Pracodawca - prawa i obowiązki

Optymalizacja kosztów zatrudnienia - strategie i praktyczne sposoby

10 kwietnia 2024

4 z 5

Ocena: 4 z 5 | 16 głosów

16 głosów

3 komentarze
Optymalizacja kosztów zatrudnienia - strategie i praktyczne sposoby
Optymalizacja kosztów zatrudnienia w firmie - odkryj skuteczne strategie i alternatywne metody redukcji kosztów utrzymania pracowników.

Uważa się, że nawet w sytuacji pogarszającej się koniunktury gospodarczej pracodawca powinien zrobić wszystko, co w jego mocy, aby nie zwalniać pracowników, ale redukować koszty swojej działalności. A to — co warto podkreślić — jest możliwe na wielu polach. Okazuje się, że trafnie przemyślana redukcja kosztów pozwala przede wszystkim na zachowanie stanowisk pracy. W czasach, gdy po kryzysie pozostanie już wyłącznie wspomnienie, z całą pewnością przydadzą się wykwalifikowani pracownicy.

Redukcja kosztów zatrudnienia

Redukcja kosztów zatrudnienia może przyczynić się do stabilności finansowej firmy, zwłaszcza w niepewnych czasach ekonomicznych. Obejmuje to strategie takie jak redukcja etatu czy przejście na elastyczne formy zatrudnienia. Wyważone podejście do obniżenia kosztów zatrudnienia może prowadzić do wzrostu efektywności i satysfakcji pracowników, zamiast wprowadzać niepokój w zespole.

Alternatywne sposoby optymalizacji kosztów zatrudnienia

Alternatywne sposoby optymalizacji kosztów, takie jak outsourcing niektórych funkcji lub wykorzystanie nowoczesnych technologii, mogą skutkować znaczącą oszczędnością.

OUTSOURCING

Outsourcing to praktyka polegająca na zlecaniu określonych zadań lub procesów firmom zewnętrznym zamiast zatrudniania na stałe własnych pracowników do ich wykonania. Korzyści z outsourcingu obejmują:

Oszczędność kosztów - outsourcing pozwala uniknąć kosztów związanych z pełnym zatrudnieniem, takich jak wynagrodzenia, ubezpieczenia, świadczenia oraz koszty szkoleń i rozwoju.

Dostęp do specjalistycznej wiedzy - firmy zewnętrzne często mają wyspecjalizowane strategie i doświadczenie w określonych obszarach, co pozwala uzyskać wysoką jakość usług.

Koncentracja na kluczowych obszarach biznesu - dzięki outsourcingowi firma może skoncentrować się na strategicznych aspektach swojej działalności, pozostawiając rutynowe zadania specjalistom zewnętrznym.

Przykłady obszarów, które często są outsourcowane:

  • obsługa klienta,
  • księgowość i finanse,
  • rozwój oprogramowania,
  • marketing,
  • obsługa IT.

NOWOCZESNE TECHNOLOGIE

Wykorzystanie nowoczesnych technologii może znacznie przyczynić się do optymalizacji kosztów zatrudnienia szczególnie poprzez automatyzację, poprawę wydajności i usprawnienie procesów. W jaki sposób?

Automatyzacja procesów - wdrożenie narzędzi do automatyzacji zadań rutynowych może zmniejszyć potrzebę zatrudniania dodatkowych pracowników. Systemy do zarządzania relacjami z klientami (CRM), systemy ERP (planowanie zasobów przedsiębiorstwa) czy roboty procesów automatyzacji (RPA) mogą zastąpić ręczne czynności.

Komunikacja i współpraca zdalna - technologie umożliwiające pracę zdalną, takie jak wideokonferencje, platformy do współdzielenia dokumentów czy narzędzia do zarządzania projektami, pozwalają na efektywną współpracę bez konieczności utrzymywania dużych biurowych struktur.

Analiza danych - korzystanie z zaawansowanych narzędzi analitycznych i sztucznej inteligencji może poprawić zrozumienie biznesu, co prowadzi do lepszych decyzji strategicznych i optymalizacji wydajności.

E-commerce i cyfrowa sprzedaż - wykorzystanie platform e-commerce i strategii sprzedaży online może otworzyć nowe kanały sprzedaży i redukować koszty związane z tradycyjnymi metodami sprzedaży.

Optymalizacja kosztów utrzymania pracowników

Optymalizacja kosztów utrzymania pracowników nie musi oznaczać redukcji wynagrodzeń. Może to dotyczyć zarządzania świadczeniami pozapłacowymi, wykorzystania programów lojalnościowych czy innych innowacyjnych metod zatrudnienia. Inteligentne strategie w tej dziedzinie mogą prowadzić do większej efektywności kosztowej, jednocześnie zachowując zadowolenie i motywację pracowników.

Obszar Strategie Korzyści Zastosowanie
Zmniejszenie kosztów zatrudnienia Redukcja etatu, praca zadalna Oszczędności na powierzchni biurowej Firmy usługowe, elastyczne zatrudnienie
Alternatywne sposoby optymalizacji kosztów Outsourcing, nowoczesne technologie Oszczędności operacyjne, efektywność Wszystkie branże
Optymalizacja kosztów utrzymania pracowników Świadczenia pozapłacowe, programy lojalnościowe Większa efektywność kosztowa Wszelkie przedsiębiorstwa
Optymalizacja kosztów zatrudnienia Strategie wynagrodzeń, negocjacje umów Znaczne oszczędności, zachowanie jakości Wsparcie finansowe

Premie i dodatki

Szukasz pracy?
Dodana
Dodana
Dodana
Dodana
Dodana

Przepisy prawa nakładają na pracodawcę obowiązek wypłacania wynagrodzenia. Jednocześnie, co jest warte odnotowania, w Kodeksie pracy brak jest przepisów, które dotyczą konieczności wypłacania przez podmiot zatrudniający premii czy dodatków. W trudnym dla firmy okresie warto rozważyć zawieszenie wypłaty takich świadczeń. Jest to jak najbardziej możliwe.

Jeżeli jest to uzasadnione sytuacją finansową pracodawcy, nieobjętego układem zbiorowym pracy lub zatrudniającego mniej niż 20 pracowników, może być zawarte porozumienie o stosowaniu mniej korzystnych warunków zatrudnienia pracowników niż wynikające z umów o pracę zawartych z tymi pracownikami, w zakresie i przez czas ustalony w porozumieniu.
art. 231a § 1 Kodeksu pracy

Dodatkowo szef może pomyśleć o redukcji kosztów płacowych, czyli obniżyć wynagrodzenie za pracę przez wypowiedzenie zmieniające lub porozumienie stron.

Co z funduszem socjalnym?

W niektórych zakładach pracy funkcjonuje również fundusz socjalny. Oznacza to, że pracodawca jest zobowiązany do wygospodarowania określonej puli środków na jego sprawne funkcjonowanie. Warto pamiętać, że w niektórych przypadkach istnieje szansa na jego zlikwidowanie. Jeżeli takiej nie ma, to warto pomyśleć o obniżeniu wysokości odpisu. Obie te możliwości są przewidziane w ustawie o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.

Może samozatrudnienie?

W niektórych przypadkach można zaproponować pracownikom przejście na samozatrudnienie. Wówczas firma zyskuje, gdyż omijają ją obciążenia, które wynikają z prawa pracy. Dodatkowo pracownik ma zagwarantowaną pracę - jest pewien zleceń, jeżeli zaś jest ambitny i przedsiębiorczy może też szukać kolejnych zleceniodawców. Taka propozycja powinna spodobać się przede wszystkim tym pracowników, którzy już od dawna myśleli o założeniu swojej własnej firmy. Co więcej, w tej sytuacji nie zostaną oni z przysłowiowym niczym, ale mają już pierwszego kontrahenta. To rozwiązanie, o czym warto pamiętać, jest też znacznie lepsze niż proponowanie pracownikom umów cywilnoprawnych. Pracodawca, który chciałby choćby umowami zlecenie zastąpić umowy o pracę musi pamiętać, że naraża się na kłopoty, gdyż zgodnie z prawem jest to działanie nielegalne.

Staż zamiast etatu

Jeżeli firma musi uzupełnić braki kadrowe, ale niekoniecznie ma fundusze na utworzenie kolejnego stanowiska pracy, to warto zastanowić się nad innym rozwiązaniem, czyli przyjęciem stażystów. Korzyści z takiego kroku są znaczące. Przede wszystkim, o czym należy pamiętać, jest to jedna z forma aktywizacji bezrobotnych i to zgodnie z ustawą o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy. Oznacza to, że w czasie odbywania przez osobę bezrobotną stażu jest jej wypłacane stypendium z Funduszu Pracy, nie zaś z kasy firmy. Dzięki temu więc można pozyskać pracownika, któremu nie trzeba płacić.

Wymogiem jest jednak podpisanie stosownej umowy o zorganizowaniu stażu i dopełnienie szeregu formalności. Z całą pewnością jednak warto, gdyż jest to sposób na pozyskanie solidnego i odpowiedzialnego pracownika. Jeżeli taka osoba zostanie przeszkolona i odpowiednio wdrożona w obowiązki, to potem, po polepszeniu się sytuacji w firmie, można zatrudnić ją już jako pełnoetatowego pracownika.

Redukcja firmowych wydatków

Redukowanie kosztów w firmie to zagadnienie pojawiające się najczęściej wówczas, gdy dochody firmy spadają, a przedsiębiorca nie można znaleźć nowych klientów. W takiej sytuacji cięcia wydatków są uzasadnione, bo pozwalają firmie przetrwać trudny dla niej czas. By jednak firma rzeczywiście zrealizowała swój plan, konieczne jest dokładne zaplanowanie, na jakich płaszczyznach nastąpi cięcie wydatków.

Złe decyzje mogą przedsiębiorcę sporo kosztować. Jeżeli firma, szukając oszczędności, zdecyduje się na obniżenie dotychczasowej jakości, to może stracić zainteresowanych klientów. Decyzją, która nie przyniesienie oczekiwanych korzyści mogą być również cięcia w dziale zajmującym się promocją firmy i jej usług. W ten sposób właściciel przedsiębiorstwa działa na swoją niekorzyść, bo faktycznie nie promuje się. To oznacza, że nie może liczyć na dodatkowych klientów.

Video

Mądre i przemyślane decyzje

Nie zawsze przedsiębiorca wie, jak przeprowadzić proces redukcji kosztów w firmie. Choć to on stworzył ją od podstaw, może się okazać, że nie ma świadomości, na których płaszczyznach zyska najwięcej. W takiej sytuacji najlepiej zdać się na pomoc specjalistów, czyli podmiotów, które zajmują się przeprowadzaniem  audytów.

Jak działają specjaliści? Ich zadanie sprowadza się do przeprowadzenia audytu i sprawdzenia, jak działa firma, jak wyglądają jej koszty i na jakich płaszczyznach można oszczędzać. W efekcie przedsiębiorca otrzymuje gotowy plan działania, który może wdrożyć w swojej firmie i tym samym oszczędzać firmowe pieniądze.

Pola, na których można redukować koszty

Gdzie najczęściej przedsiębiorcy mogą szukać oszczędności? Jest sporo możliwości, a wszystko zależy od wielkości firmy i sposobu jej działania. Przykładem może być wyeliminowanie z obiegu papierowych dokumentów czy nawiązanie współpracy z agencją zatrudnienia. Drugie rozwiązanie pozwala na zredukowanie kosztów zatrudniania pracowników.

Gdy mowa o zatrudnianiu pracowników, przedsiębiorca może zamiast zwolnień rozważyć zaproponowanie podwładnym telepracy.

Inwestycja w rozwój pracowników oraz ciągła optymalizacja procesów biznesowych to klucz do redukcji kosztów zatrudnienia i osiągnięcia sukcesu w biznesie.

Takie rozwiązanie jest o tyle ciekawe, że pozwala na poczynienie oszczędności na powierzchni biurowej. Jest to szczególnie istotne, jeżeli firma działa w branży usługowej – wówczas występuje największe prawdopodobieństwo, że pracownicy nie będą musieli wykonywać pracy w siedzibie firmy.

Poza wymienionymi wyżej obszarami, nie można zapomnieć również o świadczeniach pozapłacowych przewidzianych dla pracowników. W ich przypadku możliwe jest ich ograniczenie lub przeciwnie, podniesienie. Drugie rozwiązanie może być realizowane przez wprowadzenie premii dla tych zatrudnionych, którzy np. zdobędą najwięcej zamówień dla firmy. W ten sposób pracodawca może zmotywować swoich podwładnych do wydajniejszej pracy.

Podsumowanie

Redukcja czy optymalizacja kosztów to zagadnienie skomplikowane, wymagające od przedsiębiorcy opracowania planu działania. Warto zauważyć, że nie zawsze możliwe jest wdrożenie wszystkich rozwiązań od razu. W takiej sytuacji niezbędne jest sukcesywne dążenie do celu. Dzięki temu jednak przedsiębiorca ma możliwość zyskania dodatkowych środków, które może przeznaczyć na dalszy rozwój swojego przedsiębiorstwa. To szczególnie ważne w przypadku niewielkich firm, które nie zawsze mogą pozwolić sobie na skorzystanie z pomocy specjalistów.

To może Cię również zainteresować

Wynagrodzenie - wszystko co powinieneś o nim wiedzieć

Najczęściej zadawane pytania

Jakie są strategie zmniejszenia kosztów zatrudnienia?

Strategie obejmują redukcję etatu i wprowadzenie telepracy, co pozwala na oszczędności na powierzchni biurowej.

W jakich branżach sprawdzą się alternatywne sposoby optymalizacji kosztów?

Alternatywne metody są uniwersalne i mogą być stosowane we wszystkich branżach.

Czy optymalizacja kosztów utrzymania pracowników wpływa na ich motywację?

Tak, odpowiednie zarządzanie świadczeniami pozapłacowymi i programami lojalnościowymi może zwiększyć efektywność i zadowolenie pracowników.

Czy optymalizacja kosztów zatrudnienia może prowadzić do zachowania jakości usług?

Tak, planowanie strategii wynagrodzeń i negocjacje umów mogą przynieść oszczędności przy zachowaniu wysokiej jakości usług.

Czy optymalizacja kosztów zatrudnienia jest ważna dla długoterminowego sukcesu firmy?

Tak, inteligentne strategie optymalizacji kosztów są istotne dla osiągnięcia stabilności finansowej i trwałości przedsiębiorstwa.

Autor

Artykuł został opracowany i zmodyfikowany przez kilku autorów. Poniżej podajemy dane redaktora lub autora, który dokonał ostatniej modyfikacji.

Albert Turza

Stażysta

Jestem copywriterem w serwisie Aplikuj.pl. Copywritingiem zajmuje się już kilka lat i od zawsze mnie to pasjonowało.

3 komentarze

Andrej AW

Andrej AW

Zwalniane pracowników przez pracodawcę to ostatnia konieczność. Świetna radę daliście pracodawcy =----Redukuj koszty, ale nie zwalniaj.
zwoln.pracow.

zwoln.pracow.

Redukuj koszty, ale nie zwalniaj. Ciekawy artykuł. Oby tak zawsze było, a niestety nie jest. Nieraz zwalnia się pracowników i ich obowiązki daje się innym. Czasami zwalnia się pracowników i przyjmuje stażystów z UP, bo im zakład nie płaci a UP.
Redeyk

Redeyk

Gdyby istniało 40-procentowe prawdopodobieństwo, że projekt, który jeden pracownik mógłby podjąć, zawiodłoby, a 60-procentowa szansa na sukces, decyzja o realizacji projektu będzie w dużej mierze oparta na postrzeganiu ryzyka niepowodzenia.

Dodaj komentarz

Wszystkie pola muszą być prawidłowo wypełnione

Komentarz został dodany

Redakcja Aplikuj.pl zastrzega sobie prawo usuwania komentarzy obraźliwych dla innych osób lub zawierających wulgarne słowa, adresy www oraz adesy e-mail i numery telefonów.