Spis treści
Pomaga w otwarciu firmy, co miesiąc wypełnia dokumenty do urzędu skarbowego czy ZUS, czuwa nad skrupulatnym i regularnym rozliczaniem pracowników i zajmuje się tysiącem innych istotnych spraw. Godna zaufania księgowa to mocny punkt każej firmy.
Zdarza się jednak, że współpraca nie układa się dobrze, a przedsiębiorca myśli o zmianie biura rachunkowego. Powodów, dla których warto pomyśleć o takim kroku, jest kilka.
Gdy biuro rachunkowe nie spełnia oczekiwań
W ostatnich latach na rynku pojawiło się wiele biur rachunkowych. Przedsiębiorca, który nie jest zadowolony z dotychczasowej obsługi, może przenieść się gdzie indziej. Duża konkurencja sprawia, że większość podmiotów podchodzi kompleksowo do tematu transferu i oferuje przedsiębiorcom szereg ułatwień.
Wśród udogodnień dla przedsiębiorców można znaleźć między innymi dostęp do platformy pozwalającej na podgląd rozliczeń. Biura oferują też przeprowadzenie audytu, którego wyniki pozwolą na określenie, na jakich płaszczyznach można zminimalizować koszty.
Polecamy: Oszczędności, na które możesz liczyć, nawiązując współpracę z biurem rachunkowym.
Magazynier - operator wózka widłowego
Randstad Polska Sp. z o.o.
- 5 100-6 000 zł brutto / mc
- Nowiny
Stolarz
Randstad Polska Sp. z o.o.
- Bielsko-Biała
Pracownik produkcji
Randstad Polska Sp. z o.o.
- 4 500-4 950 zł brutto / mc
- Występa
Pracownik produkcji
Randstad Polska Sp. z o.o.
- 4 500 zł brutto / mc
- Kajetanów
Biuro księgowe a doradztwo
Jeśli firma ma przejściowe problemy finansowe, bo np. kontrahenci zalegają z zapłatą, biuro księgowe może pełnić funkcję doradczą. Być może zaproponuje pieczęć prewencyjną lub inne rozwiązanie, które pomoże bezboleśnie wyjść z trudnej sytuacji. Część biur rachunkowych współpracuje z kancelariami prawnymi, dzięki czemu są w stanie zaoferować również działania windykacyjne, prowadzące do uregulowania należności przez kontrahentów.
Zmiana biura rachunkowego – co trzeba wziąć pod uwagę?
Zmiana księgowego lub biura rachunkowego może przynieść wiele korzyści.
- Czy nowa księgowość oferuje wsparcie w operacjach typowych dla danej firmy?
- Jaki jest zakres świadczonych usług księgowych?
- Jak wygląda transfer dotychczasowych dokumentów? Jak się do niego przygotować?
- Czy nowe biuro będzie w stanie zapewnić ciągłość rozliczeń?
- Ile będzie kosztowała obsługa?
- Co jest niewliczone w cenę?
Ważne jest, aby wybranie nowego biura rachunkowego było przemyślaną decyzją i zapewniło Ci profesjonalną obsługę na wysokim poziomie.
Warto również zweryfikować nowe biuro rachunkowe pod kątem kompetencji i upewnić się, że pracownicy biura posiadają odpowiednie kwalifikacje i doświadczenie w zakresie prowadzenia księgowości.
Wybór biura rachunkowego – jak dobrze podjąć decyzję?
Z dobrym biurem księgowym można współpracować przez wiele lat. By jednak wybrać dobrze, warto pamiętać o kilku kwestiach. Podstawą jest sprawdzenie, czy wybrane biuro rachunkowe posiada certyfikat Ministra Finansów i ubezpieczenie OC.
W drugiej kolejności należy zorientować się, czy nowa księgowość zabezpieczy Twoje procesy. Nie wszystkie biura mają kwalifikacje, aby zająć się wszystkim – jeśli Twoi kontrahenci mają firmy zarejestrowane w innym kraju, księgowi muszą wiedzieć, jak obsłużyć taką transakcję od strony prawnej.
Znalezienie dobrego biura rachunkowego wymaga czasu i cierpliwości. Wysiłek jednak opłaca się – dzięki nawiązaniu współpracy z podmiotem, u którego zatrudnieni są specjaliści, można zyskać pewność, że cała księgowość firmy będzie prowadzona zgodnie z przepisami. To zaś gwarancja tego, że w razie kontroli urzędnicy nie będą mieli zastrzeżeń.
Umowa z biurem rachunkowym – sprawdź okres wypowiedzenia
Pierwszym krokiem przy zmianie dotychczasowego biura rachunkowego powinno być dokładne zapoznanie się z zapisami widniejącymi w umowie. Zdarza się, że przedsiębiorca zadeklarował skorzystanie z okresu wypowiedzenia trwającego np. 3 miesiące.
Zapisy znajdujące się w umowie są o tyle istotne, że mogą określać również sposób wydania dokumentacji firmy. Na rynku działają biura rachunkowe pomagające swoim potencjalnym klientom w procesie przeniesienia dokumentacji, ale zdarza się, że o ten aspekt musi zadbać sam zainteresowany, czyli właściciel firmy.
Przekazanie dokumentacji – sprawdź, czy wszystko się zgadza
Biuro rachunkowe, z którego usług rezygnuje przedsiębiorca, ma obowiązek oddać wszystkie dokumenty, jakie otrzymało od swojego byłego już klienta (np. potwierdzenia zapłaty, faktury czy wyciągi bankowe) i dokumenty, które przygotowało (np. deklaracje składane do ZUS, księgi podatkowe czy deklaracje podatkowe).
Poza odbiorem dokumentacji z jednego biura, konieczne jest zadbanie o to, by nowa księgowość potwierdziła ich odbiór. Rozwiązanie to eliminuje sytuacje, w których pracownicy biura twierdzą, że nie otrzymali części dokumentów, a przedsiębiorca jest pewien, że dostarczył wszystko, co otrzymał od poprzedniego biura rachunkowego. Protokół zdawczo-odbiorczy nie jest trudny do przygotowania i leży w interesie każdej ze stron.
Formalności, czyli aktualizacja danych w CEIDG
Przedsiębiorca, który nie prowadzi samodzielnie dokumentów księgowych swojej firmy, jest zobowiązany zgłosić fakt zmiany biura do odpowiedniego urzędu. Najprostszym sposobem jest dokonanie aktualizacji wpisu znajdującego się w CEIDG. Aktualizacji może dokonać zarówno zainteresowany, czyli przedsiębiorca, jak i upoważnione nowe biuro rachunkowe. Drugie rozwiązanie eliminuje konieczność samodzielnego poszukiwania odpowiedniego formularza (w tym przypadku CEIDG-1) i wypełniania go. Aby jednak nie doszło do nieporozumień na tej płaszczyźnie, dobrze by zainteresowane strony uzgodniły, kto dokona aktualizacji.
Przedsiębiorcy, którzy samodzielnie będą wypełniać wspomniany formularz CEIDG-1, mogą skorzystać ze wskazówek. Publikowane są one na rządowych stronach, których treść została opracowana z myślą o przedsiębiorcach.
Podsumowanie
Wybór odpowiedniego biura rachunkowego to kluczowy krok dla każdej firmy. Zmiana może przynieść wiele korzyści, takie jak dostęp do nowych usług, doradztwo w sytuacjach trudnych finansowo, czy minimalizacja kosztów. Wybór odpowiedniego biura rachunkowego wymaga czasu i cierpliwości, ale zaprocentuje to w postaci pewności, że księgowość firmy będzie prowadzona zgodnie z przepisami.
To może Cię również zainteresować
