Spis treści
Czym jest regulamin pracy?
Stworzenie firmy i zatrudnianie pracowników wiąże się dla pracodawców z konkretnymi obowiązkami. Przede wszystkim każdy zatrudniony musi znać swoje obowiązki i prawa. Te najczęściej zostają wymienione w podpisywanej przez strony umowie o pracę. Czasem jednak pracodawca jest zobowiązany wprowadzić regulamin pracy.
Czym jest regulamin pracy? To wewnętrzny akt prawa, obowiązujący wszystkich pracowników zatrudnionych w danej firmie. Za jego pomocą ustala się nie tylko organizację, lecz także porządek w procesie pracy. W regulaminie pracy pracownicy znajdą zarówno swoje obowiązki, jak i prawa. Z punktu widzenia pracodawcy wprowadzenie regulaminu pozwala na uregulowanie stosunków między pracodawcą a wszystkimi zatrudnionymi w zakładzie pracy.
Kiedy trzeba wprowadzić regulamin?
Nie każdy pracodawca ma obowiązek wprowadzić regulamin pracy. Takiego nie mają m.in. właściciele firm, w których obowiązują postanowienia układu zbiorowego pracy. Wprowadzenie regulaminu nie będzie też konieczne, jeżeli w zakładzie pracy zatrudnionych jest poniżej 50 pracowników.
W praktyce zatem regulaminem nie muszą zaprzątać sobie myśli właściciele niewielkich firm, należących do sektora małych i średnich przedsiębiorstw. Jeżeli będą zatrudniać mniej niż 50 pracowników, to nie będą zobowiązani do stworzenia regulaminu pracy. Wówczas obowiązki i prawa osób przyjmowanych do pracy najlepiej uregulować w umowie o pracę. Takie rozwiązanie pozwala na wyeliminowanie wszystkich nieporozumień na tej płaszczyźnie, a pracodawca może być pewien, że działa zgodnie z literą prawa.
Firmy zatrudniające powyżej 20 i poniżej 50 pracowników mogą dobrowolnie stworzyć regulamin pracy. Jeśli pracodawca, który jest w powyższej sytuacji i nie zdecyduje się na wprowadzenie regulaminu pracy, powinien w ciągu 7 dni od daty zawarcia umowy o pracę przekazać pracownikowi informację o dodatkowych warunkach zatrudnienia.
Kto tworzy regulamin zakładu pracy
Oczywiste jest, że na ostateczny kształt regulaminu pracy wpływ ma pracodawca. Ale nie tylko on decyduje o tym, co się w nim znajdzie. Zgodnie z przepisami, by przygotować treść regulaminu, podmiot zatrudniający powinien porozumieć się z zakładową organizacją związkową. To w uzgodnieniu z nią powinny zostać stworzone poszczególne punkty regulaminu, które później będą obowiązywały wszystkich zatrudnionych.
Wyjątkiem od powyższej reguły jest sytuacja, gdy pracodawca nie jest w stanie porozumieć się z działającą w zakładzie pracy zakładową organizacją związkową lub takiej nie ma. Wówczas jest on zobowiązany samodzielnie stworzyć regulamin pracy. Ponieważ to zadanie może okazać się skomplikowane, powinien on rozważyć skorzystanie z pomocy prawnika, specjalizującego się w prawie pracy.
Obowiązek zapoznania pracownika z regulaminem pracy
Gdy regulamin jest gotowy, pracodawca jest zobowiązany podać go do wiadomości pracowników. Jak wygląda to w praktyce? Podmiot zatrudniający może np. wywiesić go na tablicy ogłoszeń lub wręczyć kopie pracownikom, by mogli oni zapoznać się z jego treścią. Dzięki temu będą oni znać swoje prawa, jak i obowiązki.
Regulamin nie wchodzi w życie od razu, co oznacza, że nie obowiązuje pracowników od dnia stworzenia czy wywieszenia go na tablicy ogłoszeń. Zgodnie z art. 1043 § 1 Kodeksu pracy wchodzi on w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników. W tym czasie zatrudnieni mają czas na to, by zapoznać się z jego treścią i przyswoić sobie poszczególne informacje.
Doradca ds. Sprzedaży i Usług
PeoplePro
- Kraków
Doradca ds. Sprzedaży i Usług
PeoplePro
- Szczecin
Doradca ds. Sprzedaży i Usług
PeoplePro
- Elbląg
Doradca ds. Sprzedaży i Usług
PeoplePro
- Oleśnica
Doradca ds. Sprzedaży i Usług
PeoplePro
- Mysłowice
Co powinien zawierać regulamin pracy?
Ustawodawca nie określił precyzyjnie, jakie informacje mają znaleźć się w regulaminie pracy, więc pracodawca ma dosyć sporą dowolność. Są jednak pewne elementy, które w takim regulaminie powinny się pojawić.
- organizacji pracy, warunków przebywania na terenie zakładu pracy w czasie pracy i po jej zakończeniu,
- wyposażenia pracowników w narzędzia i materiały, a także w odzież i obuwie robocze oraz w środki ochrony indywidualnej i higieny osobistej,
- systemu i rozkładu czasu pracy oraz przyjętych okresów rozliczeniowych czasu pracy,
- pory nocnej,
- terminu, miejsca, czasu i częstotliwości wypłaty wynagrodzenia,
- wykazu prac wzbronionych pracownikom młodocianym oraz kobietom,
- rodzaju prac i wykazu stanowisk pracy dozwolonych pracownikom młodocianym w celu odbywania przygotowania zawodowego,
- wykazu lekkich prac dozwolonych pracownikom młodocianym zatrudnionym w innym celu niż przygotowanie zawodowe,
- obowiązków dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej, w tym także sposobu informowania pracowników o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą,
- przyjętego u danego pracodawcy sposobu potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.
Od kwietnia 2023 roku w związku z nowelizacją Kodeksu Pracy, niektórych pracodawców może również interesować kwestia regulaminu pracy zdalnej. Z poniższego filmu dowiemy się najważniejszych rzeczy związanych z tym zagadnieniem:
Zmiana regulaminu pracy
Organizację oraz porządek w procesie pracy, a także prawa i obowiązki każdej ze stron stosunku pracy określone są w dokumencie, jakim jest regulamin pracy. Kodeks pracy zawiera przepisy regulujące procedurę uzgodnienia tego dokumentu. Co ważne, regulamin pracy i wynagradzania może być zmieniany wyłącznie z udziałem pracowników reprezentowanych przez związki zawodowe. Pracodawca może więc wprowadzić do niego zmiany wyłącznie po uzgodnieniu ich z zakładową organizacją związkową. W przypadku, gdy do uzgodnień tych nie dojdzie w wyznaczonym terminie lub gdy w danym zakładzie nie ma związków zawodowych, regulamin zakładu pracy może być ustalony wyłącznie przez pracodawcę.
Regulaminy pracy uzgadniane są w sposób przyjęty w danym przedsiębiorstwie. Najczęściej wygląda to tak, że projekt dokumentu jest tworzony przez pracodawcę, który przekazuje go przedstawicielom związków, aby poznać ich opinie. W przypadku, gdy związek ma jakieś uwagi co do zawartości regulaminu, przedstawia je pracodawcy. Istnieje także inne metoda wprowadzania zmian do regulaminu – w niektórych firmach prace nad tym dokumentem od początku prowadzone są z udziałem związków zawodowych. Przepisy prawa nie narzucają wprost dokładnych zasad wprowadzania zmian do regulaminu pracy ani zasad współpracy przy jego opracowywaniu.
Procedura zajmuje najwięcej czasu wtedy, gdy w firmie działa więcej związków zawodowych. Wówczas organizacje związkowe muszą uzgodnić wspólne stanowisko i dopiero wtedy przedstawić je pracodawcy. Metody ustalania tego stanowiska nie są regulowane przepisami – związki ustalają to między sobą. W przypadku, gdy organizacje związkowe nie są w stanie dojść do porozumienia i nie potrafią wypracować wspólnego stanowiska w ciągu 30 dni kalendarzowych, pracodawca ma prawo do samodzielnego podjęcia decyzji po rozpatrzeniu stanowisk wszystkich organizacji związkowych istniejących w danym zakładzie pracy. Należy przy tym pamiętać, że zmiany w regulaminie pracy muszą być uzgadniane wyłącznie z tymi organizacjami związkowymi, które mają status zakładowej.
Treść regulaminu pracy
Regulamin pracy jest dokumentem, który odgrywa kluczową rolę w relacji pracownik-pracodawca. Precyzyjnie określa prawa i obowiązki obu stron, zasady organizacji pracy, przestrzegania porządku i dyscypliny, a także przewiduje konsekwencje za ich naruszenie. Regulamin pracy powinien być spersonalizowany dla każdego miejsca pracy, z uwzględnieniem specyfiki działalności, struktury organizacyjnej, ilości pracowników czy formy zatrudnienia.
Podstawową treść regulaminu pracy stanowią przepisy dotyczące czasu pracy, czyli między innymi wymiaru czasu pracy, zasad udzielania urlopów, obowiązków pracodawcy i pracowników, a także praw i obowiązków związanych z przestrzeganiem porządku i dyscypliny. Dodatkowo regulamin pracy może zawierać postanowienia dotyczące np. zasad udzielania i odbywania urlopów, wynagrodzenia za pracę oraz zasad postępowania w przypadku naruszenia dyscypliny pracy.
Jak utworzyć regulamin pracy?
Utworzenie regulaminu pracy to nie tylko obowiązek prawny, ale także kwestia dobrej organizacji pracy. Regulamin pracy obowiązkowy jest w każdym zakładzie, w którym zatrudnionych jest co najmniej 50 pracowników. Pracodawca ma obowiązek zapoznać każdego pracownika z treścią regulaminu pracy, najlepiej na etapie podpisywania umowy o pracę. Pracownik nie musi podpisywać regulaminu, ale potwierdza jego otrzymanie. Wprowadzenie regulaminu pracy odbywa się w procesie konsultacji z przedstawicielami związków zawodowych lub – w przypadku ich braku – z przedstawicielami pracowników.
Regulamin zakładu pracy
Regulamin zakładu pracy stanowi podstawowy dokument regulujący funkcjonowanie danego miejsca pracy. To, co odpowiada regulaminowi pracy, to przede wszystkim jego zgodność z obowiązującymi przepisami prawa pracy, jak również dostosowanie do specyfiki zakładu. Regulamin pracy obowiązuje zarówno pracowników, jak i pracodawcę, a każdy pracownik powinien być z nim dobrze zapoznany, aby zrozumieć swoje prawa i obowiązki. W przypadku pracy zdalnej warto również utworzyć regulamin pracy zdalnej, który będzie regulował kwestie związane z tą formą wykonywania obowiązków.
Dobrze sporządzony regulamin pracy zapewnia pracownikom jasno określone zasady funkcjonowania w miejscu pracy i umożliwia prawidłowe przestrzeganie zasad i procedur. Dlatego tak ważne jest, aby regulamin pracy był dostępny dla każdego pracownika, a jego treść była zrozumiała i jednoznaczna. Zadbaj o to jako pracodawca — to proste kroki, które mogą znacząco przyczynić się do zwiększenia efektywności i satysfakcji pracowników.
To może Cię również zainteresować
