Spis treści
Organizacja biurka w pracy: gdy jest dużo dokumentów
Zdarza się, że w biurze nie brakuje różnego rodzaju wzorów wniosków, druków czy materiałów reklamowych dla klientów. W takiej sytuacji priorytetem może być posegregowanie dokumentów tak, by ich szybkie odnalezienie nie wiązało się z koniecznością przeszukania połowy biura. Odpowiedni sposób organizacji stanowiska pracy i sprytny system przechowywania dokumentów potrafią naprawę przyspieszyć wykonywanie obowiązków.
Oto produkty i przydatne gadżety do pracy, które pomogą w zorganizowaniu dokumentacji w firmie:
- Szuflady na biurko. Choć mówi się o nich jako o „szufladach”, to w zasadzie są to specjalne pojemniki mieszczące arkusze A4. Co więcej, są one tak zaprojektowane, że możliwe jest ich ustawianie jeden na drugim. Na rynku można zakupić zarówno szuflady wykonane z polistyrenu (są produkowane w różnych kolorach), jak i drewniane. Większość z nich jest wyprofilowana tak, by wkładanie czy wyjmowanie dokumentów nie sprawiało większej trudności.
- Segregatory, teczki. W odróżnieniu od wspomnianych szuflad na biurku segregatory i teczki wymagają większej ilości miejsca, ale z pewnością mogą pomieścić więcej niż jedna szuflada. W segregatorach i teczkach warto umieszczać dokumenty, po które będzie się sięgać jedynie sporadycznie.
Poukładanie dokumentów to zupełna podstawa. Ale nie zawsze to właśnie zadrukowany papier stanowi największy problem…
Organizacja biurka – co z przyborami piśmienniczymi?
Biurowa przestrzeń to obowiązkowo długopisy, cienkopisy, flamastry, ołówki i bardzo często… kredki. Ale i takie produkty można szybko poukładać. Aktualnie w sklepach papierniczych bardzo popularne są wszelkiego rodzaju organizery. Przydatne mogą być przykładowo metalowe koszyki na biurko. Są dostępne w wersji podstawowej i rozbudowanej. W podstawowej to po prostu koszyk z okrągłą lub prostokątną podstawą, w którym można umieścić wszystkie niezbędne przybory piśmiennicze. W wersji rozbudowanej – obok pojemnika na długopisy czy ołówki – znajduje się również miejsce na karteczki, spinacze czy pinezki.
Warto także wyposażyć się w organizery do szuflady. To specjalne pojemniki, które z łatwością można włożyć i wyjąć z szuflady. Najczęściej organizer ma liczne przegródki, dzięki czemu każdy pracownik biurowy może z łatwością utrzymać porządek – wystarczy tylko poszczególne przedmioty odkładać do wcześniej wyznaczonych przegródek.
Pracownik produkcji
Randstad Polska Sp. z o.o.
- Częstochowa
Kasjer/Sprzedawca - JAWORZNO UL. Piekarska
Golden Serwis Sp. z o. o.
- 28-28 zł brutto / h
- Jaworzno
Specjalista/Specjalistka w biurze Fundacji
American Heart of Poland Spółka Akcyjna
- Katowice
Prace magazynowe
Randstad Polska Sp. z o.o.
- Tychy
Pracownik magazynu
Randstad Polska Sp. z o.o.
- Tychy
Porządek na biurku? Przyda się biuwar
W trakcie pracy pracownicy biurowi często muszą robić drobne zapiski. W tym celu przyda się duży biuwar. Co to takiego? Zasadniczo to jeden z produktów reklamowych, ale jest zarazem jednym z bardzo popularnych i praktycznych gadżetów do pracy, zwłaszcza wśród pracowników biur. Najprościej mówiąc, to kartki papieru dużego formatu z nadrukiem i kalendarzem.
W odróżnieniu od małych karteczek samoprzylepnych biuwar nigdy się nie zgubi, może pełnić funkcję terminarza, a dzięki gabarytom nie zapomnisz o ważnych, zanotowanych na nim sprawach. To mało kosztowne, a całkiem wygodne rozwiązanie szczególnie dla pracowników, których zawsze gonią terminy.
Organizacja biurka – jak zadbać o porządek?
Odpowiednia organizacja biurka w pracy jest niezbędna, aby efektywnie wykonywać swoje obowiązki. Oprócz wspomnianych już rozwiązań, czyli różnego rodzaju organizatorów czy szufladek, warto jeszcze pamiętać o kilku zasadach. Przede wszystkim trzeba zrobić generalny porządek, czyli zdjąć z biurka wszystko to, co jest niepotrzebne, po czym dokładnie je wytrzeć i dopiero wtedy zastanowić się, co zrobić z każdym przedmiotem. Zapewne sporo z nich powinno wylądować w koszu lub w niszczarce – w miejscu pracy sentymenty powinny być na dalszym planie.
Wszystkie długopisy i inne narzędzia piśmiennicze należy włożyć do koszyczków lub kubeczków, a dokumenty ułożyć w podpisanych szufladkach lub wpiąć do odpowiednich segregatorów. Drobiazgi, typu zszywacz, dziurkacz, spinacze czy taśma klejąca powinny mieć miejsce w odpowiednim organizatorze w szufladzie.
Kolejna kwestia to porządek na biurku po zakończeniu pracy. Zawsze trzeba sprzątać na koniec dnia i od tej reguły nie ma żadnego wyjątku. Biurko powinno na początku dnia być jak tabula rasa, czekająca na zapisanie. Przed rozpoczęciem pracy należy umieścić na biurku wyłącznie to, co będzie potrzebne do wykonania obowiązków w danym dniu. Nadmiar przedmiotów sprawia, że organizacja biurka jest utrudniona, a praca nieefektywna. Nie warto układać na widoku dokumentów, które mają być wykonane w następnej kolejności, ponieważ powoduje to niepotrzebną presję, a to prosta droga do błędów i pomyłek.
Jeśli jest taka możliwość, to dobrze jest unikać drukowania dokumentacji, która może być przechowywana w wersji elektronicznej. Dzięki temu można skutecznie ograniczyć ilość „makulatury”, która do niczego nie jest potrzebna, a jedynie zajmuje miejsce.
A zatem część pism, których nie musimy przechowywać fizycznie, starajmy się trzymać w formie cyfrowej. Co więcej, warto też niektóre dokumenty zeskanować i przenieść do pamięci komputera, ponieważ w ten sposób zawsze będą „pod ręką”, ale w sposób fizyczny nie będą zajmować przestrzeni na biurku. W pobliżu biurka trzeba postawić kosz, do którego trafiać będą niepotrzebne rzeczy, a także niszczarkę, która ułatwi pozbywanie się dokumentów zawierających dane o szczególnym znaczeniu.
O tym, jakie biurka znajdą się w biurowej przestrzeni najczęściej decyduje pracodawca. O ile w początkowej fazie tworzenia firmy meble najczęściej pochodzą z tej samej linii produktów, o tyle im bardziej firma się rozrasta i im więcej pracowników, tym różniejsze biurka znajdują swoje miejsce w biurze. W efekcie poszczególne biurka często znacząco się od siebie różnią, np. wysokością czy budową – część jest wyposażona w szuflady i dodatkowe szafki, część nie.
Biurko do biura
Na co zwrócić uwagę przy wyborze pracowniczego biurka? Przede wszystkim ważna jest wielkość roboczego blatu. Im ten większym, tym lepiej, bo wówczas więcej rzeczy może się na nim znaleźć. Dobrze, by biurko było wyposażone w szuflady czy szafki – te pozwalają na utrzymanie porządku na biurku – można do nich schować aktualnie niepotrzebne dokumenty.
Praca przy biurku powinna być wygodna. Dobrze, by biurko nie posiadało dodatkowych półek w miejscu, gdzie kładziemy nogi. W ostatnim czasie na rynku pojawiło się wiele tanich biurek, które jednak nie nadają się do pracy – można przy nich spędzać czas jedynie sporadycznie.
Jeżeli na biurku znajdzie się komputer, to warto przemyśleć zakup biurka zaprojektowanego pod taki sprzęt. Czym różnią się one od klasycznych biurek? Przede wszystkim mają dodatkowe półki, np. na klawiaturę czy jednostkę centralną.
Biurka pracownicze - urządza pracownik
Jeżeli nie miałeś wpływu na to, przy jakim biurku pracujesz, to i tak możesz je dostosować do własnych wymagań. Część pracodawców dba o to, by pracownik znalazł na biurku wszystko to, czego potrzebuje. Szczególnie istotne są produkty pozwalające na poukładanie dokumentów, długopisów czy pozostałych przyborów biurowych.
Jak urządzić biurko, by pracowało się przy nim wygodnie? Pierwszego dnia pracy nie bój się poprzestawiać rzeczy, które znajdują się na biurku, przy którym będziesz pracował – od tego może zależeć twoja efektywność. Sprawdź również, czy pod ręką masz wszystkie niezbędne produkty, które pozwolą ci na wykonywanie pracy.
Czyste biurko to podstawa
Bałagan może skutecznie zakłócać pracę. W pierwszym dniu pracy powinieneś dowiedzieć się, czy jesteś zobowiązany sam zadbać o porządek na biurku, czy może firma zatrudnia ekipę sprzątającą (więcej w artykule: „A kto sprząta twoje biurko?”). Drugie rozwiązanie jest bardzo często spotykane – wielu pracodawców decyduje się nawiązać współpracę z wyspecjalizowaną firmą, bo w ten sposób mogą zaoszczędzić całkiem sporo pieniędzy.
Jeżeli musisz zadbać o biurko samodzielnie, to dowiedz się, gdzie znajdziesz niezbędne środki czyszczące. Czyste biurko, na którym wszystkie rzeczy są poukładane nie tylko lepiej się prezentuje, lecz także świadczy o Tobie.
Pracownicy biurowi najczęściej samodzielnie decydują o swoich przerwach czy akurat wykonywanych zadaniach. Większość z nich musi zatem nauczyć się organizować swój czas pracy. Niestety, to zadanie wcale nie jest proste i większość zatrudnionych ma problem ze zorganizowaniem swojego pracowniczego kalendarza.
W jaki sposób podjeść do zorganizowania swojego dnia pracy? Poza prowadzeniem np. kalendarza, warto dokładnie przyjrzeć się miejscu wykonywania pracy. Może problem wcale nie tkwi w tym, że pracownik pracuje bez planu, ale w niewłaściwym prowadzeniu dokumentacji czy spędzaniu czasu na… firmowych plotkach.
Punkt pierwszy: porządek na biurku
Niewielu pracowników pamięta o tej podstawie. Czyste biurko, poukładane dokumenty czy porządek w szufladach mogą wydawać się mało ważne, ale jest zupełnie przeciwnie. Wszystko dlatego, że dzięki temu pracownik nie traci cennych minut na poszukiwanie niezbędnych rzeczy. W sklepach papierniczych można znaleźć szeroki wybór galanterii biurowej. W praktyce uporządkowanie biurka i miejsca wokół niego nie jest większym problemem.
Poza porządkiem na biurku, warto zadbać o poukładanie niezbędnych dokumentów. Można wykorzystać m.in. pojemne segregatory. Jeżeli zostaną opisane, to nie będzie konieczne każdorazowe przeglądanie ich zawartości w poszukiwaniu potrzebnego pisma. Choć takie uporządkowanie przestrzeni biurowej jest czasochłonne, w praktyce okazuje się bezcenne.
Systematyczność, czyli prowadzenie kalendarza
Pracownik, który chce być zorganizowany i wywiązywać się ze swoich zawodowych obowiązków bez konieczności zabierania dokumentów do domu lub pozostawania w firmie po godzinach, powinien nauczyć się prowadzić kalendarz. Tu ważna jest przede wszystkim systematyczność. Dlaczego? Bo prowadzenie kalendarza wymaga ciągłego notowania zadań czy spotkań.
Ci, którzy po kalendarz sięgną po raz pierwszy, nie powinni zniechęcać się pierwszymi niepowodzeniami. Może się też okazać, że zamiast prowadzenia kalendarza tradycyjnego, czyli papierowego, znacznie bardziej odpowiada im dokonywanie wpisów w kalendarzu on-line. Takie mają sporo zalet, bo często można je synchronizować ze skrzynką pocztową lub korzystać z takiego, do którego dostęp można mieć również z urządzeń mobilnych.
Misja: wyeliminować rozpraszacze
Każdy zatrudniony chcący jeszcze lepiej wykonywać swoje zadania, powinien dokładnie sprawdzić, co powoduje, że nie może skupić się na pracy. Może okazać się, że przeszkadza mu np. muzyka płynąca z radia lub fakt, że część dnia pracy wykorzystuje na przeglądanie serwisów internetowych. W praktyce zatem konieczne jest nie tylko nazwanie rozpraszaczy, lecz także ich wyeliminowanie.
W pracy biurowej należy szczególnie uważać na spotkania z innymi pracownikami. Kilka minut spędzonych na plotkach z jednym znajomym, kilka kolejnych upływających na omawianiu nieistotnych i niezwiązanych z pracą spraw… W praktyce pracownik może tracić całkiem sporą pulę minut z dnia pracy. A to w praktyce może oznaczać nadgodziny.
Planowanie całego dnia to błąd
Często popełnianym błędem przy organizowaniu dnia pracy jest wypełnianie go po brzegi. Niestety, to się nie sprawdza, bo żaden pracownik nie może być pewien, że nie zadzwoni telefon lub szef nie poprosi na rozmowę do swojego gabinetu. Z tego względu tak ważne, by zostawić trochę niezaplanowanego czasu, który będzie można wykorzystać na niespodziewane wydarzenia.
Ile zatem czasu należy planować w ciągu dnia? Zasadniczo nie więcej niż 60%. Dzięki temu nie tylko można wyeliminować nerwowe zerkanie na zegarek, lecz także mieć pewność, że wszystkie sprawy zostaną wykonane terminowo. Wolny czas można zaś spożytkować na realizowanie zadań zaplanowanych na dzień następny.
To może Cię również zainteresować
