Duża rotacja pracowników - skąd się bierze i jak jej zapobiegać?

Rotacja pracowników - dlaczego jest taka ważna?

Rotacja personelu stanowi ważny wskaźnik funkcjonowania firmy. Oznacza odejście zatrudnionych z zakładu pracy w określonym czasie z różnych przyczyn. Niesie za sobą liczne konsekwencje dla pracodawcy – od kosztów aż po deficyt pracowników.

Rodzaje rotacji pracowniczej

Możemy wyróżnić dwa rodzaje rotacji pracowników: dobrowolną oraz niedobrowolną. Odejścia niedobrowolne zachodzą z inicjatywy pracodawców, którzy mają swoje odrębne motywacje. Najczęściej jest to niezadowolenie ze sposobu wykonywania obowiązków zawodowych przez pracownika, zmiany w strukturze organizacyjnej firmy czy zamknięcie lub otworzenie nowego oddziału przedsiębiorstwa. Nad tym rodzajem rotacji pracodawca ma niemal pełną kontrolę – wyjątek może stanowić odmowa pracownika (np. w sytuacji awansu, degradacji, wyjazdu w delegację itp.).

Inaczej jest w przypadku rotacji dobrowolnej, gdzie pracobiorcy sami decydują się na odejście z firmy. Tutaj ciężko jest pracodawcom przewidzieć potencjalne decyzje podwładnych, a zatem trudno też jest im zapobiegać bezpośrednio. Dobrym rozwiązaniem jest zastosowanie programu prewencyjnego, który zniweluje ryzyko dużej rotacji pracowników.

Sposoby zapobiegania nadmiernej fluktuacji pracowników omówiono w poniższej prezentacji:

Wskaźniki rotacji pracowników

Próba eliminacji fluktuacji pracowniczej wymaga odpowiedniego zdiagnozowania w placówce, a dopiero w drugim etapie podjęcia właściwych kroków. Do pomiaru rotacji wykorzystywane są różnego rodzaju wskaźniki, które dobiera się ze względu na dostępność danych oraz to, jakie informacje chcemy uzyskać.

Firmy najczęściej wykorzystują ogólny wskaźnik rotacji pracowników. Obliczany jest on na podstawie ilorazu całkowitej liczby pracowników, którzy odeszli z przedsiębiorstwa w ciągu roku do chwili obecnej oraz całkowitej liczby pracowników obecnie zatrudnionych w przedsiębiorstwie. Sposób ten ma jednak pewne wady – w tym wskaźniku pracowników odchodzących oraz nowozatrudnionych traktuje się jako równych sobie oraz nie bierze pod uwagę długości stażu zatrudnienia pracowników odchodzących ani przyczyn rotacji. 

Drugim sposobem jest zmodyfikowany ogólny wskaźnik rotacji pracowników. Przedstawia on liczbę zatrudnionych, którzy odeszli z organizacji w minionym roku w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych w minionym roku. Wskaźnik ten nadal nie uwzględnia długości stażu pracy, a rotacja pracowników z krótkim stażem wywołuje odmienne skutki niż ta, która dotyczy pracowników z doświadczeniem.

Kolejnym typem jest wskaźnik stabilizacji, który nie bierze pod uwagę pracobiorców odchodzących po krótkim okresie zatrudnienia (zazwyczaj do 1 roku). Obliczany jest jako iloraz liczby pracowników zatrudnionych przez co najmniej rok i całkowitej liczby pracowników zatrudnionych rok wcześniej.

Do pomiaru rotacji pracowników w firmie można także użyć wskaźnika zwolnień przez pracodawcę (iloraz liczby zatrudnionych zwolnionych przez pracodawcę i ogólnej liczby zatrudnionych) oraz wskaźnika dobrowolnych odejść (stosunek liczby pracobiorców odchodzących z własnej woli do ogólnej liczby pracobiorców zatrudnionych w firmie).

Wszystkie z powyższych wskaźników mają swoje wady i zalety, jednak odpowiednio dobrana miara do potrzeb przedsiębiorstwa pozwoli ustalić faktyczny problem w firmie. Dzięki określeniu poziomu fluktuacji w przedsiębiorstwie możliwe będzie ograniczenie kosztów, jakie duża rotacja pracowników generuje w firmie.

Przyczyny nadmiernej rotacji pracowników

Fluktuacja personelu stała się zjawiskiem powszechnym. Niska stopa bezrobocia, niż demograficzny oraz niebojące się niczego nowe pokolenia wkraczające na rynek pracy. Wszystko to powoduje, że pracodawcy borykają się z problemem zbyt intensywnej rotacji pracowniczej. Aby ograniczać to zjawisko, powinni podejmować kroki, które pomogą je wyeliminować. Do tego niezbędne jest poznanie przyczyn płynności personelu, a do takowych między innymi należą:

• Niesatysfakcjonujące wynagrodzenie zasadnicze, czyli zbyt niska wartość obowiązkowej podstawy wynagrodzenia (stawki miesięcznej, godzinowej, akordowej lub prowizyjnej).
• Zła atmosfera w pracy, czyli odczuwane przez pracowników napięcie, stres, zbyt wysokie wymagania nieadekwatne do płacy, wrogie i konkurencyjne nastawienie współpracowników wobec siebie.
• Nieatrakcyjne warunki zatrudnienia, czyli zbyt niska płaca, niskie świadczenia socjalne lub ich brak, zbyt częste nadgodziny, źle ustalany grafik pracy, brak systemu premiowego itp.
• Brak jasno wytyczonej ścieżki rozwoju – w dzisiejszych czasach to niezwykle istotny aspekt. Pracownicy dążą do samorealizacji zawodowej, a brak możliwości awansu lub mobilności i poszerzania wiedzy w różnych obszarach firmy zmusza pracobiorców do zmiany pracodawcy.

Jak przeciwdziałać fluktuacji pracowników?

Jeśli po obliczeniu wskaźnika rotacji pracowniczej i kosztów, jakie firma ponosi, zarządcy dojdą do wniosku, że najwyższa pora wdrożyć prewencję, na początku trzeba będzie dobrać odpowiednie działania naprawcze. Pierwszym krokiem będzie obserwacja procesów rekrutacji kandydatów do firmy. Już podczas selekcji należy zwracać uwagę na pożądane kwalifikacje oraz kompetencje pracowników oraz zweryfikować, czy dana osoba pasuje do kultury organizacyjnej panującej w firmie. Również na wstępie warto przedstawić kandydatom faktyczny opis działań i warunków wynagradzania, aby w wyniku rozbieżności nie dochodziło do dobrowolnych zwolnień.

Kolejnym krokiem jest odpowiednia adaptacja pracownicza. Każdy nowoprzyjęty pracownik powinien być wdrażany sukcesywnie w obowiązki przez życzliwych i doświadczonych pracowników. Niezwykle skutecznym rozwiązaniem jest także przeprowadzanie cyklicznych badań satysfakcji z pracy wśród zatrudnionych, z podziałem na staż pracy. Takie zapoznanie się z opinią pracowników umożliwi sprawne zidentyfikowanie przyczyn ich niezadowolenia i ułatwi proces wdrażania środków prewencyjnych wobec rotacji pracowników. Nowym, aczkolwiek bardzo efektywnym sposobem jest przeprowadzanie indywidualnych wywiadów z pracownikami, którzy odchodzą z firmy. Pozwala to na rzeczywistą ocenę przyczyn przepływu personelu.

Koszty rotacji pracowników

Szukasz pracy?

Kierowca C+E

WOJTAN TRANSPORT SP.J.

• 8 000 zł netto / mc
• Dąbrowa Górnicza

Dodana 2 lis 2024

Magazynier - operator wózka widłowego

Randstad Polska Sp. z o.o.

• 5 100-6 000 zł brutto / mc
• Nowiny

Dodana 2 lis 2024

Operator maszyn produkcyjnych/pracownik produkcji

Randstad Polska Sp. z o.o.

• 5 100-6 000 zł brutto / mc
• Kielce

Dodana 2 lis 2024

Pracownik produkcji

Randstad Polska Sp. z o.o.

• 4 500-4 950 zł brutto / mc
• Bodzentyn

Dodana 2 lis 2024

Pracownik produkcji

Randstad Polska Sp. z o.o.

• 4 500 zł brutto / mc
• Kajetanów

Dodana 2 lis 2024

Praca Warszawa Praca Wrocław Praca Kraków Praca Katowice

W przypadku, gdy z firmy odchodzi pracownik, koszty jego zastąpienia są bardzo wysokie. Najczęściej wynoszą od 80 do nawet 100% rocznego wynagrodzenia. Ograniczenie fluktuacji ma bezpośredni wpływ na rozwój firmy, dlatego tak wielu pracodawców uważnie śledzi wskaźnik rotacji pracowników i stara się zapobiegać niepotrzebnym odejściom. Jest o co się starać, bo przykładowo, gdy wynagrodzenie pracownika wynosi 4500 zł miesięcznie, to w firmie składającej się z 500 osób i przy współczynniku rotacji wynoszącym 15%, wystarczy obniżyć ten współczynnik o zaledwie 2-13%, aby korzyść finansowa wyniosła nawet pół miliona złotych.

Hasło „rotacja a fluktuacja” często wyszukiwane jest w sieci, tymczasem pojęcia te stanowią synonimy. Warto wiedzieć, że na koszt fluktuacji składają się różne czynniki, których suma wynosi, jak już wspomniano, 80-100% rocznego wynagrodzenia pracownika decydującego się na odejście. Zdecydowanie najwięcej kosztuje rotacja kadr oraz pracowników specjalistycznych. Jednak duża rotacja pracowników niewyspecjalizowanych także niesie ze sobą spore koszty, na które składają się:

• koszty odejścia – obejmują one środki przeznaczone na tzw. exit interview, koszty administracyjne niezbędne do rozliczenia pracownika, koszty ekwiwalentów, np. za niewykorzystany urlop, koszty odpraw oraz koszty wynikająca ze spadku wydajności osoby, która odchodzi oraz pracującego z nią personelu. Koszty odejścia wynoszą ok. 25% rocznego wynagrodzenia;
• koszty zastąpienia – obejmują koszty rekrutacji, badań wstępnych i specjalistycznych, koszty IT wynikającej z konieczności uruchomienia stanowiska pracy oraz nadania niezbędnych dostępów, koszty związane z dojściem do optymalnej wydajności nowego pracownika. Suma kosztów zastąpienia to nawet 50% rocznego wynagrodzenia;
• koszty wdrożenia – fluktuacja personelu niesie ze sobą także koszty związane z różnego rodzaju szkoleniami zewnętrznymi oraz wewnętrznymi, które są niezbędne do pracy na danym stanowisku. Stanowią one ok. 10% rocznego wynagrodzenia.

Jak więc widać koszty związane z rotacją pracowników są bardzo duże, a w wyliczeniach nie uwzględniono jeszcze różnych kosztów pośrednich, które są inne dla każdej firmy. W ich skład zalicza się wydatki dotyczące niewykorzystanych możliwości, utraconej wiedzy o firmie, utraconych relacji pracowniczych czy obniżonej jakości usług lub produktów.

Wszystkie powyższe narzędzia i sposoby radzenia sobie z dużą rotacją pracowników powinny być dobrane indywidualnie i zgodnie z potrzebami firmy. Każdy zakład ma bowiem swoją specyfikę i odrębną kulturę organizacji. Nie sposób w pełni zapobiec fluktuacji pracowników, jednak systematyczne przyglądanie się wszelkim procesom w firmie umożliwi częściowe sprawowanie kontroli nad owym zjawiskiem.

Rotacja pracowników to po prostu odejście pracowników z firmy. W literaturze mówi się o rotacji dobrowolnej i przymusowej. Ta pierwsza ma miejsce wówczas, gdy zatrudnieni sami decydują się zrezygnować z pracy na rzecz aktualnego pracodawcy. Choć rotacja może być niekiedy korzysta dla pracodawcy, to najczęściej nie jest. Jeżeli zauważyłeś, że kolejni pracownicy składają wypowiedzenia, czas zacząć działać. Jak? Co możesz zrobić, aby zatrzymać pracowników w firmie?

Dlaczego pracownicy odchodzą?

Podstawową kwestią jest, abyś dotarł do powodów, dla których pracownicy decydują się odejść z twojej firmy. Powodów może być dużo, a przykładowe to:

• Złe warunki zatrudnienia – taką odpowiedź możesz usłyszeć wówczas, gdy zatrudniasz w oparciu o umowy cywilnoprawne, które w żaden sposób nie chronią pracowników;
   
• Kiepskie warunki płacowe – wynagrodzenie pracownika powinno być uzależnione od jego umiejętności, doświadczenia i wykształcenia. Jeżeli nie zagwarantowałeś pracownikowi należytego wynagrodzenia, to nie powinieneś się dziwić, że zdecydował się odejść, gdy znalazł atrakcyjniejszą ofertę pracy;
   
• Zła atmosfera w pracy – jeżeli pracownicy nie mogą się między sobą porozumieć, to trudno oczekiwać, aby z chęcią przychodzili do pracy;
   
• Brak wytycznych od przełożonego i celów, do których firma dąży – jako szef powinieneś poinformować swoich pracowników, czego od nich wymagasz;
   
• Praca w firmie nie rozwija – nie wszystkim pracownikom zależy wyłącznie na wysokim wynagrodzeniu. Ci, którzy chcą zdobyć doświadczenie lub rozwijać się, mogą czuć się sfrustrowani, robiąc codziennie to samo.

Chęci pozostania w obecnym miejscu pracy najbardziej sprzyja zadowolenie z otrzymywanych zarobków, dobre warunki zatrudnienia i ciekawe obowiązki zawodowe, dające możliwość pełnego wykorzystywania posiadanych kwalifikacji.

Powody chęci zmiany pracy przez Polaków
(CBOS, 2022)

Co ciekawe, powody te mogą znacznie różnić się w zależności od konkretnej branży. Sprawdziliśmy, jak wygląda to w polskim IT. Respondenci badania przeprowadzonego przez Devs_Data jako czynniki decydujące o przyjęciu oferty pracy wskazują kolejno pensję, tryb pracy, rodzaj umowy, reputację pracownika i benefity.

Źródło obrazka: www.devsdata.com

Jak widać wypłata jest ważna, ale nie wystarczy zaoferować pracownikowi pensji zgodnej z aktualnymi stawkami na rynku, żeby pozyskać zadowolonego i lojalnego specjalistę i zatrzymać go na lata. Coraz więcej pracowników oczekuje od organizacji także realnych możliwości rozwoju.

Jak widzisz, powodów, dla których pracownicy decydują się odejść z firmy, jest naprawdę wiele. Pierwszy krok, który musisz wykonać,  to poznać przyczyny złożenia wypowiedzenia przez poszczególne osoby. Wiedząc, nad którym polem musisz popracować, będzie ci łatwiej zahamować ten proces.

Branże szczególnie narażone na rotację pracowników

Istnieją zawody, których rotacja dotyka częściej. Przeważnie to te z niskimi wynagrodzeniami, które nie wymagają wysokich kwalifikacji, ale wiążą się ze żmudną i monotonną pracą. W grupach zawodowych, gdzie pracownicy są narażeni na silny stres, a ich zarobki skorelowane są z wynikami, również dochodzi do częstych zmian. Przykładem może być tutaj personel sprzedażowy (zarówno sprzedawcy stacjonarni, jak i przedstawiciele handlowi) oraz telemarketerzy.

Znaczną fluktuację personelu (czasem nawet na poziomie 80% w skali roku) obserwujemy także w branży rolniczej, gastronomicznej oraz budowlanej. Można uznać ją jednak za proces kontrolowany, gdyż wynika z sezonowości zatrudnienia w tych branżach.

Kto najczęściej zmienia pracę?

Z cyklicznych badań Monitor Rynku Pracy 2023 przeprowadzanych przez agencję Randstad wynika, że największą rotację odczuwają branże hotelarska i gastronomiczna. Jednak i tutaj powodem jest charakter branży, który z góry zakłada pewną sezonowość. Na kolejnych miejscach znaleźli się pracownicy z sektora ubezpieczeń oraz opieki zdrowotnej i służby socjalnej.

Pracę najczęściej zmieniali pracownicy w wieku 18-29 lat. To aż 35% całej grupy. Dzięki większej ilości miejsc pracy, młodzi pracownicy nie martwią się o dostępność pracy, kierują się innymi wartościami. 

Monika Hryniszyn, Regional HR leader Northern Europe & Global Talent w Randstad, wyciąga wnioski, które warto wziąć pod uwagę przygotowując się do walki z rotacją:

Jak zatrzymać rotację pracowników?

Jak wynika z wielu badań – ogromną motywacją dla pracowników jest należyte wynagrodzenie za wykonywaną pracę. Jeśli w odczuciu pracownika jest ono za niskie, możemy spodziewać się, że prędzej czy później opuści naszą organizację w poszukiwaniu lepiej płatnej posady. 

Poziom wynagrodzenia nie jest jednak jedynym czynnikiem, który zatrzyma dobrych pracowników. Coraz częściej chcą oni pracować w miejscu, które jest przyjazne, w którym panuje wysoka kultura w pracy, możliwy jest rozwój i zwiększanie kompetencji zawodowych. Ważne są dla nich dobre relacje z przełożonym oraz współpracownikami, sprawiedliwe traktowanie i zachowanie równowagi między życiem zawodowym a pracą (work-life balance).

Stosuj te zasady, jeśli chcesz na dłużej zatrzymać u siebie kompetentnych i zaangażowanych pracowników:

• cykliczne przeprowadzanie anonimowych ankiet (pomogą zdiagnozować istniejące problemy w firmie),
• dokładna selekcja pracowników już na poziomie rekrutacji (również w odniesieniu do szczerości w opisywaniu obowiązków zawodowych),
• wdrażanie nowego pracownika w obowiązki stopniowo, pomoc ze strony przełożonych i współpracowników,
• umożliwienie awansów na równych zasadach,
• dostosowanie pensji do rynku prac,
• atrakcyjne warunki pozapłacowe,
• przeprowadzanie tzw. exit interview, by dowiedzieć się o powodach opuszczania firmy,
• tworzenie skutecznych systemów obronnych przed kampaniami rekrutacyjnymi konkurentów (ciekawie pisze o tym Stephen Taylor w książce: Płynność zatrudnienia. Jak zatrzymać pracowników w firmie),
• wzmacnianie wizerunku firmy jako pracodawcy (employer branding).

Krzysztof Pieczyński twierdzi, że fluktuacja do pewnego poziomu jest naturalna, konieczna i korzystna zarówno dla pracowników, jak i firmy. Jako remedium na problemy ze zbyt dużą rotacją pracowników wskazuje przede wszystkim zrozumienie jej bezpośrednich powodów:

Pamiętaj o benefitach

Oferujesz pracownikom odpowiednie wynagrodzenie oparte na umowie o pracę, atmosfera w firmie jest przyjazna, umożliwiasz specjalistom rozwój i dokształcanie? W sytuacji, gdy czynniki te stają się obowiązującą normą, pomyśl o tym, by zaoferować pracownikom coś więcej. Coś, czego nie zapewnia im konkurencja.

Co można zaoferować pracownikom, aby zapobiec rotacji?

Gdy firma się rozwija…

…naturalnym może być, że jako jej właściciel masz ograniczone środki np. na podwyżki. Właśnie z tego względu tak ważne jest, abyś docenił czynnik, jakim jest motywacja. Nie zawsze przyznanie podwładnym premii powoduje, że będą oni pracować wydajniej niż dotychczas. W ten sposób możesz, co prawda, podnieść poziom ich zaangażowania, ale na krótko. Jeżeli chcesz osiągnąć spektakularne efekty, lepiej doceniaj pracę podwładnych. Wyjdź z założenia, że pochwał nigdy nie jest za dużo.

Pamiętaj przy tym, aby cyklicznie rozmawiać ze swoimi podwładnymi. W ten sposób dowiesz się, czego im brakuje. Mając tę wiedzę, będziesz wiedział, jak zareagować.

Wizerunek firmy może ucierpieć

Pamiętaj, że rotacja pracowników negatywnie wpływa na wizerunek twojej firmy. Musisz wiedzieć, że dziś w internecie działa wiele serwisów, na których pracownicy przestrzegają się przed złożeniem aplikacji do niesolidnych firm lub tych, w których atmosfera czy warunki pracy są złe. Jeżeli takie wpisy zaczną pojawiać się o twojej firmie, to będziesz mieć poważny problem. Poza tym, że nie będziesz mógł znaleźć pracowników na stałe, to jeszcze ucierpią twoje kontakty z kontrahentami. Pamiętaj o tym i zareaguj, gdy zauważysz, że z firmy odchodzą kolejne osoby.

Podsumowanie

Pojęcie "rynku pracownika" nabiera znaczenia, szczególnie w branżach, gdzie specjaliści mogą dyktować warunki zatrudnienia. Rotacja pracowników na ogół wynika głównie z niskich zarobków, monotonii i niezadowolenia z warunków pracy. Branże takie jak hotelarska, gastronomiczna, rolnicza i budowlana są szczególnie podatne na rotację pracowników, a młodsze pokolenia wykazują większą skłonność do zmiany miejsca zatrudnienia. Aby zatrzymać pracowników, kluczowe jest oferowanie adekwatnych wynagrodzeń, atrakcyjnych benefitów pozapłacowych oraz troska o rozwój i relacje w miejscu pracy.