Spis treści
Korzystanie z prywatnego samochodu do celów służbowych jest powszechną praktyką w wielu firmach. Daje pracownikom większą swobodę i komfort podczas podróży, ale wiąże się także z kwestiami finansowymi. W takim przypadku istnieje możliwość zwrotu kosztów. Warto jednak wiedzieć, jak prawidłowo je rozliczyć, aby uniknąć nieporozumień i nieprzyjemnych sytuacji.
Na co zwrócić uwagę przy rozliczeniu podróży służbowej?
Podstawową kwestią przy rozliczaniu kosztów podróży służbowej samochodem prywatnym jest ustalenie stawki kosztów przejazdu. Jest ustalana przez pracodawcę i powinna być zgodna z obowiązującymi przepisami. Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu na podstawie przebytej odległości, która jest wyliczana na podstawie liczby kilometrów.
Koszty użytkowania samochodu prywatnego w celach służbowych nie ograniczają się jedynie do kosztów przejazdu. Należy również wziąć pod uwagę inne wydatki, takie jak opłaty drogowe czy parkingi. Pracownik powinien zbierać i udokumentować wszystkie faktury i rachunki związane z wyjazdem, aby móc poprawnie je rozliczyć.
Pracownik produkcji – cebulki kwiatowe (start 02-12-2024)
Duijndam Works Sp. z o.o.
- Holandia
Ślusarz
Spółdzielnia SIP ZPCh
- Krosno
Pracownik produkcji
Randstad Polska Sp. z o.o.
- Gliwice
Prace magazynowe
Randstad Polska Sp. z o.o.
- Tychy
Pracownik magazynu
Randstad Polska Sp. z o.o.
- Tychy
Prawo do jazdy własnym samochodem – podpisz umowę z pracodawcą
W każdym przypadku, gdy pracownik będzie wykorzystywał swój pojazd w celach służbowych, pracodawca powinien z nim zawrzeć stosowną umowę, przy czym dla celów dowodowych powinna ona zostać sporządzona na piśmie.
Przyjmuje się, że w zależności od potrzeb pracodawcy, istnieją dwie możliwości wykorzystywania samochodu:
- pierwsza związana jest z podróżą służbową. Zatrudniony może zwrócić się do pracodawcy ze stosownym wnioskiem o wyrażenie zgody na wyjazd własnym środkiem transportu i wówczas też przysługuje mu rekompensata,
- w drugim przypadku mowa o wykorzystywaniu swojego pojazdu do odbycia jazd lokalnych, np. dojazdu do pracy powyżej jakiejś odległości. I tutaj zatrudnionemu będzie przysługiwał odpowiedni zwrot poniesionych kosztów. Warto jednak zaznaczyć, że w kodeksie pracy nie ma przepisów, które wymagałyby od pracodawcy rekompensaty pracownikom za koszty związane z dojazdami do miejsca pracy.
Kwoty ryczałtu w 2024 roku
Pracodawca pokrywa koszty eksploatacji pojazdów, które nie są jego własnością, a są używane przez pracowników do wykonywania obowiązków służbowych podczas jazd lokalnych.
Dla samochodów osobowych:
- o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 – 0,89 zł,
- o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 – 1,15 zł.
Dla motocykli – 0,69 zł.
Dla motorowerów – 0,42 zł.
Istnieją dwa główne sposoby rozliczania przez pracodawcę kosztów używania prywatnych pojazdów pracowników do celów służbowych:
- ryczałt za używanie pojazdu niebędącego własnością pracodawcy do celów służbowych w jazdach lokalnych, kiedy wiadomo z góry, jaką trasę pokona pracownik
- kilometrówka to sposób rozliczeń używany wtedy, gdy pracownik korzysta z pojazdu prywatnego do celów służbowych, ale nie wiadomo, ile kilometrów w danym miesiącu przejedzie.
Miesięczny ryczałt dla pracownika jest obliczany przez mnożenie stawki za jeden kilometr przejechanej trasy przez miesięczny limit przejechanych kilometrów w ramach jazd lokalnych.
Maksymalna kwota refundacji
Rozporządzenie wydane przez Ministra Infrastruktury dnia 25 marca 2002 roku (Dz.U. poz. 271 ze zm.) określa zasady i warunki zwrotu kosztów za jazdy lokalne wykonywane samochodami osobowymi, motocyklami i motorowerami, które nie są własnością pracodawcy. Dokument ten ustala maksymalne limity przejechanych kilometrów w zależności od wielkości miejscowości, w których pracownik wykonuje swoje obowiązki.
Dla miejscowości:
- z populacją do 100 tys. mieszkańców limit wynosi 300 km,
- o liczbie mieszkańców od 100 tys. do 500 tys. limit to 500 km,
- w miastach powyżej 500 tys. mieszkańców limit zwiększa się do 700 km.
Ponadto, w przypadku pojazdów prywatnych wykorzystywanych w pracy:
- w służbie leśnej limit wynosi do 1500 km,
- w służbach ratowniczych i innych instytucjach działających w sytuacjach kryzysowych, jak klęski żywiołowe czy katastrofy ekologiczne, limit może osiągnąć do 3000 km.
Zwrot kosztów za jazdy lokalne jest zwolniony z opodatkowania dochodowego, zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, do wysokości miesięcznego ryczałtu lub kwoty obliczonej przez pomnożenie przejechanych kilometrów przez ustaloną stawkę za kilometr, pod warunkiem prowadzenia odpowiedniej ewidencji tych przejazdów.
Rozliczanie ryczałtu za używanie pojazdu prywatnego a podatki
Zarówno miesięczny ryczałt, jak i kwota obliczona na podstawie kilometrówki za używanie prywatnego pojazdu do służbowych jazd lokalnych nie są obciążone składkami na ubezpieczenia społeczne ani zdrowotne. Wynika to z przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 roku dotyczących ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 2017 r. poz. 1949 ze zm.), które wykluczają zwrot kosztów używania prywatnych pojazdów pracowników na potrzeby pracodawcy z podstawy wymiaru składek ZUS.
To zwolnienie dotyczy kwot nieprzekraczających ustalonych miesięcznych ryczałtów pieniężnych lub kwot obliczonych według stawek za każdy przejechany kilometr, zgodnie z odrębnymi przepisami.
Dodatkowo dla zwrotów innych niż ryczałt pieniężny, konieczne jest prowadzenie przez pracownika odpowiedniej ewidencji przebiegu pojazdu, zgodnie z zasadami określonymi w przepisach o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Rozliczenie podróży służbowej – formalności
Zastanawiasz się, jak prawidłowo sporządzić dokumentację potrzebną do rozliczenia podróży służbowej? Przygotowaliśmy dla Ciebie kilka pomocnych informacji.
- Pełne imię i nazwisko osoby podróżującej, jak również jej stanowisko w firmie.
- Określenie celu wyjazdu służbowego.
- Miejsce, z którego rozpoczyna się podróż.
- Nazwę docelowego miejsca podróży.
- Ilość czasu spędzonego w podróży, wyrażonego w godzinach i dniach.
- Daty i godziny rozpoczęcia oraz zakończenia podróży.
- Stawki oraz wartość diety krajowej lub zagranicznej przysługującej osobie podróżującej.
- Szczegóły dotyczące środków transportu wykorzystywanych podczas podróży.
- Całkowitą sumę kosztów podróży, podzieloną na bezpośrednie koszty przejazdu (zgodnie z dokumentami zakupowymi), koszty przejazdu w formie ryczałtu lub kilometrówki (w przypadku wyjazdu przedsiębiorcy), koszty noclegów (z dokumentów zakupowych lub w formie ryczałtu), inne wydatki.
Do rozliczenia należy dołączyć dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków, takie jak faktury lub rachunki. W sytuacji, gdy nie jest możliwe uzyskanie żadnego z nich, wymagane jest pisemne oświadczenie pracownika o poniesionych wydatkach i przyczynach braku dokumentacji. Należy zauważyć, że kwoty pokryte ryczałtem oraz koszty przejazdu własnym samochodem nie wymagają udokumentowania za pomocą faktur.
Wady użytkowania samochodu prywatnego w pracy
Choć korzystanie z samochodu prywatnego do celów służbowych ma swoje zalety, warto również zwrócić uwagę na pewne wady związane z tą praktyką. Przede wszystkim, pracownik musi pamiętać o odpowiedzialności za stan techniczny swojego samochodu. Regularne serwisowanie, wymiana opon i inne naprawy są niezbędne, aby samochód był w pełni sprawny i bezpieczny do podróży służbowej.
Inną wadą korzystania z samochodu prywatnego do celów służbowych jest ryzyko awarii lub kolizji. Jeśli samochód ulegnie awarii w trakcie podróży służbowej, pracownik może napotkać trudności z kontynuacją trasy i dotarciem na miejsce przeznaczenia.
Podsumowanie
Korzystanie z prywatnego samochodu do celów służbowych jest często spotykane w środowisku biznesowym. Wiąże się z koniecznością dokładnego rozliczenia poniesionych przez pracowników kosztów. Aby zapewnić przejrzystość i uniknąć nieporozumień, istotne jest dokładne ustalenie stawki za przejazd, zgodnie z obowiązującymi przepisami, oraz zgromadzenie wszystkich dokumentów potwierdzających wydatki, takich jak faktury i rachunki.
Zwrot kosztów odbywa się według ustalonych stawek za każdy przejechany kilometr. Jest to ważny aspekt współpracy, który wymaga jasnych ustaleń i odpowiedniej dokumentacji, aby zapewnić zarówno pracownikom, jak i pracodawcom, właściwe i sprawiedliwe rozliczenie tych kosztów.
To może Cię również zainteresować
