Pracownik - prawa i obowiązki

Czy kontrola komputera pracownika jest legalna?

13 października 2023

5 z 5

Ocena: 5 z 5 | 6 głosów

6 głosów

3 komentarze
Czy kontrola komputera pracownika jest legalna?
Każdy pracodawca ma prawo kontrolować aktywność swojego podwładnego w sieci w miejscu wykonywania przez niego czynności służbowych. Nie oznacza to jednak, że mowa tu o dostępie do wszystkich wysłanych i otrzymanych e-maili. Aby czytać prywatne wiadomości, pracodawca musi posiadać zgodę pracownika.

Niezależnie od tego, czy pracownik jest zatrudniony na umowę o pracę, czy umowę cywilnoprawną, przysługuje mu prawo do prywatności wynikające z kodeksu pracy i kodeksu cywilnego. Naruszenie go może skutkować odpowiedzialnością prawną przedsiębiorcy.

W przypadku przeprowadzenia kontroli w grę wchodzi tajemnica korespondencji. Zgodnie z art. 22(3) § 2 k.p. sprawdzenie skrzynki służbowej pracownika nie może naruszyć tajemnicy korespondencji i dóbr osobistych pracownika. Za nieprzestrzeganie tego przepisu może grozić grzywna, a nawet 2 lata utraty wolności.

Czy pracodawca ma prawo do kontroli komputerów pracowników?

Każdy przedsiębiorca, który zatrudnia pracowników ma prawo do ich kontroli w czasie pracy, w tym również w zakresie ich aktywności w sieci. Jeżeli jesteś pracownikiem i wykonujesz pracę biurową, masz dostęp do stanowiska wyposażonego w komputer i jednocześnie internet. W tym przypadku pracodawca może sprawdzać, w jaki sposób wykorzystujesz czas w pracy.

Podstawowym obowiązkiem pracownika w godzinach pracy jest świadczenie pracy, zaś pracodawca ma prawo to weryfikować. Mowa przy tym zarówno o kontroli w zakresie obowiązków służbowych, jak i sposobu, w jaki podwładny korzysta z mienia służbowego.

Przeprowadzaj kontrolę pracy w sposób legalny, etyczny i skuteczny, informując pracowników i korzystając z odpowiednich narzędzi.

Czy pracodawca musi informować o kontroli?

Jeżeli jesteś pracownikiem, to powinieneś pamiętać, że pracodawca ma prawo skontrolować, po jakich stronach poruszasz się w internecie. Ale sprawdzenie służbowej skrzynki e-mailowej powinno zostać przez przełożonego zapowiedziane. Nikt nie powinien czytać Twoich maili bez Twojej zgody.

Szukasz pracy?

Operator maszyn produkcyjnych/pracownik produkcji

Randstad Polska Sp. z o.o.

  • 5 100-6 000 zł brutto / mc
  • Kielce
Dodana

Stolarz

Randstad Polska Sp. z o.o.

  • Bielsko-Biała
Dodana

Pracownik produkcji

Randstad Polska Sp. z o.o.

  • 4 500 zł brutto / mc
  • Kajetanów
Dodana

Pracownik produkcji

Randstad Polska Sp. z o.o.

  • 4 500-4 950 zł brutto / mc
  • Bodzentyn
Dodana

Operator maszyn produkcyjnych/pracownik produkcji

Randstad Polska Sp. z o.o.

  • 5 100-6 000 zł brutto / mc
  • Nowiny
Dodana

Forma uprzedzenia o kontroli jest dowolna i zależy przede wszystkim od sposobu komunikacji, który został przyjęty w danej firmie. Zapis taki może znaleźć się między innymi w regulaminie pracy – wówczas uznaje się, że pracownik został poinformowany o kontroli. Dodatkowo warto wiedzieć, co na ten temat mówi Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych. Z jego stanowiska wynika, że pracodawca już w chwili przyjęcia pracownika do pracy powinien poinformować go o:

  • możliwości korzystania w godzinach pracy z prywatnej poczty elektronicznej oraz wykorzystywaniu służbowej poczty elektronicznej do prywatnych celów,

  • procedurze, jaka zostanie zastosowana przy otwieraniu wiadomości w formie elektronicznej w sytuacji, gdy pracownik będzie nieobecny w zakładzie pracy,

  • środkach technicznych, jakie pracodawca wykorzystuje w celu ochrony danych osobowych w sytuacji, jeżeli pracownik może korzystać z sieci w celach prywatnych.

Blokada stron pracownika

Częstą praktyką, którą stosują pracodawcy jest blokowanie określonych stron internetowych. Mimo że takie działania budzą niechęć pracowników trzeba pamiętać, że sprzęt firmowy należy do przedsiębiorcy.

Komputer, tablet czy inne urządzenia są pracownikowi powierzane na czas wykonywania przez niego zadań służbowych. To od pracodawcy zależy, czy i w jaki sposób jego podwładny będzie z tego sprzętu korzystał. Oznacza to również, że podmiot organizujący pracę ma możliwość blokowania określonych stron internetowych, ale tylko tych, które pracownikowi nie są potrzebne do rzetelnego wypełniania obowiązków służbowych.

Monitoring służbowego e-maila

Kontrola korespondencji służbowej jest jednym z najbardziej kontrowersyjnych aspektów nadzoru ze strony pracodawcy. Monitoring służbowego e-maila powinien być wprowadzony zgodnie z regulaminem firmy i obowiązkowo zapowiedziany pracownikom. Jest to bardzo ważne, by nie naruszyć prawa do prywatności pracownika. 

Kontrola pracy zdalnej przez pracodawcę

Video

W 2023 zostały uregulowane kwestie dotyczące pracy zdalnej - stałej, okazjonalnej, hybrydowej. Zasady kontroli pracy zdalnej różnią się od tych w tradycyjnym miejscu pracy.  Tu jednak nadzorowanie efektów pracy staje się szczególnie ważne. Pracodawca nadal ma obowiązek uprzedzić pracowników o rodzaju, miejscu i czasie przeprowadzenia kontroli.

Aby przeprowadzić kontrolę pracującego zdalnie pracownika należy:

1. Poinformować o swoich zamiarach z odpowiednim wyprzedzeniem.

2. W czasie kontroli przestrzegać procedur regulaminu pracy zdalnej.

3. W żadnym wypadku nie należy naruszać prawa do ochrony danych i życia prywatnego.

4. Udokumentować kontrolę oraz wyniki. W razie potrzeby przekazać pracownikowi informację o nieprawidłowościach i przekazać wytyczne dotyczące korekt.

Jeśli kontrola wykaże nieprawidłowości, pracodawca ma prawo cofnąć pozwolenie na pracę zdalną.

Sposoby przeprowadzania kontroli pracy zdalnej

Pracodawca może skontrolować czas pracy, jej wyniki, ale także środowisko, w którym praca jest świadczona. Należy pamiętać, że w przypadku stwierdzenia uchybień BHP zagrażających życiu i zdrowiu w Twoim domu, nie powinieneś świadczyć stamtąd pracy zdalnej. Sposobów kontroli jest kilka. Pracodawca może przeprowadzić audyt drogą:

  • elektroniczną – poprzez stały lub cykliczny monitoring aktywności pracownika z pomocą odpowiednich systemów,
  • fizyczną – przez wizytę kontrolną w miejscu świadczenia pracy,
  • mieszaną – z wykorzystaniem elementów fizycznej i elektronicznej.

Kontroli może podlegać także sposób wykorzystania powierzonego mienia oraz zabezpieczenia danych zgodnie z procedurami oraz przepisami RODO.

Etyczne aspekty kontroli pracy

Ostatnim, ale nie mniej ważnym elementem kontroli pracy są kwestie etyczne. Należy pamiętać, że pracownicy są przede wszystkim ludźmi z własnymi prawami i oczekiwaniami, nie jedynie zasobem ludzkim firmy.

Kontrola, chociaż niezbędna w funkcjonowaniu każdej organizacji, musi być przeprowadzana w sposób szanujący godność i prywatność pracownika. Nieodpowiedzialne podejście do monitoringu i kontroli może prowadzić do poważnych konfliktów i negatywnie wpłynąć na wizerunek firmy.

Podsumowanie

Kontrola pracy to nie tylko obowiązek, ale i narzędzie, które może skutecznie wspomóc zarówno pracodawców, jak i pracowników. Ważne jednak, aby była ona przeprowadzana w sposób przejrzysty, legalny i etyczny. Odpowiednie narzędzia i podejście do kontroli mogą znacząco przyczynić się do sukcesu firmy, jednocześnie budując pozytywne relacje z pracownikami.

To może Cię również zainteresować

Prawa pracownika - nawet nie wiesz, ile Ci się należy

Najczęściej zadawane pytania

Jakie są legalne sposoby kontroli pracowników w zakładzie pracy?

Legalne sposoby to m.in. monitoring wizualny, kontrola komputerów i korespondencji służbowej, pod warunkiem poinformowania pracowników i zachowania zasad prywatności.

Czy pracodawca może monitorować służbowy e-mail pracownika?

Tak, ale pracownik musi być o tym poinformowany i kontrola musi być związana z wykonywaną pracą.

Jakie obowiązki ma pracodawca w zakresie poinformowania o kontroli pracowników?

Pracodawca musi poinformować pracowników o rodzaju, zakresie i metodach kontroli, najlepiej na etapie podpisywania umowy o pracę.

Jakie są skuteczne sposoby kontroli pracowników podczas pracy zdalnej?

Skuteczne metody to m.in. narzędzia do monitoringu aktywności komputerowej, regularne raporty i wideokonferencje.

Czy kontrola pracy zdalnej przez pracodawcę różni się od kontroli w zakładzie?

Tak, kontrola pracy zdalnej często wymaga zastosowania specjalistycznych narzędzi IT i może być trudniejsza do przeprowadzenia w sposób etyczny.

Autor

Artykuł został opracowany i zmodyfikowany przez kilku autorów. Poniżej podajemy dane redaktora lub autora, który dokonał ostatniej modyfikacji.

Anna Różak

Copywriterka, autorka głównie dla branży HR. Piszę o rekrutacji, benefitach pracowniczych, jestem na bieżąco ze zmianami w prawie pracy.

Prywatnie mnóstwo czytam i opiekuję się najpiękniejszym kundelkiem po tej stronie Wisły.

3 komentarze

Izabellla22222

Izabellla22222

Jak dla mnie nielegalne to jest ale jak się nie daje prywaty to może tak jest?
Sabina

Sabina

Zawsze mnie interesowało jak do tego podchodzić. Niby skąd mam wiedzieć kto przeglądał moje emaile? Przecież nie wiem co w systemie jest?
Włodek

Włodek

Emaile są przecież firmowe i to, że ktoś wykorzystuje je prywatnie to już inna sprawa. Z drugiej strony nie sądzę, że dość często takie coś jest realizowane ze względu na ochronę.

Dodaj komentarz

Wszystkie pola muszą być prawidłowo wypełnione

Komentarz został dodany

Redakcja Aplikuj.pl zastrzega sobie prawo usuwania komentarzy obraźliwych dla innych osób lub zawierających wulgarne słowa, adresy www oraz adesy e-mail i numery telefonów.