Spis treści
Tworzenie nowego stanowiska pracy to znacznie więcej niż tylko wynagrodzenie przyszłego pracownika. Koszt ten składa się z wielu czynników, od wydatków związanych z rekrutacją, przez wyposażenie miejsca pracy, aż po szkolenia i adaptację pracownika.
Wstępne koszty rekrutacyjne mogą obejmować ogłoszenia o pracę, wydatki na agencje rekrutacyjne oraz czas poświęcony na przeprowadzenie procesu selekcji. Kolejnym istotnym elementem jest wyposażenie stanowiska pracy – od zakupu sprzętu biurowego, przez oprogramowanie, aż po narzędzia niezbędne do wykonywania zadań.
Jakie koszty ponosi pracodawca tworząc nowe stanowisko?
Koszty tworzenia nowego stanowiska pracy są różnorodne i mogą znacznie różnić się w zależności od branży i wymagań. Do podstawowych należą:
- wydatki na sprzęt, takie jak komputer, telefon czy biurko
- koszty związane z infrastrukturą, taką jak dostęp do Internetu czy miejsce w biurze,
- koszt rekrutacji, szkoleń, onboardingu.
Osoby prowadzące działalność gospodarczą, które mają zamiar zatrudnić pracownika, są zobowiązane do tego, aby stworzyć im stanowisko pracy. W zależności od branży, w jakiej działa firma, niezbędne jest odpowiednie wyposażenie w narzędzia lub sprzęt biurowy. Ale to nie jedyne koszty, jakie ponosi pracodawca.
Niezbędne jest też zapewnienie pracownikom odpowiednich warunków pracy. Wśród podstawowych zadań z tego zakresu należy wymienić między innymi opłacenie badań wstępnych czy szkolenia w zakresie przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy. W niektórych przypadkach kosztem utworzenia stanowiska będzie także zakup odpowiedniego sprzętu i odzieży ochronnej.
Jak rozliczać koszty utworzenia nowego stanowiska?
Rozliczanie kosztów związanych z utworzeniem nowego stanowiska wymaga precyzyjnego planowania i analizy. Pracodawcy powinni dokładnie kalkulować wszystkie wydatki, począwszy od kosztów rekrutacyjnych, poprzez wyposażenie stanowiska pracy, aż po szkolenia. Istotne jest, aby ująć te koszty w budżecie firmy i odpowiednio je monitorować. Można to robić za pomocą oprogramowania księgowego, które pozwala na segregację i śledzenie wydatków związanych z każdym stanowiskiem. Dzięki temu pracodawca ma jasny obraz rzeczywistych kosztów i może lepiej zarządzać finansami firmy.
Pracownik produkcji
Randstad Polska Sp. z o.o.
- 4 500-4 950 zł brutto / mc
- Bodzentyn
Operator maszyn produkcyjnych/pracownik produkcji
Randstad Polska Sp. z o.o.
- 5 100-6 000 zł brutto / mc
- Nowiny
Stolarz
Randstad Polska Sp. z o.o.
- Bielsko-Biała
Pracownik produkcji
Randstad Polska Sp. z o.o.
- 4 500 zł brutto / mc
- Kajetanów
Korzystanie z samochodu pracownika
Korzystanie z samochodu pracownika na potrzeby służbowe to jeden ze sposobów na optymalizację kosztów związanych z transportem w firmie. Pracodawca może w tym przypadku zaoferować pracownikowi zwrot kosztów za używanie prywatnego pojazdu, co jest zwykle tańsze niż utrzymanie floty służbowych samochodów.
Ważne jest jednak, aby takie rozwiązanie było oparte na jasnych zasadach i umowach, określających m.in. stawkę za kilometr przejazdu oraz sposób dokumentowania przejazdów służbowych.
- Rząd ustala stawkę za każdy kilometr przejechany samochodem prywatnym w celach służbowych. Ta stawka jest podawana w złotych i może być aktualizowana, np. ze względu na zmiany cen paliwa. Stawki różnią się w zależności od typu pojazdu.
- Aby rozliczyć kilometrówkę, pracownik musi prowadzić ewidencję przejazdów. Ewidencja powinna zawierać datę przejazdu, cel wyjazdu, trasę (miejsce początkowe i końcowe), liczbę przejechanych kilometrów oraz podpis pracownika.
- Na podstawie tej ewidencji pracownik rozlicza się z pracodawcą, który wypłaca ryczałt za przejechane kilometry. Pracodawca może potem zaliczyć te koszty do kosztów uzyskania przychodu.
- Pracodawca może wyznaczyć limit kilometrów, do których pracownik może otrzymywać zwrot kosztów. Przekroczenie tego limitu może skutkować koniecznością uiszczenia podatku od nadwyżki.
- Warunki zwrotu kosztów za używanie prywatnego samochodu powinny być określone w umowie między pracodawcą a pracownikiem lub w wewnętrznym regulaminie firmy.
- Kwoty wypłacane pracownikowi w ramach kilometrówki są zwolnione z podatku dochodowego do określonego limitu. Przekroczenie tego limitu może skutkować koniecznością zapłaty podatku od nadwyżki.
Pamiętaj, że stawki kilometrówki oraz zasady ich stosowania mogą ulec zmianie, dlatego warto być na bieżąco z aktualnymi przepisami w tym zakresie.
Optymalizacja kosztów tworzenia stanowiska
Optymalizacja kosztów związanych z tworzeniem nowego stanowiska pracy polega na znalezieniu równowagi między inwestycją a przewidywanym zwrotem. Pracodawcy powinni analizować różne opcje wyposażenia stanowiska, szukając rozwiązań kosztowych, które jednocześnie nie wpłyną negatywnie na efektywność pracy.
Możliwością jest na przykład wybór sprzętu poleasingowego lub korzystanie z usług w modelu abonamentowym, co może obniżyć wstępne koszty inwestycji. Ważne jest również planowanie długoterminowe – inwestycje w dobrej jakości sprzęt czy systemy mogą przynieść oszczędności w przyszłości.
Umowa o pracę – czy jest najdroższa?
Wśród najpopularniejszych umów, jakie zawierane są przez pracodawcę i pracownika, wskazać należy na umowę o pracę. W jej przypadku kosztami uzyskania przychodu firmy są zarówno wynagrodzenie brutto pracownika, jak i składki, jakie odprowadzić musi pracodawca z własnej kieszeni.
W 2024 roku minimalne wynagrodzenie za pracę w Polsce wynosi 4 242 zł brutto od 1 stycznia, a od 1 lipca wzrasta do 4 300 zł brutto. Dodatkowo, minimalna stawka godzinowa dla niektórych umów cywilnoprawnych również wzrosła, osiągając 27,70 zł od stycznia i 28,10 zł.
- Składka emerytalna: 9,76% z 4 242 zł = około 414,10 zł.
- Składka rentowa: 6,50% z 4 242 zł = około 275,73 zł.
- Składka wypadkowa: przyjmując średnią wartość 1,67% z 4 242 zł = około 70,86 zł.
- Składka na Fundusz Pracy: 2,45% z 4 242 zł = około 103,93 zł.
- Składka na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych: 0,1% z 4 242 zł = około 4,24 zł.
Należy pamiętać, że składka wypadkowa może się różnić w zależności od warunków pracy i jest ustalana indywidualnie dla każdej firmy. Wartości te są przybliżone i mogą się nieznacznie różnić w zależności od dokładnych wartości procentowych i zaokrągleń stosowanych w praktyce księgowej.
Czy umowa zlecenie jest tańsza?
Zgodnie z najnowszym Krajowym Planem Reform na lata 2023/2024, od pierwszego kwartału 2024 roku całość wynagrodzenia z umów zlecenia podlega pełnemu oskładkowaniu. Oznacza to, że każda kolejna umowa zlecenia będzie objęta obowiązkowym ubezpieczeniem społecznym, niezależnie od wysokości osiąganych przychodów.
Głównym celem tych zmian jest redukcja segmentacji rynku pracy i zapewnienie większego socjalnego zabezpieczenia dla wszystkich pracowników zatrudnionych na podstawie kolejnych umów zleceń. Zmiany te mają dotyczyć wyłącznie umów zlecenia, a nie umowy o dzieło.
Przed wprowadzeniem tych zmian, pełna składka ZUS była płacona co najmniej do minimalnego poziomu wynagrodzenia dla osób, dla których umowa zlecenie była jedynym źródłem dochodu. Były one zobowiązane do obowiązkowych składek na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, wypadkowe) oraz podlegały ubezpieczeniu zdrowotnemu z opcjonalnym ubezpieczeniem chorobowym. W przypadku posiadania kilku umów zlecenia z różnymi zleceniodawcami, oskładkowanie obejmowało wszystkie umowy zlecenia, ale tylko do momentu, kiedy całkowity przychód pracownika z tych umów nie przekroczył kwoty minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w danym roku.
Od 2024 roku zatrudnianie na podstawie umów zlecenia wiąże się z większymi obciążeniami dla pracodawców, ponieważ składki ZUS są obowiązkowe, niezależnie od wysokości przychodów z tych umów. To oznacza, że koszty zatrudnienia na umowie zlecenia są teraz bardziej zbliżone do kosztów zatrudnienia na podstawie umowy o pracę, przynajmniej pod względem składek ZUS
Koszty przy umowie o dzieło
Umowa o dzieło jest jednym z najtańszych sposobów zatrudnienia, ponieważ nie wymaga odprowadzania składek ZUS ani innych obciążeń typowych dla umowy o pracę. Oznacza to, że pracodawca płaci tylko wynagrodzenie ustalone za konkretną pracę lub projekt. Jest to atrakcyjne rozwiązanie dla pracodawców szukających oszczędności, ale trzeba pamiętać, że umowa o dzieło jest przeznaczona wyłącznie do realizacji określonych zadań czy projektów i nie nadaje się do regularnego zatrudnienia.
Podsumowanie
Tworzenie nowego stanowiska pracy jest procesem, który wymaga uwzględnienia wielu czynników, od kosztów rekrutacji, przez wyposażenie stanowiska pracy, aż po zobowiązania prawne i finansowe związane z różnymi formami zatrudnienia. Rozważne podejście do tych kwestii pozwala na efektywne zarządzanie zasobami firmy i budowanie solidnych fundamentów dla jej przyszłego rozwoju.
To może Cię również zainteresować
Formy prowadzenia działalności gospodarczej – wybierz odpowiednią dla siebie
