Spis treści
Notatka służbowa jest zazwyczaj sporządzana po ważnych spotkaniach z klientami, petentami lub po zebraniach zarządu. Nie są to jednak jedyne sytuacje, które można podsumować notatką. Najważniejsze, aby taki dokument odpowiednio podsumowywał postanowienia z opisanego spotkania i należycie przekazał informacje do odpowiednich jednostek przedsiębiorstwa.
Ten dokument może mieć spory wpływ na funkcjonowanie zakładu lub instytucji, dlatego należy mu poświęcić sporo uwagi. W takim razie przyjrzyjmy się temu, jak dobrze napisać notatkę służbową.
Jak napisać notatkę służbową?
Prawo pracy nie reguluje tego, jak powinna wyglądać notatka służbowa. Z założenia większość zakładów stosuje swoje własne wzory określone w regulaminach wewnętrznych. Nierzadko też nie stosuje się jednego konkretnego wzoru, ale należy pamiętać o kilku elementach, które zgodnie ze zwyczajami powinny się znaleźć w notatce służbowej.
- datę sporządzenia notatki;
- miejsce sporządzenia notatki;
- imię i nazwisko autora;
- dane odbiorcy, odbiorców o ile jest to potrzebne;
- temat spotkania i podjęte ustalenia.
Osoba sporządzająca notatkę służbową musi mieć świadomość, że jej zadaniem jest zwięzłe przekazanie informacji. Nie można więc sobie pozwolić na zbyt rozwiązłe opisywanie spotkania. Notatka służbowa ze spotkania lub rozmowy telefonicznej musi być bardzo konkretna.
Pismo powinno bardzo dobrze oddawać przebieg spotkania oraz jasno przedstawić jego postanowienia. Oczywiście ważne jest także zwrócenie uwagi na poprawność językową i stylistyczną. Sporządzając notatkę służbową warto się posiłkować wzorem takiego pisma.
Notatka służbowa wzór:
NOTATKA SŁUŻBOWA
Do: ... (adresat)
Od: ... (autor)
Data: ...
Temat: …
Treść: ...
Sporządził(a): ... (podpis autora)
W sieci można znaleźć również wiele innych wzorów przygotowanych na potrzeby różnych przedsiębiorstw i organizacji. Dzięki temu sporządzenie pisma nie powinno przysparzać zbyt wielu problemów. W notatce mogą się także znaleźć załączniki poszerzające informacje na temat przedstawianych ustaleń.
Notatka służbowa ze spotkania – przykład
Notatkę służbową sporządza się najczęściej po ważnych dla funkcjonowania danego przedsiębiorstwa lub instytucji spotkaniach. Pismo to jest też jedną z form wyciągania konsekwencji wobec pracowników. Po spotkaniu przełożonego z pracownikiem, który dopuścił się przewinienia sporządza się notatkę służbową. Ta pełni rolę upomnienia i udokumentowania niesubordynacji nie podlegającej pod naganę.
Stosowne pismo można przygotować po dowolnym spotkaniu, które ma jakikolwiek wpływ na funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Przykładowo taką notatkę można sporządzić po spotkaniu dyrektora firmy posiadającej własną flotę transportową z kierownikiem działu transportu.
NOTATKA SŁUŻBOWA
Operator maszyn produkcyjnych/pracownik produkcji
Randstad Polska Sp. z o.o.
- 5 100-6 000 zł brutto / mc
- Kielce
Magazynier - operator wózka widłowego
Randstad Polska Sp. z o.o.
- 5 100-6 000 zł brutto / mc
- Nowiny
Stolarz
Randstad Polska Sp. z o.o.
- Bielsko-Biała
Pracownik produkcji
Randstad Polska Sp. z o.o.
- 4 500 zł brutto / mc
- Kajetanów
Do: Kierowców działu transportu firmy Owoce z. o.o
Od: Jan Kowalski, Kierownik Działu Transportu
5.05.2021
Postanowienia spotkania mającego na celu obniżenie kosztów eksploatacji pojazdów.
Dnia 5 maja 2021 roku doszło do spotkania dyrektora firmy Owoce z.o.o, Pana Mieczysława Nowaka z Kierownikiem Działu Transportu, Janem Kowalskim. W trakcie spotkania omówiono możliwości obniżenia kosztów eksploatacji floty transportowej. W efekcie postanowiono, że konieczne będzie wprowadzenie następujących zmian:
1. Kierowcy będą mieli obowiązek korzystania ze stacji paliw Orlik znajdującej się na terenie parku przemysłowego, w którym mieści się także siedziba firmy Owoce z.o.o
2. Nastąpi zmiana warsztatu serwisującego pojazdy z dotychczasowego Zdrowe Auto, na Bezpieczne Kółka mieszczące się przy ulicy Bratków 15 w Chorzowie.
Zmiany wchodzą w życie od 10 maja 2021 roku.
Sporządził(a): Jan Kowalski (parafka)
Tak może wyglądać notatka służbowa po spotkaniu. Jednak wzorów na sporządzenie takiego pisma jest wiele i mogą one przyjmować najróżniejsze formy. Najważniejsze jednak, aby adresaci notatki służbowej otrzymali jasny przekaz postanowień. Dokument powinien być czymś w rodzaju przejrzystej instrukcji do podjętych decyzji. Autor może również podać więcej szczegółów ze spotkania, ale musi uważać, aby nie rozpisać się na tematy zbędne. Nie powinien także wyrażać swojego zdania na temat ustaleń lub osób biorących udział w spotkaniu.
Tego typu pismo może pełnić również rolę notatki służbowej z kontroli przeprowadzanej w danym zakładzie lub jego konkretnym dziale. Osoba przeprowadzająca inspekcję opisuje czynności przeprowadzone w czasie wizytacji i wydaje swoje instrukcje mające na celu poprawę ewentualnych niedociągnięć w funkcjonowaniu pracowników lub procedur.
Notatka służbowa z rozmowy telefonicznej
Rozmowy telefoniczne są nieodzownym elementem pracy. Zdalnie rozmawiamy z przełożonymi, współpracownikami czy klientami i kontrahentami. Bardzo często ważne rozmowy telefoniczne trzeba przekazać pozostałym pracownikom firmy. Informacje z takiej kluczowej rozmowy należy odpowiednio przedstawić zainteresowanym i do tego także służy notatka służbowa.
Notatka służbowa sporządzona z rozmowy telefonicznej w swojej konstrukcji nie różni się od pisma podsumowującego spotkanie na żywo. W tym wypadku musimy podać dane rozmówcy. Sam przebieg rozmowy nie jest też tak istotny, ale najważniejsze jest precyzyjne przekazanie postanowień zawartych w czasie rozmowy.
Osoba odbywająca ważną rozmowę telefoniczną może chcieć się posiłkować nagraniem, aby później przygotować precyzyjną notatkę. Należy jednak pamiętać, że nie wolno rejestrować rozmów telefonicznych bez poinformowania i zgody rozmówcy. Najlepiej przygotować notatnik, w którym zapisze się najważniejsze poruszone kwestie.
Notatka służbowa ze zdarzenia – gdzie i kiedy ma zastosowanie?
Szczególnym rodzajem notatki służbowej jest pismo sporządzone po konkretnym zdarzeniu. Najczęściej tworzy się ją po niespodziewanych sytuacjach mających miejsce w zakładzie pracy. Często jest to udokumentowanie np. wypadku jaki przytrafił się pracownikowi.
Notatka służbowa ze zdarzenia powinna bardzo szczegółowo opisać zaistniałą sytuację. Konieczne jest ujęcie okoliczności zdarzenia, określenie osób poszkodowanych oraz sposobu zabezpieczenia miejsca zdarzenia. Jeżeli notatka dokumentuje zdarzenie, a przy tym częścią pouczenia pracownika lub jego ukarania to należy ją dołączyć do akt osobowych pracownika. W przypadku nagany z wpisem do akt należy pamiętać o jej przedawnieniu po roku, co wymaga usunięcia notatki z akt pracowniczych po przedawnieniu.
Notatka służbowa przykład:
Bartosz Kowalski
Kierownik Magazynu
5.05.2021
Notatka służbowa ze zdarzenia
Dnia 5 maja 2021 roku na magazynie głównym firmy Paczki z.o.o doszło do przewrócenia się regału wysokiego składowania. Regał przewrócił się na alejkę, na której nie przebywały żadne osoby. Prawdopodobnie przyczyną była wada konstrukcyjna regału, co zbada specjalny zespół wraz z przedstawicielami producenta. Miejsce zdarzenia odizolowano i specjalnie przeszkolony pracownik z pomocą wózka widłowego usunął towary mogące zagrażać bezpieczeństwu podczas prac porządkowych. Personel magazynu po zabezpieczeniu miejsca zajął się uporządkowaniem miejsca zdarzenia i oszacowaniem szkód.
Sporządził: Bartosz Kowalski (podpis)
Notatka służbowa dla nauczyciela
Praca w szkole jest niezwykle stresująca, ponieważ nauczyciele mają pod swoją opieką dzieci zdolne do naprawdę różnych rzeczy. Niemalże normą stało się w szkołach składanie rozmaitych skarg na nauczycieli, placówkę czy uczniów. Jedną z form dokumentowania pewnych zdarzeń i zachowań jest właśnie sporządzanie notatek służbowych.
Takie notatki wyjaśniające mogą zostać przygotowane po spotkaniach nauczyciela z dyrektorem, rodzicami lub uczniami. Trzeba pamiętać, że notatka służbowa dla nauczycieli nie jest formalną formą kary. Pełni ona jedynie rolę opisu pewnych sytuacji.
Wystawiając notatkę służbową dla nauczyciela konieczne jest bardzo szczegółowe opisanie zdarzenia jakie się dokumentuje oraz w miarę możliwości podanie wszystkich świadków konkretnej sytuacji. Także tutaj należy pamiętać o podaniu danych osoby sporządzającej, uczestników zdarzenia lub spotkania oraz precyzyjnym opisie. Jeżeli notatka została sporządzona na spotkaniu dyrekcji z gronem pedagogicznym mającym na celu nakreślić przyszłe działania w placówce to te powinny zostać odpowiednio opisane.
Przy okazji notatek w placówkach edukacyjnych warto także wspomnieć o notatce, jaką nauczyciel dyżurny może sporządzić w przypadku zdarzenia odnotowanego w czasie pełnienia dyżuru.
- Rodzaj zdarzenia
- Dane uczniów, których dotyczy informacja
- Datę zdarzenia
- Precyzyjny opis zdarzenia
- Źródło informacji
- Dane świadków zdarzenia
- Podjęte działania przez nauczyciela
- Dane autora notatki i data sporządzenia
Notatka służbowa ze spotkania z rodzicami – przykład
Nauczyciele i pedagodzy bardzo często odbywają rozmowy z rodzicami lub prawnymi opiekunami uczniów. Takie rozmowy nierzadko dotyczą problemów wychowawczych z podopiecznym lub problemów w nauce. Spotkanie dokumentuje się za pomocą notatki służbowej będącej dowodem na podjęcie działań w konkretnej sprawie.
Przykładowo rozmowa nauczyciela z rodzicami może się odbyć, kiedy uczeń ma problemy z nauką lub wyraźnie się w niej opuścił. Notatka służbowa ze spotkania z rodzicami powinna zawierać informację o dacie spotkania oraz osobach, które w nim uczestniczyły.
Następnie należy opisać temat spotkania oraz jego przebieg. Przykładowo opisać, jakie problemy ma uczeń oraz jakie spostrzeżenia na ten temat ma nauczyciel i rodzice. Notatkę należy zwieńczyć opisem ustaleń oraz wniosków, które nakreślą dalsze działanie w celu rozwiązania problemów. Notatkę służbową ze spotkania powinni podpisać rodzice oraz wychowawca sporządzający pismo.
Wzory notatek służbowych ochrony
Pracownicy ochrony spotykają się z różnymi sytuacjami, które mogą wymagać pisemnego wyjaśnienia. W zależności od charakteru wydarzenia można sporządzić notatkę wyjaśniającą według powyższych wzorów raportowania zdarzeń. Zazwyczaj wystarczy opisać przebieg danej sytuacji, co wystarczy dla przełożonych lub służb mundurowych. Jednak czasami dochodzi do użycia środka przymusu bezpośredniego.
Siłowe zatrzymanie napastnika lub przestępcy wymaga odpowiedniego raportu wyjaśniającego najmniejsze szczegóły interwencji, jej przyczyn oraz środków przymusu bezpośredniego, jakie musiały zostać użyte. Konieczne jest również wskazanie świadków oraz ewentualnych obrażeń, jakie doznał napastnik lub pracownik ochrony. W takim wypadku warto się posiłkować wzorem notatki służbowej pracownika ochrony, który możecie zobaczyć poniżej.
Notatka urzędowa - wzór
Ostatnią formą notatki służbowej jest notatka urzędowa. Pismo sporządzane przez urzędników państwowych może mieć różne formy i dotyczyć wielu spraw. Takie notatki mogą przybrać m.in. formę protokołów z kontroli lub notatek służbowych ze zdarzeń w czasie wykonywania czynności przez funkcjonariuszy policji.
Notatki urzędowe mogą zostać wykorzystane w sądzie jako część materiału dowodowego, a osoby je sporządzające mogą zostać przesłuchane w charakterze świadków. Co do formy notatka przygotowywana przez urzędnika czy funkcjonariusza służb mundurowych może przybrać postać pism prezentowanych powyżej.
Wszystko zależy od konkretnej sytuacji oraz czynności przeprowadzanych przez osobę sporządzającą dokument. W zasadzie odpowiednie urzędy oraz służby posiadają swoje wewnętrzne wzory pism, które są przygotowywane w ramach opisu prowadzonych czynności służbowych.
- Notatka służbowa musi być zwięzłym przekazem informacji dotyczących ważnych dla funkcjonowania prawidłowego przedsiebiorstwa lub instytucji wydarzeń.
- Przy sporządzaniu notatki należy zwrócić uwagę na elementy takie jak jasne przedstawienie postanowień, poprawność językową i stylistyczną, a także dostosowanie do wzoru notatki zastosowanego w konkretnej organizacji.
- Notatka służbowa pełni również rolę upomnienia pracownika lub dokumentowania niesubordynacji nie podlegającej naganie, jak również pozwala na przekazanie informacji ze spotkań czy rozmów telefonicznych.
- Ważne, aby notatka służbowa była przejrzystą instrukcją, a autor unikał wyrażania swojego zdania na temat ustaleń lub osób biorących udział w spotkaniu.
