Pracodawca - prawa i obowiązki

Zarządzanie dokumentami w biurze - rozmieszczenie mebli i przechowywanie

27 lutego 2024

5 z 5

Ocena: 5 z 5 | 10 głosów

10 głosów

3 komentarze
Zarządzanie dokumentami w biurze - rozmieszczenie mebli i przechowywanie
Zapoznaj się z najlepszymi praktykami dotyczącymi zarządzania dokumentami w biurze, w tym przechowywania dokumentów online, rozmieszczenia mebli i zasad prawa pracy.

Trudno wyobrazić sobie, by w biurze nie znalazły się meble biurowe. To jednak, jakie meble wybierze właściciel firmy, ma ogromne znaczenie. Współcześnie wciąż niewielu przedsiębiorców zdaje sobie sprawę z tego, że to, jak wygląda przestrzeń biurowa, w której przyjmują kontrahentów czy potencjalnych klientów odgrywa dużą rolę. Jeśli biuro zostanie urządzone ze smakiem, to jego odbiór będzie zupełnie inny niż wtedy, gdy w lokalu znajdą się sprzęty dobrane niechlujnie. Drugie rozwiązanie daje wrażenie chaosu, które w biznesie nie jest pożądane.

Wśród mebli biurowych mających największe znaczenie należy wskazać na biurka, szafy i regały. Dzięki nim biuro będzie wyglądać profesjonalnie – dokumenty czy segregatory nie będą na widoku. Przed zakupem szaf do biura warto jednak zwrócić uwagę na ich wymiary oraz użyte do ich produkcji materiały.

Szafy czy regały do biura?

Między szafami a regałami jest znacząca różnica – te pierwsze są wyposażone w drzwi, dzięki czemu zawartość mebla nie jest widoczna dla osób trzecich. Z tego też względu zdecydowana większość przedsiębiorców decyduje się właśnie na zakup szaf, szczególnie takich zamykanych na klucz. Wyposażenie drzwi szafy w zamek sprawdza się idealnie, gdy przedsiębiorca chce, by dokumenty były dobrze chronione.

Kiedy sprawdzą się regały? Takie meble najczęściej są wybierane do przechowywania segregatorów. Faktycznie, regały nie nadają się do przechowywania pojedynczych dokumentów. Gdy mowa jednak o segregatorach, to są one idealnym rozwiązaniem.

Wysokość i szerokość szaf w biurze

Zarówno szafy, jak i regały, które znajdą się w pomieszczeniach biurowych najlepiej zakupić bezpośrednio od firm zajmujących się produkcją mebli biurowych, ponieważ wówczas można dostosować wymiar potrzebnego mebla do swoich indywidualnych potrzeb.

Odpowiednie zarządzanie dokumentami to klucz do efektywnego funkcjonowania biura. Pamiętaj o rozmieszczeniu regałów, bezpiecznym przechowywaniu dokumentów online, przestrzeganiu czasu przechowywania dokumentów oraz tworzeniu kopii dokumentów dla dodatkowego bezpieczeństwa.

Rozmieszczenie regałów biurowych

Szukasz pracy?

Pracownik produkcji

Randstad Polska Sp. z o.o.

  • 4 500-4 950 zł brutto / mc
  • Występa
Dodana

Operator maszyn produkcyjnych/pracownik produkcji

Randstad Polska Sp. z o.o.

  • 5 100-6 000 zł brutto / mc
  • Kielce
Dodana

Operator maszyn produkcyjnych/pracownik produkcji

Randstad Polska Sp. z o.o.

  • 5 100-6 000 zł brutto / mc
  • Nowiny
Dodana

Kierowca C+E

WOJTAN TRANSPORT SP.J.

  • 8 000 zł netto / mc
  • Dąbrowa Górnicza
Dodana

Magazynier - operator wózka widłowego

Randstad Polska Sp. z o.o.

  • 5 100-6 000 zł brutto / mc
  • Kielce
Dodana

Rozmieszczenie mebli w biurze, zwłaszcza regałów, ma istotne znaczenie dla komfortu pracy. Dobrze zaprojektowane i umieszczone regały mogą służyć nie tylko jako przechowalnia dokumentów, ale również -w razie takiej potrzeby-jako ścianki działowe, tworząc naturalne strefy i oddzielając różne działy lub obszary pracy. Jest to szczególnie istotne w otwartych przestrzeniach biurowych, gdzie prywatność i minimalizowanie hałasu mogą znacznie przyczynić się do poprawy produktywności.

Wybierając regały jako ścianki działowe, ważne jest, aby wziąć pod uwagę kilka czynników. Pierwszym jest stabilność — regały muszą być stabilne i solidne, aby sprostać dodatkowemu obciążeniu. Kolejnym jest estetyka — regały powinny komponować się z resztą wystroju biura. Ponadto muszą one także zapewnić odpowiedni poziom prywatności, co może wymagać zastosowania dodatkowych paneli czy ekranów.

Co w przepisach?

Zakup biurowych mebli wydaje się nie być skomplikowany – wystarczy wybrać i zamówić. Niestety, sprawa w praktyce nie wygląda tak łatwo. Jeśli właściciel firmy zatrudnia pracowników, to powinien pamiętać o tym, że nie wszyscy mogą mieć dostęp np. do danych osobowych pozostałych współpracowników. Przydadzą się zatem np. meble z zamkami, a klucze do powinny mieć wyłącznie wybrane osoby.

Gdy mowa o szafach, to warto pamiętać, że będą w nich przechowywane różne dokumenty, np. umowy zawierające dane osobowe kontrahentów. I wówczas należy zachować szczególną ostrożność, bo miejsce przechowywania takich danych powinno być prawidłowo zabezpieczone przed osobami trzecimi. To też kolejny powód, dla którego właściciel firmy powinien zdecydować się na współpracę z podmiotem zajmującym się produkcją i dystrybucją mebli biurowych – przedstawiciele takiej firmy mogą pomóc w zamówieniu mebli spełniających nie tylko oczekiwania właściciela firmy, lecz także wykonać je z myślą o aktualnych przepisach.

Zagadnienie Omówienie
Rozmieszczenie regałów biurowych Dobrze zaprojektowane i umieszczone regały mogą tworzyć naturalne strefy i oddzielać różne obszary pracy.
Przechowywanie dokumentów online Dostęp do dokumentów online jest łatwy i szybki, ale ważne jest zapewnienie bezpieczeństwa przechowywanych danych.
Czas przechowywania dokumentów Zgodnie z prawem pracy, niektóre dokumenty muszą być przechowywane przez określony czas.
Dlaczego warto mieć kopię dokumentów? Kopie dokumentów zapewniają dodatkowy poziom bezpieczeństwa w przypadku utraty lub zniszczenia oryginalnych dokumentów.

Przechowywanie dokumentów online

Część przedsiębiorców zdecydowała się na przechowywanie dokumentów online, co jest nowoczesnym i wygodnym rozwiązaniem. Dostęp do tak przechowywanych dokumentów jest łatwy i szybki, niezależnie od miejsca, w którym się znajdujesz. Ważne jest jednak, aby pamiętać o bezpieczeństwie tak przechowywanych dokumentów. Korzystając z systemów do przechowywania dokumentów online, powinniśmy zawsze korzystać z zaufanych dostawców, którzy gwarantują bezpieczeństwo i ochronę naszych danych.

Przechowywanie dokumentów online może także przyczynić się do optymalizacji miejsca w biurze. Zamiast wielu szaf i regałów zapełnionych papierami, będziesz potrzebować jedynie komputera z dostępem do Internetu i bezpiecznego serwera. To z kolei może przekładać się na oszczędności finansowe, gdyż mniej miejsca przeznaczonego na przechowywanie dokumentów to mniej mebli do zakupu i utrzymania.

Czas przechowywania dokumentów

Każdy pracownik musi znać przepisy dotyczące czasu przechowywania dokumentów. Te zasady są szczególnie istotne, gdy mówimy o dokumentach, które zawierają wrażliwe dane, takie jak informacje o wynagrodzeniach, umowy o pracę czy dokumenty związane z przeprowadzonymi audytami. Zgodnie z prawem pracy, niektóre dokumenty muszą być przechowywane przez określony czas, a nieznajomość tych wymogów może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych.

Pamiętaj, że odpowiedzialność za prawidłowe przechowywanie dokumentów spoczywa na pracodawcy. Dlatego ważne jest, aby wszyscy pracownicy byli świadomi zasad dotyczących czasu przechowywania dokumentów i stosowali się do nich. Nie tylko pomoże to uniknąć potencjalnych problemów prawnych, ale także pomoże utrzymać biuro w należytym porządku.

Video

Dlaczego warto mieć kopię dokumentów?

Posiadanie kopii ważnych dokumentów to ważny krok w zarządzaniu dokumentami. Kopie zapewniają dodatkowy poziom bezpieczeństwa w przypadku utraty lub zniszczenia oryginalnych dokumentów. Jest to szczególnie istotne dla dokumentów, które są trudne do zastąpienia, takich jak umowy czy dokumenty prawne.

Oprócz tworzenia fizycznych kopii warto również rozważyć tworzenie cyfrowych kopii dokumentów. Dzięki temu nawet w przypadku awarii systemów komputerowych lub utraty fizycznych kopii będziesz mógł szybko i łatwo odzyskać niezbędne dokumenty. Pamiętaj jednak, aby regularnie aktualizować kopie zapasowe i przechowywać je w bezpiecznym miejscu, najlepiej oddzielnie od oryginałów.

5 ciekawostek i dodatkowych informacji o przechowywaniu dokumentów

  • Według różnych źródeł, przeciętny pracownik biurowy zużywa do 10 000 kartek papieru rocznie! Sporo miejsca potrzebnego do przechowywania tych wszystkich dokumentów, prawda?
  • Niektóre dokumenty muszą być przechowywane przez wiele lat. Dla przykładu, dokumenty księgowe zgodnie z polskim prawem powinny być przechowywane przez 5 lat.
  • Pierwszy patent na szafę metalową do przechowywania dokumentów został złożony w USA w 1898 roku.
  • Badania wykazują, że ponad 80% dokumentów, które przechowujemy, nigdy nie jest ponownie otwieranych. Może warto zastanowić się, co naprawdę potrzebujemy zachować?
  • Według badań przeprowadzonych przez AIIM, 92% firm uważa, że informacje są cenniejsze w formie cyfrowej niż papierowej. Digitalizacja dokumentów to trend, który zyskuje na popularności.

To może Cię również zainteresować

Biurko - jak powinno wyglądać twoje?

Najczęściej zadawane pytania

Jak powinno wyglądać rozmieszczenie regałów biurowych?

Dobrze zaprojektowane i umieszczone regały mogą tworzyć naturalne strefy i oddzielać różne obszary pracy.

Czy przechowywanie dokumentów online jest bezpieczne?

Dostęp do dokumentów online jest łatwy i szybki, ale ważne jest zapewnienie bezpieczeństwa przechowywanych danych.

Jak długo powinniśmy przechowywać dokumenty?

Zgodnie z prawem pracy, niektóre dokumenty muszą być przechowywane przez określony czas.

Dlaczego warto mieć kopię dokumentów?

Kopie dokumentów zapewniają dodatkowy poziom bezpieczeństwa w przypadku utraty lub zniszczenia oryginalnych dokumentów.

Czy mogę użyć regałów jako ścianki działowe?

Tak, regały mogą służyć jako ścianki działowe, tworząc naturalne strefy i oddzielając różne działy lub obszary pracy.

Autor

Artykuł został opracowany i zmodyfikowany przez kilku autorów. Poniżej podajemy dane redaktora lub autora, który dokonał ostatniej modyfikacji.

Ewa Sztuczka-Mazur

Social Media Manager

Social Media Manager w branży HR, autorka tekstów, copywriterka, specjalistka Facebook ADS, wokalistka i pszczelarka.
Obecnie w Aplikuj.pl odpowiedzialna głównie za treści z obszaru miękkiego HR oraz prawa pracy.

3 komentarze

czesia

czesia

Szafy i regały w biurze, czyli sztuka przechowywania dokumentów. Co wybrać, jakiej wielkości itd. Jeśli nie wiemy, wezwać fachowca- projektanta wnętrz. Może on coś mądrego zaproponuje.
szefowa

szefowa

W każdym biurze muszą być odpowiednie szafy i regały. Nie ma problemu z ich kupieniem.
Kamyk23

Kamyk23

Ergonomia pracy jest ważna. Odpowiednie rozmieszczenie wszystkich mebli i urządzeń w biurze ma wielki wpływ na pracę. Będzie ona wtedy bardziej wydajna i twórcza.

Dodaj komentarz

Wszystkie pola muszą być prawidłowo wypełnione

Komentarz został dodany

Redakcja Aplikuj.pl zastrzega sobie prawo usuwania komentarzy obraźliwych dla innych osób lub zawierających wulgarne słowa, adresy www oraz adesy e-mail i numery telefonów.