Spis treści
Zobacz także artykuł: Faktura: jakie dane i informacje powinna zawierać? Rodzaje faktur w obrocie gospodarczym
Czym jest Biała lista podatników VAT?
Wszyscy księgowi zgodnie podkreślają, że biała lista podatników VAT to narzędzie, z którego powinni korzystać wszyscy przedsiębiorcy podpisujący umowy z partnerami handlowymi. Biała lista VAT została udostępniona wszystkim zainteresowanym 1 września 2019 roku. Dzięki niej przedsiębiorcy w łatwy i szybki sposób mogą weryfikować kontrahentów, z którymi podejmują współpracę.
- czy kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT,
- potwierdzić numer rachunku bankowego, na który należy przesłać należność z tytułu świadczonych usług,
- zweryfikowanie podstaw prawnych decyzji dotyczących przedsiębiorcy, np. w zakresie odmowy rejestracji, wykreślenia z rejestru lub przywrócenia do rejestru.
Biała lista VAT prowadzona jest przez Krajową Administrację Skarbową (KAS). Prowadzenie działalności gospodarczej, gdy mamy dostęp do informacji z białej listy VAT jest znacznie łatwiejsze, gdyż mniejsze jest ryzyko, iż zostaniemy oszukani przez nieuczciwego kontrahenta.
Biała lista podatników VAT - jakie informacje się tam znajdują?
Wykaz podatników prowadzony przez Krajową Administrację Skarbową zawiera szereg informacji istotnych zarówno dla urzędów skarbowych jak i przedsiębiorców. Biała lista VAT zawiera następujące informacje:
Mechanik Utrzymania Ruchu
Extral Sp. z o.o.
- Rybnik
Elektryk Utrzymania Ruchu
Extral Sp. z o.o.
- Rybnik
Doradca Klienta w Dziale IT
PeoplePro
- Rzeszów
Elektryk Utrzymania Ruchu
Extral Sp. z o.o.
- Żory
Doradca Klienta w Dziale IT
PeoplePro
- Nowy Sącz
- nazwa firmy bądź imię i nazwisko osoby prowadzącej działalność gospodarczą,
- numer służący do identyfikacji podmiotu na potrzeby podatku, gdy taki numer przyznano (np. NIP, PESEL, KRS, REGON),
- status podmiotu (zarejestrowany jako podatnik VAT czynny, podatnik VAT zwolniony, niezarejestrowany lub wykreślony z rejestru),
- adres siedziby firmy - gdy podmiot nie jest osobą fizyczną,
- imiona i nazwiska oraz numery identyfikacji podatkowej osób wchodzących w skład organu uprawnionego do reprezentowania podmiotu,
- imię i nazwisko bądź nazwa firmy wspólnika oraz jego numer identyfikacji podatkowej,
- data rejestracji, odmowy rejestracji lub wykreślenia z rejestru bądź przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT,
- podstawa prawna podjętych działań - odmowy rejestracji, wykreślenia bądź przywrócenia zarejestrowania jako podatnik VAT,
- numery rachunków rozliczeniowych w banku lub imiennych rachunków w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której dana firma jest członkiem, otwartych w związku z uruchomieniem działalności gospodarczej – wskazanych w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub zgłoszeniu aktualizacyjnym i potwierdzonych przy wykorzystaniu STIR.
Jak sprawdzić czy kontrahent jest na białej liście podatników VAT?
Weryfikacja obecności kontrahenta na białej liście podatników VAT jest stosunkowo prosta. Poradzi sobie z tym bez problemu nawet zwykły pracownik biurowy. W pierwszej kolejności musimy wejść na stronę internetową Ministerstwa Finansów: www.podatki.gov.pl/wykaz-podatnikow-vat-wyszukiwarka.
Do wyszukiwarki wpisujemy jedną z wybranych danych:
- numer konta,
- numer NIP,
- numer REGON,
- nazwa podmiotu.
Po wpisaniu odpowiednich informacji klikamy przycisk "szukaj", a po chwili dowiemy się, jaki jest aktualny status danego podatnika. Warto zaznaczyć, że dane zawarte w wykazie są aktualizowane raz dziennie w każdy dzień roboczy.
Brak kontrahenta na białej liście podatników VAT – co to oznacza?
Weryfikacja obecności kontrahenta na białej liście podatników VAT jest niezwykle istotna - zwłaszcza, gdy realizujemy transakcje opiewające na kwotę powyżej 15 000 złotych. Począwszy od 1 stycznia 2020 roku wszyscy czynni podatnicy VAT w Polsce są zobowiązani, aby opłacać należności za transakcje o wartości powyżej 15 000 złotych brutto wyłącznie na rachunki zamieszczone na białej liście.
Zgodnie z przepisami, przedsiębiorcy muszą każdorazowo weryfikować, czy dany numer konta bankowego znajduje się w wykazie KAS. Jeżeli przedsiębiorca wykona na rzecz kontrahenta przelew powyżej 15 000 złotych brutto, wówczas musi liczyć się z negatywnymi konsekwencjami. Są one następujące:
- Właściciel firmy utraci możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu tej kwoty bądź części kwoty, którą zapłacono na rachunek inny niż wskazano w białej liście VAT.
- Przedsiębiorca będzie narażony na ponoszenie odpowiedzialności solidarnej wraz ze swoim kontrahentem, gdy okaże się, że ma on zaległości podatkowe związane z brakiem uiszczenia należnego podatku VAT od zrealizowanej transakcji.
Od powyższych sankcji można się uwolnić, jeżeli najpóźniej w ciągu 7 dni (w czasie stanu epidemii termin uległ przedłużeniu do 14 dni) od realizacji przelewu na nieodpowiedni numer rachunku bankowego poinformujemy o tym naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla podatnika, który uiścił należności.
Należy także w odpowiedni sposób zabezpieczyć się na okoliczność wykreślenia kontrahenta z białej listy VAT. W tym celu najlepiej jest wydrukować dane z białej listy aktualne na dzień, w którym realizowaliśmy przelew, a następnie przechowywać je w dokumentacji.
Jak dodać numer konta do białej listy podatników VAT?
Każdy przedsiębiorca, którego firma jest zarejestrowana w CEIDG, może dodać numer konta do białej listy podatników VAT korzystając z portalu Biznes.gov.pl. Tam należy złożyć elektroniczny wniosek, w którym trzeba podać następujące informacje:
- imię i nazwisko posiadacza konta bankowego,
- pełna nazwa banku oraz jego siedziba,
- numer rachunku bankowego,
- rodzaj rachunku bankowego (osobisty/firmowy).
Warto wiedzieć, że nawet jeżeli wcześniej podawaliśmy we wniosku do CEIDG numer rachunku bankowego, to nie będzie on widoczny we wpisie. Jest to spowodowane tym, iż CEIDG przekazuje informację o numerze rachunku do urzędu skarbowego, jednak nie zajmuje się jej archiwizacją.
Oznacza to, że omawiane miejsce na numer rachunku we wpisie CEIDG zawsze będzie puste. W celu uzyskania informacji, który numer rachunku bankowego był ostatnio zgłoszony do urzędu skarbowego, należy skontaktować się ze swoim urzędem.
- Biała lista podatników VAT jest narzędziem, którego powinni korzystać wszyscy przedsiębiorcy podpisujący umowy z partnerami handlowymi.
- Zawarte na niej informacje, takie jak status podmiotu, numery identyfikacyjne czy adres siedziby firmy chronią przed oszustwami w biznesie.
- Weryfikacja obecności kontrahenta na białej liście podatników VAT jest obowiązkowa, szczególnie gdy realizujemy transakcje opiewające na kwotę powyżej 15 000 złotych.
- Dodanie numeru konta do białej listy podatników VAT możliwe jest dla każdego przedsiębiorcy, którego firma jest zarejestrowana w CEIDG i może to zrobić korzystając z portalu Biznes.gov.pl.
