Zawód asystenta zarządu
Asystent zarządu jest czasami nazywany sekretarzem wykonawczym, a także osobistym lub prywatnym sekretarzem. Asystent zarządu często w firmie pracuje dla menedżerów i kadry zarządzającej (lub czasem dla osób zamożnych lub celebrytów i rodzin), podejmując różnorodne zadania administracyjne. Asystenci zarządu często pełnią funkcję pierwszego kontaktu z menedżerem. Często zdarza się, że asystent zarządu odpowiada na telefony, sprawdza gości, organizuje podróże, przygotowuje raporty, archiwizuje i organizuje dokumenty, rejestruje minuty spotkania i wykonuje podstawowe zadania księgowe. W przeciwieństwie do administratora, który ma tendencję do zajmowania się zespołem, osobisty asystent zarządu zazwyczaj wykonuje pracę administracyjną w imieniu jednej osoby lub grupy ludzi. Ta osoba jest zazwyczaj menedżerem lub wykonawcą w komercyjnej, nienastawionej na zysk lub organizacji sektora publicznego. Rolą asystenta jest uwolnienie czasu wykonawczego od zadań organizacyjnych i administracyjnych, tak aby zarząd mógł spędzić maksymalny czas na zadaniach strategicznych. Obowiązki zazwyczaj obejmują:
- działania jako pierwszy punkt kontaktu: obsługa korespondencji i połączeń telefonicznych;
- prowadzenie dzienników i organizowanie spotkań, często kontrolujących dostęp do menedżera / dyrektora wykonawczego;
- rezerwacja i organizowanie podróży, transportu i zakwaterowania;
- organizowanie wydarzeń i konferencji;
- przypominanie kierownikowi / dyrektorowi o ważnych zadaniach i terminach;
- pisanie, kompilowanie i przygotowywanie raportów, prezentacji i korespondencji;
- zarządzanie bazami danych i systemami archiwizacji;
- wdrażanie i utrzymywanie procedur / systemów administracyjnych;
- współpraca z personelem, dostawcami i klientami;
- zestawianie i archiwizacja wydatków;
- różne zadania wspierające kierownika, które będą się różnić w zależności od sektora i kompetencji kierownika, np. wypełnianie niektórych raportów dotyczących działalności firmy (w celu zapewnienia właściwego prowadzenia działalności i przestrzegania przepisów i regulacji) lub prowadzenia badań.
Jak zostać asystentem zarządu?
Jak wspomniano powyżej, każda organizacja w sektorze publicznym, prywatnym i non-profit może zatrudniać asystentów zarządu, podobnie jak zamożne osoby lub rodziny. Organizacje mogą zatrudniać asystentów bezpośrednio lub za pośrednictwem specjalistycznej agencji rekrutacyjnej. W związku z tym oferty pracy można zazwyczaj znaleźć za pośrednictwem urzędów pracy, wyspecjalizowanych agencji rekrutacyjnych oraz za pośrednictwem krajowych i regionalnych gazet (drukowanych i internetowych).
Oprócz wspierania menedżerów, ich zespołu i działów ma również swoje osobiste obowiązki. Zakres roli asystenta zarządu może być szeroki, a dodatkowe obowiązki mogą obejmować:
- realizację konkretnych projektów i badań;
- wzięcie odpowiedzialności za rachunki i budżety;
- ściślejszą współpraca z zarządem, jeśli przejmuje część obowiązków menedżera;
- zastępowanie menedżera, podejmowanie decyzji i delegowanie pracy innym w przypadku nieobecności menedżera;
- uczestniczenie w procesach decyzyjnych.
Niektórzy asystenci zarządu wykonują całą pracę sekretarską, podczas gdy inne biorą odpowiedzialność za rekrutację i szkolenie młodszych pracowników oraz delegowanie im mniej wymagających i poufnych prac.
Asystent zarządu - wymagania
Nie wymaga się formalnych kwalifikacji akademickich jako standardu, chociaż niektórzy pracodawcy mogą wymagać od kandydatów posiadania wykształcenia wyższego o danej specjalności i niewielka mniejszość może preferować stopnie naukowe. Jeśli stopnie są wymagane, to stopień znajomości technologii, przedmiotu lub biznesu może być korzystny. Pracodawcy czasami wymagają wcześniejszego doświadczenia w pracy z administracją lub asystentem osobistym: często dwa lata. Doświadczenie to często można uzyskać dzięki praktyce, co z kolei może prowadzić do stałej pracy. Możliwe jest także ukończenie sekretarskiego kursu lub dyplomu w trybie online, lub za pośrednictwem szkół wyższych.
Ważne cechy asystenta zarządu to:
- Dyskrecja i wiarygodność: często asystent jest stroną poufnych informacji;
- Elastyczność i zdolność adaptacji;
- Dobra umiejętność komunikacji ustnej i pisemnej;
- Umiejętności organizacyjne i umiejętność wielozadaniowości;
- Zdolność do bycia aktywnym i umiejętność przejęcia inicjatywy;
- Takt i dyplomacja;
- Zdolności do porozumiewania się;
- Znajomość standardowych pakietów oprogramowania i umiejętność uczenia się oprogramowania specyficznego dla firmy, jeśli jest to wymagane.
Ile zarabia asystent zarządu?
Wynagrodzenie zależy od wielkości i charakteru organizacji zatrudniającej, a także od lokalizacji geograficznej. Dodatkowe świadczenia mogą obejmować firmowy program emerytalny, karty zniżkowe, prywatne ubezpieczenie zdrowotne, karty sportowe oraz darmowe obiady. Asystenci zarządu zarabiają solidnie, gdyż jest to już dość ciekawa pozycja w każdej branży. Z pewnością wpływ na zarobki mają konkretne obowiązki w pracy, gdyż wiele organizacji posiada różne potrzeby, a co za tym idzie, każda firma wyznacza inne obowiązki swoim pracownikom. W dużych firmach z kapitałem płace są dość atrakcyjne.