Spis treści
Pojęcie podróży służbowej znajduje się w kodeksie pracy.
Istotnymi elementami, które będą odróżniać podróż służbową od delegacji, są:
- wykonywanie pracy poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy,
- wykonywanie pracy na polecenie pracodawcy,
- wyjazd w celu wykonania określonego zadania, które zostało wyznaczone przez przełożonego.
Zgodnie ze stanowiskiem Sądu Najwyższego z dnia 22 lutego 2008 roku (sygn. akt I PK 208/07) wszystkie te cechy wystąpić muszą łącznie, a brak jednej z nich wyklucza zakwalifikowanie pracy świadczonej przez pracownika na rzecz pracodawcy jako podróży służbowej.
Charakter incydentalny podróży służbowej
Podróż służbowa różni się od delegacji przede wszystkim swoim charakterem – określany jest jako „incydentalny”. Oznacza to, że podróż służbowa jest czymś wyjątkowym w czynnościach służbowych, które na co dzień wykonuje osoba zatrudniona.
Pracownik wyjeżdża do miejscowości wskazanej przez swojego przełożonego jedynie na określony czas i wykonuje konkretne obowiązki, które nie mają charakteru generalnego. Można powiedzieć, że w ten sposób odrywa się on od czynności wykonywanych na co dzień.
Kiedy mowa o delegacji?
O ile podróż służbowa ma charakter incydentalny, o tyle delegacja to wykonywanie pracy lub zadań służbowych w konkretnym miejscu przez dłuższy czas. Ważny jest tu fakt, że pracownik wykonuje stałą pracę. Może się jednak zdarzyć, że delegacja będzie obejmowała świadczenie pracy w różnych miejscowościach. W takim przypadku również nie można mówić o podróży służbowej, gdyż swoje codzienne czynności pracownik będzie zobowiązany wykonywać w ściśle określonych miejscach, które zostaną z góry wyznaczone przez jego przełożonego.
Elektromechanik/utrzymanie ruchu/ Sep /
Randstad Polska Sp. z o.o.
- Złotokłos
Pracownik produkcji/magazynu
Randstad Polska Sp. z o.o.
- 5 100-6 000 zł brutto / mc
- Kielce
Inwentaryzacja w Niemczech – Niemiecka umowa, start od stycznia 2025!
OMS Inventories sp. z o.o.
- Niemcy
Zbrojenie / betonowanie w BB (zarób nawet 8 000 zł brutto)
Randstad Polska Sp. z o.o.
- Bielsko-Biała
Specjalista ds. sprzedaży
Dobre Okna i Drzwi
- Cieszyn
Miejsce pracy wskazane w umowie o pracę
Delegacja czy podróż służbowa? Istotne znaczenie ma ewentualny zapis w umowie o pracę lub porozumienie się stron w tym zakresie. Mowa o sytuacji, gdy zainteresowane podmioty uzgadniają w umowie, że pracownik powierzone mu zadania wykonywać będzie przykładowo w siedzibie firmy, choć faktycznie strony umawiają się, że świadczenie pracy odbywać będzie się w innym miejscu. Jest to zgodne z prawem, choć może powodować wiele niejasności. Zgodnie jednak ze stanowiskiem zaprezentowanym przez Sąd Najwyższy, zainteresowane podmioty w takim przypadku dokonują porozumienia zmieniającego, które jest dla nich wiążące.
Dieta w podróży służbowej
Wysłanie pracownika w podróż służbową wiąże się między innymi z koniecznością wypłaty mu przez pracodawcę diety. Gdy mowa o oddelegowaniu, osobie zatrudnionej nie przysługują dodatkowe pieniądze z tytułu świadczenia pracy w innej miejscowości.
- Dieta krajowa: 45 zł za dobę podróży. Jeśli podróż trwa nie dłużej niż dobę, to w zależności od czasu trwania podróży przysługują różne części diety. Za mniej niż 8 godzin dieta nie przysługuje, od 8 do 12 godzin przysługuje 50% diety, a ponad 12 godzin przysługuje pełna dieta. Ryczałt za nocleg w podróży krajowej wynosi 150% pełnej wysokości diety, czyli 67,50 zł.
- Dieta zagraniczna: kwota diety za dobę oraz limit na nocleg zależy od kraju docelowego. Na przykład, w Niemczech dieta wynosi 49 euro, a limit na nocleg to 170 euro, w Hiszpanii odpowiednio 50 euro i 200 euro, w Austrii 57 euro i 150 euro, a w Czechach 41 euro i 120 euro. Podobnie jak w przypadku podróży krajowej, dla podróży zagranicznych obowiązują różne stawki w zależności od czasu trwania podróży.
Warto pamiętać, że te stawki dotyczą pracowników sfery budżetowej, ale pracodawcy z sektora prywatnego mogą ustalać własne (lecz nie niższe niż budżetowe) kwoty. Kwoty diet pomniejsza się, jeśli w ciągu dnia pracodawca zapewnił wyżywienie.
Jak rozliczyć delegację krajową?
Rozliczenie delegacji krajowej w Polsce obejmuje następujące kroki:
- Określenie czasu trwania podróży: jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę, to przysługuje różna wysokość diety w zależności od czasu trwania podróży.
- Wyliczenie wysokości diet oraz kwoty ryczałtu za nocleg.
- Dokumentacja: należy sporządzić odpowiednią dokumentację podróży, zawierającą m.in. czas jej trwania, cel, oraz ewentualne koszty noclegu.
- Rozliczenie z pracownikiem: po zakończeniu podróży pracodawca powinien rozliczyć się z pracownikiem, wypłacając mu należną kwotę diety oraz ryczałtu za nocleg, uwzględniając ewentualne potrącenia za zapewnione posiłki.
- Rozliczenie podatkowe: diety i ryczałty za noclegi powinny być uwzględnione w rozliczeniach podatkowych pracodawcy.
Pamiętaj, że każda sytuacja ma swoją specyfikę, więc zaleca się konsultację z księgowym lub prawnikiem specjalizującym się w prawie pracy, aby upewnić się, że wszystkie przepisy są prawidłowo stosowane.
Delegacja – czym różni się od podróży służbowej?
Delegacja służbowa różni się od podróży służbowej głównie czasem trwania i charakterem wykonywanych obowiązków. Podczas delegacji, pracownik wykonuje swoje zwykłe obowiązki w innym miejscu przez dłuższy okres. Może to obejmować pracę w różnych miejscowościach.
W przypadku delegacji nie mówimy o czymś jednorazowym, ale raczej o stałym charakterze wykonywanych obowiązków. Kluczowe różnice między podróżą służbową a delegacją leżą zatem w czasie trwania i charakterze wykonywanych zadań.
Polecenie wyjazdu służbowego
Polecenie wyjazdu służbowego to oficjalne zlecenie od pracodawcy do wykonania określonych zadań poza stałym miejscem pracy pracownika. Taki wyjazd ma zazwyczaj określony cel, czas trwania oraz zakres obowiązków, które pracownik ma do wykonania. Polecenie to jest podstawą do dokonania zwrotu kosztów związanych z podróżą służbową pracownika, takich jak koszty dojazdu, zakwaterowania czy inne związane z podróżą wydatki.
Podsumowanie
Różnice między podróżą służbową a delegacją leżą głównie w charakterze, czasie trwania i celu wykonywanych obowiązków. Podczas podróży służbowej pracownik wykonuje zadania poza miejscem stałej pracy na krótki czas, zazwyczaj mając konkretne zadania do zrealizowania. Delegacja natomiast charakteryzuje się dłuższym czasem trwania i może obejmować wykonanie stałych obowiązków pracownika w różnych miejscowościach.
To może Cię również zainteresować
