Spis treści
Wezwanie do zapłaty jest formalnym dokumentem, który służy do poinformowania dłużnika o konieczności uregulowania zaległych płatności. Jest to zazwyczaj ostatni krok przed rozpoczęciem postępowania sądowego lub przekazaniem sprawy do firmy windykacyjnej.
Dlaczego warto przygotować wezwanie do zapłaty?
Przedsiębiorcy często mają problemy z odzyskiwaniem zaległych należności. Warto pamiętać, że w każdym roku tysiące podmiotów gospodarczych kończy działalność. Powody są różne – niektóre firmy nie poradziły sobie w walce o klienta z silną konkurencją, inne zaś upadły, bo nie mogły odzyskać należności od swoich kontrahentów. W jaki sposób uchronić się przed tymi problemami?
Zaczynasz działalność? Sprawdź wypłacalność swoich klientów
Pamiętaj o możliwości skorzystania z wywiadu gospodarczego. Taki na najwyższym poziomie oferują agencje detektywistyczne. Mogą one sprawdzić, czy firma, z którą chcesz podjąć współpracę:
- posiada majątek,
- jest wypłacalna,
- zatrudnia specjalistów.
W takim raporcie znajdziesz również informacje na temat posiadanych przez kontrahenta nieruchomości czy cennych ruchomości, które w przyszłości mogłyby ułatwić odzyskanie zaległości. Takie informacje są ważne, bo nie można przewidzieć czy podmiot, który aktualnie prosperuje bardzo sprawnie, za pół roku czy rok nie będzie borykał się z problemami finansowymi. Czytaj: PUE - co to jest i dlatego powinieneś założyć taki profil?
Masz problem z zaległymi fakturami? Przygotuj wezwanie do zapłaty
Jak reagować w przypadku firm, które spóźniają się z opłacaniem faktur? Sposobów jest kilka – to od Ciebie zależy, jaką drogę postępowania wybierzesz. Jeżeli w dalszym ciągu chcesz współpracować i utrzymywać poprawne stosunki z podmiotem zalegającym z płatnością, to w pierwszej kolejności spróbuj dowiedzieć się, co się stało – na przykład przez telefon. Takie rozwiązanie pozwala wybadać sytuację, w której znajduje się kontrahent. Może się bowiem zdarzyć, że brak przelewu jest związany wyłącznie z przeoczeniem.
Gdy termin płatności upłynął dawno temu, a firma niechętnie odpowiada na wiadomości wysyłane drogą elektroniczną lub też jej pracownicy nie są w stanie określić, kiedy przelew zostanie wykonany, najlepszą decyzją jest wystosowanie wezwania do zapłaty.
Pracownik produkcji
Randstad Polska Sp. z o.o.
- Częstochowa
Pracownik lady mięsnej- Psary
Golden Serwis Sp. z o. o.
- 28-28 zł brutto / h
- Psary
Spawacz !!!
Rübsam Fachkräfte GmbH & Co.KG
- Niemcy
Elektryk do okablowywania szaf sterowniczych
Rübsam Fachkräfte GmbH & Co.KG
- Niemcy
Kasjer/Sprzedawca Opole ul. Hubala
Golden Serwis Sp. z o. o.
- 28-28 zł brutto / h
- Opole
Wezwanie do zapłaty faktury – co musisz o nim wiedzieć?
Choć terminowe regulowanie należności jest podstawą dla zapewnienia rentowności firmy, to przypadki niepłacenia zdarzają się i trzeba się na nie przygotować. Jeśli klient nie chce uregulować kwestii finansowych w odpowiednim czasie, to warto wystosować do niego specjalny dokument, czyli ponaglenie lub wezwanie. Choć jednorazowy brak zapłaty za fakturę w terminie nie powinien zachwiać płynnością finansową naszej firmy, to nie można dopuszczać do sytuacji, w których zaległości będzie więcej.
- z jakiego tytułu oczekujemy zapłaty,
- jaki był pierwotny termin płatności,
- informacja o tym, jakie kroki zamierzamy podjąć,
- dane dłużnika,
- dane naszej firmy,
- informacje o wysokości długu,
- numer konta bankowego do przelania wierzytelności.
Mimo wystosowania ponaglenia może się zdarzyć, że adresat wiadomości postanowi nie dostosować się do naszych wymagań i nadal będzie zwlekał z zapłatą. Dlatego w wezwaniu warto uwzględnić możliwość naliczenia odsetek za opóźnienie w płatności, a w cięższych przypadkach poinformować o możliwości skierowania sprawy do sądu.
Wezwanie do zapłaty wynagrodzenia za zrealizowane usługi warto wysłać listem poleconym z potwierdzeniem odbioru, abyśmy mieli pewność, że dokument dotarł do osoby zainteresowanej i został przez nią odebrany.
Przedsiębiorcy, którzy często mają problem z terminowym uzyskaniem pieniędzy od klientów czy kontrahentów, powinni również rozważyć możliwość skonsultowania treści wezwania do zapłaty z prawnikiem, aby skuteczność takiego dokumentu była jak najwyższa. Warto również zainteresować się tematem pieczęci prewencyjnej.
Wezwanie do zapłaty – rzeczy, które zwiększą jego skuteczność
Na wyobraźnię zalegającego z zapłatą przedsiębiorcy mogą podziałać konkretne kwoty. Warto poświęcić chwilę, by poinformować dłużnika, o ile należność powiększy się w przypadku skierowana sprawy do firmy windykacyjnej lub na drogę sądową.
Czytaj: Własna firma. Jak pozyskać środki na start?
Wiele działających na rynku firm windykacyjnych stosuje również graficzne wyróżnienia niektórych sformułowań, większa czcionką wpisując np. kwotę do zapłaty. Możesz spróbować, ale to ważne, aby nie przesadzić. Pismo powinno wyglądać przede wszystkim profesjonalnie.
Wezwanie do zapłaty – samodzielnie czy ze specjalistą?
Przedsiębiorcy myślący o tym, by wystosować wezwanie do zapłaty, mają możliwość przygotowania szablonu takiego pisma samodzielnie lub skorzystania z pomocy specjalisty, czyli np. radcy prawnego. Drugie rozwiązanie jest o tyle korzystne, że pomaga uniknąć błędów. Przedsiębiorca może dzięki niemu zaoszczędzić czas, co w przypadku prowadzenia firmy jest niezwykle istotne.
Ostateczne wezwanie do zapłaty
Jeśli przedsądowe wezwanie do zapłaty nie przyniosło oczekiwanego efektu i dłużnik nadal ignoruje swoje zobowiązania, można rozważyć wysłanie ostatecznego wezwania do zapłaty. Ostateczne wezwanie to, jak sama nazwa wskazuje, ostatnia szansa dla dłużnika na uregulowanie należności przed podjęciem dalszych działań prawnych.
W ostatecznym wezwaniu do zapłaty powinno się podkreślić powagę sytuacji i konsekwencje związane z dalszym zignorowaniem wezwania. Należy jednoznacznie wskazać, że brak zapłaty w odpowiednim terminie spowoduje podjęcie dalszych kroków prawnych, takich jak skierowanie sprawy do sądu czy przekazanie jej firmie windykacyjnej. Ostateczne wezwanie do zapłaty powinno być wysłane listem poleconym lub kurierem w celu potwierdzenia otrzymania.
Typy wezwań do zapłaty
- Wezwanie przedsądowe – jest to formalny dokument, który zazwyczaj wysyła się przed wszczęciem postępowania sądowego. Ma na celu dać dłużnikowi ostatnią szansę na dobrowolne uregulowanie zobowiązania bez konieczności angażowania sądu.
- Wezwanie pozasądowe – może być to mniej formalny dokument, często stosowany w początkowej fazie niewielkich zaległości. Jest to zwykle uprzejmy sposób na przypomnienie dłużnikowi o zaległej płatności i zmotywowanie go do uregulowania długu.
- Wezwanie do zapłaty w postępowaniu nakazowym – to wezwanie do zapłaty, które jest elementem postępowania nakazowego w sądzie.
- Monit – jest to prostsza forma przypomnienia o zaległości, często używana w przypadku rutynowych opóźnień w płatnościach, na przykład przez firmy telekomunikacyjne lub usługi publiczne.
- Ostateczne wezwanie do zapłaty - jest to zwykle ostatnia próba skłonienia dłużnika do zapłaty przed podjęciem bardziej zdecydowanych działań, takich jak przekazanie sprawy do firmy windykacyjnej lub sądu.
Warto pamiętać, że niezależnie od rodzaju wezwania, celem jest zawsze zachęcenie dłużnika do uregulowania zobowiązania i uniknięcie dalszych kroków prawnych.
Podsumowanie
Wezwanie do zapłaty to element zarządzania płynnością finansową firmy, umożliwiający przedsiębiorcom efektywne odzyskiwanie zaległych należności. Jego właściwe przygotowanie i zastosowanie może zapobiegać wielu problemom związanym z nieterminowymi płatnościami, a także stanowi solidną podstawę do ewentualnych działań prawnych. Dlatego każdy przedsiębiorca powinien być przygotowany do jego wykorzystania, pamiętając o zachowaniu profesjonalizmu oraz jednoznacznym określeniu konsekwencji niewykonania zobowiązań przez dłużnika.
Przemyślane i zgodne z prawem wezwanie do zapłaty może okazać się nie tylko skutecznym narzędziem windykacyjnym, ale również środkiem zapobiegawczym, zwiększającym dyscyplinę płatniczą kontrahentów i chroniącym przedsiębiorstwo przed kryzysami finansowymi.
To może Cię również zainteresować
