Spis treści
Sprawdź podstawowe informacje o przechowywaniu dokumentów firmowych
Przechowywanie dokumentów firmowych jest niezwykle istotne dla każdego pracodawcy. Dokumentacja zawierająca informacje o działalności firmy, pracownikach i transakcjach finansowych powinna być przechowywana w bezpieczny sposób, aby zapewnić ochronę danych i spełnić wymogi prawne. Szczególnie ważne jest przechowywanie takich dokumentów jak akta osobowe i dokumenty podatkowe, zgodnie z obowiązującymi przepisami, pozwali, to uniknąć wielu nieprzyjemności w przyszłości.
Istnieje wiele metod przechowywania dokumentów firmowych. Tradycyjną formą jest przechowywanie dokumentów w postaci papierowej. Firmy mogą zdecydować się na zakup odpowiednich szaf lub regałów, aby chronić dokumenty przed zniszczeniem, zalaniem lub dostępem osób niepowołanych. Jednak w dzisiejszych czasach wiele firm przechodzi na przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej. Dzięki temu można zaoszczędzić miejsce, łatwiej wyszukiwać i udostępniać dokumenty, a także zwiększyć bezpieczeństwo danych poprzez ich zabezpieczenie hasłami i systemami backupu.
Przechowywanie dokumentacji księgowej ma szczególne znaczenie dla przedsiębiorców. Dokumenty takie jak księgi rachunkowe, bilanse, rachunki zysków i strat powinny być przechowywane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Istotne jest również zapewnienie dostępu do tych dokumentów w razie kontroli podatkowej lub audytu finansowego.
Ważne jest, aby być dobrze zorganizowanym i dbać o regularne archiwizowanie dokumentów. Dzięki temu uniknie się zgubienia ważnych informacji i łatwiej będzie spełnić wymogi okresu przechowywania dokumentów. Warto również pamiętać, że po upływie okresu przedawnienia można zniszczyć niektóre dokumenty, które nie mają już znaczenia dla działalności firmy.
Zasady przechowywania dokumentów w firmie
Zdecydowana większość firm decyduje się na samodzielne przechowywanie zgromadzonych dokumentów. Dzięki temu ich właściciele mają do nich bieżący dostęp – nie jest konieczne ich sprowadzanie z siedzib podmiotów zewnętrznych. Każdy przedsiębiorca, który zdecyduje się na takie rozwiązanie, musi być jednak świadomy tego, by we właściwy sposób zabezpieczyć posiadaną dokumentację.
Firmowe papiery powinny być przechowywane w pomieszczeniu, do którego dostępu nie będą miały osoby niepowołane. Ważne też, by dokumenty były chronione przed ewentualnym zalaniem czy pożarem. Jeżeli firma, by prowadzić swoją działalność, musiała występować o koncesje, jej właściciel powinien pomyśleć o specjalnym ubezpieczeniu. Takie gwarantuje pokrycie konieczności wystąpienia o duplikat dokumentów wówczas, gdy te ulegną zniszczeniu.
A może przechowywać dokumenty w zewnętrznym archiwum?
Doradca Klienta w Dziale IT
PeoplePro
- Limanowa
Elektryk Utrzymania Ruchu
Extral Sp. z o.o.
- Rybnik
Mechanik Utrzymania Ruchu
Extral Sp. z o.o.
- Żory
Doradca Klienta w Dziale IT
PeoplePro
- Szczecin
Doradca Klienta w Dziale IT
PeoplePro
- Nowy Targ
Alternatywnym rozwiązaniem dla samodzielnego przechowywania dokumentów jest rozpoczęcie przez przedsiębiorcę współpracy z wyspecjalizowanym archiwum. W takim przypadku osoba prowadząca działalność gospodarczą powinna pamiętać nie tylko o podpisaniu umowy, lecz także konieczności ponoszenia opłat za ich przechowywanie. Warto też pamiętać, że przedsiębiorca ma możliwość wglądu we wszystkie dokumenty, choć może to wiązać się np. z koniecznością złożenia wniosku.
Z punktu widzenia przedsiębiorcy zainteresowanego usługami przechowywania dokumentów ważne jest to, że nie każdy podmiot może prowadzić taką działalność. Zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami przechowywaniem dokumentacji zajmować może się wyłącznie przedsiębiorca, który jest osobą prawną lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej. W praktyce oznacza to, że usługi przechowywanie dokumentów nie może oferować jednoosobowy przedsiębiorca.
Gdy przedsiębiorca kończy prowadzić działalność…
Kwestia przechowywania dokumentów pojawia się również wówczas, gdy przedsiębiorca kończy prowadzenie działalności gospodarczej. Zamknięcie firmy nie powoduje, że nie ma on obowiązku przechowywania dokumentacji. Zgodnie z przepisami powinien on wskazać podmiot, który będzie w dalszym ciągu przechowywał dokumentację. Jest to szczególnie istotne wówczas, gdy przedsiębiorca zatrudniał pracowników.
Ile czasu dokumentację powinien przechowywać pracodawca, który skończył prowadzić firmę, a który to zatrudniał pracowników? W przepisach mowa o 50-letnim okresie przechowywania dokumentacji i – co ważne – może być on liczony od zakończenia pracy u danego pracodawcy (gdy mowa o dokumentacji osobowej) lub jej wytworzenia (w przypadku dokumentacji płacowej).
Okres przechowywania dokumentacji
Jako pracodawca, jednym z istotnych obowiązków jest przechowywanie dokumentów związanych z prowadzeniem firmy. Warto dobrze zrozumieć okres przechowywania dokumentacji, aby spełniać wymogi prawne i uniknąć nieprzyjemności w przyszłości.
Głównym czynnikiem, który wpływa na okres przechowywania dokumentów, jest ustawodawstwo podatkowe. Przedsiębiorca musi przechowywać dokumenty podatkowe związane z odprowadzeniem składek do ZUS, faktury oraz inne dokumenty podatkowe. Zgodnie z przepisami, okres przechowywania dokumentacji podatkowej wynosi zazwyczaj 5 lat. Ważne jest jednak, aby sprawdzić aktualne przepisy, ponieważ mogą się różnić w zależności od kraju i rodzaju działalności.
Przechowywanie dokumentów firmowych, takich jak akta osobowe pracowników, jest również istotne. Zgodnie z przepisami prawa pracy, pracodawca ma obowiązek przechowywać akta osobowe pracowników przez określony okres. W Polsce okres przechowywania akt osobowych wynosi 50 lat od zakończenia zatrudnienia pracownika.
Warto również pamiętać o okresie przechowywania dokumentacji księgowej. Zgodnie z ustawą o rachunkowości, księgi podatkowe oraz inne dokumenty księgowe powinny być przechowywane przez okres 5 lat. Jest to ważne zarówno dla celów kontroli podatkowych, jak i w przypadku sprawozdawczości finansowej firmy.
| Rodzaj dokumentacji | Okres przechowywania |
|---|---|
| Dokumenty podatkowe | 5 lat |
| Akta osobowe pracowników | 10 lub 50 lat od zakończenia zatrudnienia |
| Dokumentacja księgowa | 5 lat |
| Dokumenty firmowe |
Zgodnie z wymogami ustawodawstwa |
Źródło obrazka: https://kadromierz.pl/
Przechowywanie dokumentacji w formie elektronicznej
Przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej staje się coraz popularniejsze wśród pracodawców. Oferuje wiele korzyści, takich jak oszczędność miejsca, łatwiejszy dostęp do dokumentów i większe bezpieczeństwo danych. Jednak istnieją pewne wymagania, które należy spełnić, aby przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej było zgodne z obowiązującymi przepisami.
Po pierwsze, ważne jest, aby wybrać odpowiednie oprogramowanie do przechowywania dokumentów elektronicznych. Powinno ono umożliwiać łatwe zarządzanie i wyszukiwanie dokumentów, a także zapewniać odpowiednie zabezpieczenia, takie jak hasła dostępu i szyfrowanie danych. Ważne jest również regularne tworzenie kopii zapasowych, aby chronić dokumenty przed utratą w przypadku awarii technicznej lub ataku hakerskiego.
Kolejnym ważnym elementem jest zgodność z przepisami dotyczącymi przechowywania danych. W zależności od kraju i branży mogą obowiązywać różne wymagania dotyczące przechowywania dokumentów elektronicznych. Należy zapoznać się z odpowiednimi przepisami i upewnić się, że przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej spełnia wszystkie wymogi.
Warto również zastanowić się nad zastosowaniem rozwiązań chmurowych do przechowywania dokumentów elektronicznych. Usługi chmurowe oferują skalowalne i bezpieczne rozwiązania przechowywania danych, umożliwiając łatwy dostęp do dokumentów z różnych urządzeń i miejsc. Przechowywanie dokumentów w chmurze może być szczególnie przydatne dla firm o dużej ilości dokumentów lub posiadających oddziały w różnych lokalizacjach.
5 ciekawostek i dodatkowych informacji o przechowywaniu dokumentacji w formie elektronicznej
- Faktura VAT powinna być przechowywana w formie elektronicznej przez co najmniej 5 lat.
- Przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej jest bardziej ekologiczne i pomaga firmom zredukować zużycie papieru.
- Większość systemów do przechowywania dokumentów w formie elektronicznej jest wyposażona w zaawansowane funkcje wyszukiwania, co ułatwia odnalezienie potrzebnych dokumentów3.
- Elektroniczne przechowywanie dokumentów może być tańsze w długim okresie, ponieważ zmniejsza potrzebę posiadania fizycznej przestrzeni do przechowywania dokumentów.
- Kopiowanie i tworzenie kopii zapasowych dokumentów jest łatwiejsze i szybsze dzięki przechowywaniu w formie elektronicznej.
- W 2022 roku, 73% firm w Polsce przechowywało swoje dokumenty w formie elektronicznej.
- Według badań przeprowadzonych przez Gartner, firmy, które przechowują dokumenty w formie elektronicznej, mogą zaoszczędzić do 40% na kosztach związanych z przechowywaniem dokumentów.
- Według Eurostatu, 80% firm w Unii Europejskiej korzysta z elektronicznego przechowywania dokumentów.
- Na podstawie raportu z 2023 roku, przewiduje się, że do 2025 roku niemal wszystkie firmy na świecie będą przechowywać swoje dokumenty w formie elektronicznej.
- Według raportu z 2023 roku, średni czas przechowywania dokumentów firmowych wynosi 7 lat.
To może Cię również zainteresować
Formy prowadzenia działalności gospodarczej – wybierz odpowiednią dla siebie
