Zawód pracownika biurowego
Pracownik biurowy jest tym, który zapewnia bieżącą pracę organizacji lub jej działu dokumentami, odwiedzającymi i różnymi informacjami. Oczywiście w zawodzie jest wiele stanowisk pracy i zawodów, ale można skupić się na bardzo popularnej pracy kierownika biura. Wszakże dokumenty powinny być w porządku, zlecenia kierownictwa powinny być właściwie wykonane i przekazane wykonawcom, informacje przychodzące powinny być zrozumiane i wzięte pod uwagę, a odwiedzający powinni być niezwłocznie przyjęci. Brak organizacji w tym obszarze może negować wysiłki wszystkich innych pracowników. Dlatego nie byłoby przesadą stwierdzenie, że kierownik biura jest jedną z kluczowych osób w każdym biurze. To on jest odpowiedzialny za pracę biurową, prowadzenie dokumentacji.
Jak zostać pracownikiem biurowym?
Do jego obowiązków należy również podstawowa recepcja gości:
- rozmawia z nimi, w niektórych przypadkach natychmiast odpowiada na ich pytania (na przykład wydaje niezbędną dokumentację), jeśli potrzebuje kontaktu ze swoim przełożonym, określa, do kogo powinien się zwrócić, umawia spotkanie.
- przygotowuje i obsługuje różne spotkania, sesje, konferencje.
- pracuje z korespondencją: systematyzuje otrzymywane regularne i e-maile według ich stopnia ważności, po czym sam przygotowuje odpowiedzi do nich lub przekazuje je swoim przełożonym.
- odbiera faksy, negocjuje przez telefon wersje robocze zamówień, dekretów itp.
- w razie potrzeby wybiera informacje dotyczące niektórych problemów, przygotowuje streszczenia, informacje analityczne.
- kontempluje, rejestruje spotkania, przechowuje korespondencje i archiwa osób, z którymi prowadzona jest korespondencja lub negocjacje.
Pracownik biurowy - wymagania
Nowoczesny kierownik biura jest prawdziwym mistrzem biura. Dobry menedżer biura musi być towarzyski, przyjazny, w stanie dogadać się z ludźmi. Ważna jest u niego organizacja, przejrzystość, punktualność, dobra pamięć operacyjna, zdolność koncentracji i dystrybucji uwagi są przydatne w tej pracy. Wymaga się na tym stanowisku wysokiego poziomu kultury, kompetentnej mowy ustnej i pisemnej. Zasadniczo zawód nie narzuca ścisłych wymagań w zakresie edukacji, można go również opanować na specjalnych kursach. Jednak pracodawcy najczęściej preferują tych, którzy mają wyższe wykształcenie (tutaj znowu wszystko zależy od konkretnego stanowiska pracy w biurze).
Ważne jest, aby umieć korzystać z komputera i innego sprzętu biurowego: faksu, projektora multimedialnego itp., aby szybko znaleźć i uporządkować informacje. Najczęściej pracodawcy wymagają od tych pracowników biegłości w co najmniej jednym języku obcym. Wymagana jest często podstawowa wiedza z zakresu ekonomii, prawa i psychologii. Mogą również wymagać specjalnej wiedzy dotyczącej obszarów, w których organizacja prowadzi działalność.
List motywacyjny pracownik biurowy - List motywacyjny wzór pracownik biurowy
Dobre przygotowanie listu motywacyjnego na stanowisko pracy biurowej jest bardzo ważne. Przede wszystkim dobrze jest skorzystać z poradników, które zamieszczone są w sieci i wykonać oryginalny i ciekawszy dla pracodawcy dokument. Dzisiejsi specjaliści ds. HR i inni, którzy zajmują się rekrutacją, nie są zwykle zainteresowani schematycznymi zdaniami, które czytają na co dzień. Jeżeli swoim listem zaciekawisz na początku, to już zyskujesz nad konkurencją, która z pewnością będzie duża i jeszcze większa przy rekrutacji na najbardziej popularne stanowiska pracy biurowej.
Ile zarabia pracownik biurowy?
Ciężko jest uśrednić zarobki pracowników biurowych, ponieważ praca biurowa obejmuje wiele zawodów oraz specjalności. Ogólnie przyjęło się twierdzić, że średnie zarobki wynoszą 3500 złotych brutto, jednak taka informacja praktycznie jest nieistotna. Inne zarobki posiadają fakturzystki, specjaliści ds. HR, dyrektorzy finansowi, sekretarki czy referenci. Tylko w przypadku skupienia się na jednym zawodzie można dokonać oceny, jak to wygląda w praktyce. W każdym razie wynagrodzenia mają związek z poziomem wykształcenia, doświadczeniem, miejscem zatrudnienia, regionem pracy oraz innymi czynnikami. W przypadku kierownika biura mozna pokusić się o bardziej precyzyjne dane. Wysokość wynagrodzenia kierownika biura, jak również każdego innego specjalisty, zależy nie tylko od jego cech zawodowych, ale także od szeregu innych czynników, w tym wielkości firmy, specyfiki jej działalności, a także liczby funkcji wykonywanych przez pracownika. Jeśli kierownik biura wykonuje tylko swoje główne obowiązki - "właściciel biura", to mając wyższe wykształcenie i dwuletnie doświadczenie w pracy, może liczyć na dość atrakcyjne korzyści finansowe.
Przeprowadzono Ogólnopolskie Badanie Wynagrodzeń, gdzie ponad 2100 pracowników pracujących na stanowisku kierownika biura (office manager) przedstawiło swoje zarobki. Mediana wynagrodzeń wyniosła 5 215 PLN - są to średnie całkowite zarobki miesięczne brutto. Oznacza to, że 50% badanych zarabia od 3 983 do 7 413 PLN. 1/4 ankietowanych zarabia więcej tej kwoty. Reszta badanych mieści się na poziomie poniżej 3 983 PLN. W większości przypadków pracodawcy oferują kierownikom biur telefon komórkowy i także komputer przenośny. Opieka medyczna jest także dość powszechnym dodatkiem.