Spis treści
Uważa się, że nawet w sytuacji pogarszającej się koniunktury gospodarczej pracodawca powinien zrobić wszystko, co w jego mocy, aby nie zwalniać pracowników, ale redukować koszty swojej działalności. A to — co warto podkreślić — jest możliwe na wielu polach. Okazuje się, że trafnie przemyślana redukcja kosztów pozwala przede wszystkim na zachowanie stanowisk pracy. W czasach, gdy po kryzysie pozostanie już wyłącznie wspomnienie, z całą pewnością przydadzą się wykwalifikowani pracownicy.
Redukcja kosztów zatrudnienia
Redukcja kosztów zatrudnienia może przyczynić się do stabilności finansowej firmy, zwłaszcza w niepewnych czasach ekonomicznych. Obejmuje to strategie takie jak redukcja etatu czy przejście na elastyczne formy zatrudnienia. Wyważone podejście do obniżenia kosztów zatrudnienia może prowadzić do wzrostu efektywności i satysfakcji pracowników, zamiast wprowadzać niepokój w zespole.
Alternatywne sposoby optymalizacji kosztów zatrudnienia
Alternatywne sposoby optymalizacji kosztów, takie jak outsourcing niektórych funkcji lub wykorzystanie nowoczesnych technologii, mogą skutkować znaczącą oszczędnością.
OUTSOURCING
Outsourcing to praktyka polegająca na zlecaniu określonych zadań lub procesów firmom zewnętrznym zamiast zatrudniania na stałe własnych pracowników do ich wykonania. Korzyści z outsourcingu obejmują:
Oszczędność kosztów - outsourcing pozwala uniknąć kosztów związanych z pełnym zatrudnieniem, takich jak wynagrodzenia, ubezpieczenia, świadczenia oraz koszty szkoleń i rozwoju.
Dostęp do specjalistycznej wiedzy - firmy zewnętrzne często mają wyspecjalizowane strategie i doświadczenie w określonych obszarach, co pozwala uzyskać wysoką jakość usług.
Koncentracja na kluczowych obszarach biznesu - dzięki outsourcingowi firma może skoncentrować się na strategicznych aspektach swojej działalności, pozostawiając rutynowe zadania specjalistom zewnętrznym.
- obsługa klienta,
- księgowość i finanse,
- rozwój oprogramowania,
- marketing,
- obsługa IT.
NOWOCZESNE TECHNOLOGIE
Wykorzystanie nowoczesnych technologii może znacznie przyczynić się do optymalizacji kosztów zatrudnienia szczególnie poprzez automatyzację, poprawę wydajności i usprawnienie procesów. W jaki sposób?
Automatyzacja procesów - wdrożenie narzędzi do automatyzacji zadań rutynowych może zmniejszyć potrzebę zatrudniania dodatkowych pracowników. Systemy do zarządzania relacjami z klientami (CRM), systemy ERP (planowanie zasobów przedsiębiorstwa) czy roboty procesów automatyzacji (RPA) mogą zastąpić ręczne czynności.
Komunikacja i współpraca zdalna - technologie umożliwiające pracę zdalną, takie jak wideokonferencje, platformy do współdzielenia dokumentów czy narzędzia do zarządzania projektami, pozwalają na efektywną współpracę bez konieczności utrzymywania dużych biurowych struktur.
Analiza danych - korzystanie z zaawansowanych narzędzi analitycznych i sztucznej inteligencji może poprawić zrozumienie biznesu, co prowadzi do lepszych decyzji strategicznych i optymalizacji wydajności.
E-commerce i cyfrowa sprzedaż - wykorzystanie platform e-commerce i strategii sprzedaży online może otworzyć nowe kanały sprzedaży i redukować koszty związane z tradycyjnymi metodami sprzedaży.
Optymalizacja kosztów utrzymania pracowników
Optymalizacja kosztów utrzymania pracowników nie musi oznaczać redukcji wynagrodzeń. Może to dotyczyć zarządzania świadczeniami pozapłacowymi, wykorzystania programów lojalnościowych czy innych innowacyjnych metod zatrudnienia. Inteligentne strategie w tej dziedzinie mogą prowadzić do większej efektywności kosztowej, jednocześnie zachowując zadowolenie i motywację pracowników.
| Obszar | Strategie | Korzyści | Zastosowanie |
|---|---|---|---|
| Zmniejszenie kosztów zatrudnienia | Redukcja etatu, praca zadalna | Oszczędności na powierzchni biurowej | Firmy usługowe, elastyczne zatrudnienie |
| Alternatywne sposoby optymalizacji kosztów | Outsourcing, nowoczesne technologie | Oszczędności operacyjne, efektywność | Wszystkie branże |
| Optymalizacja kosztów utrzymania pracowników | Świadczenia pozapłacowe, programy lojalnościowe | Większa efektywność kosztowa | Wszelkie przedsiębiorstwa |
| Optymalizacja kosztów zatrudnienia | Strategie wynagrodzeń, negocjacje umów | Znaczne oszczędności, zachowanie jakości | Wsparcie finansowe |
Premie i dodatki
Prace magazynowe
Randstad Polska Sp. z o.o.
- Tychy
Merchandiser - wykładanie towaru KAUFLAND WĄGROWIEC
Golden Serwis Sp. z o. o.
- 28-28 zł brutto / h
- Wągrowiec
Ślusarz
Spółdzielnia SIP ZPCh
- Krosno
Pracownik magazynu
Randstad Polska Sp. z o.o.
- Tychy
Kasjer/Sprzedawca - JAWORZNO UL. Piekarska
Golden Serwis Sp. z o. o.
- 28-28 zł brutto / h
- Jaworzno
Przepisy prawa nakładają na pracodawcę obowiązek wypłacania wynagrodzenia. Jednocześnie, co jest warte odnotowania, w Kodeksie pracy brak jest przepisów, które dotyczą konieczności wypłacania przez podmiot zatrudniający premii czy dodatków. W trudnym dla firmy okresie warto rozważyć zawieszenie wypłaty takich świadczeń. Jest to jak najbardziej możliwe.
Dodatkowo szef może pomyśleć o redukcji kosztów płacowych, czyli obniżyć wynagrodzenie za pracę przez wypowiedzenie zmieniające lub porozumienie stron.
Co z funduszem socjalnym?
W niektórych zakładach pracy funkcjonuje również fundusz socjalny. Oznacza to, że pracodawca jest zobowiązany do wygospodarowania określonej puli środków na jego sprawne funkcjonowanie. Warto pamiętać, że w niektórych przypadkach istnieje szansa na jego zlikwidowanie. Jeżeli takiej nie ma, to warto pomyśleć o obniżeniu wysokości odpisu. Obie te możliwości są przewidziane w ustawie o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.
Może samozatrudnienie?
W niektórych przypadkach można zaproponować pracownikom przejście na samozatrudnienie. Wówczas firma zyskuje, gdyż omijają ją obciążenia, które wynikają z prawa pracy. Dodatkowo pracownik ma zagwarantowaną pracę - jest pewien zleceń, jeżeli zaś jest ambitny i przedsiębiorczy może też szukać kolejnych zleceniodawców. Taka propozycja powinna spodobać się przede wszystkim tym pracowników, którzy już od dawna myśleli o założeniu swojej własnej firmy. Co więcej, w tej sytuacji nie zostaną oni z przysłowiowym niczym, ale mają już pierwszego kontrahenta. To rozwiązanie, o czym warto pamiętać, jest też znacznie lepsze niż proponowanie pracownikom umów cywilnoprawnych. Pracodawca, który chciałby choćby umowami zlecenie zastąpić umowy o pracę musi pamiętać, że naraża się na kłopoty, gdyż zgodnie z prawem jest to działanie nielegalne.
Staż zamiast etatu
Jeżeli firma musi uzupełnić braki kadrowe, ale niekoniecznie ma fundusze na utworzenie kolejnego stanowiska pracy, to warto zastanowić się nad innym rozwiązaniem, czyli przyjęciem stażystów. Korzyści z takiego kroku są znaczące. Przede wszystkim, o czym należy pamiętać, jest to jedna z forma aktywizacji bezrobotnych i to zgodnie z ustawą o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy. Oznacza to, że w czasie odbywania przez osobę bezrobotną stażu jest jej wypłacane stypendium z Funduszu Pracy, nie zaś z kasy firmy. Dzięki temu więc można pozyskać pracownika, któremu nie trzeba płacić.
Wymogiem jest jednak podpisanie stosownej umowy o zorganizowaniu stażu i dopełnienie szeregu formalności. Z całą pewnością jednak warto, gdyż jest to sposób na pozyskanie solidnego i odpowiedzialnego pracownika. Jeżeli taka osoba zostanie przeszkolona i odpowiednio wdrożona w obowiązki, to potem, po polepszeniu się sytuacji w firmie, można zatrudnić ją już jako pełnoetatowego pracownika.
Redukcja firmowych wydatków
Redukowanie kosztów w firmie to zagadnienie pojawiające się najczęściej wówczas, gdy dochody firmy spadają, a przedsiębiorca nie można znaleźć nowych klientów. W takiej sytuacji cięcia wydatków są uzasadnione, bo pozwalają firmie przetrwać trudny dla niej czas. By jednak firma rzeczywiście zrealizowała swój plan, konieczne jest dokładne zaplanowanie, na jakich płaszczyznach nastąpi cięcie wydatków.
Złe decyzje mogą przedsiębiorcę sporo kosztować. Jeżeli firma, szukając oszczędności, zdecyduje się na obniżenie dotychczasowej jakości, to może stracić zainteresowanych klientów. Decyzją, która nie przyniesienie oczekiwanych korzyści mogą być również cięcia w dziale zajmującym się promocją firmy i jej usług. W ten sposób właściciel przedsiębiorstwa działa na swoją niekorzyść, bo faktycznie nie promuje się. To oznacza, że nie może liczyć na dodatkowych klientów.
Mądre i przemyślane decyzje
Nie zawsze przedsiębiorca wie, jak przeprowadzić proces redukcji kosztów w firmie. Choć to on stworzył ją od podstaw, może się okazać, że nie ma świadomości, na których płaszczyznach zyska najwięcej. W takiej sytuacji najlepiej zdać się na pomoc specjalistów, czyli podmiotów, które zajmują się przeprowadzaniem audytów.
Jak działają specjaliści? Ich zadanie sprowadza się do przeprowadzenia audytu i sprawdzenia, jak działa firma, jak wyglądają jej koszty i na jakich płaszczyznach można oszczędzać. W efekcie przedsiębiorca otrzymuje gotowy plan działania, który może wdrożyć w swojej firmie i tym samym oszczędzać firmowe pieniądze.
Pola, na których można redukować koszty
Gdzie najczęściej przedsiębiorcy mogą szukać oszczędności? Jest sporo możliwości, a wszystko zależy od wielkości firmy i sposobu jej działania. Przykładem może być wyeliminowanie z obiegu papierowych dokumentów czy nawiązanie współpracy z agencją zatrudnienia. Drugie rozwiązanie pozwala na zredukowanie kosztów zatrudniania pracowników.
Gdy mowa o zatrudnianiu pracowników, przedsiębiorca może zamiast zwolnień rozważyć zaproponowanie podwładnym telepracy.
Takie rozwiązanie jest o tyle ciekawe, że pozwala na poczynienie oszczędności na powierzchni biurowej. Jest to szczególnie istotne, jeżeli firma działa w branży usługowej – wówczas występuje największe prawdopodobieństwo, że pracownicy nie będą musieli wykonywać pracy w siedzibie firmy.
Poza wymienionymi wyżej obszarami, nie można zapomnieć również o świadczeniach pozapłacowych przewidzianych dla pracowników. W ich przypadku możliwe jest ich ograniczenie lub przeciwnie, podniesienie. Drugie rozwiązanie może być realizowane przez wprowadzenie premii dla tych zatrudnionych, którzy np. zdobędą najwięcej zamówień dla firmy. W ten sposób pracodawca może zmotywować swoich podwładnych do wydajniejszej pracy.
Podsumowanie
Redukcja czy optymalizacja kosztów to zagadnienie skomplikowane, wymagające od przedsiębiorcy opracowania planu działania. Warto zauważyć, że nie zawsze możliwe jest wdrożenie wszystkich rozwiązań od razu. W takiej sytuacji niezbędne jest sukcesywne dążenie do celu. Dzięki temu jednak przedsiębiorca ma możliwość zyskania dodatkowych środków, które może przeznaczyć na dalszy rozwój swojego przedsiębiorstwa. To szczególnie ważne w przypadku niewielkich firm, które nie zawsze mogą pozwolić sobie na skorzystanie z pomocy specjalistów.
To może Cię również zainteresować
