Spis treści
Przedsiębiorca rozpoczynający prowadzenie firmy powinien znać realia branży i – chcąc się w niej utrzymać – dostosować się do nich. By jednak nie okazało się, że zostanie bez towaru i pieniędzy na zakup kolejnej jego partii, powinien pomyśleć nie tylko o ewentualnym otwarciu linii kredytowej, lecz także o sprawdzeniu swojego potencjalnego kontrahenta. Jak to zrobić? Oto 3 zasady, o których powinien pamiętać każdy właściciel firmy.
Biznes partner – sprawdź, z kim będziesz współpracować
Podstawową kwestią jest sprawdzenie, czy firma kontrahenta rzeczywiście istnieje i prowadzi działalność gospodarczą. Podstawowym źródłem, w którym można znaleźć takie informacje jest baza CEIDG. To właśnie w tym zbiorze są zebrane wszystkie najważniejsze dane o firmach. Co powinno wzbudzić szczególne zainteresowanie przedsiębiorcy? Przede wszystkim data rozpoczęcia prowadzenia działalności gospodarczej. Początkujące w branży firmy nie muszą od razu być podejrzane, ale przedsiębiorca decydujący się na współpracę z takimi powinien być bardziej wyczulony. Wszystkie informacje niezbędne, by sprawdzić firmę we wspomnianej bazie CEIDG, można znaleźć na firmowej pieczątce, z której korzysta przedsiębiorstwo.
Odroczony termin płatności tylko dla rzetelnych kontrahentów
Nie każda firma oferuje wystawianie faktur z odroczonym terminem płatności. Takie dokumenty, choć powszechnie używane, nie są dostępne dla wszystkich. By nie okazało się więc, że z miesiąca na miesiąc przybywać będzie nieopłaconych w terminie faktur – przez co firmowa kasa zacznie świecić pustkami – dobrym rozwiązaniem jest stosowanie odroczonych terminów płatności wyłącznie wobec stałych, rzetelnych klientów.
Istotne jest też określenie, po ilu miesiącach lub po ilu opłaconych fakturach firma kontrahenta będzie uprawniona do korzystania z tego udogodnienia. Z myślą o lojalnych klientachmożna przygotować też promocje i rabaty. Wszystko to powinno skusić tych, którzy są w stanie terminowo regulować płatności i są zainteresowani oszczędzaniem.
Czytaj również: Skąd wziąć pomysł na firmę, która przyniesie zysk?
Kontrahent - sprawdź opinie o jego firmie
Niezależnie od branży, opinię można wyrobić sobie dość szybko. Idąc przykładem sektora budowlanego – podwykonawcy zawsze są oceniani przez wykonawców, ci zaś przez inwestora. By być pewnym, że firma nie zniknie z rynku nie płacąc za towar, warto odpowiednio wcześniej sprawdzić, czy jej sytuacja jest ustabilizowana, a jej właściciel ma dobrą opinię. Zdecydowanie najłatwiej mają w tej kwestii przedsiębiorcy działający lokalnie – oni nie powinni mieć większego problemu z tym, by sprawdzić potencjalnego kontrahenta, gdyż wystarczy w tym celu wykonać kilka telefonów.
W przypadku firm działających na terenie całego kraju lub za granicą sprawa jest nieco trudniejsza. Warto jednak poświęcić czas, by sprawdzić chociaż opinie w sieci. Alternatywnym rozwiązaniem jest wypytanie wśród innych podmiotów, np. hurtowni, dostawców, usługodawców, czy wcześniej współpracowali z daną firmą. Takie działania pozwalają skutecznie uchronić się przed nieuczciwymi kontrahentami.
Każdy przedsiębiorca doskonale wie, że tylko współpraca z poważnymi podmiotami jest opłacalna. Ponieważ skutki podjęcia współpracy z nierzetelnym kontrahentem może Twoją firmę kosztować bardzo dużo, warto poświęcić chwilę i – jeszcze przed podpisaniem umowy – sprawdzić, czy potencjalny partner biznesowy jest osobą godną zaufania.
Na czym polega wywiad gospodarczy?
Wywiad gospodarczy koncentruje się na pozyskaniu informacji o przedsiębiorstwie. Nie zawsze mowa wyłącznie o danych finansowych, lecz także o prawnych czy kadrowych. Wszystkie te elementy pozwalają bowiem oszacować ryzyko, wiążące się z nawiązaniem współpracy z wybranym podmiotem. Ale z wywiadu gospodarczego nie korzystają wyłącznie przedsiębiorcy zainteresowani współpracą z innymi działającymi na rynku podmiotami.
Z punktu widzenia działającego na rynku przedsiębiorcy, wywiad gospodarczy pozwala uchronić się przed sytuacją, w której w jego biurze będzie piętrzyć się stos nieopłaconych faktur za zrealizowane usługi lub dostarczone towary. Przeterminowane płatności są niestety zmorą wielu polskich przedsiębiorstw i zdecydowana większość z nich wskazuje, że jest to główny czynnik hamujący rozwój firm.
Jak przeprowadzić wywiad gospodarczy?
Pracownik produkcji
Randstad Polska Sp. z o.o.
- 4 500 zł brutto / mc
- Kajetanów
Magazynier - operator wózka widłowego
Randstad Polska Sp. z o.o.
- 5 100-6 000 zł brutto / mc
- Nowiny
Pracownik produkcji
Randstad Polska Sp. z o.o.
- 4 500-4 950 zł brutto / mc
- Występa
Operator maszyn produkcyjnych/pracownik produkcji
Randstad Polska Sp. z o.o.
- 5 100-6 000 zł brutto / mc
- Nowiny
Przedsiębiorcy, świadomi czyhających na nich problemów natury finansowej i chcący skorzystać z wywiadu gospodarczego powinni wiedzieć, że na rynku działają podmioty, które są w stanie sprawdzić każdą firmę. Najczęściej wywiadem gospodarczym zajmują się agencje detektywistyczne. Tych na polskim rynku nie brakuje – istnieją nawet takie, które specjalizują się wyłącznie w pracy na rzecz podmiotów gospodarczych.
Skorzystanie z pomocy zewnętrznych agencji w celu sprawdzenia potencjalnych kontrahentów jest rozwiązaniem dobrym, ale kosztownym. Przedsiębiorcy, którzy dopiero rozpoczynają działalność i szukają tańszego rozwiązania powinni pamiętać o tym, że w Polsce istnieją bazy gromadzące informacje o zobowiązaniach dłużników. Przykładem takich biur są: BIG InfoMonitor czy Krajowy Rejestr Długów Biuro Informacji Gospodarczej.
Potrzebne dane kontrahenta
By sprawdzić potencjalnego kontrahenta potrzebne są jego dane. W przypadku firm ich zdobycie nie jest problemem – większość przedsiębiorstw numery NIP i REGON podaje na swoich stronach internetowych i social mediach. Podobnie jest z adresem. Zdobycie danych nie jest zatem problemem, a dzięki nim można sprawdzić, czy potencjalny kontrahent rzeczywiście prowadzi działalność gospodarczą i nie ma przeterminowanych zobowiązań.
Krajowy Rejestr Długów
Zatory płatnicze są jednym z najpoważniejszych problemów przedsiębiorców. By zatem zorientować się, czy współpraca z daną firmą nie okaże się bolesna pod kątem finansowym, warto odpowiednio wcześniej sprawdzić, czy podmiot nie ma zaległości. Jeżeli kontrahentem ma być spółka prawa handlowego, przedsiębiorca powinien sięgnąć do danych zgromadzonych w KRD.
Informacje zgromadzone w KRD pozwalają na stwierdzenie, czy podmiot ma zaległości wobec ZUS lub urzędu skarbowego. Uwagę warto zwrócić również na dział VI, w którym umieszczane są informacje na temat prowadzonego postępowania likwidacyjnego lub o ogłoszeniu upadłości. Dodatkowo przedsiębiorca powinien zwrócić uwagę na to, czy przeciwko spółce nie są prowadzone egzekucje komornicze.
A może BIG?
BIG, czyli Biuro Informacji Gospodarczej to kolejny podmiot, gromadzący dane na temat przedsiębiorców. Z ich punktu widzenia najważniejszy jest InfoMonitor. To raport o przedsiębiorcy, w którym można znaleźć informacje na temat tego, czy podmiot figuruje w Rejestrze Długów. Aby zdobyć raport, konieczne jest złożenie stosownego wniosku. Ale uwaga, dane z BIG przedsiębiorca uzyskuje po uiszczeniu opłaty – to płatna baza.
Biała lista podatników VAT
To kolejne narzędzie, które pozwala na bezpłatne i szybkie sprawdzenie potencjału swojego przyszłego partnera biznesowego.
Znajdziesz tam takie informacje o kontrahencie, jak:
- dane kontahenta
- czy jest obecnie czynnym podatnikiem VAT
- czy był czynnym podatnikiem VAT w interesującym cię okresie (wskazujesz datę)
- data rejestracji jako podatnika VAT
- data i powód jego wykreślenia z rejestru lub powód odmowy rejestracji - jeśli nie jest podatnikiem VAT czynnym
- numer rachunku bankowego zarejestrowany i potwierdzony przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, na który bezpiecznie wpłacisz należności.
Informacje bezpośrednio z urzędu skarbowego
Każdy przedsiębiorca ma możliwość sprawdzenia swojego kontrahenta bezpośrednio w urzędzie skarbowym sladając odpowiedni wniosek. Trzeba być jednak stroną danej transakcji, nie można zatem sprawdzić przyszłego lub byłego patrnera w biznesie.
Jakie informacje może przekazać urząd skarbowy?
- Czy kontrahent składa deklaracje lub inne dokumenty, do których złożenia był obowiązany?
- Czy zawarł w złożonych deklaracjach lub dokumentach wszystkie czynności, do których wykazania był obowiązany?
- Czy zalega z płatnościami podatków wynikających z deklaracji lub innych dokumentów?
Zaświadczenie wydawane przez urząd skarbowy zawierające powyższe informacje kosztuje 21 zł.
Współpraca z firmą windykacyjną
Jeszcze innym rozwiązaniem jest nawiązanie współpracy z firmą windykacyjną. Takie podmioty, poza dochodzeniem należności, najczęściej oferują możliwość sprawdzenia potencjalnego kontrahenta. W ten sposób przedsiębiorca może też zorientować się, jak wygląda sytuacja materialna podmiotu, np. czy posiada on nieruchomości mogące być zabezpieczeniem na wypadek nieuiszczenia przez niego swoich zobowiązań.
W ostatnich latach wzrasta wśród przedsiębiorców świadomość tego, jak chronić się przed nieuczciwymi kontrahentami. Jest to szczególnie istotne w przypadku niewielkich firm, dla których nawet jedna nieopłacona faktura może okazać się potężnym problemem. Jak weryfikować potencjalnych klientów? Okazuje się, że możliwości jest wiele. To, na którą z nich zdecyduje się właściciel firmy, powinno zależeć wyłącznie od środków, jakie może on przeznaczyć na ten cel.
| Etapy wywiadu gospodarczego | Opis |
|---|---|
| Współpraca z agencją detektywistyczną | Firmy specjalizujące się w wywiadach gospodarczych mogą sprawdzić każdą firmę. |
| Sprawdzenie baz dłużników | Bazy danych jak BIG InfoMonitor i Krajowy Rejestr Długów Biuro Informacji Gospodarczej gromadzą informacje o zobowiązaniach dłużników. |
| Zabezpieczenie majątku | Wywiad gospodarczy dostarcza informacji o majątku firmy, co pozwala na zabezpieczenie wierzytelności. |
| Prewencja przed upadłością | Kosztowny, ale skuteczny sposób ochrony firmy przed upadłością, szczególnie w czasach kryzysu. |
Weryfikację można powierzyć specjalistom
Powierzając weryfikację potencjalnego kontrahenta zewnętrznemu podmiotowi, przedsiębiorca może liczyć na szczegółowy raport. Na podstawie informacji w nim zawartych będzie mógł podjąć decyzję o ewentualnej współpracy lub odrzuceniu oferty. Raport może być również wskazówką co do tego, jak postępować z klientem – zamiast np. oferować faktury z odroczonym terminem płatności, można żądać zapłaty natychmiast po dostarczeniu towaru lub przed wykonaniem usługi.
Zaletą zlecenia weryfikacji podmiotu gospodarczego np. agencji detektywistycznej jest również możliwość zaoszczędzenia czasu. Przeglądanie baz gromadzących informacje o dłużniku jest czasochłonne. Agencja, jeżeli posiada swoje oddziały w całym kraju, może również sprawdzić, czy firma pod wskazanym przez siebie adresem rzeczywiście prowadzi działalność gospodarczą. To duże ułatwienie – zwłaszcza, że współcześnie nie brakuje oszustów podszywających się pod podmioty gospodarcze. Za wszystkie usługi wykonane przez pracowników agencji będzie trzeba uiścić opłatę – koszt ten może być jednak dla niektórych przedsiębiorców, zwłaszcza początkujących, ogromnym obciążeniem.
Lepiej zapobiegać niż leczyć
Ta maksyma świetnie się sprawdza, gdy mowa o prowadzeniu firmy. Gdy jednak okaże się, że podjęte środki nie uchroniły przed pojawieniem się przeterminowanych faktur, przedsiębiorca nie pozostaje bez możliwości dochodzenia swoich praw. Skierowanie sprawy do firmy windykacyjnej lub na drogę sądową pozwala sprawdzić, czy kontrahent posiada majątek, co do którego mogłaby zostać wszczęta egzekucja.
W sytuacji skierowania wniosku do kancelarii komorniczej (po uzyskaniu tytułu wykonawczego) i stwierdzeniu przez komornika sądowego bezskuteczności egzekucji, tytuł pozostanie ważny przez 10 lat, licząc od dnia stwierdzenia bezskuteczności. Oznacza to, że wierzyciel może dochodzić swoich roszczeń przez długi czas – właściciel firmy zalegającej z płatnością wcale nie może spać spokojnie.
W biznesie, nie każda wystawiona faktura jest opłacana od razu. Przykładowo w branży budowlanej istnieje zasada, według której termin zapłaty jest odroczony i to nawet o 90 dni. Ponieważ jednak nie każda firma jest solidna, z punktu widzenia przedsiębiorcy dobrym rozwiązaniem może być skrupulatne sprawdzenie podmiotu, z którym zamierza on nawiązać współpracę. Wywiad gospodarczy pozwala na sprawdzenie kondycji potencjalnego kontrahenta i tym samym uzyskanie odpowiedzi na pytanie: czy będzie on wywiązywał się ze swoich obowiązków płatniczych?
5 ciekawostek i dodatkowych informacji o wywiadzie gospodarczym
- Wywiad gospodarczy jest jak detektywistyczne śledztwo w biznesie. Nie jest to tylko zwykłe sprawdzenie informacji, ale pełne śledztwo, które może obejmować różnego rodzaju metody zbierania danych.
- Wywiady gospodarcze są nie tylko dla dużych korporacji. Również małe i średnie przedsiębiorstwa mogą skorzystać z tych usług, aby zabezpieczyć swoje interesy i zminimalizować ryzyko.
- Wywiad gospodarczy nie jest nowym zjawiskiem. Praktyka ta ma swoje korzenie w dawnych cywilizacjach, gdzie handlowcy zawsze sprawdzali wiarygodność i solidność swoich partnerów biznesowych.
- Według statystyk, około 25% firm upada z powodu złych decyzji wynikających z braku informacji o kontrahentach. Wywiad gospodarczy może pomóc w zminimalizowaniu tego ryzyka.
- Według badania przeprowadzonego przez BIG InfoMonitor i Biuro Informacji Kredytowej (BIK), prawie połowa Polaków (48%) nie wie, że istnieją bazy dłużników. Te bazy są kluczowym narzędziem w wywiadzie gospodarczym.
