Spis treści
System zadaniowego czasu pracy to nowoczesne rozwiązanie, które odpowiada na dynamiczne potrzeby zarówno pracodawców, jak i pracowników. Umożliwiając zatrudnionym elastyczmne zarządzanie czasem pracy, system ten promuje samodzielność i skupienie na efektywności, a nie na liczbie przepracowanych godzin.
Dla przedsiębiorców oznacza to zmniejszenie formalności i większą swobodę w organizacji pracy. Właściwe zrozumienie i zastosowanie tego systemu, zarówno przez pracodawcę, jak i pracownika, pozwoli zapewnić efektywną i satysfakcjonującą pracę, zachowując równowagę między elastycznością a odpowiedzialnością.
Czym jest zadaniowy system pracy?
Zadaniowy system pracy charakteryzuje się elastycznością, dzięki czemu odpowiada na obecne potrzeby rynku. Według art. 140 Kodeksu pracy, może on być wprowadzony, gdy jest to uzasadnione rodzajem wykonywanych obowiązków, ich organizacją lub miejscem wykonywania pracy. System ten jest stosowany głównie w sytuacjach, gdzie pracodawca nie może na bieżąco kontrolować swoich pracowników, jak na przykład u przedstawicieli handlowych pracujących w terenie.
W systemie zadaniowym, pracownikowi nie ustala się rozkładu czasu pracy, ale określa się, jakie zadania powinien wykonać i do kiedy musi to zrobić. Przy tym pracownik ma pełną swobodę w ustalaniu godzin pracy, o ile przestrzega terminów. Decyzja o wprowadzeniu tego systemu należy do pracodawcy, ale wymaga uprzedniego porozumienia z pracownikiem i ustalenia czasu niezbędnego do wykonania powierzonych zadań. Ich zakres powinien być określony w umowie o pracę, regulaminie pracy, układzie zbiorowym pracy lub w odrębnym dokumencie.
Jedną z istotnych cech systemu zadaniowego jest to, że pracownikom zazwyczaj nie przysługują nadgodziny, a także nie prowadzi się dla nich ewidencji czasu pracy. To rozwiązanie jest korzystne dla osób ceniących sobie elastyczność oraz dla pracodawców, którzy mogą zmniejszyć biurokrację związaną z ewidencjonowaniem czasu pracy. Jednakże, wprowadzenie tego systemu wymaga odpowiedzialnego podejścia obu stron.
ELEKTRYK / MONTER TRAS KABLOWYCH / ŚLUSARZ / POMOCNIK
Firma Instalacyjna ELEKTRON Sp. z o.o.
- Niemcy
Automatyk
"JELENIA PLAST" SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ
- Jelenia Góra
Pracownik budowlany
BPBP SA
- Bielsko-Biała
KIEROWNIK BUDOWY
Przedsiębiorstwo Budowlane MODULAR Sp. z o.o.
- Katowice
System zadaniowy – jakie stanowiska?
Zadaniowy czas pracy sprawdza się na indywidualnych stanowiskach pracy. W takich przypadkach pracodawca najczęściej nie ma możliwości bieżącego sprawdzania, czym aktualnie zajmuje się jego podwładny, gdyż ten najczęściej pracuje w terenie lub przebywa w innym budynku. Na jakich stanowiskach możesz liczyć na zadaniowy system pracy? Wymieńmy kilka z nich:
- Przedstawiciel handlowy – pracuje często poza biurem, spotyka się z klientami i jest odpowiedzialny za wyniki sprzedaży, czyli za efekt swojej pracy.
- Pracownik naukowy – nauczyciele czy wykładowcy akademiccy, którzy spędzają dużo czasu na badaniach i przygotowywaniu wykładów, często robią to poza standardowymi godzinami.
- Specjaliści IT – programiści, analitycy systemów i inni pracownicy IT często pracują nad konkretnymi projektami, które wymagają skupienia, ale nie muszą oznaczać dostępności w określonym przedziale czasowym.
- Specjaliści ds. marketingu – osoby na stanowiskach takich jak projektanci graficzni czy specjaliści od marketingu cyfrowego również często pracują nad projektami, które są oceniane na podstawie efektów.
- Konsultanci i freelancerzy – jeśli pracujesz na własny rachunek i realizujesz konkretne zadania dla swoich klientów, również możesz korzystać z zadaniowego czasu pracy.
Gdzie taki system się nie sprawdzi? Wprowadzenie zadaniowego czasu pracy może nie być możliwe w stosunku np. do pracowników zajmujących się obsługą klienta.
Ułatwienia z punktu widzenia pracodawcy
System zadaniowego czasu pracy to prawdziwa zmiana. Daje pracownikom wolność w decydowaniu, kiedy chcą pracować, co przekłada się na większą elastyczność i motywację w zespole. Oczywiście, zyskują na tym również pracodawcy – uproszczona ewidencja czasu pracy to mniej biurokracji i więcej czasu na rozwijanie biznesu.
Pamiętajmy jednak, że mimo tych ułatwień, pracodawca nadal musi śledzić kluczowe aspekty pracy swojego zespołu, jak nieobecności czy urlopy. Dodatkowo, ważne jest, aby pracodawcy pamiętali o przestrzeganiu norm czasu pracy, które dla pracowników w systemie zadaniowym wynoszą standardowo 8 godzin dziennie i 40 godzin tygodniowo.
To model pracy, który wymaga zaufania i odpowiedzialności, ale w zamian oferuje znaczne korzyści zarówno dla pracodawców, jak i pracowników.
Planujesz wprowadzić zadaniowy system pracy? Pamiętaj o wyznaczeniu zadań
Pracodawca decydujący się na wprowadzenie zadaniowego czasu pracy powinien pamiętać o konieczności ustalenia ze swoim podwładnym czasu, jaki ten będzie potrzebował by prawidłowo wykonać powierzone mu zadanie. Trzeba podkreślić, że poszczególne zadania muszą być dokładnie wskazane w podpisywanej przez strony umowie o pracę. Jest to istotne, aby uniknąć nieporozumień. Kontrola dotyczy prawidłowego wykonania poszczególnych czynności służbowych.
Zadaniowy system pracy nie może być wprowadzony w zakładzie pracy w celu ukrycia faktu wykonywania przez pracowników pracy w godzinach nadliczbowych. Zwrócił na to uwagę również Sąd Najwyższy – strony stosunku pracy powinny określić, ile czasu będzie potrzebował pracownik, by prawidłowo wykonać powierzone mu zadania.
Kiedy można zastosować system zadaniowego czasu pracy?
Zadaniowy tryb pracy nie jest odpowiedni dla wszystkich rodzajów zadań i stanowisk. Ze względu na charakter swojej pracy, pracownik powinien być zdolny samodzielnie zarządzać swoim czasem. Pełna autonomia w tym zakresie to podstawa tego systemu.
Decyzja o wprowadzeniu systemu zadaniowego czasu pracy powinna być dobrze przemyślana. To system, który wymaga zaufania ze strony pracodawcy, ale także odpowiedzialności ze strony pracownika.
Ewidencja czasu pracy w ramach systemu zadaniowego
Ewidencja czasu pracy jest ważnym aspektem zarządzania. W przypadku systemu zadaniowego czasu pracy, pracodawca nie jest zobowiązany do ewidencjonowania godzin pracy pracownika, co oznacza mniej formalności i biurokracji. Niemniej pracodawca ma obowiązek monitorowania i zapisywania takich kwestii jak nieobecność pracownika czy korzystanie przez niego z urlopu. Jest także zobowiązamny do bezpiecznego przechowywania dokumentów dotyczących ewidencji czasu pracy.
Jak wyliczyć czas potrzebny do wykonania zadania?
Wyliczenie czasu potrzebnego do wykonania zadania w zadaniowym systemie pracy wymaga dokładnej analizy i planowania. Przygotowaliśmy kilka kroków, które mogą pomóc w tym procesie.
- Zdefiniuj zadanie – co dokładnie należy wykonać? Ustal zakres prac, wymagane kroki i oczekiwane wyniki.
- Jeśli masz doświadczenie w podobnych zadaniach, użyj tej wiedzy do oszacowania czasu. Weź pod uwagę, jak długo trwały poprzednie, podobne projekty.
- Skonsultuj się z zespołem. Jeśli zadanie będzie realizowane przez innych pracowników, zapytaj ich o szacunkowy czas potrzebny do jego wykonania. Pracownicy często mają lepsze rozeznanie w czasie potrzebnym na realizację określonych zadań.
- Pamiętaj o buforze bezpieczeństwa. Zawsze dobrym pomysłem jest dodanie dodatkowego czasu na niespodziewane opóźnienia lub problemy. Może to być na przykład 10-20% początkowego założenia.
- Podziel zadanie na mniejsze, zarządzalne części i oszacuj czas potrzebny na każdy z nich. To pomoże w dokładniejszym szacowaniu i monitorowaniu postępów.
Po wyznaczeniu czasu na wykonanie zadania, monitoruj postępy i dokonuj niezbędnych dostosowań, jeśli rzeczywista praca zajmuje więcej lub mniej czasu niż planowano.
Korzyści i zagrożenia systemu zadaniowego czasu pracy
Jak wszystko, tak i system zadaniowego czasu pracy niesie ze sobą korzyści i ryzyka. Do zalet należą:
- Większa efektywność pracowników. Dzięki elastyczności w zarządzaniu czasem pracy, zatrudnieni mogą lepiej dopasować godziny pracy do swojego rytmu dnia i warunków, w których są najbardziej produktywni.
- Zwiększone zadowolenie z pracy. Autonomia i elastyczność mogą przyczynić się do zwiększenia zadowolenia pracowników, co może przekładać się na wyższą motywację i lojalność wobec pracodawcy.
- Oszczędność czasu dla pracodawcy. Uproszczona ewidencja oznacza mniej pracy administracyjnej, co pozwala pracodawcom skupić się na innych aspektach prowadzenia firmy.
Zagrożenia płynące z systemu zadaniowego czasu pracy to między innymi:
- Ryzyko przenoszenia obciążeń na pracowników. Istnieje ryzyko, że pracodawcy mogą narzucać zespołom zbyt dużo zadań, przekraczających realne możliwości pracowników do ich wykonania w normalnych godzinach pracy.
- Trudności w zarządzaniu zespołem. W systemie zadaniowym może być trudniej monitorować postępy pracy i współpracę w zespole, co może prowadzić do problemów komunikacyjnych i organizacyjnych.
- Nadużycia ze strony pracowników. Możliwe jest, że niektórzy pracownicy mogą nadużywać elastyczności systemu, co może prowadzić do niskiej produktywności i nieefektywnego wykorzystania czasu pracy.
Podsumowując, system zadaniowego czasu pracy oferuje wiele korzyści, ale wymaga również odpowiedzialnego podejścia zarówno ze strony pracodawcy, jak i pracownika, aby zapewnić sprawiedliwe i efektywne zarządzanie czasem pracy.
Podsumowanie
Niektóre badania wskazują, że praca zadaniowa może zwiększyć produktywność nawet o 30%, z kolei według statystyk aż 70% pracowników preferuje pracę zadaniową zamiast standardowego ośmiogodzinnego dnia pracy. Może warto rozważyć taką innowację w Twojej firmie?
Nie byłbyś jedyny. Według danych z raportu „Praca zadaniowa w Polsce 2023”, 45% firm deklaruje, że rozważa wprowadzenie pracy zadaniowej w najbliższych latach. Jak widać, zadaniowy model pełnienia obowiązków ma szansę stać się nową normą na polskim rynku pracy.
To może Cię również zainteresować
