Gdy firma kończy działalność - 3 kroki związane z zamknięciem działalności gospodarczej

Likwidacja działalności gospodarczej - o czym trzeba pamiętać?

Ile z tych firm przetrwa po pierwszych dwóch latach działalności? Statystyki nie są optymistyczne – tylko ok. 30% firm jest w stanie być nadal konkurencyjna, czyli przez pierwsze dwa lata osiągnąć taką pozycję na rynku, która pozwoli im skutecznie zabiegać o klienta w późniejszym okresie.

Jak należy prawidłowo zamknąć działalność gospodarczą? Jako przedsiębiorca powinieneś wiedzieć, że poza zamknięciem działalności możesz również skorzystać z opcji jej zawieszenia.

Takie rozwiązanie jest korzystne wówczas, gdy zlecenia masz tylko przez część roku, lub niespodziewanie kilku kontrahentów zrezygnowało ze współpracy z Twoją firmą. Jeżeli nie chcesz korzystać z tej możliwości, dowiedz się, jakie kroki podjąć, aby prawidłowo zamknąć firmę.

Zamknięcie działalności gospodarczej - krok pierwszy – rozstań się z pracownikami

Prowadząc firmę, mogłeś zatrudniać pracowników na podstawie umów o pracę lub współpracować z nimi, podpisując umowy cywilnoprawne. Jako osoba fizyczna nie będziesz mógł tego robić, dlatego koniecznie musisz rozwiązać zawarte umowy. Pamiętaj, aby pracownikom zatrudnionym na umowie o pracę wydać świadectwa zatrudnienia.

Rozstanie się z pracownikami, nie zwalnia cię od konieczności przechowywania dokumentacji prowadzonej w czasie ich zatrudniania. Ponieważ okres przechowywania dokumentów pracowniczych w niektórych przypadkach wynosi nawet 50 lat, powinieneś rozważyć współpracę z prywatnym archiwum, w którym będziesz mógł zdeponować takie akta.

Zamykając działalność gospodarczą, poinformuj urzędy - krok drugi

Jako przedsiębiorca byłeś zobowiązany składać cyklicznie deklaracje i odprowadzać składki do ZUS-u. Zamykając działalność, nie będziesz miał już tych obowiązków. Urzędy nie będą jednak o tym wiedzieć, jeżeli nie poinformujesz ich o swojej decyzji.

Jak to zrobić?

Szukasz pracy?

Instrumentariuszka

Agencja Zatrudnienia HR SIGMA

• Bielsko-Biała

Dodana 3 gru 2024

Pracownik Produkcyjny - montaż wysokiej jakości wyrobów

PENT. Sp. z o.o.

• Bielsko-Biała

Dodana 3 gru 2024

Obsługa klienta- lada mięsna Stężyca

Golden Serwis Sp. z o. o.

• 28-28 zł brutto / h
• Stężyca

Dodana 3 gru 2024

Kasjer/Sprzedawca Stężyca

Golden Serwis Sp. z o. o.

• 28-28 zł brutto / h
• Stężyca

Dodana 3 gru 2024

Inżynier Automatyk/Robotyk (również bez doświadczenia)

Teknomatik

• Jasienica

Dodana 3 gru 2024

Praca Warszawa Praca Wrocław Praca Kraków Praca Katowice

• W pierwszej kolejności dokonaj wyrejestrowania firmy z CEIDG. Zrobisz to za pomocą wniosku CEIDG-1, zaznaczając stosowne pola. Wniosek możesz wysłać online lub złożyć w urzędzie gminy.
• O zamknięciu prowadzonej działalności musisz poinformować również ZUS – dzięki temu zostaniesz wykreślony z bazy przedsiębiorców odprowadzających za siebie składki. Właściwym formularzem, na którym należy poinformować ZUS o tym fakcie, jest ZUS ZWUA.

Zamknięcie działalności gospodarczej - krok trzeci – rozlicz się z urzędem skarbowym

Prowadząc firmę, korzystałeś z różnych urządzeń i sprzętów. Po zakończeniu działalności gospodarczej mogły też pozostać surowce lub towary. Musisz się z nich rozliczyć, a dokładniej zapłacić podatek. Aby wyliczyć jego wartość, niezbędne jest przygotowanie stosowanych spisów, czyli spisu z natury i majątku. Jeżeli masz wątpliwości, jak przygotować takie spisy, to skorzystaj z pomocy pracowników biura rachunkowego. Oni nie tylko mogą sporządzić spisy, lecz także wyliczą wartość podatku, który będziesz musiał odprowadzić.

Dodatkowe czynności muszą wykonać przedsiębiorcy, którzy byli czynnymi podatnikami VAT-u. Poza odprowadzeniem należnego podatku muszą również złożyć formularz VAT-Z, za pomocą którego poinformują o zakończeniu prowadzenia działalności gospodarczej. Niezbędne jest też złożenie ostatniej deklaracji VAT.

Zamknięcie firmy - o czym jeszcze warto pamiętać

Zamknięcie działalności gospodarczej to zazwyczaj bardzo ciężka decyzja dla każdego przedsiębiorcy. Szczególnie jeśli to jego pierwsza firma. Wtedy zamknięcie działalności wiąże się nie tylko z wewnętrznym poczuciem porażki, ale także z ogromnym strachem, ponieważ nie wiadomo, jak zakończyć działalność gospodarczą, aby w przyszłości nie mieć z tego tytułu żadnych problemów, głównie finansowych.

Jeśli zdecydowałeś, że zamykasz działalność gospodarczą, to koniecznie dowiedz się, o czym nie powinieneś zapomnieć. Świetnie podsumowanie stanowi poniższy film:

Pamiętaj, że Twoim obowiązkiem jest dopełnienie wszelkich formalności przy procesie zamykania działalności gospodarczej. Twoja niewiedza nie będzie stanowić żadnego usprawiedliwienia przed ZUS-em, czy Urzędem Skarbowym.

Najważniejszą kwestią jest dokładne rozliczenie podatkowe. Dodatkowo należy sprawdzić wszystkie umowy podpisane z pracownikami i zewnętrznymi podmiotami, zwracając szczególną uwagę na to, czy się z nich w pełni wywiązaliśmy. Ważne jest tutaj sprawdzenie do kiedy obowiązują nas umowy i co grozi za zerwanie ich przed terminem.

Później trzeba przekalkulować, co będzie dla nas mniejszą stratą, czy rozwiązanie umowy teraz, czy kontynuowanie współpracy jeszcze do jej zakończenia.

Przedsiębiorcy nieposiadający długów, którzy nie chcą sprzedać firmy ani zgłaszać upadłości, tylko po prostu ją zamknąć, powinni przede wszystkim zacząć od wyrejestrowania się w CEIDG. Kolejnym krokiem będzie inwentaryzacja majątku, powiadomienie naczelnika Urzędu Skarbowego o zamknięciu działalności, wyrejestrowanie się z VAT i złożenie odpowiednich deklaracji oraz wyrejestrowanie ewentualnych pracowników z ubezpieczeń.

Warto jednak wiedzieć, że nie zawsze opłaca się całkowite zamknięcie firmy. Czasem lepiej jest pomyśleć o jej zawieszeniu, ponieważ wówczas nie stracimy prawa do niskiego ZUSu. Mając zawieszoną firmę, nie płaci się składek ani podatków ZUS, a w razie wystąpienia takiej potrzeby można ją bardzo szybko odwiesić. Wtedy działalność wznawia się na starych zasadach, utrzymując nawet przysługujące nam wcześniej prawo do niskiego ZUSu.

Likwidacja działalności gospodarczej

Zamknięcie działalności gospodarczej, zwane inaczej likwidacją działalności gospodarczej, niesie za sobą konieczność dopełnienia licznych obowiązków – m.in. rozwiązanie umów z pracownikami, wyrejestrowanie z ZUS, rozliczenie podatków czy zamknięcie księgowości. Nie wystarczy zatem wykreślenie firmy z rejestru przedsiębiorców (CEIDG bądź KRS w przypadku spółek).

Zanim zdecydujesz się na zamknięcie działalności gospodarczej, warto zastanowić się czy podjąć ten krok. Otóż nawet, gdy Twoja firma przynosi straty, być może warto jednak wybrać opcję zawieszenia firmy i przeczekania tego trudnego okresu.

Jeśli jednak Twoja decyzja jest ostateczna, warto zapoznać się ze wskazówkami, jak zamknąć działalność gospodarczą i uporządkować wszelkie formalności – związane z ZUS, likwidacją kasy fiskalnej czy remanentem likwidacyjnym.

Jak zamknąć działalność gospodarczą?

Zanim podejmiesz jakiekolwiek kroki, pamiętaj o terminach i zobowiązaniach. Warto dopilnować, aby rozliczyć się wcześniej z długoterminowych umów np. z kontrahentami czy pracownikami – poczekać na ich wygaśnięcie czy złożyć wypowiedzenia. Dzięki temu można uniknąć kar związanych z niedopełnieniem warunków umowy.

Kolejnym krokiem powinno być wyrejestrowanie z ZUS, o czym szerzej przeczytasz w kolejnym akapicie. Wynika to z tego, że wraz z likwidacją działalności, Ty, osoby współpracujące oraz pracownicy tracicie tytuł do ubezpieczenia w ZUS. Aby ponownie go otrzymać niezbędne jest podjęcie innego zatrudnienia, zgłoszenie do ubezpieczeń przez bliskich czy rejestracja w Urzędzie Pracy.

Najistotniejszym działaniem jest wyrejestrowanie firmy. Zakończenie działalności gospodarczej musi zostać zgłoszone do odpowiedniego urzędu/rejestru. Gdzie należy tego dokonać? Jednoosobową działalność wyrejestrowujemy w CEIDG, spółkę cywilną w GUS, z kolei pozostałe spółki w KRS. Aby jednak to uczynić, niezbędne jest wykonanie poprzedniego kroku, tj. wyrejestrowanie z ZUS. Czekają Cię również inne obowiązki, m.in. wyrejestrowanie z VAT, rozliczenie podatków, wyrejestrowanie kasy fiskalnej.

Jak wykreślić firmę z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej?

• Sprawę można załatwić podczas wizyty w urzędzie, listownie lub elektronicznie.
• Niezbędne jest złożenie wniosku o wykreślenie z CEIDG w ciągu 7 dni od zakończenia działalności. Aby uczynić to online, zarejestruj się na stronie internetowej CEIDG, wypełnij formularz i złóż podpis korzystając z elektronicznej bankowości internetowej, Profilu Zaufanego lub podpisu elektronicznego. Możesz też wypełnić wniosek online, ale podpis złożyć osobiście w urzędzie gminy. Inną opcją jest wyrejestrowanie firmy telefonicznie, kontaktując się z infolinią Centrum Pomocy (tel.: 801 055 088 lub 22 765 67 32). Możesz również złożyć wniosek w formie papierowej w urzędzie miasta lub gminy bądź może to uczynić za Ciebie pełnomocnik ustanowiony na zasadach ogólnych. Ostatnią opcją jest listowne wysłanie wniosku wraz z własnoręcznym podpisem potwierdzonym przez notariusza.
• Kiedy okaże się, że złożony online wniosek jest niepoprawny, system CEIDG poinformuje Cię o nieprawidłowościach i niezbędne będzie naniesienie korekty w terminie 7 dni roboczych.
• Usługa jest bezpłatna. Wykreślenie następuje z chwilą zamieszczenia danych w CEIDG, najpóźniej następnego dnia roboczego po dniu wpływu do CEIDG poprawnego wniosku.

Jak zamknąć działalność gospodarczą i wykreślić z rejestru REGON spółkę cywilną?

• Wniosek złóż w urzędzie statystycznym lub w jego oddziale, który jest odpowiedni dla siedziby spółki – możesz to uczynić osobiście, listownie (za podpisem potwierdzonym notarialnie) lub poprzez pełnomocnika.
• Niezbędne jest złożenie wniosku RG-OP, który ma na celu wyrejestrowanie spółki cywilnej z rejestru REGON. Musi być on opatrzony podpisami wszystkich wspólników (bądź pełnomocnika).
• Wniosek należy złożyć w ciągu 7 dni od daty uchwały o rozwiązaniu spółki. Dołączona powinna zostać kopia uchwały o rozwiązaniu spółki przez wszystkich wspólników.
• Usługa jest bezpłatna. Wykreślenie spółki cywilnej z rejestru REGON zostanie potwierdzone wówczas, gdy GUS opublikuje informację na swojej stronie internetowej. Na pisemną prośbę w ciągu 7 dni możesz otrzymać potwierdzenie o zamknięciu spółki.

Jak zamknąć działalność gospodarczą i wyrejestrować spółkę wpisaną do KRS?

• Wyrejestrowanie spółki z KRS niesie konieczność przeprowadzenia tzw. postępowania likwidacyjnego.
• Na początku niezbędne jest sporządzenie uchwały likwidacyjnej, podpisanej przez wszystkich wspólników, a także uchwały o powołaniu likwidatorów (mogą nimi być wspólnicy, członkowie zarządu albo osoby wybrane spoza spółki).
• Kolejnym krokiem jest sporządzenie bilansu otwarcia likwidacji w ciągu 15 dni od momentu powstania przyczyn ogłoszenia likwidacji.
• W kolejnym etapie niezbędne jest złożenie pierwszego wniosku – na formularzu wraz z załącznikami oraz dowodem dokonania opłaty sądowej i opłaty za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Musi to nastąpić w ciągu 7 dni od podjęcia uchwały o likwidacji.
• Trzeba także poinformować wierzycieli – poprzez wniosek o głoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym, a także wezwanie wszystkich wierzycieli i poinformowanie ich o rozpoczęciu likwidacji firmy.
• Kolejny krok to zawiadomienie Naczelnika Urzędu Skarbowego o postępowaniu likwidacyjnym oraz o likwidacji.
• Zakończenie prowadzenia interesów firmy – m.in. sprzedaż majątku firmy, ściągnięcie wierzytelności itp.
• Kiedy wszystkie poprzednie kroki zostały spełnione, powinno nastąpić podjęcie uchwały o zatwierdzeniu sprawozdania i likwidacji spółki oraz złożenie wniosku do KRS o wykreślenie spółki z rejestru.

Zamknięcie działalności gospodarczej ZUS

Kiedy dochodzi do zamknięcia firmy, niezbędne jest wyrejestrowanie z ZUS:

• po pierwsze wszystkich ubezpieczonych, tj. siebie, pracowników, współpracowników, zgłoszonych do ubezpieczenia zdrowotnego członków rodzin;
• po drugie firmy jako płatnika składek.

Warto jednak pamiętać, że zanim dojdzie do wyrejestrowania płatnika składek, muszą zostać wyrejestrowani ubezpieczeni. Aby tego dokonać, należy przekazać do ZUS formularz ZUS ZWUA (wyrejestrowanie) z ubezpieczeń w terminie do 7 dni od zaprzestania prowadzenia działalności. W sytuacji, gdy do ubezpieczeń zgłoszeni zostali członkowie rodziny (Twojej lub pracowników) trzeba ich wyrejestrować na formularzu ZUS ZCNA. Dokumenty te można złożyć osobiście (do 5 osób) bądź online.

Warto też wiedzieć, że w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej i zarejestrowania w CEIDG, nie trzeba za siebie i członów rodziny składać do ZUS dokumentów wyrejestrowujących. Można tego dokonać wraz z wnioskiem CEIDG-1.

Pamiętaj, że wyrejestrowanie płatnika jest automatyczne - przy okazji wyrejestrowania firmy w CEIDG lub KRS. Podczas procedury zamknięcia działalności gospodarczej do ZUS wysyłana jest odpowiednia informacja i zakład sam przygotowuje dokumenty wyrejestrowujące.

Likwidacja kasy fiskalnej

Przedsiębiorca likwidujący działalność, w której była użytkowana kasa fiskalna musi liczyć się z szeregiem czynności, których musi dopilnować.

• Pierwszy krok to wykonanie w ostatnim dniu korzystania z kasy dobowego oraz miesięcznego raportu.
• Następnie w terminie 7 dni od zakończenia jej używania należy złożyć wniosek do Naczelnika Urzędu Skarbowego w celu dokonania odczytu pamięci z likwidowanej kasy fiskalnej.
• W kolejnym kroku musisz złożyć wniosek o wyrejestrowanie kasy z ewidencji do Naczelnika Urzędu Skarbowego. Dokument powinien zawierać dane podatnika, numer kasy fiskalnej, datę fiskalizacji, miejsce instalacji oraz datę wyrejestrowania kasy.
• Następny etap polega na dokonaniu odczytu zawartości pamięci fiskalnej kasy przy pomocy serwisanta kasy. Musi odbyć się to poprzez sporządzenie raportu rozliczeniowego za cały okres pracy kasy w towarzystwie pracownika Urzędu Skarbowego. Czynność powinna zostać zakończona poprzez wykonanie przez pracownika Urzędu Skarbowego protokołu  z czynności odczytania zawartości pamięci kasy fiskalnej.

Remanent likwidacyjny

Kolejną procedurą towarzyszącą zamknięciu działalności gospodarczej jest remanent likwidacyjny. Remanent likwidacyjny dla celów VAT musi zawierać spis towarów, za które należy się prawo do odliczenia VAT-u oraz takich, które w dniu likwidacji pozostaną w firmie. W spisie z natury przygotowanym na cel likwidacji uwzględnia się towary za które przysługuje odliczenie VAT – m.in. towary handlowe, materiały, środki trwałe czy wyposażenie.

Przygotowując remanent likwidacyjny należy w nim uwzględnić:

• nazwę towaru i jego ilość;
• cenę nabycia lub wytworzenia materiału;
• obowiązującą stawkę podatku VAT dla towaru;
• kwotę podatku.

Na 7 dni przed przygotowaniem spisu z natury należy zgłosić ten fakt w urzędzie skarbowym. Następnie wartość spisu wpisuje się do deklaracji VAT składanej za ostatni okres rozliczeniowy prowadzenia działalności. Wraz z deklaracją załącza się informację o sporządzonym spisie, jego wartości i kwocie podatku wynikającej ze spisu.

Podsumowując, kiedy przedsiębiorca decyduje się na zamknięcie działalności gospodarczej, musi liczyć się z licznymi obowiązkami. Ich niedopełnienie może nieść poważne konsekwencje – powodować niemożność likwidacji albo generować kary finansowe. Warto więc dołożyć wszelkich starań, aby postępować zgodnie z regulacjami prawnymi i dopilnować ciążących obowiązków.