Spis treści
W Kodeksie pracy znaleźć można informacje o tym, że pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową (art. 775 § 1). W szczegółowym rozporządzeniu dotyczącym podróży służbowych znaleźć można informacje na temat tego, za co przysługuje pracownikowi zwrot kosztów.
Przepisy w zakładzie pracy
Poza Kodeksem pracy pracodawcy są zobowiązani przestrzegać również przepisów wewnątrzzakładowych, które mogą sami ustalić. Przy omawianiu zagadnienia podróży służbowej należy jednak rozróżnić pracodawców należących do sfery budżetowej i tych prywatnych.
- Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju,
- Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju.
Wskazane powyżej akty umożliwiają wypłacenie pracownikowi pieniędzy tytułem zwrotu kosztów, jakie poniósł on w związku z podróżą służbową, w tym np. za opłacenie parkingu. Jest to dopuszczalne, gdyż w obu rozporządzeniach znalazł się zapis przewidujący możliwość zwrotu osobie zatrudnionej innych kosztów podróży służbowej, które zostaną przez niego udokumentowane.
Prywatny przedsiębiorca też zwróci koszty
Również prywatny przedsiębiorca będzie zobowiązany do zwrotu kosztów podróży służbowej, w tym ewentualnych kosztów poniesionych tytułem wykupu miejsca na parkingu. Zasady powinny zostać uregulowane w przepisach zakładowych, czyli:
Agent Ochrony
Schiever Polska
- Rzeszów
Elektryk do okablowywania szaf sterowniczych
Rübsam Fachkräfte GmbH & Co.KG
- Niemcy
Kasjer/Sprzedawca Opole ul. Hubala
Golden Serwis Sp. z o. o.
- 28-28 zł brutto / h
- Opole
Customer service specialist in the automotive industry with Greek
Concentrix CVG International sp. z o.o.
- Katowice
Ślusarz
Spółdzielnia SIP ZPCh
- Krosno
- układzie zbiorowym pracy, lub
- w regulaminie wynagradzania albo
- w umowach zawieranych z pracownikami.
Ta ostatnia możliwość przewidziana została dla pracodawców, którzy nie są zobowiązani do ustalania układu zbiorowego pracy czy regulaminu wynagradzania. W praktyce oznacza to, że nawet prywatny przedsiębiorca może być zobowiązany do zwrotu kosztów właśnie za przejazdy, bilety, czy opłaty parkingowe. W takiej jednak sytuacji stosowne zapisy powinny znaleźć się w wyżej wymienionych dokumentach.
Zwrot kosztów podróży służbowej samochodem
Często pracownicy wykorzystują własne samochody do odbywania podróży służbowych. Istotnym aspektem takich wyjazdów jest zwrot kosztów używania samochodów. Jest to zagadnienie szczególnie istotne, gdyż koszty związane z eksploatacją pojazdu, takie jak paliwo, serwis, a nawet koszty przejazdu autostradami, mogą szybko się kumulować. Na podstawie rozporządzenia ministra pracy, pracodawca jest zobowiązany do pokrycia tych kosztów. Warto jednak pamiętać, że każda firma może mieć swoje własne zasady dotyczące tego, jak są one obliczane i jakie dokumenty są wymagane do ich zwrotu.
Zwrot kosztów za opłaty parkingowe
Opłaty za parking są jednym z najbardziej oczywistych kosztów podróży służbowej. Właściwe udokumentowanie tych opłat może zapewnić pracownikowi zwrot kosztów. Każdy paragon z parkingu powinien być starannie przechowywany i przedstawiony do zwrotu.
Prawo pracownika do zwrotu kosztów
Pracownikowi, który został wysłany w podróż służbową, bezapelacyjnie należy się zwrot poniesionych kosztów. Wśród nich wskazać można zatem nie tylko na wyżej wymienione opłaty parkingowe, ale również szereg innych. Osobie zatrudnionej i wysłanej w podróż służbową będzie przysługiwała tzw. dieta oraz kilometrówka. Ważne jest jednak, aby wszystkie poniesione przez pracownika koszty zostały odpowiednio udokumentowane. Tylko na podstawie dowodów zakupu pracodawca jest zobowiązany wypłacić swojemu podwładnemu pieniądze, chyba że kwestia ta została uregulowana w inny sposób w przepisach, które obowiązują w danym zakładzie pracy.
W przypadku delegacji krajowej w 2024 roku pełna dieta wynosi 45 zł za dobę. Szczegółowe wyliczenia dotyczące rzeczywistej należności dla pracownika wyglądają jak na poniższym wyszczególnieniu.
- podróż krótsza niż 8 godzin – dieta nie przysługuje,
- podróż trwająca 8-12 godzin – przysługuje 50% stawki,
- podróż trwająca ponad 12 godzin – przysługuje 100% diety.
Jeśli podróż służbowa trwa dłużej niż dobę, pracownik otrzymuje 100% diety za każdą pełną dobę. W przypadku niepełnej, ale rozpoczętej kolejnej doby, przysługuje 50% diety (do 8 godzin) lub 100% diety (powyżej 8 godzin).
Zwrot kosztów noclegów i przejazdów pracownikowi
Jako pracownik, powinieneś wiedzieć, na co możesz liczyć podczas odbywania podróży służbowych. Pracodawcy mają obowiązek pokrycia kosztów podróży, które obejmują realnie poniesione koszty, takie jak opłaty za parking, posiłki czy noclegi. Ważne jest, aby każdy pracownik był tego świadomy i aby mógł skorzystać z pełni należności przysługujących pracownikowi z tytułu odbywania podróży służbowej.
Jak w 2024 roku przedstawiają się stawki za przejazdy i nocleg?
Przede wszystkim należy pamiętać o tym, aby dany koszt odpowiednio udokumentować. Jeżeli pracownik przedstawi rachunek za nocleg, otrzyma zwrot kosztów, który nie może jednak przekroczyć wysokości dwudziestokrotności stawki diety, czyli 900 zł.
W przypadku pracownika, który nie przedstawi rachunku za nocleg, obowiązuje ryczałt w wysokości 150% diety (67,50 zł w 2024 roku). Istnieją jednak pewne warunki, które trzeba spełnić, by skorzystać z ryczałtu – nocleg musi odbywać się między godziną 21.00 a 7.00 i trwać minimum 6 godzin.
Jeżeli zaś chodzi o rozliczenie kosztów dojazdu, to, o ile pracodawca nie zapewnia bezpłatnych przejazdów, to pracownika obowiązuje tzw. kilometrówka. Jak przedstawiają się stawki za kilometr?
- w przypadku samochodu osobowego: 0,89 zł (pojemność skokowa silnika do 900 cm3) lub 1,15 zł (pojemność skokowa silnika powyżej 900 cm3),
- w przypadku motocykla: 0,69 zł,
- w przypadku motoroweru: 0,42 zł.
Zasady dotyczące czasu podróży
Kolejnym istotnym aspektem jest czas podróży służbowej. Według prawa czas podróży służbowej jest traktowany jak czas pracy, co oznacza, że powinien być odpowiednio wynagradzany. Jeżeli pracownik odbywa podróż poza standardowymi godzinami pracy, może mieć prawo do dodatkowej zapłaty za nadgodziny. To kolejny element, który powinien być szczegółowo opisany w przepisach wewnętrznych firmy.
Należy pamiętać, że podróż służbowa obejmuje nie tylko czas spędzony na bezpośrednich zadaniach związanych z pracą, ale także na podróżach do i z miejsca wykonania zadań. To oznacza, że czas spędzony na dojeździe do miejsca spotkania, konferencji czy innej lokalizacji, powinien być również uwzględniony jako czas podróży służbowej. Czas ten jest zwykle uwzględniany przy obliczaniu godzin pracy i należnych uposażeń.
Koszty związane ze służbową podróżą pracownika są zasadniczo zmartwieniem pracodawcy, jednak to pracownik powinien dopilnować tego, aby były one odpowiednio udokumentowane. Pracodawca następnie musi rozliczyć się z pracownikiem do 14 dni od dnia powrotu z podróży.
To może Cię również zainteresować
