Pracodawca - prawa i obowiązki

Jak profesjonalnie odmówić? Savoir-vivre w procesie rekrutacji

23 listopada 2023

4 z 5

Ocena: 4 z 5 | 17 głosów

17 głosów

5 komentarzy
Jak profesjonalnie odmówić? Savoir-vivre w procesie rekrutacji
Nie zaproponujesz pracy wszystkim kandydatom, którzy wzięli udział w procesie rekrutacyjnym – części z nich trzeba będzie odmówić. Dowiedz się, jak to zrobić.

Wiele mówi się o rozmowie kwalifikacyjnej z punktu widzenia kandydatów. To oni mają pamiętać o nienagannym stroju, punktualnym przybyciu pod wskazany adres czy przygotowaniu listy pytań, które mogliby zadać pracodawcy. Jeśli jesteś rekruterem, z pewnością docenisz trud osoby, która postąpi właśnie w taki sposób.

Chcesz, aby nawet te osoby, których nie zatrudnisz, miały o Tobie dobre zdanie? Musisz zatem zadbać o to, aby poinformować wszystkich kandydatów o wynikach przeprowadzonej rekrutacji. Dowiedz się, jak to zrobić.

Gdy przygotowujesz ogłoszenie o pracę

Z pewnością rozplanowałeś, jak będzie wyglądał proces rekrutacji. Zaznacz zatem, w jakim terminie będziesz kontaktował się z osobami, których kandydatury Cię zainteresują. W ten sposób unikną one niepewności – będą wiedziały, kiedy szansa na to, że telefon zadzwoni, minie. To pozwoli im skoncentrować się na poszukiwaniu zatrudnienia w innych firmach.

Każde ogłoszenie opublikowane na portalu ogłoszeniowym jest aktywne przez kilkanaście dni, np. 2 tygodnie. Nie będziesz miał zatem problemu ze wskazaniem, do kiedy będziesz kontaktował się z osobami, których kandydatury Cię zainteresowały. 

Odmowna wiadomość – postaraj się ją spersonalizować

Spersonalizowany feedback (czyli informacja zwrotna) jest nie tylko wyrazem szacunku, ale także przejawem profesjonalizmu ze strony pracodawcy. Wystrzegaj się powszechnie stosowanych, standardowych formułek, które nie wnoszą nic konkretnego, a często mogą nawet budzić wrażenie rutyny i braku autentycznej uwagi dla kandydata.

Staraj się skupić na tym, co naprawdę zrobiło na Tobie wrażenie podczas procesu rekrutacji – może to być wyjątkowa umiejętność kandydata, specyficzne doświadczenie zawodowe, które przekroczyło Twoje oczekiwania, czy też szczególnie przemyślana odpowiedź na jedno z zadanych pytań. Taki spersonalizowany komentarz może zdziałać cuda, pokazując, że naprawdę doceniasz wysiłek kandydata i czas, który poświęcił na aplikację.

Szukasz pracy?

Doradca Klienta - Pasłęk i okolice

Provident Polska S.A.

  • Pasłęk
Dodana

Inżynier budowy

P.H.U MEGA Sp. z o.o.

  • Inowrocław
Dodana

Doradca Klienta - Ełk i okolice

Provident Polska S.A.

  • Ełk
Dodana

Pracownik magazynowy

ASISTWORK

  • 4 550-4 550 zł brutto / mc
  • Robakowo
Dodana

Kto wie, być może dzięki temu nawet jeśli kandydat nie dostanie tej pracy, będzie chciał ubiegać się o kolejne stanowiska w Twojej firmie?

 

Video

Autoresponder w rekrutacji

Przygotowując ogłoszenie o pracę, możesz wskazać adres mailowy utworzony specjalnie z myślą o przeprowadzeniu procesu rekrutacji. W takiej sytuacji dobrym pomysłem jest ustawienie autorespondera, czyli automatycznej wiadomości, która będzie wysyłana do każdej osoby, która odpowie na ogłoszenie o pracę. Zrobienie tego jest dość proste i zazwyczaj składa się z kilku kroków, które różnią się w zależności od używanej usługi poczty e-mail.

Treść takiej wiadomości powinna być uprzednio dobrze przemyślana. Możesz na przykład podziękować za zainteresowanie, wskazując jednocześnie, że z wybranymi osobami skontaktujesz się do konkretnego terminu. Taka wiadomość to pierwszy kontakt, jaki kandydat ma z Twoją firmą po wysłaniu CV, tym bardziej zadbaj o to, aby mail był profesjonalny i uprzejmy. Warto opisać, jak będzie wyglądał przebieg całej rekrutacji – zwłaszcza, jeśli planujesz więcej etapów.

Niektóre usługi poczty e-mail oferują opcje personalizacji dla autoresponderów. Dzięki temu możesz zrobić tak, by autoresponder zawierał imię i nazwisko odbiorcy, co może pomóc w zbudowaniu bardziej osobistego kontaktu. Regularnie aktualizuj treść swojego autorespondera, aby odzwierciedlał aktualny stan procesu rekrutacji.

Niestety, powyższe rozwiązanie jest nadal nieczęsto stosowane przez pracodawców. W związku z powyższym osoby poszukujące pracy rozsyłają wiele aplikacji – nigdy nie mają pewności, czy dana firma w ogóle otrzymała ich ogłoszenie. Dlatego autoresponder to niezbędne minimum.

Rozmowa kwalifikacyjna – podziękuj również tym, którzy nie zostaną zatrudnieni

Podczas rozmowy kwalifikacyjnej pracownik i przyszły pracodawca lepiej się poznają. Jest to idealna okazja do wymiany informacji i ustalenia, czy istnieje potencjał do nawiązania długotrwałej współpracy. Przyjęło się jednak, że to ten pierwszy kontaktuje się z osobą aplikującą, informując ją o wynikach rozmowy. Osoby, które uczestniczyły w rozmowach o pracę często podkreślają, że nie otrzymały żadnej odpowiedzi zwrotnej – pracodawca nie zadzwonił, aby powiedzieć, że nie jest zainteresowany nawiązaniem współpracy, co jest zrozumiałym źródłem frustracji.

Jeżeli chcesz się wyróżnić jako pracodawca, powinieneś pamiętać o tym, aby przekazywać także złe wiadomości. Nie tylko podziękuj za poświęcony czas, lecz także uzasadnij swoją decyzję. W ten sposób zaoszczędzisz kandydatom oczekiwania na odpowiedź, pomożesz również dalej się rozwijać, wskazując popełnione błędy lub informując o powodach, dla których nie zdecydowałeś się ich zatrudnić. Ta prosta, ale ważna praktyka, może przynieść ogromne korzyści w budowaniu wizerunku firmy.

Naucz się konstruować feedback. Dobre rekruterskie praktyki są ważnym elementem employer brandingu – zarówno kandydaci, jak i pracownicy wymieniają informacje o pracodawcach w sieci. Warto, aby o Tobie krążyły raczej te dobre, prawda?

Podsumowanie

Pamiętaj, że za każdym CV stoi człowiek, który poświęcił swój czas, energię, a nierzadko także poniósł koszty emocjonalne, ubiegając się o pracę w Twojej firmie. To ważne, aby docenić ten wysiłek, zarówno dla budowania pozytywnego wizerunku organizacji, jak i dla podtrzymania motywacji kandydata.

Informacja zwrotna z podziękowaniem za złożenie aplikacji z pewnością zostaną dobrze odebrane przez kandydata. Może to również wpłynąć na pozytywne postrzeganie Twojej firmy, niezależnie od wyniku procesu rekrutacyjnego.

Najczęściej zadawane pytania

Jak grzecznie odmówić kandydatowi na stanowisko?

Najlepiej to zrobić poprzez spersonalizowaną wiadomość, która wyraża wdzięczność za ich czas i wysiłek, a także podkreśla pozytywne aspekty ich aplikacji.

Czy powinienem podziękować wszystkim kandydatom, nawet jeśli nie zostali wybrani?

Tak, jest to znak profesjonalizmu i szacunku dla czasu i wysiłku włożonego przez kandydatów w proces aplikacji.

Jak mogę ulepszyć mój proces rekrutacji?

Możesz to zrobić na wiele sposobów, np. poprzez użycie autorespondera dla wiadomości aplikacyjnych czy też personalizację wiadomości odmownych.

Czy warto poświęcać czas na personalizację wiadomości odmownych?

Tak, to nie tylko pokazuje szacunek, ale także może zwiększyć szanse na to, że kandydat zdecyduje się ponownie aplikować w przyszłości.

Jakie są korzyści z podziękowania kandydatom za ich aplikacje?

Pokazuje to profesjonalizm firmy, szacunek dla kandydatów, a także może zwiększyć szanse na to, że dobrzy kandydaci zdecydują się ponownie aplikować na inne stanowiska.

Autor

Artykuł został opracowany i zmodyfikowany przez kilku autorów. Poniżej podajemy dane redaktora lub autora, który dokonał ostatniej modyfikacji.

Anna Różak

Copywriterka, autorka głównie dla branży HR. Piszę o rekrutacji, benefitach pracowniczych, jestem na bieżąco ze zmianami w prawie pracy.

Prywatnie mnóstwo czytam i opiekuję się najpiękniejszym kundelkiem po tej stronie Wisły.

5 komentarzy

AGa

AGa

Tylko nie odpowiadaj na zasadzie kopiuj-wklej. Napisz chociaż jedno zdanie, ale tak, żeby kandydat czuł, że piszesz do niego. Proste zwróć się Pani, Pan, może po imieniu, albo zdanie, które utwierdzi odbiorcę, że wiesz do kogo pisałeś, np. Pani zdobyte doświadczenie w poprzedniej firmie ... jest, praca Pana w poprzedniej firmie o innym profilu niż nasz zdecydował, żę ... . Przekona to adresata, że wiesz do kogo piszesz
Poradca

Poradca

Podziękuj za poświęcony czas, czyli savoir-vivre rekrutacji. Zdarza się, że ktoś nie przyjdzie na rozmowę kwalifikacyjną, albo przyjdzie i po rozmowie kwalifikacyjnej należy mu powiedzieć, że niestety nie zostanie przyjęty. Warto podziękować takiej osobie, że uczestniczyła w procesie rekrutacji.
Karol

Karol

Wpis bardzo przydatny w tym artykule. Trudne, ale przydatne informacje
rekrut

rekrut

Dobre zasady i profesjonalizm w każdej sytuacji nie zaszkodzą i także budują markę. Według mnie na co dzień gdyby więcej było realizowania takich zasad wszystko byłoby lepsze.
Badach

Badach

Mało który pracodawca takie coś robi, znaczy zdarza się ale przeważnie to jest brak odpowiedzi, nawet brak telefonu o tym czy zostało się przyjętym. To niestety negatywna rzecz.

Dodaj komentarz

Wszystkie pola muszą być prawidłowo wypełnione

Komentarz został dodany

Redakcja Aplikuj.pl zastrzega sobie prawo usuwania komentarzy obraźliwych dla innych osób lub zawierających wulgarne słowa, adresy www oraz adesy e-mail i numery telefonów.