Spis treści
Delegacja w pracy - co ustalić przed wyjazdem
Podstawą jest uzgodnienie z szefem lub bezpośrednim przełożonym terminu wyjazdu. Pracownik powinien dowiedzieć się, jakim środkiem transportu będzie podróżował, by móc sprawdzić połączenia. W przypadku podróży zagranicznych konieczne może być załatwienie wizy. Jeżeli zapada decyzja o podróżowaniu np. samolotem czy pociągiem, niezbędne jest zarezerwowanie biletu.
Więcej kłopotów jest z noclegiem. Jeżeli pracodawca nie zapewnia pracownikowi noclegu, to on sam powinien o niego zadbać. Wówczas jednak rodzi się pytanie o zwrot kosztów, jakie pracownik poniósł tym tytułem. Zwrot środków wyłożonych na opłacenie np. hotelowego pokoju przysługuje podróżującemu pracownikowi na podstawie przedstawionego przez niego rachunku. Trzeba jednak pamiętać, że od powyższej zasady jest wyjątek – jeżeli pracownik nie wyjeżdża daleko i ma możliwość powrotu do swojemu domu na noc, to w takiej sytuacji będzie mu przysługiwał jedynie zwrot kosztów przejazdu.
Delegacja – jak się przygotować?
Przede wszystkim trzeba dowiedzieć się, z jakimi obowiązkami w ich firmie wiążą się wyjazdy w delegacje. Co konkretnie mają zrobić, z jakimi klientami i kiedy się spotkać, gdzie mogą nocować i stołować się. Najczęściej nocleg jest z góry załatwiony przez asystentkę lub innego pracownika biura naszej firmy. Problem pojawia się z dojazdem i wyżywieniem.
Nie zawsze pracownicy korzystają z prywatnych samochodów, by dotrzeć do punktu docelowego delegacji. Jeśli jednak tak się dzieje, to po powrocie powinni otrzymać zwrot pieniędzy wydanych za paliwo i dodatek za tzw. amortyzację samochodu. Często mogą też liczyć na dodatkową dniówkę po prostu za delegację, która jest rekompensatą tego, że przez parę dni nie będą mogli spędzać popołudnia i nocy ze swoją rodziną, we własnym domu.
Dobrze jest wiedzieć, że pracodawcy coraz chętniej wysyłają swoich pracowników w podróż służbową pociągiem. Nie tylko za zdecydowanie niższe koszty, ale także możliwość wykorzystania czasu przeznaczanego na podróż np. na pracę przy komputerze. Koszt zakupu biletów spoczywa na pracodawcy, a konkretny sposób zakupu powinien być ustalony indywidualnie. W większych firmach pracownicy otrzymują karty kredytowe, z których mogą opłacić bilety, przejazd taksówką czy posiłki. W mniejszych otrzymują pewien budżet, z którego potem muszą się rozliczyć na podstawie przedstawionych paragonów i faktur. W niewielu przypadkach zakładają pieniądze z własnego portfela a po powrocie z delegacji otrzymują należny im zwrot.
Delegacje pracowników stają się coraz popularniejsze. Jest to związane przede wszystkim z tym, że coraz częściej za kontakt z kontrahentami i klientami zaczynają odpowiadać nie tylko właściciele firm i kierownicy wyższego szczebla, ale także „zwykli” pracownicy.
Jakie dokumenty należy zabrać w delegację?
Delegacja to służbowy wyjazd mający zawsze konkretny cel. Jeżeli pracownik jedzie zaprezentować np. potencjalnemu kontrahentowi produkty lub omówić kwestie współpracy, to niezbędne jest przygotowanie prezentacji czy dokumentów. Do takiego zadania nie powinno się przystępować w ostatniej chwili – ważne, by pracownik wiedział, co konkretnie musi przygotować przynajmniej kilka dni przed planowaną datą wyjazdu.
By spotkanie z potencjalnymi partnerami biznesowymi było udane, warto również przeprowadzić przykładową rozmowę w firmie. Jest to szczególnie ważne, jeżeli w podróż służbową jedzie pracownik, który dotychczas nie miał takiej okazji. W ten sposób może on zyskać pewność siebie i przede wszystkim wiedzieć, na czym ma się skupić.
Kogo szef nie może wysłać w delegację?
Gdy mowa o podróżach służbowych, warto pamiętać, że nie każdy pracownik może zostać w taką wysłany. Właściciel firmy powinien wybrać takiego podwładnego, który jest zorientowany w temacie i opanował trudną sztukę rozmawiania z klientami czy kontrahentami. Nie bez znaczenia są też przepisy prawa pracy, które wyraźnie stanowią, kogo pracodawca nie będzie mógł wysłać w delegację, jeżeli pracownik ten nie wyrazi na to zgodę.
Pracownicy, którzy muszą wyrazić zgodę na służbowy wyjazd poza stałe miejsce pracy to przede wszystkim kobiety w ciąży, zatrudnione na podstawie umowy o pracę. O zgodę pracodawca będzie musiał zapytać tego podwładnego, który opiekuje się dzieckiem poniżej 4. roku życia. W tych przypadkach bez zgody pracownika (dla celów dowodowych powinna ona zostać wyrażona na piśmie) pracodawca nie będzie mógł go wysłać w podróż służbową.
Czy delegacja zawsze jest nagrodą dla pracownika?
Służbowy wyjazd nie dla wszystkich pracowników jest powodem do radości. W praktyce wysłanie podwładnego przez szefa do innego miasta czy kraju może być traktowane jako oznaka zaufania. Ale delegacja może być też kłopotem dla pracownika, zwłaszcza jeżeli nie jest zorientowany w danym projekcie, a to właśnie ten będzie przedmiotem rozmów.
W jaki sposób przygotować się do delegacji? Jest kilka punktów, których nie sposób pominąć, bo to właśnie od nich zależy to, czy służbowy wyjazd będzie udany. Warto postawić na staranną organizację i przede wszystkim załatwić wszystkie formalności. Dużo przy tym zależy od przełożonego i środka transportu, jakim będzie podróżował pracownik.
Czas pracy w delegacji
Czas pracy podczas delegacji może różnić się w zależności od różnych czynników, takich jak długość trwania delegacji, natura zadań do wykonania, czy nawet strefa czasowa, w której pracownik przebywa. Ważne jest, aby zauważyć, że czas spędzony na podróżach służbowych powinien być wliczany do czasu pracy, ale tylko wtedy, gdy pracownik wykonuje czynności na rzecz pracodawcy. W przeciwnym razie, ten czas może być uznany za czas wolny. Dodatkowo, należy pamiętać, że organizacja czasu pracy podczas delegacji zależy również od umowy między pracownikiem a pracodawcą oraz od specyfiki konkretnego stanowiska. W przypadku niektórych zawodów, czas pracy może być znacznie dłuższy, co może wpływać na komfort i wydajność pracy. Stąd też, zawsze warto przed wyjazdem na delegację upewnić się co do warunków i oczekiwanego czasu pracy.
Nadgodziny w delegacji
Podczas gdy pracownik odbywa podróż służbową, niejednokrotnie musi stawić czoła kwestii nadgodzin. W przypadkach, gdy czas trwania podróży służbowej wyraźnie przekracza standardowy wymiar czasu pracy, mogą pojawić się wątpliwości co do właściwego rozliczenia tego czasu. Według prawa pracy, wszelki czas delegacji, który wykracza poza standardowe ramy czasu pracy, powinien być interpretowany i rozliczany jako nadgodziny. Jest to kwestia szczególnie istotna, gdy pracownik zostaje oddelegowany na dłuższy okres czasu. W takich sytuacjach, prawidłowe zrozumienie i zastosowanie zasad dotyczących nadgodzin jest kluczowe, zarówno dla pracownika, jak i pracodawcy, aby uniknąć nieporozumień i zapewnić sprawiedliwe wynagrodzenie za dodatkowy wysiłek.
Długi wyjazd służbowy
Delegacja służbowa to czasem wyzwanie, które może trwać kilka dni, a nawet tygodni, w zależności od specyficznych potrzeb firmy i charakteru zadań do wykonania. Ta długość wyjazdu służbowego jest różnorodna i jest bezpośrednio uzależniona od wymogów projektowych lub biznesowych. Niezwykle ważne jest, aby pracownik był świadomy swoich praw i obowiązków podczas takiego wyjazdu, co pomaga uniknąć nieporozumień i utrzymania profesjonalizmu. Mimo że jest to czas, który formalnie jest zarezerwowany na pracę, to jednak pracownik ma prawo do prywatności po zakończeniu swoich obowiązków służbowych, co umożliwia mu regenerację i utrzymanie wydajności. Długi wyjazd służbowy powinien także uwzględniać odpowiednie warunki noclegu i diety dla pracownika, co jest kluczowe dla zapewnienia jego komfortu i zadowolenia, a tym samym skuteczności w wykonywaniu powierzonych zadań.
To może Cię również zainteresować