Spis treści
Niezależnie od tego, czy pracownik jest zatrudniony na umowę o pracę, czy umowę cywilnoprawną, przysługuje mu prawo do prywatności wynikające z kodeksu pracy i kodeksu cywilnego. Naruszenie go może skutkować odpowiedzialnością prawną przedsiębiorcy.
W przypadku przeprowadzenia kontroli w grę wchodzi tajemnica korespondencji. Zgodnie z art. 22(3) § 2 k.p. sprawdzenie skrzynki służbowej pracownika nie może naruszyć tajemnicy korespondencji i dóbr osobistych pracownika. Za nieprzestrzeganie tego przepisu może grozić grzywna, a nawet 2 lata utraty wolności.
Czy pracodawca ma prawo do kontroli komputerów pracowników?
Każdy przedsiębiorca, który zatrudnia pracowników ma prawo do ich kontroli w czasie pracy, w tym również w zakresie ich aktywności w sieci. Jeżeli jesteś pracownikiem i wykonujesz pracę biurową, masz dostęp do stanowiska wyposażonego w komputer i jednocześnie internet. W tym przypadku pracodawca może sprawdzać, w jaki sposób wykorzystujesz czas w pracy.
Podstawowym obowiązkiem pracownika w godzinach pracy jest świadczenie pracy, zaś pracodawca ma prawo to weryfikować. Mowa przy tym zarówno o kontroli w zakresie obowiązków służbowych, jak i sposobu, w jaki podwładny korzysta z mienia służbowego.
Czy pracodawca musi informować o kontroli?
Jeżeli jesteś pracownikiem, to powinieneś pamiętać, że pracodawca ma prawo skontrolować, po jakich stronach poruszasz się w internecie. Ale sprawdzenie służbowej skrzynki e-mailowej powinno zostać przez przełożonego zapowiedziane. Nikt nie powinien czytać Twoich maili bez Twojej zgody.
Doradca Klienta w Dziale IT
PeoplePro
- Jelenia Góra
Doradca Klienta w Dziale IT
PeoplePro
- Gdańsk
Doradca Klienta w Dziale IT
PeoplePro
- Nowy Sącz
Doradca Klienta w Dziale IT
PeoplePro
- Limanowa
Doradca Klienta w Dziale IT
PeoplePro
- Toruń
Forma uprzedzenia o kontroli jest dowolna i zależy przede wszystkim od sposobu komunikacji, który został przyjęty w danej firmie. Zapis taki może znaleźć się między innymi w regulaminie pracy – wówczas uznaje się, że pracownik został poinformowany o kontroli. Dodatkowo warto wiedzieć, co na ten temat mówi Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych. Z jego stanowiska wynika, że pracodawca już w chwili przyjęcia pracownika do pracy powinien poinformować go o:
-
możliwości korzystania w godzinach pracy z prywatnej poczty elektronicznej oraz wykorzystywaniu służbowej poczty elektronicznej do prywatnych celów,
-
procedurze, jaka zostanie zastosowana przy otwieraniu wiadomości w formie elektronicznej w sytuacji, gdy pracownik będzie nieobecny w zakładzie pracy,
-
środkach technicznych, jakie pracodawca wykorzystuje w celu ochrony danych osobowych w sytuacji, jeżeli pracownik może korzystać z sieci w celach prywatnych.
Blokada stron pracownika
Częstą praktyką, którą stosują pracodawcy jest blokowanie określonych stron internetowych. Mimo że takie działania budzą niechęć pracowników trzeba pamiętać, że sprzęt firmowy należy do przedsiębiorcy.
Komputer, tablet czy inne urządzenia są pracownikowi powierzane na czas wykonywania przez niego zadań służbowych. To od pracodawcy zależy, czy i w jaki sposób jego podwładny będzie z tego sprzętu korzystał. Oznacza to również, że podmiot organizujący pracę ma możliwość blokowania określonych stron internetowych, ale tylko tych, które pracownikowi nie są potrzebne do rzetelnego wypełniania obowiązków służbowych.
Monitoring służbowego e-maila
Kontrola korespondencji służbowej jest jednym z najbardziej kontrowersyjnych aspektów nadzoru ze strony pracodawcy. Monitoring służbowego e-maila powinien być wprowadzony zgodnie z regulaminem firmy i obowiązkowo zapowiedziany pracownikom. Jest to bardzo ważne, by nie naruszyć prawa do prywatności pracownika.
Kontrola pracy zdalnej przez pracodawcę
W 2023 zostały uregulowane kwestie dotyczące pracy zdalnej - stałej, okazjonalnej, hybrydowej. Zasady kontroli pracy zdalnej różnią się od tych w tradycyjnym miejscu pracy. Tu jednak nadzorowanie efektów pracy staje się szczególnie ważne. Pracodawca nadal ma obowiązek uprzedzić pracowników o rodzaju, miejscu i czasie przeprowadzenia kontroli.
1. Poinformować o swoich zamiarach z odpowiednim wyprzedzeniem.
2. W czasie kontroli przestrzegać procedur regulaminu pracy zdalnej.
3. W żadnym wypadku nie należy naruszać prawa do ochrony danych i życia prywatnego.
4. Udokumentować kontrolę oraz wyniki. W razie potrzeby przekazać pracownikowi informację o nieprawidłowościach i przekazać wytyczne dotyczące korekt.
Jeśli kontrola wykaże nieprawidłowości, pracodawca ma prawo cofnąć pozwolenie na pracę zdalną.
Sposoby przeprowadzania kontroli pracy zdalnej
Pracodawca może skontrolować czas pracy, jej wyniki, ale także środowisko, w którym praca jest świadczona. Należy pamiętać, że w przypadku stwierdzenia uchybień BHP zagrażających życiu i zdrowiu w Twoim domu, nie powinieneś świadczyć stamtąd pracy zdalnej. Sposobów kontroli jest kilka. Pracodawca może przeprowadzić audyt drogą:
- elektroniczną – poprzez stały lub cykliczny monitoring aktywności pracownika z pomocą odpowiednich systemów,
- fizyczną – przez wizytę kontrolną w miejscu świadczenia pracy,
- mieszaną – z wykorzystaniem elementów fizycznej i elektronicznej.
Kontroli może podlegać także sposób wykorzystania powierzonego mienia oraz zabezpieczenia danych zgodnie z procedurami oraz przepisami RODO.
Etyczne aspekty kontroli pracy
Ostatnim, ale nie mniej ważnym elementem kontroli pracy są kwestie etyczne. Należy pamiętać, że pracownicy są przede wszystkim ludźmi z własnymi prawami i oczekiwaniami, nie jedynie zasobem ludzkim firmy.
Kontrola, chociaż niezbędna w funkcjonowaniu każdej organizacji, musi być przeprowadzana w sposób szanujący godność i prywatność pracownika. Nieodpowiedzialne podejście do monitoringu i kontroli może prowadzić do poważnych konfliktów i negatywnie wpłynąć na wizerunek firmy.
Podsumowanie
Kontrola pracy to nie tylko obowiązek, ale i narzędzie, które może skutecznie wspomóc zarówno pracodawców, jak i pracowników. Ważne jednak, aby była ona przeprowadzana w sposób przejrzysty, legalny i etyczny. Odpowiednie narzędzia i podejście do kontroli mogą znacząco przyczynić się do sukcesu firmy, jednocześnie budując pozytywne relacje z pracownikami.
To może Cię również zainteresować
