Spis treści
Chwila nawiązania stosunku pracy to moment, w którym pracownik godzi się na wykonywanie poleceń służbowych wydawanych bezpośrednio przez przełożonego. Takie kierownictwo przejawia się także w przeprowadzaniu kontroli. Każda osoba stojąca na czele działu może na bieżąco sprawdzać poczynania swoich podwładnych (choć micromanagment, czyli styl zarządzania cechujący się wysokim stopniem obserwacji i nadkontrolą, nie jest lubiany przez zatrudnionych).
Nie oznacza to jednak, że pracodawca ma pełną władzę. Ustawodawca zadbał o to, aby na tym polu nie dochodziło do nadużyć i dlatego stosowne przepisy znalazły się między innymi w kodeksie pracy.
Kontrola pracowników a umocowanie prawne
Z punktu widzenia pracodawcy ważne jest, że może on przeprowadzać kontrole swoich podwładnych wyłącznie w granicach wyznaczonych przez liczne ustawy. Poza kodeksem pracy kwestię tę reguluje ustawa o ochronie danych osobowych. Z kolei w kodeksie cywilnym ostały sprecyzowane dobra chronione pracownika. Do tych ostatnich zalicza się między innymi wolność czy też tajemnica korespondencji.
Pracodawca zamierzający przeprowadzić kontrolę musi kierować się wieloma aktami prawnymi. Ich nieprzestrzeganie to złamanie prawa, za co grożą kary.
- Prawo do prywatności: obejmuje to ochronę życia prywatnego pracownika, w tym ochronę danych osobowych. Pracodawca nie może bez uzasadnionej potrzeby gromadzić informacji na temat życia prywatnego pracowników.
- Prawo do wizerunku: pracownik ma prawo do decydowania o wykorzystywaniu swojego wizerunku, chyba że zrzekł się tego prawa na rzecz pracodawcy w określonych warunkach.
- Prawo do godności: pracownik ma prawo do szacunku i ochrony swojej godności w miejscu pracy. Obejmuje to ochronę przed dyskryminacją, mobbingiem i innymi formami niewłaściwego traktowania.
- Prawo do dobrego imienia: ochrona przed fałszywymi oskarżeniami, zniesławieniem lub pomówieniami dotyczącymi pracownika.
- Prawo do nietykalności cielesnej: pracownik jest chroniony przed fizycznym lub psychicznym krzywdzeniem w miejscu pracy.
- Prawo do równego traktowania: ochrona przed dyskryminacją w miejscu pracy, niezależnie od płci, wieku, niepełnosprawności, rasy, wyznania, narodowości, przekonań politycznych, przynależności związkowej, orientacji seksualnej, tożsamości płciowej czy innych czynników.
Warto pamiętać, że ochrona dóbr osobistych pracownika może być również regulowana przez wewnętrzne przepisy pracodawcy oraz przez inne specyficzne ustawy, na przykład dotyczące ochrony danych osobowych (np. RODO w kontekście danych osobowych). W razie naruszenia dóbr osobistych pracownik ma prawo dochodzić swoich praw na drodze sądowej.
Monitoring w firmie
Coraz więcej pracodawców decyduje się na zainstalowanie w zakładzie pracy monitoringu. Umotywowane jest to wieloma kwestiami, w tym między innymi kontrolą czasu pracy osób zatrudnionych, chęcią zapewnienia bezpieczeństwa czy ochroną przed kradzieżami. Taki monitoring nie narusza praw pracowników. Stanowisko to potwierdził również GIODO (Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych).
Monitoring w miejscu pracy w Polsce jest dozwolony, ale musi być zgodny z przepisami, w tym z RODO, oraz regulacjami kodeksu pracy. Pracodawca jest zobowiązany informować pracowników o stosowaniu takiego narzędzia, jego celach, zakresie i sposobie przetwarzania danych. Monitoring powinien służyć ochronie bezpieczeństwa i mienia, nie może być stosowany w miejscach, gdzie pracownicy mają prawo do pełnej prywatności (np. szatnie, toalety), i nie może naruszać autonomii pracowników bardziej, niż jest to konieczne.
Główna Księgowa / Główny Księgowy
Agencja Zatrudnienia HR SIGMA
- Zator
Doradca Klienta w Dziale Rowery/Skutery/Kosiarki
PeoplePro
- Świdnik
Wykładanie towaru w sklepie kosmetycznym Rzeszów
Work&Profit sp. z o.o.
- Rzeszów
Doradca Klienta w Dziale Rowery/Skutery/Kosiarki
PeoplePro
- Świdwin
Pracownik ds. przetargów
Agencja Zatrudnienia HR SIGMA
- Bielsko-Biała
Przestrzeganie zasad proporcjonalności i celowości jest kluczowe. Monitoring nie może być wykorzystywany do całodobowej kontroli pracowników i musi respektować ich godność oraz prywatność. W przypadku naruszenia tych zasad pracownicy mają prawo do dochodzenia roszczeń, a pracodawcy mogą być poddani kontroli przez inspekcję pracy oraz podlegać konsekwencjom.
Przeszukanie szafek pracowniczych
Dużo kontrowersji wywołuje pytanie o to, czy pracodawca może przeszukiwać szafki swoich podwładnych. Zgodnie ze stanowiskiem wyrażonym przez Sąd Najwyższy jest to dozwolone, ale za uprzednim poinformowaniem pracowników, że takie przeszukanie będzie miało miejsce. Sąd zauważył przy tym, że ważny jest tu interes podmiotu zatrudniającego. Powodem przeszukań szafek bywają kradzieże, przez które firma może być narażona na potężne straty i właśnie dlatego tak ważne jest, aby móc im zapobiegać.
Kontrola szafki pracowniczej powinna odbywać się za zgodą pracownika. Brak zgody może być interpretowany jako naruszenie prywatności, chyba że istnieją wyjątkowe okoliczności, które uzasadniałyby przeszukanie bez zgody (np. podejrzenie popełnienia przestępstwa).
Prawidłowo zorganizowana kontrola pozwala eliminować niepożądane zachowania czy wskazywać błędy, które najczęściej popełniają podwładni. Niewielu pracodawców wie jednak, w jaki sposób monitorować osoby zatrudnione, aby z ich strony nie pojawił się zarzut, że naruszają oni prywatność pracowników lub ich dobra osobiste. W związku z tym konieczne jest wypracowanie takiego modelu, dzięki któremu interesy obu stron będą chronione.
Monitoring pracowników z pomocą GPS
Pracodawcy w Polsce mogą stosować monitorowanie lokalizacji pracowników przez GPS, ale muszą to robić z uwzględnieniem ścisłych zasad prawnych. Ważne, aby monitorowanie miało uzasadniony cel biznesowy, na przykład zarządzanie flotą pojazdów służbowych czy zapewnienie bezpieczeństwa pracownikom w terenie. Pracodawca jest zobowiązany poinformować pracowników o monitorowaniu, jego celach i zakresie, a także o sposobie i czasie przechowywania zebranych danych. Takie informacje również najlepiej umieszczać w regulaminie pracy lub w umowie o pracę.
Istotne są ograniczenia czasowe – monitoring powinien być przeprowadzany wyłącznie w godzinach pracy. Kontynuowanie kontroli poza czasem pracy bez uzasadnionego celu biznesowego i zgody pracownika jest uznawane za naruszenie jego prywatności. Ponadto, przetwarzanie danych GPS musi być zgodne z ogólnymi zasadami ochrony danych osobowych. Co to oznacza? Pracodawca musi zapewnić odpowiednią ochronę tych danych i na życzenie udostępnić je pracownikom.
Czy pracodawca może skontrolować mój służbowy komputer?
W Polsce podobnie jak w wielu innych krajach, pracodawcy mają prawnie uzasadnione prawo do monitorowania sprzętu i systemów firmowych, w tym komputerów służbowych, pod kilkoma warunkami.
- Pracodawca powinien poinformować pracowników o zasadach korzystania z urządzeń służbowych oraz o możliwości ich monitorowania. Najlepiej, aby informacje te były zawarte w regulaminie pracy lub w umowie o pracę. Tam też powinna znaleźć się informacja o formach potencjalnych audytów.
- Kontrola powinna być uzasadniona konkretnymi celami związanymi z działalnością firmy, na przykład ochroną mienia, zapewnieniem bezpieczeństwa wewnętrznego, czy sprawdzaniem wydajności pracy.
- Mimo że pracodawca ma prawo do kontroli sprzętu firmowego, istnieją pewne ograniczenia związane z prywatnością pracownika. Na przykład, dostęp do prywatnych wiadomości e-mail czy prywatnych plików przechowywanych na służbowym komputerze powinien być ograniczony, o ile pracownik wyraźnie oddzielił te dane od zawartości służbowej.
- Nie należy zapominać o zasadzie proporcjonalności. Kontrola powinna być proporcjonalna do celu, dla którego jest przeprowadzana i nie może naruszać godności pracownika.
Pamiętaj, że szczegółowe zasady mogą zależeć od wewnętrznych regulacji firmy, dlatego ważne jest, aby zapoznać się z zasadami obowiązującymi w Twojej pracy.
Kontrola pracownika podczas pracy zdalnej
Pracodawca w Polsce może przeprowadzić kontrolę pracownika, który pracuje zdalnie, jednak musi to czynić z poszanowaniem obowiązujących przepisów prawa, w tym przepisów o ochronie danych osobowych i prywatności pracownika.
Kontrola pracy zdalnej przez pracodawcę może obejmować różne aspekty, takie jak monitorowanie czasu pracy, efektywności, czy wykorzystanie narzędzi pracy. Jednak istnieją pewne ograniczenia, które należy uwzględnić.
Zasady kontroli pracy zdalnej
Aby przeprowadzić kontrolę pracownika, który pracuje zdalnie, pracodawca powinien przestrzegać kilku kluczowych zasad:
- Pracodawca powinien zapowiedzieć kontrolę w sposób jasny i zrozumiały dla pracownika. Pracownik powinien być poinformowany o tym, jakie aspekty jego pracy będą monitorowane, w jaki sposób oraz w jakim celu.
- Pracodawca powinien unikać niespodziewanych lub ukrytych form kontroli. Przejrzystość w zakresie monitoringu jest kluczowa.
- Kontrola może obejmować monitorowanie logów pracy, czasu spędzonego na poszczególnych zadaniach, wydajności, a także korzystania z narzędzi pracy. Może to być realizowane za pomocą oprogramowania do zarządzania projektami, systemów śledzenia czasu pracy lub innych technologii umożliwiających zdalną kontrolę pracy. Pracodawca, po uprzedniej zapowiedzi, może również osobiście pojawić się w miejscu pełnienia obowiązków przez podwładnego.
- Wszelkie formy monitoringu muszą być zgodne z przepisami o ochronie danych osobowych, w tym RODO. Oznacza to, że dane zbierane podczas monitoringu powinny być ograniczone do tego, co jest niezbędne do osiągnięcia celu kontroli i nie mogą naruszać prywatności pracownika.
Ważne: pracodawca nie powinien kontrolować aktywności osobistej pracownika, która nie jest związana z pracą. Na przykład, monitoring aktywności w mediach społecznościowych pracownika w czasie prywatnym jest nieodpowiedni i może naruszać prawa osoby zatrudnionej.
Kontrola pracowników – podsumowanie
Ważne jest, aby pracodawca stosował legalne metody kontroli i monitorowania pracowników. Audyt powinien służyć zapewnieniu efektywności, odpowiedzialności i utrzymaniu wysokiego standardu pracy.
Kontroli pracy podwładnych można dokonywać tylko w granicach określonych przez przepisy prawa. Zapoznaj się z odpowiednimi przepisami, a jeśli coś jest dla Ciebie niejasne, skonsultuj się z prawnikiem. To pozwoli zyskać pewność, że firma stosuje się do obowiązujących regulacji i zapewnia swoim pracownikom uczciwe warunki pracy.
To może Cię również zainteresować
