Spis treści
Definicja podróży służbowej
Zgodnie z art. 775 Kodeksu pracy, o podróży służbowej można mówić tylko wówczas, gdy zadania służbowe wykonywane są poza siedzibą pracodawcy lub też poza stałym miejscem wykonywania pracy. Podróż służbowa wyróżnia się swoim incydentalnym charakterem. Mimo że może być to oczywiste, warto podkreślić, że podróż służbowa musi być zlecona bezpośrednio przez pracodawcę.
Diety w krajowej podróży służbowej
Z rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 roku w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce budżetowej z tytułu podróży służbowej wynika, że podróż służbowa daje pracownikowi prawo do różnych świadczeń.
Wśród najbardziej znanych są diety. W założeniu ich wysokość powinna pokrywać koszty wyżywienia w podróży służbowej. Zgodnie ze wspomnianym rozporządzeniem, wartość diety w czasie podróży krajowej wynosi 45 zł na dobę. Aby została przyznana w tej wysokości, wyjazd musi trwać przez określony czas. Zgodnie z § 7 rozporządzenia, jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:
- mniej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje,
- od 8 do 12 godzin – przysługuje połowa diety,
- ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.
Nieco inaczej jest, gdy podróż trwa dłużej niż dobę. Wówczas za każdą dobę pracownikowi przysługuje dieta w pełnej wysokości. Dodatkowo pracodawca jest zobowiązany zapłacić również za każdą rozpoczętą dobę. Osobie zatrudnionej należy się odpowiednio:
- do 8 godzin – połowa diety,
- ponad 8 godzin – dieta wypłacana jest w pełnej wysokości.
W każdym przypadku czas podróży służbowej powinien być liczony od momentu jej rozpoczęcia (wyjazdu) do chwili jej zakończenia (przyjazdu). Oznacza to, że doba delegacyjna nie musi pokrywać się z dobą rozumianą w klasyczny sposób.
Ślusarz
Spółdzielnia SIP ZPCh
- Krosno
Pracownik produkcji
Randstad Polska Sp. z o.o.
- Gliwice
Specjalista/Specjalistka w biurze Fundacji
American Heart of Poland Spółka Akcyjna
- Katowice
Pracownik lady mięsnej- Psary
Golden Serwis Sp. z o. o.
- 28-28 zł brutto / h
- Psary
Pracownik produkcji
Randstad Polska Sp. z o.o.
- Częstochowa
Dieta w niepełnej wysokości – w jakich sytuacjach?
Pracodawca nie zawsze będzie zobowiązany do zwrócenia pracownikowi równowartości diety w pełnej wysokości. W niektórych sytuacjach może być zwolniony z obowiązku jej wypłaty. I tak pracownik nie będzie miał prawa do diety, jeżeli:
- będzie oddelegowany do miejscowości stałego lub czasowego pobytu,
- przejazd do domu odbywać będzie się w dniu wolnym od pracy – dotyczy pracownika przy podróży służbowej, która trwała przez minimum 10 dni,
- pracodawca zagwarantował wyżywienie całodniowe (śniadanie, obiad i kolację).
W przypadku zagwarantowania pracownikowi częściowego wyżywienia, dieta może zostać pomniejszona odpowiednio o:
- 1/4 za śniadanie i kolację,
- 1/2 za obiad.
Jak wygląda sytuacja, gdy wyjeżdżasz w delegację za granicę?
Przelicznik kilometrów delegacji
Kiedy pracownik wykorzystuje swój prywatny samochód do podróży służbowej, przysługuje mu zwrot kosztów w formie kilometrówki. Wysokość zwrotu za kilometr podróży służbowej określa Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej.
Dla samochodu osobowego:
- Silnik o pojemności do 900 cm³ - 0,89 zł.
- Silnik o pojemności powyżej 900 cm³ - 1,15 zł.
Dla motocykla - 0,69 zł.
Dla motoroweru - 0,42 zł.
Ten element jest istotny podczas rozliczania delegacji, ponieważ pozwala pracownikowi na odzyskanie części poniesionych kosztów związanych z użytkowaniem prywatnego pojazdu na cele służbowe. Wysokość kilometrówki może ulegać zmianom ze względu na koszty paliwa, inflację oraz zmiany gospodarcze.
Regulamin podróży służbowej
Pracodawca, w którego firmie pracownicy są często wysyłani w podróże służbowe, powinien pamiętać o wprowadzeniu regulaminu podróży służbowych.
- Celu i powodach podróży służbowej.
- Zasadach finansowania podróży, czyli informacje o diecie, zakwaterowaniu, transporcie oraz zwrotach i limitach wydatków.
- Procedurach zgłaszania i zatwierdzania podróży – opisie procesu planowania, zgłaszania podróży służbowej, wymaganych dokumentach, terminach zgłoszeń oraz osobach odpowiedzialnych za zatwierdzenie wyjazdu.
- Standardach i środkach transportu oraz zakwaterowania – tu pomocne będzie wskazanie preferowanych środków transportu, kryteriów wyboru zakwaterowania oraz procedur rezerwacji.
- Zasadach rozliczenia wyjazdu, czyli wytycznych dotyczących składania raportów z podróży, dokumentacji kosztów, procedur zwrotu wydatków oraz innych ważnych aspektów związanych z rozliczeniem podróży służbowej.
Więcej: Sporządzenie regulaminu podróży służbowej.
Rozliczenie podróży służbowej
Rozliczenie podróży służbowej jest niezbędnym krokiem po zakończeniu delegacji. Pracodawca musi wiedzieć, jak prawidłowo rozliczyć wyjazd, aby uniknąć potencjalnych problemów z pracownikami oraz organami kontrolującymi.
- Upewnij się, że wszystkie paragony, faktury i inne dokumenty potwierdzające wydatki są zebrane i dobrze przyporządkowane.
- Sprawdź stawki diet za każdy dzień delegacji.
- Zweryfikuj, czy koszty zakwaterowania nie przekraczają limitów ustanowionych przez firmę lub przepisy prawa.
- Upewnij się, że koszty przejazdów (samochodem, pociągiem, samolotem) są właściwie udokumentowane i zgodne z polityką firmy.
- Zerknij na listę innych wydatków. Mogą należeć do nich opłaty konferencyjne, koszty reprezentacji czy inne wydatki służbowe. Powinny być udokumentowane i uzasadnione.
- Jeżeli podróż odbywała się za granicę, trzeba uwzględnić przelicznik walutowy. Ustal jaki kurs walutowy został użyty przy rozliczeniach i czy jest on akceptowalny dla firmy.
- Porównaj wszystkie wydatki i procedury rozliczeniowe z obowiązującym w firmie regulaminem podróży służbowych, aby upewnić się, że wszystkie rozliczenia są zgodne z wewnętrznymi wytycznymi.
Przy rozliczaniu podróży służbowej należy pamiętać o przysługujących pracownikowi dietach, zwrocie kosztów transportu, noclegów oraz innych niezbędnych kosztów podróży. Wszystkie te elementy powinny znaleźć się na liście wydatków w rozliczeniu delegacji.
Ubezpieczenie delegacji zagranicznej
Pracodawca jest zobowiązany pokryć koszty ubezpieczenia. To pomoże, jeśli pracownik w czasie podróży będzie borykał się problemami zdrowotnymi lub innymi nieprzewidzianymi okolicznościami.
Korzyści z posiadania ubezpieczenia delegacji zagranicznej jest wiele, należą do nich:
- Bezpieczeństwo pracownika: w przypadku nagłych wypadków czy chorób, pracownik ma zagwarantowaną opiekę medyczną bez dodatkowych opłat.
- Ochrona finansowa firmy: ubezpieczenie minimalizuje ryzyko nieprzewidzianych wydatków związanych z leczeniem czy hospitalizacją pracownika.
- Wzmocnienie employer brandingu: wiedza o tym, że firma dba o bezpieczeństwo swoich pracowników, może podnieść ich morale i poczucie lojalności wobec pracodawcy.
Podsumowanie
Przed wysłaniem pracownika w podróż służbową pracodawca powinien upewnić się, że podwładny jest odpowiednio poinformowany o celu i zakresie wyjazdu oraz zna zasady finansowania wyjazdu. Konieczne jest ustalenie i omówienie wszelkich szczegółów dotyczących diet, zakwaterowania i środków transportu.
Po zakończeniu delegacji, pracownik musi przedstawić dokładne i kompletne rozliczenie z wyjazdu, zawierające wszystkie niezbędne dokumenty i paragony. Współpraca i komunikacja są kluczowe dla sprawnego rozliczenia podróży służbowej.
To może Cię również zainteresować
