Spis treści
Praca zdalna upowszechniła się w wyniku wydarzeń w 2020 roku. Pracownicy masowo zaczęli pracować z domu i korzystać ze środków komunikacji elektronicznej. Rozwiązanie, wbrew obawom, okazało się całkiem efektywne i w wielu firmach pozostało na dłużej.
Problemem okazał się brak uregulowania kwestii pracy zdalnej. W kodeksie pracy funkcjonowała wprawdzie telepraca, ale współcześnie to archaizm. Co oznaczała i co warto wiedzieć o pracy zdalnej?
Praca zdalna, czyli jaka?
Praca zdalna to w dużym skrócie praca na odległość, spoza biura. Taka forma organizacji pozwala pracownikom wykonywać swoje zadania poza firmą, najczęściej z domu lub innego miejsca. W modelu pracy zdalnej komunikacja z zespołem i przełożonymi odbywa się głównie za pomocą środków komunikacji elektronicznej, takich jak e-mail, wideokonferencje, komunikatory internetowe czy specjalistyczne oprogramowanie do zarządzania projektami.
Dla pracowników:
- Większa elastyczność – możliwość dostosowania godzin pracy do własnych potrzeb i stylu życia.
- Oszczędność czasu i pieniędzy – brak konieczności dojazdów do pracy pozwala zaoszczędzić na kosztach transportu i zwiększa dostępny czas wolny.
- Lepsza równowaga między życiem zawodowym a prywatnym – łatwiejsze połączenie obowiązków zawodowych z osobistymi.
- Zwiększona produktywność – często niższy poziom rozpraszaczy w domowym środowisku pracy może przyczynić się do wyższej efektywności.
- Możliwość pracy z dowolnego miejsca – umożliwia to dostosowanie miejsca zamieszkania do preferencji osobistych, niezależnie od lokalizacji biura.
Dla pracodawców:
- Dostęp do szerszego rynku talentów – możliwość zatrudnienia pracowników z różnych części kraju lub świata bez konieczności relokacji.
- Obniżenie kosztów – mniejsza potrzeba utrzymywania dużej przestrzeni biurowej i związanych z tym wydatków.
- Zwiększona produktywność pracowników – wielu pracowników pracuje efektywniej w mniej formalnym środowisku.
- Niższa rotacja pracowników – praca zdalna może zwiększać satysfakcję i lojalność pracowników.
Aby praca zdalna była skuteczna, konieczne jest zapewnienie odpowiednich narzędzi i technologii umożliwiających efektywną komunikację i współpracę, a także budowanie kultury organizacyjnej, która wspiera zaangażowanie i poczucie przynależności wśród pracowników zdalnych. Pracownicy i managerowie muszą mieć umiejętności niezbędne do efektywnego zarządzania pracą w środowisku zdalnym.
Koordynator Działu Jakości
Agencja Zatrudnienia HR SIGMA
- Zator
Doradca Klienta w Dziale Rowery/Skutery/Kosiarki
PeoplePro
- Zgorzelec
Pracownik ds. przetargów
Agencja Zatrudnienia HR SIGMA
- Bielsko-Biała
Główna Księgowa / Główny Księgowy
Agencja Zatrudnienia HR SIGMA
- Zator
Doradca Klienta w Dziale Rowery/Skutery/Kosiarki
PeoplePro
- Żuromin
Wyzwania pracy zdalnej
Choć na pierwszy rzut oka praca zdalna może wydawać się świetnym rozwiązaniem, to zarówno pracownicy, jak i pracodawcy mają kilka zarzutów pod jej adresem. Na co trzeba być przygotowanym?
Dla pracowników:
- Samodyscyplina i zarządzanie czasem – niektórzy mogą mieć trudności z utrzymaniem produktywności bez bezpośredniego nadzoru.
- Izolacja społeczna – brak osobistego kontaktu z kolegami może prowadzić do poczucia osamotnienia.
- Rozgraniczenie pracy od życia prywatnego – trudność w oddzieleniu obowiązków zawodowych od domowych, co może prowadzić do przepracowania.
- Problemy techniczne – zależność od technologii oznacza, że problemy z internetem lub sprzętem mogą poważnie zakłócić pracę.
Dla pracodawców:
- Zarządzanie zespołem rozproszonym – wyzwania komunikacyjne i organizacyjne przy koordynowaniu pracy zespołu, który nie znajduje się w jednym miejscu.
- Utrzymanie zaangażowania i kultury organizacyjnej – trudniej o budowanie relacji i poczucia przynależności wśród pracowników zdalnych.
- Zapewnienie bezpieczeństwa danych – praca zdalna wymaga dodatkowych środków ostrożności w zakresie ochrony danych i informacji firmowych.
- Ocena wydajności – konieczność adaptacji metod oceny pracy pracowników do środowiska zdalnego.
Aby maksymalizować korzyści i minimalizować wyzwania pracy zdalnej, firmy i pracownicy muszą współpracować w kwestii tworzenia efektywnych strategii komunikacji, zarządzania i wsparcia technicznego.
Praca zdalna – obowiązki pracodawcy
Pracodawca jest zobowiązany dostarczyć pracownikowi niezbędne narzędzia do wykonywania pracy zdalnej lub zwrócić koszty ich zakupu. Dotyczy to również kosztów związanych z eksploatacją. Ponadto to po stronie firmy leży zapewnienie środków i procedur zabezpieczających informacje firmowe, szczególnie w kontekście RODO.
To, że pracownik działa z domu, nie zwalnia z obowiązku dbania o bezpieczeństwo i higieny pracy. Należy zadbać o to, aby miejsce pracy zdalnej spełniało wymogi BHP. W niektórych przypadkach pracodawca może być zobowiązany do przeprowadzenia oceny ryzyka na miejscu pracy zdalnej.
Pracodawca powinien ustalić z pracownikiem godziny dostępności oraz sposób i częstotliwość komunikacji.
Praca zdalna – obowiązki pracownika
Niezależnie od miejsca pełnienia pracy, pracownik jest zobowiązany do sumiennego wykonywania powierzonych mu zadań i przestrzegania ustalonych terminów. Ponadto powinien dbać o powierzone mu narzędzia pracy i korzystać z nich zgodnie z przeznaczeniem.
Procedury ochrony danych są po to, aby je przestrzegać. I to jest zadaniem pracownika, podobnie jak nie udostępnianie informacji poufnych osobom trzecim – nawet domownikom.
Tak jak w firmie, pracownik powinien przestrzegać ustalonych godzin dostępności w pracy i informować pracodawcę o wszelkich zmianach w swojej dyspozycyjności, a w przypadku problemów technicznych lub innych przeszkód uniemożliwiających pracę, ma obowiązek niezwłocznego zgłoszenia tego.
Zarówno pracodawca, jak i pracownik powinni współpracować w kwestii utrzymania dobrej komunikacji, dbania o zdrowie psychiczne oraz promowania kultury organizacyjnej, która wspiera pracę zdalną. Warto również, aby obie strony regularnie omawiały efektywność pracy zdalnej i wprowadzały niezbędne adaptacje.
Jak złożyć wniosek o pracę zdalną?
Pracownik, który chce przejść na pracę zdalną, powinien złożyć wniosek do swojego pracodawcy. Choć prawo nie określa dokładnej formy, zaleca się, aby zrobić to na piśmie dla celów dowodowych. Wniosek powinien zawierać propozycję okresu, na jaki praca zdalna miałaby być wykonywana, oraz ewentualne inne istotne informacje, takie jak planowane miejsce wykonywania pracy zdalnej.
Przejście całkowicie na tryb zdalny wymaga porozumienia między pracownikiem a pracodawcą. Obie strony muszą uzgodnić warunki pracy zdalnej, w tym zakres, miejsce wykonywania pracy oraz sposób realizacji obowiązków. Na pracę zdalną można zgodzić się od razu przy zawarciu stosunku pracy lub już w trakcie jego trwania.
Czy pracodawca może nie zgodzić się na pracę zdalną?
Zasadniczo każdy pracownik może złożyć wniosek o pracę zdalną. Nie ma do niej automatycznie prawa – jest to przedmiot negocjacji między pracownikiem a pracodawcą. Decyzja o możliwości pracy zdalnej zależy od rodzaju wykonywanej pracy oraz warunków i potrzeb organizacyjnych pracodawcy.
Pracodawca może odmówić zgody na pracę zdalną z przyczyn organizacyjnych lub z powodów dotyczących bezpieczeństwa informacji lub ochrony danych, jeśli nie jest w stanie zapewnić odpowiednich warunków do pracy zdalnej lub jeśli rodzaj pracy nie pozwala na jej wykonywanie poza miejscem stałego wykonywania pracy. Należy pamiętać, że decyzja pracodawcy powinna być uzasadniona, szczególnie w sytuacji, gdy praca zdalna została już wcześniej skutecznie realizowana.
Kiedy pracodawca nie może odmówić pracy zdalnej?
Prawo pracy wyróżnia grupy pracowników, których prośby o prace zdalną muszą być szczególnie rozważone przez pracodawcę. Należą do nich:
- kobiety w ciąży,
- osoby opiekujące się dzieckiem do momentu, gdy dziecko kończy 4 lata,
- osoby zajmujące się członkiem rodziny lub inną osobą mieszkającą w tym samym gospodarstwie domowym, które posiadają oficjalne potwierdzenie niepełnosprawności lub znacznej niepełnosprawności,
- pracownicy określeni w art. 1421 pkt 2 i 3 Kodeksu pracy, w tym rodzice dziecka z orzeczeniem o niepełnosprawności lub umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności, zgodnie z odrębnymi przepisami.
Pracodawca ma prawo odmówić zgody na pracę zdalną w przypadku tych pracowników tylko, jeśli:
- natura pracy lub jej organizacja nie pozwala na wykonywanie jej zdalnie,
- specyfika wykonywanej pracy uniemożliwia jej zdalne realizowanie.
To jedynie dwa przypadki, które mogą uzasadniać odrzucenie przez pracodawcę prośby o pracę zdalną. Pracodawca jest zobowiązany do poinformowania pracownika o powodach odmowy w ciągu 7 dni roboczych od daty otrzymania wniosku.
Warto pamiętać, że szczegóły dotyczące procedury wnioskowania o pracę zdalną mogą być dodatkowo uregulowane wewnątrzzakładowymi przepisami pracy, takimi jak regulamin pracy czy układy zbiorowe pracy. Dlatego zawsze warto sprawdzić także te dokumenty oraz skonsultować się z działem HR lub przedstawicielem prawnym w celu uzyskania najbardziej aktualnych i stosowanych informacji.
Dla kogo praca zdalna?
Bez wątpienia telepraca to świetne rozwiązanie dla ludzi młodych, którzy są na czasie nie tylko z innowacyjnymi technologiami, ale również szybko odnajdują się wśród rozwiązań, które są dopiero wprowadzane na rynek. Zdalnej pracy powinni spróbować także ci, którzy w przyszłości zamierzają otworzyć własną działalność gospodarczą. Może okazać się, że doświadczenia wyniesione z takiej pracy okażą się nieocenione w przyszłości.
- programiści i deweloperzy IT,
- administratorzy systemów i sieci,
- analitycy systemów i danych,
- specjaliści ds. bezpieczeństwa cyfrowego,
- pracownicy kreatywni,
- graficy i projektanci stron internetowych,
- copywriterzy i autorzy treści,
- specjaliści SEO i marketingu cyfrowego,
- architekci i projektanci wnętrz (częściowo, z możliwością pracy zdalnej przy projektowaniu i planowaniu),
- pracownicy administracji,
- specjaliści ds. obsługi klienta i sprzedaży,
- trenerzy i szkoleniowcy,
- nauczyciele i wykładowcy prowadzący kursy online,
- psycholodzy i terapeuci oferujący konsultacje online.
Chociaż praca zdalna jest bardziej rozpowszechniona w niektórych sektorach, technologia i zmieniające się podejście do organizacji pracy sprawiają, że coraz więcej zawodów może być wykonywanych w ten sposób. Ważne jest, aby zauważyć, że nie zawsze wszystkie zadania mogą być wykonywane zdalnie, niektóre mogą wymagać okazjonalnych spotkań w biurze lub pracy w terenie.
Podsumowanie
Praca zdalna stała się pełnoprawnym elementem krajobrazu zawodowego. Oferuje nie tylko elastyczność i oszczędność, ale również nowe wyzwania i możliwości rozwoju. Dla pracodawców z kolei stanowi okazję do optymalizacji kosztów i pozyskania talentów z całego świata.
Niezależnie od branży czy zawodu, zdalne środowisko pracy wymaga od nas wszystkich adaptacji, zarówno w kwestii zarządzania czasem i samodyscypliny, jak i w budowaniu relacji zespołowych. Jednak czasem warto się przełamać – w końcu brak dojazdu do pracy i stania w porannych korkach są tego warte.
To może Cię również zainteresować
