Po co i kto powinien sporządzić plan urlopów?

Nie zawsze urlop musi być czasem odpoczynku. Ustawodawca przewidział kilka możliwości wykorzystania przez pracownika przysługujących mu dni wolnych od pracy. W założeniu jednak każdej osobie, która świadczy pracę na podstawie umowy o pracę ? zgodnie z art. 152 § 1 Kodeksu pracy ? należy się prawo do corocznego, nieprzerwanego i płatnego urlopu wypoczynkowego. Co warto wiedzieć o urlopach, aby nie stracić?

Gdy mowa o urlopach, warto pamiętać, że inny wymiar urlopu przysługuje osobie zatrudnionej po raz pierwszy, inny zaś tej, która świadczy pracę od wielu lat (więcej: „Pierwszy urlop. Co musisz o nim wiedzieć?”).

Co w planie urlopów?

Plan urlopowy nie może być sporządzony przypadkowo. Ma on zagwarantować pracownikom pewność, że otrzymają oni urlop we wskazanym okresie. Dzięki temu mają szansę dokładnie zaplanować wypoczynek. Ponadto, to także gwarancja dla samego pracodawcy, który może być pewien, że jego firma nie będzie miała przestoju spowodowanego brakami kadrowymi. W taki sposób może on rozplanować pracę i ewentualnie zatrudnić dodatkowe osoby.

Zasadniczo w planie urlopów muszą zostać uwzględnione wszystkie urlopy, jakie należą się pracownikowi. Mowa zatem nie tylko o urlopie wypoczynkowym, do jakiego prawo pracownik nabył z początkiem roku kalendarzowego, lecz także zaległym urlopie wypoczynkowym (jeżeli zatrudniony ma do takiego prawo) oraz np. urlopie uzupełniającym. O tym, komu przysługuje urlop uzupełniający, możesz przeczytać na tej stronie internetowej: www.pcbiznes.pl/poradnik/wszystko-o-urlopach-cz-6-urlop-uzupelniajacy.

Z powyższego jasno też wynika, że planem urlopowym nie obejmuje się dni, które przyznawane są w trybie na żądanie pracownika. Z punktu widzenia pracownika ważne jest, że jeżeli nie zostaną one wykorzystane, to ?zamienią się? w urlop zwykły. Dni, które zatrudniony może wykorzystać jako urlop na żądanie nigdy nie przechodzą do rok następny. Innymi słowy mówiąc, w każdym roku kalendarzowym pracownik będzie miał do wykorzystania cztery dni urlopu na żądanie.

Poza planem urlopów znajduje się jeszcze pula 4 dni, która jest zarezerwowana na urlop na żądanie. Ten urlop przysługuje pracownikom z początkiem każdego roku kalendarzowego i może – ale nie musi zostać przez zatrudnionych – wykorzystany.

Dobre rozwiązanie dla pracownika - plan urlopowy

Plan urlopów jest dobrym rozwiązaniem zarówno z punktu widzenia pracowników, jak i pracodawcy. Ci pierwsi mogą wybrać taki termin urlopu, jaki im odpowiada i tym samym mieć pewność, że będą mogli skorzystać z dni wolnych w wybranym okresie. Jest to o tyle istotna kwestia, że zasadniczo termin urlopu może zostać przesunięty wyłącznie z ważnych przyczyn.

Szukasz pracy?

Operator maszyn produkcyjnych/pracownik produkcji

Randstad Polska Sp. z o.o.

• 5 100-6 000 zł brutto / mc
• Kielce

Dodana 2 lis 2024

Stolarz

Randstad Polska Sp. z o.o.

• Bielsko-Biała

Dodana 2 lis 2024

Magazynier - operator wózka widłowego

Randstad Polska Sp. z o.o.

• 5 100-6 000 zł brutto / mc
• Kielce

Dodana 2 lis 2024

Operator maszyn produkcyjnych/pracownik produkcji

Randstad Polska Sp. z o.o.

• 5 100-6 000 zł brutto / mc
• Nowiny

Dodana 2 lis 2024

Pracownik produkcji

Randstad Polska Sp. z o.o.

• 4 500-4 950 zł netto / mc
• Bliżyn

Dodana 2 lis 2024

Praca Warszawa Praca Wrocław Praca Kraków Praca Katowice

Korzyści związane z przygotowaniem planu urlopów odnosi również pracodawca. Warto zauważyć, że w przypadku dużych firm, które zatrudniają dziesiątki lub setki pracowników, nie ma możliwości takiego rozplanowania urlopów, by wyeliminować konieczność zatrudnienia pracowników sezonowych – w tym samym terminie będzie wypoczywać kilku lub kilkunastu zatrudnionych. Sporządzenie planu urlopów pozwala zatem na rozplanowanie pracy i zatrudnienie wystarczającej ilości pracowników tymczasowych tak, by firma mogła pracować normalnie.

By dostosować się do obowiązujących przepisów

Sporządzenie planu urlopów ma jeszcze jedną, ważną funkcję – dzięki niemu pracodawca może być pewien, że nie narazi się na wysoką karę grzywny z powodu naruszenia praw pracowników. Dlaczego? Ponieważ w planie urlopów możliwe jest uwzględnienie wszystkich urlopów, jakie przysługują poszczególnym pracownikom, włącznie z zaległymi, pracodawca może być pewien, że każdy z jego podwładnych skorzysta z przysługujących mu dni wolnych. 

Poza przygotowaniem planu urlopów, pracodawca powinien pamiętać o konieczności podania go do wiadomości pracowników. Może to nastąpić np. przez zamieszczenie stosownej informacji na tablicy ogłoszeniowej zakładu pracy. Zasadniczo sposób poinformowania pracowników jest dowolny – powinien być jedynie zgodny ze sposobem przyjętym u danego pracodawcy.

W zależności od okresu zatrudnienia, pracownikowi, który zatrudniony jest na pełen etat, przysługuje 20 lub 26 dni urlopu płatnego w roku. Pracodawca powinien udzielić go jednorazowo i to zgodnie z przygotowanym planem urlopowym. Od tej zasady istnieje jednak szereg odstępstw. Pierwszy dotyczy choćby osób, które podjęły pracę pierwszy raz w danym roku kalendarzowym. Nabywając po każdym miesiącu pracy urlop w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu, który przysługiwałby im po przepracowaniu roku, mogą wykorzystywać go sukcesywnie. Dodatkowo należy pamiętać, że pracownik ma również prawo do urlopu na żądanie czy też urlopu okazjonalnego, który związany jest z ważnymi, okolicznościowymi wydarzeniami.

Zgodnie z planem urlopowym

W myśl art. 163§3 Kodeksu pracy ?urlopy wypoczynkowe powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Planem urlopów nie obejmuje się części urlopu udzielanego pracownikowi zgodnie z art. 167? Kodeksu pracy?. Mowa oczywiście o urlopach na żądanie. W tym przypadku pracownik zgłasza żądanie udzielenia urlopu najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu.

Plan urlopowy powinien być ustalony na początku okresu urlopowego. Jest on swoistego rodzaju gwarancją zarówno dla pracowników, jak i zatrudniającego. Ustalany jest on zawsze na podstawie propozycji osób zatrudnionych. Te nie są wiążące dla pracodawcy zwłaszcza wówczas, gdy mogłyby kolidować z prawidłowym funkcjonowaniem przedsiębiorstwa. W takim przypadku możliwe jest porozumienie się w kwestii szczegółów. Z drugiej strony, warto pamiętać, że zatrudniający jest związany wnioskiem, który złożyła pracownica, która urodziła lub też urodzi dziecko i chce wykorzystać przysługujący jej urlop wypoczynkowy tuż po urlopie wychowawczym. Odnosi się do również do pracownika-ojca, który chce skorzystać z urlopu ojcowskiego. Ponadto, w każdym przypadku pracodawca będzie zobowiązany udzielić dni wolnych pracownikowi młodocianemu i to w okresie ferii zimowych, jeżeli uczęszcza on do szkoły.

Odstępstwa od reguły

Nie zawsze plan urlopów musi zostać przez pracodawcę sporządzony. Swoistego rodzaju odstępstwem od reguły jest art. 163§1? Kodeksu pracy. W jego myśl ?Pracodawca nie ustala planu urlopów, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wyraziła na to zgodę; dotyczy to także pracodawcy, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa. W takich przypadkach pracodawca ustala termin urlopu po porozumieniu z pracownikiem?.

Jeżeli jednak pracodawca będzie zobowiązany do sporządzenia planu urlopów, to powinien pamiętać, że ten musi zostać przekazany do wiadomości wszystkich zatrudnionych i to w taki sposób, aby mogli się oni z nim zapoznać. Przekazywanie informacji w każdym zakładzie pracy może odbywać się w inny sposób i zazwyczaj kwestię tę rozstrzygają przepisy wewnętrzne firmy lub przedsiębiorstwa.

Ustawodawca nie wskazuje, jak należy przygotowywać plan urlopów, brak również stosownego wzoru. Wobec powyższego przyjmuje się, że można go sporządzić w dowolnej formie, pracodawca może też posiłkować się wzorami, które dostępne są na rynku.

Wszystkie urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów, niemniej i od tej reguły istnieją odstępstwa. Zarówno pracownik, jak i pracodawca mają prawo zmienić plan z uwagi na zaistniałe, istotne okoliczności. Te w każdym przypadku powinny być rozpatrywane indywidualnie, aby móc określić ich zasadność.

Plan urlopów jest rozwiązaniem sprawdzającym się w praktyce zarówno z punktu widzenia pracowników, jak i pracodawcy. Pierwsi mogą być pewni, że będą wypoczywać we wskazanych terminach, zaś podmiot zatrudniający może mieć pewność, że wszyscy jego podwładni wykorzystają przysługujące im dni wolne. Choć sporządzenie planu urlopów nie zawsze jest obowiązkowe, trzeba pamiętać, że to rozwiązanie przynosi wymierne korzyści.

Nie tylko urlop wypoczynkowy

Zasadniczo, w planie urlopów pracodawca powinien – w miarę możliwości – uwzględnić wnioski swoich podwładnych dotyczące urlopu wypoczynkowego. W przypadku tych urlopów niezbędna jest jednak pamięć o jednej zasadzie. Jakiej?

W planie urlopów uwzględnia się zazwyczaj urlop wypoczynkowy, choć nie jest to jedyny rodzaj urlopu, o którym pracodawca powinien pamiętać. Równie istotny jest np. urlop uzupełniający. Prawo do takiego nabywają tylko niektórzy pracownicy i to w sytuacjach wskazanych w Kodeksie pracy.

Co z urlopem na żądanie?

Pracownik ma prawo do 20 lub 26 dni urlopu wypoczynkowego. Ilość dni, z których będzie mógł skorzystać, zależy od czasu pozostawania w zatrudnieniu. Jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat, to będzie mógł skorzystać z 20 dni wolnego, a jeżeli przepracował co najmniej 10 lat, to może liczyć na to, że będzie odpoczywał 6 dni dłużej.

W puli dni urlopu wypoczynkowego zawiera się urlop na żądanie. Z tego pracownik może skorzystać wówczas, gdy potrzebuje dnia wolnego z uwagi np. na awarię samochodu i niemożność dotarcia do zakładu pracy na czas. Niezależnie od rodzaju umowy o pracę czy wymiaru czasu pracy, z początkiem roku kalendarzowego pracownikowi przysługują 4 dni wolnego na żądanie.

To, że urlopu na żądanie nie uwzględnia się w planie urlopów jest związane wyłącznie z przeznaczeniem tego urlopu – pracownik powinien z niego skorzystać wówczas, gdy nie był w stanie zaplanować konieczności zawnioskowania o urlop wypoczynkowy odpowiednio wcześniej. W praktyce zatem w planie urlopów pracodawca powinien uwzględnić 4 dni urlopu wypoczynkowego mniej – odpowiednio 16 i 22 dni dla pracownika zatrudnionego krócej niż 10 lat i zatrudnionego co najmniej 10 lat.

Poza planem urlopów również urlopy okolicznościowe

Nie tylko urlop na żądanie pozostaje poza planem urlopów. Również fakt zawnioskowania przez pracownika o urlop okolicznościowy trudno przewidzieć. Co prawda, pracownik może poinformować swojego przełożonego o planowanej dacie ślubu czy chrzcinach dziecka, ale z pewnością nie o chęci skorzystania z urlopu okolicznościowego z powodu zgonu czy pogrzebu bliskiej osoby.

W praktyce zatem nie tylko urlopu na żądanie nie uwzględnia się w planie urlopów. W przeciwieństwie jednak do urlopu okolicznościowego, pula dni tytułem urlopu na żądanie jest uwzględniona w planie urlopowym w roku następnym, jeżeli pracownik nie zdecydował się na jej wykorzystanie. W takiej sytuacji bowiem urlop ten przekształca się w normalne dni urlopu wypoczynkowego. Te zaś pracownik musi wykorzystać do końca września kolejnego roku.

Każda osoba, która świadczy pracę w oparciu o umowę o pracę, ma prawo do urlopu. Warto tu przywołać art. 152 § 1 i 2 Kodeksu pracy, zgodnie z którym: ?Pracownikowi przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego?. Jednocześnie zatrudniony nie może się zrzec prawa do swojego urlopu. Celem bowiem płatnych dni wolnych jest wypoczynek, jak i regeneracja sił. Temu też nie koniecznie służyłoby rozdrobnienie urlopu, choć ? co warto pokreślić ? pracownik i w taki sposób może wykorzystać swoje prawo do wakacji. Wówczas też konieczne będzie złożenie pisemnego wniosku przez zainteresowanego, który zabezpieczy interesy zarówno zatrudnionego, jak i pracodawcy. Sam jednak wniosek nie musi być motywowany. Warto przy tym przywołać postanowienie Sądu Najwyższego z dnia 10 kwietnia 1997 roku (OSNP 1998/4/116), z którego to wynika, że zatrudniony może wystąpić do przedsiębiorcy go zatrudniającego nie tylko z roszczeniem o udzielenie urlopu, ale również i o jego nieprzerwane wykorzystanie.

Sporządzanie planów urlopowych

Należy zauważyć, że w przepisach brak szczegółowych wytycznych dotyczących terminu, w jakich pracodawca powinien sporządzić plan urlopów. Z drugiej jednak strony musi być on przygotowany i to już przed rozpoczęciem się okresu, na jaki jest on ustalany. W takim przypadku przedsiębiorca powinien kierować się własnymi potrzebami. Dzięki temu będzie mógł zaplanować pracę, jak i zorganizować ewentualne zastępstwo na czas urlopu poszczególnych pracowników.

Odstępstwa od planu?

W każdym przypadku urlopy wypoczynkowe powinny być realizowane zgodnie z zatwierdzonym planem urlopowym. Warto jednak pamiętać, że od tej zasady mogą istnieć odstępstwa. Ponadto, nie będzie konieczności ustalania planu urlopów, jeżeli na terenie zakładu pracy funkcjonuje organizacja związkowa, która wyraziła na to zgodę. Z drugiej strony, w myśl art. 163 § 1? Kodeksu pracy pracodawca nie musi ustalać planu urlopów również wówczas, gdy organizacja związkowa w zakładzie pracy nie istnieje. W takich przypadkach będzie jednak zobowiązany ustalić termin urlopu ?po porozumieniu się z pracownikami?.

Jak to wygląda w praktyce?

Sporządzenie planu urlopów w praktyce oznacza, że zostanie on przygotowany na podstawie propozycji, które wysunęli sami pracownicy. Należy przy tym podkreślić, że taka sytuacja będzie miała miejsce tylko wówczas, gdy sugestie osób zatrudnionych nie będą kolidowały z normalnym funkcjonowaniem zakładu pracy. W przeciwnym przypadku przedsiębiorca nie musi uwzględniać zaproponowanych przez pracowników terminów.

Komu nie można odmówić?

Każdorazowo pracodawca będzie zobowiązany wnioskiem o urlop pracownicy, która ma urodzić lub też już urodziła dziecko i chce wykorzystać przysługujące jej dni wolne bezpośrednio po okresie urlopu macierzyńskiego. Dalej, pracodawca nie może też odmówić przyznania urlopu w dniach wskazanych przez pracownika, który jest ojcem i korzysta z tak zwanego urlopu ojcowskiego. Pamiętać należy też o młodocianych pracownikach, którzy pracując, uczęszczają do szkoły i pobierają naukę. Mają oni prawo do urlopu wypoczynkowego w okresie ferii szkolnych.

Co trzeba uwzględnić w planie urlopowym?

Każdy plan urlopowy powinien uwzględniać pulę urlopów, które pracownik może wykorzystać. Mowa zarówno o dniach wolnych, do których prawo już nabył, jak i o tych dniach, do których prawo dopiero nabędzie. W ten sposób każdy z planów urlopowych zawiera informacje o:

• urlopach zaległych, czyli tych dniach, które nie zostały jeszcze przez pracownika wykorzystane,
• urlopach, do których pracownik nabywa prawo zawsze z dniem 1 stycznia każdego roku,
• urlopach uzupełniających i dodatkowych, które przysługują jedynie niektórych pracownikom.

Warto przy tym zauważyć, że w puli urlopu, do którego zatrudniony nabywa prawo z dniem 1 stycznia każdego roku znajdują się też 4 dni urlopu na żądanie.

Przesunięcie terminu urlopu

Jak wspomniano powyżej, istnieje możliwość przełożenia terminu urlopu pracownika. Będzie to możliwe choćby z uwagi na treść art. 165 Kodeksu pracy. Zgodnie z przywołanym przepisem pracodawca jest zobowiązany przesunąć urlop na termin późniejszy z powodu:

• czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby,
• odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
• powołania na ćwiczenia wojskowe albo na przeszkolenie wojskowe na czas do 3 miesięcy,
• urlopu macierzyńskiego.

W innych przypadkach kwestia powinna być rozpatrywana indywidualnie pomiędzy zainteresowanym a przedsiębiorcą.

Podsumowanie

Plan urlopowy jest układany z myślą zarówno o pracodawcy, jak i pracownikach. Te pierwszy ma możliwość zorganizowania ewentualnego zastępstwa, jak również innego niż dotychczas podziału obowiązków. Pracownik uzyskuje zaś pewność, że odpocząć będzie mógł w ściśle określonym terminie. W związku z powyższym, może zaplanować swoje wakacje i do pracy powrócić w pełni sił.