Spis treści
Lista płac - definicja pojęcia
Lista płac to dokument, który potwierdza wypłacanie wynagrodzeń pracownikom zatrudnianym przez danego przedsiębiorcę na podstawie umowy i pracę. O wytycznych w zakresie sporządzania listy płac mówią stosowne przepisy polskiego prawa pracy.
To Cię powinno również zainteresować: Specjalista ds. kadr i płac - oferty pracy w miastach
Listy płac tworzy się wyłącznie dla pracowników, którzy są zatrudnieni na podstawie umowy o pracę. Oznacza to, że na listach płac nie wyszczególnia się zarobków pracowników zatrudnionych na podstawie umowy zlecenie lub umowy o dzieło. Zleceniobiorcy i wykonawcy wystawiają rachunki, a na ich podstawie pracodawca wypłaca należne wynagrodzenie.
Podstawowe elementy, które powinna zawierać lista płac
Przepisy prawa nie regulują, co dokładnie powinno znaleźć się na liście płac w zakładzie pracy.
- pełna nazwa przedsiębiorstwa,
- nazwa listy płac,
- wskazanie okresu, którego sporządzona lista płac dotyczy,
- data sporządzenia dokumentu,
- data wypłaty wynagrodzeń,
- wyszczególnienie składników wynagrodzeń pracowników,
- własnoręczny podpis osoby, która odpowiadała za sporządzanie i zaakceptowanie listy płac,
- podpisy pracowników (dotyczy przypadków, gdy wynagrodzenie jest przekazywane pracownikom w gotówce).
To Cię powinno również zainteresować: Pracownik biurowy - oferty pracy w miastach
Lista płac - składniki wynagrodzenia
Osoba sporządzająca listę płac w rubryce "składniki wynagrodzenia" powinna wskazać nie tylko wynagrodzenie zasadnicze, ale także następujące elementy:
- dodatki do wynagrodzenia, m.in. premie i prowizje,
- podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne,
- składki na ubezpieczenia społeczne - finansowane przez pracodawcę i pracownika,
- podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia zdrowotne oraz kwota składki na ubezpieczenie zdrowotne - wyliczona oraz odliczona od podatku dochodowego,
- koszt uzyskania przychodu,
- podstawa naliczania podatku dochodowego,
- obowiązująca kwota wolna od podatku,
- zaliczka na podatek dochodowy do urzędu skarbowego,
- zrealizowane potrącenia, np. na rzecz komornika lub z tytułu uczestnictwa w ubezpieczeniu grupowym w zakładzie pracy,
- wysokość wynagrodzenia netto, "na rękę".
Lista płac - czy trzeba ją sporządzać?
Co ważne, w obowiązujących obecnie przepisach nie ma mowy o tym, aby tworzenie listy płac było obowiązkiem przedsiębiorców. Zdecydowana większość pracodawców mimo obowiązku, woli jednak mieć listę płac w swoim zakładzie, ponieważ w znaczący sposób ułatwia to dopełnianie wszelkiego rodzaju formalności.
Pracownik produkcji
Randstad Polska Sp. z o.o.
- 4 500 zł brutto / mc
- Kajetanów
Pracownik produkcji
Randstad Polska Sp. z o.o.
- 4 500-4 950 zł netto / mc
- Bliżyn
Stolarz
Randstad Polska Sp. z o.o.
- Bielsko-Biała
Pracownik produkcji
Randstad Polska Sp. z o.o.
- 4 500-4 950 zł brutto / mc
- Występa
Magazynier - operator wózka widłowego
Randstad Polska Sp. z o.o.
- 5 100-6 000 zł brutto / mc
- Nowiny
To Cię powinno również zainteresować: Specjalista ds. kadr i płac
Na jakiej podstawie sporządzana jest lista płac?
Lista płac sporządzana jest wyłącznie na podstawie umów o pracę. Pracodawca musi posiadać bieżące dane dotyczące liczby godzin przepracowanych przez pracownika w danym miesiącu, wartości pensji oraz innych dodatków. Oprócz podstawowych zapisów umowy o pracę, przedsiębiorca przy sporządzaniu listy płac uwzględnia też:
- ewidencję czasu pracy oraz listy obecności,
- wytyczne dotyczące przyznawania dodatkowych składników do wynagrodzenia.
Dzięki liście płac pracodawcy zatrudniający pracowników na umowę o pracą mają znacznie mniej trudności z prawidłowym sporządzeniem deklaracji podatkowych oraz dokumentacji ubezpieczeniowej. Lista płac jest pomocna także przy poprawnym księgowaniu płac.
Jeżeli dany pracodawca zatrudnia pracowników na umowę zlecenie lub umowy o dzieło, to wówczas zleceniobiorca lub twórca dzieła wystawia rachunek, na podstawie którego pracodawca wypłaca należne wynagrodzenie na jego konto bankowe.
Wieloosobowa i indywidualna lista płac
Z racji dość dużej liczby formalności do wypełnienia, zdecydowana większość przedsiębiorców sporządza listy płac z wykorzystaniem profesjonalnego oprogramowania. Stosowanie specjalnych programów płacowych jest dobrym rozwiązaniem zwłaszcza, gdy dana firma zatrudnia dużą liczbę pracowników. Z kolei w małych zakładach listy płac przygotowuje się często ręcznie.
Wzór listy płac zależy od indywidualnej sytuacji danego pracodawcy. Ważne jest to, ile zatrudnia pracowników oraz na jakich zasadach. Indywidualna lista płac jest wybierana zazwyczaj przez przedsiębiorstwa, które zatrudniają niewielką liczbę pracowników. Firmy, które mają dużo pracowników, zazwyczaj sporządzają wieloosobowe listy płac.
Dokumenty niezbędne do sporządzenia listy płac
- umowa o pracę - to tam znajduje się informacja na temat stawki danego pracownika oraz wymiaru czasu pracy,
- informacja o przysługujących pracownikowi dodatkowych składnikach wynagrodzenia (np. premie),
- lista obecności - wskazuje ona, ile dni w danym miesiącu pracownik był w pracy oraz przez ile godzin pracował,
- oświadczenie PIT-2 - jest ono potrzebne do obliczenia należnej zaliczki na podatek dochodowy od wynagrodzenia, dokumentuje ono przysługiwanie ulgi podatkowej w wysokości 46,33 zł i można ją odliczyć od podatku od wypłacanego wynagrodzenia (ulga ta przysługuje wyłącznie osobom zatrudnionym na umowę o pracę),
- oświadczenie dot. kosztów uzyskania przychodu - pracownikowi może przysługiwać prawo do normalnego kosztu uzyskania przychodów w wysokości 111,25 zł (gdy jego adres zamieszkania znajduje się w tym samym mieście co siedziba firmy) bądź do podwyższonych kosztów uzyskania przychodów w wysokości 139,06 zł (gdy adres zamieszkania znajduje się w innej miejscowości niż siedziba firmy),
- świadectwa pracy pracownika z wcześniejszych miejsc zatrudnienia (dokumentuje ono m.in. kwestię wykorzystania urlopów z tytułu wychowania dziecka),
- karta pracy - uwzględnia ona m.in. godziny nadliczbowe, godziny pracy w dni wolne i święta, godziny nocne czy godziny postojowe.
Informacje, które musi zawierać lista płac
Podczas sporządzania listy płac, nie można zapomnieć o kilku istotnych elementach, których nie może na niej zabraknąć. Chodzi tu o nazwę pracodawcy, okres rozliczeniowy, datę wypłaty wynagrodzenia, nazwę listy płac, własnoręczne podpisy osób sporządzających dokument, wyszczególnienie składników wynagrodzenia. W przypadku, gdy pracownik otrzymuje wynagrodzenie w gotówce, na liście płac musi także znaleźć się jego podpis wraz z datą otrzymania środków finansowych.
Sporządzanie listy płac w systemie płacowym
Dopełnianie wszystkich formalności związanych z przygotowaniem listy płac jest znacznie prostsze, gdy przedsiębiorca dysponuje specjalnym oprogramowaniem, tzw. systemem płacowym. Wystarczy, że do programu wpisze się dane poszczególnych pracowników, a system samodzielnie wykona za nas większość czynności. Dane zawarte w takim programie można bez problemu eksportować do sporządzania innych ważnych dokumentów, m.in. do deklaracji podatkowych PIT-11 czy deklaracji rozliczeniowych do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.
Jak księgować listę płac w PKPiR?
Jak księgować listę płac w PKPiR (Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów)? Księgowanie listy płac dzieli się na dwa etapy:
1. Całkowitą kwotę wynagrodzenia brutto księguje się w kolumnie "Wynagrodzenia" w dacie, w której wypłacono wynagrodzenie pracownikowi.
2. Całkowitą kwotę składek finansowanych przez pracodawcę księguje się w kolumnie "Pozostałe wydatki" w dacie, w której wypłacono wynagrodzenie pracownikowi.
- Listy płac dotyczą wyłącznie pracowników zatrudnionych na umowę o pracę, bez uwzględnienia umowy zlecenie czy o dzieło.
- Podstawowe elementy, które powinna zawierać lista płac to wynagrodzenie zasadnicze oraz inne składniki wynagrodzenia.
- Stworzenie listy płac nie jest obowiązkowe, jednak większość pracodawców decyduje się na jej tworzenie z uwagi na ułatwienia w dopełnianiu formalności i księgowania.
- Listy płac można sporządzać ręcznie lub z wykorzystaniem oprogramowania, a ich wzór zależy od liczby zatrudnionych pracowników i indywidualnych potrzeb firmy.
