełnionych błędów w kolejnych procesach rekrutacyjnych.

Z punktu widzenia kandydatów ubiegających się o posadę ważnym jest, że pracodawca w procesie rekrutacji powinien unikać odwoływania się do nieobiektywnych przesłanek, w tym zwłaszcza tych, które dotyczą wyglądu, płci czy wieku. Co więcej, zgodnie z art. 32 ust. 2 Konstytucji, nikt nie może być dyskryminowany czy to w życiu politycznym, społecznym, czy też gospodarczym i to z jakiejkolwiek przyczyny. Oznacza to, że podczas rozmowy kwalifikacyjnej kandydat powinien być oceniany za swoje zawodowe osiągnięcia, dotychczasowy przebieg kariery zawodowej czy też wykształcenie. Na taki stan rzeczy znaczący wpływ miała integracja europejska, która spowodowała, że nasz kraj zdecydował się włączyć do krajowego ustawodawstwa zapisy, które chroniłyby przed dyskryminacją.

Dyskryminujące kryteria

Choć świadomość kandydatów poszukujących odpłatnego zajęcia, jak i pracowników rośnie, to wciąż można spotkać się z takimi ogłoszeniami o pracę, w których zawarte zostały dyskryminujące kryteria. Mowa tu między innymi o wskazaniu płci pracownika, jego wieku czy podkreśleniu faktu, że powinien być on niekarany. Wciąż część szukających posady nie zdaje sobie sprawy z faktu, że pracodawcy nie mają całkowitej dowolności w tworzeniu ogłoszeń o pracy. Ponadto, poza samymi anonsami, które ukazują się czy to w prasie branżowej, czy też na portalach ogłoszeniowych, warto zwrócić uwagę na przebieg rozmowy kwalifikacyjnej. Otóż, zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami, nie każde pytanie może zostać zadane przez rekrutującego.

Zamknięty katalog informacji

Zgodnie z art. 22¹ § 1 Kodeksu pracy pracodawca może wymagać od kandydata ubiegającego się o stanowisko podania takich danych osobowych, jak:

• imię (imiona) i nazwisko,

• imiona rodziców,

• datę urodzenia,

• miejsce zamieszkania (adres do korespondencji),

• wykształcenie,

• przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

W niektórych przypadkach pracodawca będzie mógł żądać od pracownika podania również innych danych ? dla przykładu ? imion i nazwisk dzieci, ale tylko wówczas, ich jest ?konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy? (art. 22¹ § 2 Kodeksu pracy). Taki stan rzeczy jednoznacznie wskazuje, że osoba przeprowadzająca rekrutację nie może wypytywać choćby o życie prywatne kandydata, jego poglądy polityczne czy społeczne.

Dyskryminacja pośrednia i bezpośrednia

Z punktu widzenia zarówno pracowników, jak i osób aplikujących o pracę, ważny jest art. 18^3a § 1 Kodeksu pracy: ?Pracownicy powinni być równo traktowani w zakresie nawiązywania i rozwiązywania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania oraz dostępu do szkolenia w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych, w szczególności bez względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, religię, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientację seksualną, a także bez względu na zatrudnienie na czas określony lub nie określony albo w pełnym lub niepełnym wymiarze czasu pracy?. Warto przy tym pamiętać, że katalog ten nie jest zamknięty. Z punktu widzenia pracowników ważne jest, że dyskryminacja zachodzi wówczas, gdy podjęta przez pracodawcę decyzję została podjęta przy zastosowaniu nieobiektywnych kryteriów.

Przeciwdziałanie dyskryminacji

Zgodnie z przepisami pracodawcy mogą badać wyłącznie merytoryczne kompetencje aplikującego na stanowisko. Oznacza to, że przy podjęciu decyzji o zatrudnieniu powinni oni kierować się doświadczeniem zawodowym czy wykształceniem. Tylko w niektórych, uzasadnionych przypadkach, mogą oni ? dla przykładu ? żądać zaświadczenia o niekaralności. Warto przy tym podkreślić, że o dyskryminacji, jako popularnym zjawisku mówi się coraz więcej. I wydaje się, że tylko dalsze edukowanie w tym kierunku zarówno pracowników, jak i pracodawców przyniesie oczekiwane rezultaty.