Spis treści
Wyjazdy służbowe można podzielić według kryterium, jakim jest docelowe miejsce podróży. Stosując taki wyznacznik, wskazać można na delegacje krajowe i zagraniczne. Niezależnie jednak od tego, o których podróżach mowa, kwestie formalne zostały uregulowane w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 roku w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Z punktu widzenia osób wyjeżdżających ważne jest, że rozporządzenie nie obejmuje wszystkich pracowników, ale tych, którzy są zatrudnieni w państwowych lub samorządowych jednostkach sfery budżetowej. Pozostali pracodawcy mogą we własnym zakresie ustalać warunki wypłacania pracownikom należności z tytułu podróży służbowej, choć trzeba podkreślić, że ustalenia te znaleźć powinny się w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania lub umowie o pracę.
Jak się przygotować do podróży służbowej?
Przygotowanie do podróży służbowej zależy od wielu czynników, w tym miejsca, do którego udajemy się, celu podróży oraz jej długości. Przede wszystkim, kluczowe jest zapoznanie się z celami biznesowymi wyjazdu, aby móc adekwatnie przygotować niezbędne materiały i informacje. Przydatne może być także zrozumienie kultury biznesowej danego kraju, aby uniknąć faux-pas. Ponadto należy upewnić się, że wszelkie niezbędne dokumenty, takie jak paszport, wiza, czy pozwolenia na pracę są aktualne i gotowe do użycia. Sprawdź prognozę pogody, aby spakować odpowiednie ubrania, ale pamiętaj także o rzeczach niezbędnych do pracy, takich jak laptop czy notatnik. Na koniec, nie zapomnij o zebraniu wszystkich niezbędnych informacji dotyczących podróży, takich jak adres hotelu, numer lotu czy kontakt do osób, z którymi będziesz się spotykać. Właściwe przygotowanie to klucz do udanej podróży służbowej.
Cel w zagranicznej podróży
Cel zagranicznej podróży służbowej jest zawsze dokładnie określony w poleceniu wyjazdu służbowego. Może to być udział w spotkaniu biznesowym, szkoleniu lub konferencji. Cel ten jest zasadniczym punktem odniesienia zarówno dla pracodawcy, jak i dla pracownika — pozwala na adekwatne przygotowanie się do podróży i ułatwia późniejsze rozliczenie zagranicznego wyjazdu. Wyjaśnienie celu podróży pozwala także na zaplanowanie harmonogramu, umożliwiając optymalne wykorzystanie czasu spędzonego za granicą.
Doradca Klienta w Dziale IT
PeoplePro
- Nowy Targ
Doradca Klienta w Dziale IT
PeoplePro
- Gdańsk
Doradca Klienta w Dziale IT
PeoplePro
- Toruń
Doradca Klienta w Dziale IT
PeoplePro
- Szczecin
Doradca Klienta w Dziale IT
PeoplePro
- Limanowa
Miejsce zagranicznej podróży
Decydując o miejscu zagranicznej podróży służbowej, pracodawca musi wziąć pod uwagę wiele czynników. Wybór jest skomplikowany i nie ogranicza się tylko do aspektów związanych z samym celem podróży, czy to spotkanie biznesowe, konferencja czy szkolenie. Należy również uwzględnić lokalne warunki — infrastrukturę, możliwości komunikacji i dostępność usług. Kluczowym elementem jest także bezpieczeństwo pracownika. Wymaga to analizy różnych aspektów, takich jak poziom przestępczości, sytuacja polityczna i warunki sanitarne w danym kraju. Pracownik powinien również mieć gwarancję dostępności odpowiednich środków transportu oraz możliwości zapewnienia godziwych warunków noclegu za granicą. Te wszystkie elementy muszą być uwzględnione, aby zagraniczna podróż służbowa była efektywna i bezpieczna dla pracownika.
Transport podczas podróży służbowej
Zmagając się z emocją pierwszej zagranicznej podróży służbowej, należy dopilnować różnych aspektów związanych z transportem. Pracownicy, którzy zostali oddelegowani, będą musieli korzystać z różnych środków transportu. Zastanówmy się, jak różne formy przemieszczania wpływają na czas podróży:
-
Transport lądowy — czas podróży zaczyna się, gdy przekraczasz granicę państwa w drodze do celu, i kończy się, gdy przekraczasz ją w drodze powrotnej.
-
Transport lotniczy — czas podróży zaczyna się w momencie startu samolotu z ostatniego lotniska krajowego i kończy w momencie lądowania na pierwszym lotnisku krajowym po powrocie.
-
Transport morski — w takiej sytuacji czas podróży liczy się od momentu wyjścia statku z ostatniego polskiego portu do momentu powrotu do pierwszego portu w Polsce.
Z tego wynika, że każda delegacja zagraniczna składa się z części krajowej i zagranicznej. Dodatkowo, jeśli podróż służbowa obejmuje więcej niż jeden kraj, może być ustalonych więcej niż jeden punkt docelowy, co wpłynie na wysokość świadczeń dla pracownika.
Planowanie budżetu na podróż służbową — przewidywanie kosztów dojazdu
Gdy mowa o podróży służbowej za granicę, należy zauważyć, że pracownik przemieszcza się również po kraju. Z tego też względu przysługuje mu zwrot kosztów dojazdu w formie ryczałtu. Odstępstwem od tej zasady jest sytuacja, w której strony ustalą, że na terenie kraju pracownik będzie poruszał się własnym lub służbowym pojazdem. Jeżeli pracodawca zapewni podwładnemu bezpłatne dojazdy, to pracownik nie będzie mógł żądać pieniędzy na pokrycie wydatków na ich rzecz. Analogicznie będzie w takiej sytuacji, w której nie poniesie on kosztów, gdyż nie będzie korzystał z komunikacji miejskiej.
Dieta podczas podróży służbowych
Podczas wyjazdów służbowych za granicą, dieta jest nieodłączną częścią pakietu. W zależności od długości podróży diety są przyznawane w różnych stawkach:
-
Do 8 godzin — pracownik otrzymuje 1/3 diety;
-
Ponad 8 do 12 godzin — przysługuje Ci 50% diety;
-
Ponad 12 godzin — otrzymasz dietę w pełnej wysokości.
Pamiętaj, że cel diety to pokrycie kosztów wyżywienia. Istnieją jednak sytuacje, w których pracodawca zapewnia pełne wyżywienie, wtedy pracownikowi przysługuje jedynie 25% diety. Dodatkowo wysokość diety może się różnić w zależności od kraju, do którego jesteś oddelegowany. W załączniku do rozporządzenia znajduje się szczegółowy wykaz stawek diet dla poszczególnych krajów.
Efektywne rozliczenie delegacji — unikanie błędów i nadmiernych kosztów
Rozliczenie delegacji zagranicznej to proces, który zwykle obejmuje zarówno pracownika, jak i pracodawcę. Kluczowym elementem tego procesu jest dokumentowanie delegacji. Na dokumentach powinny znaleźć się szczegółowe informacje o zagranicznym wyjeździe służbowym, takie jak cel wizyty, miejsce zagranicznej podróży, czas podróży służbowej oraz wszelkie wydatki związane z podróżą. Pracownik, który rozlicza się z delegacji, powinien pamiętać, że potwierdzenie odbycia delegacji, czyli tzw. polecenie wyjazdu służbowego, jest niezbędne do zwrotu kosztów od pracodawcy. Z perspektywy pracownika należy pamiętać, żeby niepotrzebnie nie nadwyrężać zaplanowanego na wyjazd budżetu. Sytuacje są jednak różne, a szczególnie za granicą mogą się nam przytrafić nieplanowane przygody. Wtedy zadbajmy przede wszystkim o swoje bezpieczeństwo, a koszty niech pozostaną rzeczą drugorzędną.
Należy pamiętać, że wszelkie należności za czas podróży służbowej są zwolnione z podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (ustawa o PIT), do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej, lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.
Wynagrodzenia pracownika delegowanego — jak zapewnić sprawiedliwe wynagrodzenie
Pracownik, który jest oddelegowany do pracy za granicą, ma prawo do wynagrodzenia za czas podróży służbowej. Wynagrodzenie to obejmuje zarówno dietę w delegacji, jak i zwrot kosztów związanych z podróżą. Jest to kluczowy aspekt, który powinien być jasno określony w poleceniu wyjazdu służbowego. Pracodawca jest zobowiązany do pokrycia wszystkich kosztów delegacji, a pracownik do ich odpowiedniego udokumentowania. Istotne jest, aby pracownik był świadomy swoich praw i obowiązków związanych z delegacją, w tym konieczności posiadania odpowiednich dokumentów potwierdzających wydatki. Tylko wtedy pracownik może liczyć na pełne i prawidłowe rozliczenie delegacji.
Zakończenie zagranicznej podróży służbowej — jak efektywnie podsumować i raportować wyniki
Zakończenie zagranicznej podróży służbowej to moment, w którym pracownik powraca do miejsca swojego stałego zatrudnienia. Ten moment jest nie tylko krokiem kończącym podróż, ale również rozpoczynającym proces rozliczenia. Pracownik powinien pamiętać o przygotowaniu wszystkich potrzebnych dokumentów do rozliczenia delegacji, takich jak rachunki za nocleg za granicą, bilety lotnicze i inne dowody zakupu związane z podróżą. Wynagrodzenie pracownika delegowanego oraz dieta zagraniczna to elementy, które powinny zostać rzetelnie rozliczone, niezwłocznie po powrocie pracownika z podróży. Pracodawca zaś ma obowiązek wypłacenia pracownikowi wszelkich należności do 14 dni od daty zakończenia podróży służbowej.
Oprócz finansów trzeba będzie także rozliczyć się z powierzonych zadań. To zagadnienie nie jest już jednak regulowane przez żadną ustawę i w tym zakresie obie strony obowiązują wyłącznie ustalenia poczynione przed wyjazdem.
To może Cię również zainteresować
