Jak efektywnie przeprowadzić szkolenie nowych pracowników?

Aby móc rozmawiać o wdrażaniu i szkoleniu pracownika najpierw należy zawrzeć z nim odpowiednią umowę. Zgodnie z przepisami umowa o pracę musi zostać zawarta w formie pisemnej. Jeżeli strony nie zawarły takiej umowy w formie pisemnej, to pracodawca najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy powinien pracownikowi potwierdzić ustalenia na piśmie. Ważne jest przy tym, aby umowa o pracę zawierała pewną niezbędną pulę informacji.

Pracodawca, który nie podpisze z pracownikiem umowy, zasila tak zwaną szarą strefę. Dla pracownika oznacza to, że nie może on skorzystać z ochrony praw pracowniczych, które wynikają z prawa pracy, nie gromadzi również składek na ubezpieczenie społeczne (przekłada się to na wysokość późniejszego świadczenia emerytalnego lub rentowego). Takie postępowanie jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika.

Umowa o pracę, umowa o dzieło i zlecenie. Jaką umowę podpisać z pracownikiem?

Zanim pracownik usłyszy polecenie służbowe

Zatrudnienie nowej osoby to dla pracodawcy konieczność przygotowania pracownika do pracy. Wstępnym badaniom lekarskim, poza osobami przyjmowanymi do pracy, podlegają również pracownicy, którzy są przenoszeni na stanowiska pracy, na których występują czynniki szkodliwe dla zdrowia lub warunki uciążliwe oraz pracownicy młodociani, którzy przenoszeni są na inne stanowiska. W każdym przypadku badania lekarskie przeprowadza się na podstawie skierowania wystawionego przez pracodawcę. To również podmiot zatrudniający musi liczyć się z koniecznością opłacenia kosztów wykonanych badań. Co więcej, zgodnie z przepisami nie jest możliwe dopuszczenie pracownika do wykonywania czynności służbowych bez aktualnego orzeczenia lekarskiego. Stwierdza ono bowiem, że brak jest przeciwwskazań do wykonywania pracy na określonym stanowisku.

Szkolenie BHP

Kolejną istotną kwestią jest też przeprowadzenie przez pracodawcę szkolenia z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy. Przyjmuje się, że osoba zatrudniająca może uwolnić się od tego obowiązku, jeżeli zatrudni firmę zewnętrzną posiadającą uprawnienia do przeprowadzania takich szkoleń. Ten punkt jest o tyle istotny, że pracodawca nie może dopuścić pracownika do pracy, do której wykonywania nie posiada on wymaganych kwalifikacji lub umiejętności, a także dostatecznej znajomości przepisów czy zasad BHP. Z tego względu w prawie wyróżnia się dwa rodzaje szkoleń.

Pracodawca powinien zatem w pierwszym dniu pracy pracownika skierować go na szkolenie wstępne ogólne. Takie powinno trwać nie krócej niż 2 godziny lekcyjne. Taki rodzaj szkoleń dotyczy wszystkich pracowników, którzy zostali przyjęci do firmy. Inaczej jest z instruktażem stanowiskowym. Ten powinien zostać przeprowadzony przed powierzeniem pracownikowi pracy na danym stanowisku. Czas takiego szkolenia wynosi minimum 8 godzin lekcyjnych i co istotne zależy wyłącznie od specyfikacji stanowiska pracy.

Kwalifikacje pracownicze również istotne

Z punktu widzenia pracodawcy istotne jest, aby pracownik miał pewne dodatkowe kwalifikacje. Są one wymagane przy wykonywaniu pracy na niektórych stanowiskach. Dotyczy to między innymi pracowników pełniących niektóre funkcje nadzoru, jak również osób, które zatrudnione są przy obsłudze maszyn czy urządzeń. W tym przypadku zasada jest również prosta, pracodawca nie może dopuścić do pracy tych pracowników, którzy nie posiadają wymaganych kwalifikacji. 

Proces onboardingu nowego pracownika

Onboarding, czyli proces wprowadzenia i adaptacji nowych pracowników, jest kluczowym elementem efektywnej strategii zarządzania talentami. Proces onboardingu nowego pracownika jest jak mapa, która pozwala pracownikowi zrozumieć, gdzie się znajduje i dokąd zmierza w organizacji. Onboarding pomoże nowo zatrudnionej osobie zrozumieć kulturę firmy, oczekiwania wobec niego i sposób pracy, co z kolei przyczyni się do lepszego wdrożenia pracownika do organizacji i zwiększenia jego efektywności w pracy.

Plan szkolenia nowego pracownika

Plan szkolenia nowego pracownika to kluczowy element procesu onboardingu. Może on obejmować szereg różnych etapów, od szkolenia wstępnego BHP, przez szkolenia specjalistyczne, po procesy adaptacji do specyfiki firmy i roli, którą ma pełnić nowy pracownik. Program szkoleń nowych pracowników powinien być dostosowany do charakterystyki firmy i potrzeb pracownika. Ważne jest, aby nowy pracownik miał jasne wytyczne i cel do osiągnięcia, co pomoże mu skupić się na nabyciu tych umiejętności, które będą niezbędne do osiągnięcia wyznaczonych założeń.

Szkolenia nowych pracowników przynoszą mnóstwo korzyści. Po pierwsze, umożliwiają rozwój kompetencji pracownika, co przekłada się na jego wyższą efektywność w pracy. Po drugie, poprzez szkolenia pracowników firma pokazuje, że zależy jej na rozwoju swoich pracowników, co z kolei przyczynia się do zwiększenia satysfakcji i zaangażowania pracowników. Po trzecie, szkolenia są doskonałym narzędziem do przekazywania informacji o celach firmy, jej wartościach i kulturze, co zaś przyczynia się do lepszego zrozumienia firmy przez pracowników.

Pierwszy dzień pracy

Pierwszy dzień pracy jest kluczowym momentem w procesie onboardingu nowego pracownika. To wtedy pracownik poznaje swoje miejsce pracy, zespół i kulturę firmy. W związku z tym warto zwrócić szczególną uwagę na przygotowanie odpowiednich informacji na pierwszy dzień pracy. Zawrzeć w nich powinno się nie tylko podstawowe zasady funkcjonowania w firmie, ale też szczegółowy plan szkolenia, który pozwoli pracownikowi łatwiej odnaleźć się w nowym miejscu.

Wdrożenie nowego pracownika do organizacji

Wdrożenie nowego pracownika do organizacji jest ważnym etapem, który wpływa na jego przyszłe zaangażowanie i efektywność pracy. Podczas tego procesu nowy pracownik powinien być nie tylko zapoznany z zadaniami i odpowiedzialnościami związanymi z jego stanowiskiem, ale także z wartościami i kulturą firmy. Jest to czas, kiedy nowy pracownik uczy się, jak pracować w zespole, jakie są oczekiwania wobec niego i jakie są cele firmy. Dobrze zaplanowany proces wdrażania pracowników może znacznie przyspieszyć czas potrzebny na pełne zaadaptowanie się pracownika do nowego środowiska pracy. Co jest najistotniejsze w procesie wdrażania nowych osób do firmy? Przygotowaliśmy kilka wskazówek:

Rozpisz plan pracy nowego pracownika na kilka pierwszych tygodni

To umożliwi redukcję stresu w nowym miejscu pracy do minimum. Upewnij się, że plan uwzględnia wszelkie niezbędne szkolenia i spotkania. To znacznie pomoże nowemu pracownikowi we wdrożeniu się w obowiązki.

Zadbaj o niezbędne minimum

Skup się na tym, aby pierwszy dzień pracy nowego pracownika przebiegł gładko i bez zakłóceń. Zadbaj o to, żeby nowa osoba czuła się komfortowo, żeby otrzymała wszystkie niezbędne dokumenty, sprzęty i żeby wiedziała, gdzie będzie jej nowe miejsce.

Bądź do dyspozycji nowego pracownika

W pierwszych dniach nowej pracy pracownik ma zwykle najwięcej pytań. Zadbaj o to, żeby miał poczucie, że może je zadawać, i że jesteś tu, aby mu pomóc.

Postaw na relacje

Zadbaj o to, aby nowy pracownik mógł się zintegrować z zespołem i dopasować do kultury firmy. Omów z nim misję i plany firmy. Zapoznaj z osobami, z którymi będzie współpracować, pokaż, że jest dla Ciebie ważny również jako człowiek, nie tylko jako pracownik.

Przedstaw kompletny obraz

Zaangażowanie nowego pracownika będzie w głównej mierze uzależnione od jego motywacji. Zadbaj o to, aby zrozumiał, jak ważne są jego zadania w kontekście całej organizacji. Przedstaw mu możliwą ścieżkę kariery i omów z nim strategię, którą powinien realizować, aby osiągnąć kolejne szczeble awansu.

Podsumowanie

Jak widać, od zaangażowania pracodawcy w proces wdrożenia nowego pracownika w struktury firmy może zależeć sukces danej rekrutacji. Jasne omówienie zasad i wyznaczenie priorytetów pozwolą nowemu pracownikowi na szybsze zadomowienie się w nowej organizacji, a pracodawcy zaoszczędzi to czasu, pieniędzy i energii na organizowanie kolejnego procesu rekrutacyjnego.